如何降低企業行政費用

　　導語：對于經營者來說，提升企業的利潤只有兩個辦法：提高營業額，或者降低成本。而降低成本并不意味著要降低產品和服務的質量。采購費用中的15%至40%以及收入的25%都花在與產品和服務無關的企業日常運行上，包括行政費用、保險費、通信和出差費，以及辦公耗材，企業可以從這方面著手節省運營成本。”下面為大家帶來如何降低企業行政費用，快來看看吧。

　　如何降低企業行政費用

　　1.合理安排供應商的地位：

　　會計報表的分析結果顯示，至少在某些方面，有些供應商過于重要而唯一了，減少這種情況就可以省下一些錢。

　　2.優化支出：

　　減少某種產品或者服務的使用量或者特殊要求就可以大大地省下一筆。別選擇那些品質高到超出需求的產品和服務，夠用就好，否則浪費的錢就很可觀。

　　3.找一家外部機構或者專業的采購公司來合作：

　　財力不甚雄厚的中小企業更需要第三方的支持，其介入會減低公司的整體費用。根據企業規模的大小，第三方會提供不同的采購和費用方案，這也是優化費用的好方法。

　　具體來說，這類服務公司的最大好處是能夠迅速地提供具體的實施方案。而從管理者的角度看，讓員工承擔優化財務組合的任務就意味著讓他們在日常工作里加上分析xx等額外的事情，與其如此，不如直接向專業的第三方提需求，溝通會容易得多。

　　這一領域的第三方機構有兩種服務模式：

　　第一種模式，專業的“成本殺手”機構會派出一位專家進行調研，并設立優化項目組，收費水平取決于他們為客戶省下了多少錢，并從中抽取固定的百分比。

　　第二種模式，企業加入某個第三方機構的客戶團之后，就能享受一些產品和服務的優惠價格，不受任何采購量的限制，只要從列表上畫勾即可。這是因為，幾家企業組團之后，議價能力就大大提高了，同時稅費方面也會節省不少，很適合那些50人以下的小企業。

　　最后，不論企業的規模有多大，優化行政成本都會帶來積極的結果。除了節省費用之外，重新處理相關的采購合同也會促使供應商提高服務質量。當然，從分析到最后采取行動，中間還有很多事情要做。作為管理者，面對變化的態度要果斷而非猶豫不決，新的做法能加速企業的成長，而且往往員工們會比管理者接受得更快。

　　公司行政經費開支管理規定

　　一、嚴格控制費用支出

　　1、堅持“事前計劃、事中監控、事后審查”原則。

　　2、對一次性開支0.2萬元以上的費用開支和采購，承辦人、部室應事先提出書面預算，交財務審核，報公司總經理審批后執行。

　　對外簽訂經濟合同協議，承辦人、部室需事前知會財務部門，由財務部門對會簽，對合同的標的、金額、支付時間、稅費的扣除、票據的出具把關。

　　3、對交通費、誤餐費、零星費用開支據實嚴格報銷制度。

　　4、貫徹費用發生牽制原則。發生費用時原則上應有兩名以上人員共同參與，切實樹立責任意識、法律意識。

　　5、費用報銷要求提供完整、真實的原始資料，并嚴格按程序報批。各環節人員應嚴格履行責任，共同防止資料不全面、項目不齊全、手續不到位、內容不真實等費用報銷行為的發生。

　　二、實行“一只筆審批”

