材料采購管理辦法

材料采購管理辦法1

　　江蘇德厚機電有限公司

　　采購管理制度

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為加強企業規范化管理，規范采購工作,保障生產經營活動的正常持續進行，選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足公司的規定要求，最大限度的降低采購成本，特制定本制度。

　　第二條適用范圍

　　本辦法適用于公司各項材料物料采購時，價格之審核、下單、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，悉依本制度處理。

　　第三條職責劃分

　　1、由供銷部門負責對材料物料的采購工作。

　　2、生技部負責提供產品相關技術要求、質量保證條件等。

　　3、倉管負責對采購回的材料物料進行數量驗收和品質驗證，質檢負責進廠材料的質量檢驗。

　　4、財務部：采購計劃及采購預算的審核；采購材料物資款憑證的審核及采購款項的支付。

　　5、總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專項用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

　　第二章采購審批

　　第四條采購計劃的制定

　　1、供銷部根據公司的《生產計劃》結合市場供應情況，核對倉庫的庫存量，確定物料的品種、規格、數量等方面的實際缺口，編制當月《采購計劃》，經經理批準后實施采購。

　　產成品庫存量應根據企業銷售渠道的特點，以一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料物資存量應以兩個月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過3個月的用量。各項物資的庫存量要依據庫存變動的情況和對市場的預測進行動態調整。

　　2、《采購計劃》經經理核準后，供銷部與財務部各持一份，供銷部依《采購計劃》進行采購作業。財務部根據《采購計劃》安排采購所需的資金。

　　第八條選擇供應商

　　在做好采購計劃后，選擇合格供應商、進行詢價、議價，與相關部門評選確定后，由部門領導審核。

　　1、供應商的選擇需從批準的【合格供應商名單】中選取，若選擇材料物資供應商，應按《供應商選擇和評定控制程序》進行；

　　2、長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，供銷部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

　　第九條價格調查

　　1、已核定之物料，供銷部必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據；

　　2、本公司各有關部門，均有義務協助提供價格信息，以利供銷部比價參考；

　　3、已核定之物料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明；

　　4、采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價；

　　5、供銷部應隨時掌握市場價的浮動數據，以利于更好的把握市場；

　　第十條詢價、比價和議價

　　1、根據采購物料的品種、規格、標準、數量、和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；

　　2、采購人員根據過去采購的情況，市場變化情況，以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；

　　3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；

　　4、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應送請購部門確認；

　　5、專用材料或用品，供銷部應會同使用部門共同詢價與議價；

　　6、對于廠商的`報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。在公司規定的權限范圍內，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致。

　　7、對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數不少于兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人參加。

　　第十一條購前核決及權限

　　采購經辦人員經與廠商初步溝通并完成詢價后，在“請購單”上詳填列以下事項，呈報負責供銷上級核決：

　　1、詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”；

　　2、注明與廠商議定的付款條件；

　　3、需與供應廠商簽訂長期合同者，外購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書。

　　核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈供售部部門經理或公司經理核決。

　　“請購單”經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限

　　時仍應由原核決主管核決。

　　第十二條價格復核與市場行情資料提供

　　1、供銷部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。

　　2、供銷部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

　　第三章采購的實施

　　第十三條訂