　　“一只筆審批”即只有公司董事長(或總經理)具有開支審批權。

　　三、費用報銷程序、期限、審核簽批手續

　　1、經辦人必須提交合法、真實、完整的原始資料方可報銷費用，所需提供的原始資料包括發票、清單、合同、預算、呈批件等。

　　2、實行按期報帳相結合制度。因公出差、組織會議及業務活動、大型采買等費用開支必須按次在事項完成后7個工作日內及時報帳。

　　3、市外費用開支應嚴格履行節約原則，報銷應由專人借支備用金和專人負責報賬，經理審批后，按報賬原則報銷費用。

　　具體報銷程序如下：

　　1、經辦人在發票等單據背面逐張注明經辦人姓名及時間等事項，并經證明人簽字證實。購買實物的，還應由驗收人或使用人簽字。

　　其中：⑴、小型票據要求逐張、并按費用時間發生先后的順序整齊地粘貼在

　　“原始憑證粘貼單”上，一次性注明用途、金額、粘貼的小型票據張數、經辦人姓名及時間等事項，并由證明人、驗收人或使用人等簽字認可。

　　⑵、經辦人對餐飲票、油票必須另附紙張詳細注明每筆費用用途、時間、接待單位及人數，證明人簽字證明，嚴禁在發票背后注明否則不予報銷。

　　⑶、辦公用品、煙酒等實物購置必須還由驗收人簽字，并辦理出入庫登記手續，隨時接受總經理和財務的核對檢查

　　2、經辦人將以上原始資料匯總，填寫“費用報銷單”，交財務審核，財務對所報費用的真實性、合法性、完整性等事項進行核定。

　　對不真實、不合法的原始憑證財務將不予接受，并向公司總經理報告;對記載不準確、不完整的原始憑證財務將予以退回，并要求按照國家統一的會計制度的規定更正、補充。

　　原始憑證記載的各項內容均不得涂改。原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

　　3、經辦人持經過負責人核實、財務審核的“費用報銷單”等單據報公司總經理審批，此后方可到財務辦理簽名領款手續。

　　四、借支備用金制度

　　1、因公借支必須由借款人填寫“借款單”，注明大小寫金額、用途等事項，財務審核，報公司總經理審批后到財務領取所借款項。

　　2、借支的一次性備用金必須在所辦理事項完成后及時辦理報賬手續，在事項完成后7個工作日內及時報帳。即報即清，不得拖欠。超出報帳期限的，財務將不予新的借支。

　　3、臨時聘用的員工原則上不得借支備用金。

　　五、各項費用的具體管理規定

　　1、辦公用品

　　公司辦公用品(日耗品、煙、酒)由綜合部統一歸口管理，統一采購和保管，設立辦公用品登記簿，公司其他人員登記領用。除特殊情況，員工不得自行購置辦公用品，否則一律不予報銷。

　　購置應采用批量購置的辦法，到固定銷售點定期采購。確定固定采購點應進行市場調查并進行詢價，遵循價廉物美、售后優質服務的原則，定價時要有兩人在場。對現購現用的辦公用品，由使用人在發票上簽收。

　　加強物品使用管理，明確責任人員，杜絕浪費、流失等現象。建立健全驗收核定、領用登記和庫存保管制度。領用物品應注明名稱、數量、領用部室等事項，并由領用人簽收。

　　2、電話費

　　辦公電話應厲行節約，杜絕浪費行為。

　　電話等通訊費用限額控制，超支自負。

　　報銷標準如下(暫定)：公司總經理成員實報實銷，項目牽頭人300元/月，其他暫不報銷。

　　3、會務費

　　公司召開各種會議，需在賓館舉行的，會前應會同綜合部、財務作好計劃，明確會議規模、經費標準和總額，報公司總經理批準后，方可執行;由綜合部協同主辦人負責會務安排。

　　如突破會議費總額，需報公司總經理批準后，才能憑據報銷。會議費用結算必須有財務人員參與，采用轉帳方式結算，不得用現金支付。

　　會務費報銷時除會務發票外，還應由主辦人提交正式的會議通知、簽到表及會議紀要。

　　4、招待費

　　工作接待用餐、住宿原則上應在食堂進行安排。在市內，公司將接待用餐及住宿實行定點。接待人與綜合部商定接待事宜，并按照接待標準執行。經公司總經理批準需要外出招待的，應填制“接待審批單”，注明事由、被接待單位及人數、經手人，由部室負責人核實，報公司總經理審批后，由綜合部負責安排。

　　5、食堂伙食補助

　　食堂伙食補助標準為員工15元/人/天。食堂應加強管理，設置賬簿進行登記，定期接受財務的檢查，堵塞漏洞，杜絕浪費，不得超支。

　　6、機動車輛使用費

　　公司所有車輛實行定點維修、IC卡加油管理，由公司指定維修廠和加油站，公司和廠、站簽訂好維修、用油協議，財務留一份原件作為結算、付款依據，綜合部每次加油充值時須將加油站打印出來的充值車輛加油記錄單附后交財務審核，報公司總經理批準后財務付款充值。

　　車輛油料費應嚴格控制，綜合部對每臺車輛每公里定額消耗量進行比較、核算、考核，每月公布。車輛通行費的控制：各駕駛員根據“車輛通行費登記表”逐次登記，報銷時車輛通行費經用車人簽字確認后，財務審核，原則上每月憑通行費票報銷一次，嚴禁虛報、多報費用，一經發現第一次以虛報、多報票據金額的五倍處罰，第二次開除駕駛員資格。

　　車輛修理費的控制，由綜合部結合每臺車的實際情況，公司總經理批準后，交財務執行。每次維修費在500元以上的必須由綜合部提出維修計劃，報公司總經理批準后方可執行。如車輛去外地出差，發生修理費用一般不予報銷，特殊情況需乘坐人證明及車輛負責人同意，公司總經理批準。維修保養費用的結算必須加附項目清單，并經駕駛員和車輛負責人簽字核實。建立健全維修保養所需更換零配件的繳舊制度。

　　綜合部應建立車輛臺帳，統一按車號實行單車核算，定期將費用通知駕駛員。實行單車核算，以此作為駕駛員評先依據，建立健全駕駛員費用考核制度。

　　7、差旅費

　　嚴格按照黃岡市財政局黃財行《黃岡市市級國家機關和事業單位差旅費管理辦法》報銷差旅費，但不再發放出差伙食補貼和市內交通費補貼。

　　乘坐飛機必須由公司總經理批準同意，否則財務不予報銷。

　　外出考察培訓的，需有邀請函或培訓通知及相關考察培訓報告并經總經理事先批準否則財務不予報銷。

　　企業費用管理制度

　　一、費用管理原則。

　　1、本著節約開支原則，加強對費用管理。

　　2、加強對費用總額控制，實行預算管理。

　　3、嚴格執行費用預算，對超預算支出，財務有權拒支。

　　4、各經營公司審批權限分級：部門級簽字權限，總經理簽字權限，總經理室會同簽字權限。

　　5、嚴格執行各項費用開支標準和審批權限，對超標準開支，超權限審批，財務有權不予辦理。

　　二、費用項目分類、開支標準和審批權限。

　　1、貨物運輸費：購進貨物、銷售貨物而支付運輸費用，憑運費發票經總經理或授權人審批、財務審批后報銷。對外支付運費、使用車隊車輛費、銷售保險費、其它。

　　2、廣告費：影視廣告費、報刊廣告、展示會費用、宣傳品印刷費、掛歷費、其它。

　　（1）收回代墊廣告費（從供應商處取得廣告費返款，為廣告費支出抵減）

　　（2）凡屬廣告費用開支無論是否能從供應商處收回都計入廣告費，經營公司為銷售業務部門墊付廣告費列入其他應收款代墊廣告費戶，由分公司部分承擔憑銷售業務部門與分公司廣告費協議及發票或復印件列入廣告費。

　　（3）廣告宣傳費開支，年初需編制廣告宣傳年度計劃和廣告費專項預算，經審批后報財務備案，財務根據計劃和預算執行。

　　（4）未在年初計劃和預算中單項廣告宣傳活動費，應在事前將明細計劃上報主管部門審批，審批后送財務備案，財務部根據審核批準后廣告宣傳活動費開支預算表，按表中所列項目予以借款、報銷。廣告費用項目之間不得轉換。

　　（5）集團公司各銷售業務部門撥付廣告費，采取專款專用原則進行核算、管理，借款、報銷時必須說明用途。

　　（6）廣告宣傳費必須經總經理簽字方可借款、報銷。

　　3、咨詢、訴訟費。

　　（1）在預算范圍內法律訴訟費，需經總經理室會同簽字審批，同時將情況說明報送集團公司備案。

　　（2）在預算范圍內，單筆咨詢費在1000元以上，需經總經理室會同簽字審批；單筆咨詢費在2000元以下，由總經理進行簽字審批。

　　（3）超出預算范圍，應編寫新增預算報告報集團公司審批，審批后方可使用。

　　（4）所有咨詢費支出均需取得咨詢業專用發票后報銷，通過支票、匯款方式付款。

　　4、郵電費：郵寄費、市話費、長話費、傳真費、bp機服務費、移動電話費、網絡通訊費、其它。

　　（1）一般郵電費，由各部門具有簽字權限負責人簽字審批。

　　（2）bp機服務費，由經營單位總經理或辦公室授權人審批。

　　（3）網絡使用費（如intnet），列入預算由經營單位總經理審批；未列入預算報上級主管部門審批。

　　（4）移動電話購置前必須經上級主管部門審批，費用限額為每月600元/部，總經理每月800元/部，超出部分由使用人承擔，特殊情況，需由經營單位總經理室會同簽字審批后方可報銷。

　　（5）接受捐贈手機，需到商務部固定資產辦公室專管員處辦理固定資產增置手續后，才能報銷相應通訊費用，否則不予報銷。

　　5、外埠差旅費。

　　（1）出差到北京、海南、廣東、福建、上海地區。

　　（2）出差到其他地區。

　　（3）單人住宿，住宿費標準可提高標準50%。

　　（4）公司有簽約飯店，要在指定飯店住宿。

　　（5）住宿費用超過標準，超過部分一律自理。

　　（6）長途（累計往返時間在8小時以上）押運貨物，按每8小時補貼50元。

　　（7）因公出國按臨時出國及赴港澳人員費用開支標準規定。

　　（8）屬于費用標準以內金額，用支取憑單領取，不需報銷。若公司領導批示金額高于按費用標準計算金額，多出部分用借款單借出，回國后用境外票據報銷。

　　6、運雜費：市內交通費、租車費、車隊用車費、其它。

　　（1）報銷出租車票必須填寫出租車票報銷登記表，必須寫清乘車人、起點、終點、詳盡事由，部門具備簽字權負責人需對其內容認真審核、簽字，附在報銷單后。

　　（2）出租車票自乘車日期一個月內報銷，超過一個月不予報銷，報銷登記表內容填列不詳，不予報銷。

　　（3）各公司因車輛運力不足而租車、包車費用，必須經總經理室會同簽字審批（長期租包車要簽定協議），報集團公司備案。

　　（4）貨物運輸費用由總經理或授權人審批。

　　（5）汽油、養路、保險費由總經理審批。

　　7、辦公費：印刷費、辦公用軟件、內部領用、其它。

　　（1）辦公用品及辦公設備消耗：指辦公用品及辦公設備耗材消耗開支。

　　（2）1000元以下辦公費用，由各部門具備簽字權負責人審批。

　　（3）1000元以上辦公費用，由總經理審批。

　　（4）超出預算額度辦公費用，由各經營單位事先報送增加辦公費預算報告，待批準后方可辦理借款、報銷手續。

　　（5）所有辦公費發票均應列明購買名稱或清單。

　　8、業務往來費：招待費、禮品費、其它。

　　（1）客戶費用：為客戶拿來發票報銷費用，包括市內交通費、餐費等。

　　（2）凡報銷招待、禮品費，需填寫招待、禮品費支出審批清單，應列明所招待客戶單位名稱、姓名、人數、標準，并由有關負責人審核批準后，方可借款報銷。

　　（3）一次招待、禮品費在200元以內，由各部門具備簽字權負責人審批。

　　（4）一次招待、禮品費在500元以內，由總經理審批。

　　（5）一次招待、禮品費在2000元以內，由總經理室會同審批。

　　（6）一次招待、禮品費在2000元以上，需經分公司總經理簽批后報賬。

　　（7）為進一步規范支付業務活動費，有效地控制招待費支出，凡市內招待費超過100元，必須使用支票結算，否則需經總經理或其授權者審批。

　　（8）副總經理以下人員，在外地出差期間，未經批準，不得用公款請客吃飯，特殊需要應事先申請，由總經理審批。員工出差期間，非業務性餐費一律自費。

　　（9）因公外出或加班午餐、晚餐，餐費開支標準不得超過20元/人次（報銷單據需注明就餐人數、姓名）。

　　（10）禮品領取以及購入報銷，必須附有發往何處說明清單；大宗禮品購入要附有入庫清單，并設專人管理。

　　9、會議費：自行組織會議、參加外單位會議、公司會議室使用費。

　　（1）自行組織的各類會議費用，應事先報會議費用計劃，經總經理室會

　　同批準后，方可借款報銷。

　　（2）外出參加會議，須持會議通知和有關單據到財務部報銷。

　　10、勞務費：臨時人員三個月以內勞務報酬支出。

　　勞務費支出必須填列勞務費支出憑單按內容真實填報經總經理簽批后到財務部取款。

　　11、修理費。

　　（1）設備修理費。

　　（2）房屋修理費：不改變房屋結構修理費。

　　（3）房屋裝修費：改變辦公環境房屋裝修費。

　　（4）商品修理費：各分公司經營代理商品，作為售后服務而發生商品維修費。

　　（5）產品、商品售后維修服務開支由各部經理或其授權人審批。

　　（6）辦公、生產經營設備維修，需經固定資產管理部門審批后，方可借款、報銷，1000元以下由總經理或其授權人審批，1000元以上報固定資產管理部門審批備案后，方可借款、報銷。

　　（7）房屋維修：所有房屋維修，應在當年預算范圍內提出維修裝修方案，在預算范圍內，由總經理室會同審批。

　　12、貨物保管費：內部分配數、其它。

　　（1）倉儲費用：支付貨物倉儲保管費用。

　　（2）財產保險費：為貨倉保管貨物支付保險費。

　　13、內部車輛費：汽油費、養路費、修車贊、驗車費、車輛保險費、其它。

　　（1）分配用車費。

　　（2）車輛保險費由總經理審批。

　　（3）內部用車費，制定內部用車收費標準、由各部門負責人進行審批，財務部將此費用分攤到各用車部門。

　　14、各種稅費：除增值稅、營業稅、所得稅以外其他稅費，按稅法規定執行。

　　15、風險準備金：壞賬準備金，削價準備金。按政府規定比例計提兩金，而不是公司內部管理加提兩金。

　　公司發生壞賬損失、削價損失，需報經總經理審批，上級主管、集團財務部備案后才能列入壞賬處理。對外核算執行國家規定標準，責任會計核算考評。

　　三、員工福利費管理：

　　財務部按照人力資源部制定公司職工福利費管理使用辦法，制定相關內容借款、報銷制度。

　　（一）醫藥費管理。

　　〈一〉零星醫藥費報銷。

　　正式員工發生零星醫藥費，必須填寫報銷單，經醫務室（經營單位可經辦公室專人）簽字后，方可到財務部報銷。一般按藥費發票（扣除自已部分）金額80%報銷。當年藥費發票應在本承包年度結束前報銷完畢，超過承包年度不予報銷。長期臨時人員報銷藥費50%。

　　〈二〉員工住院費借款、報銷。

　　1、員工住院費在5000元/次以下借款，必須經醫務室簽字審批后，方可到財務部辦理借款。

　　2、員工住院費在5000元/次以上借款，必須經醫務室、人力資源部簽字審批后，才能到財務部辦理借款。經營公司員工住院借款無論金額大小，均需總經理或授權副總經理簽批后方可借款。

　　3、員工出院后應及時持住院費發票到醫務室填寫報銷單（單位可經辦公室專人簽批），由醫務室審批后到財務部報銷。若發生住院費押金退還支票，持票人應于支票開出日期的三日內交到財務部，以便及時入賬。

　　4、員工住院費報銷標準按公司醫療管理制度執行。

　　5、公司員工醫藥費在工薪發放地點報銷。在公司醫務室取藥仍由發薪單位負擔80%，個人負擔20%。

　　（二）困難補助，喪葬補貼管理。

　　員工領取困難補助、家屬喪葬補貼，需填寫支出憑證，由各級人事部門審批。

　　（三）員工工作餐費管理。

　　1、員工在食堂工作餐用餐標準由公司制定。各分公司員工在食堂用餐，由分公司福利費承擔。公司本部工作餐支付，由財務部根據食堂提供當月本部員工用餐人數，按公司既定工作餐標準，向食堂撥付經費。

　　2、各經營公司要創造條件建立員工食堂，每日按人均6元標準逐月撥付經費，在福利費中列支，福利費不足部分列入管理費用，年末做納稅調整。

　　（四）員工福利費提取。

　　1、公司員工福利經費來源，除按國家規定標準提取外，其超支部分由公司凈利潤彌補。

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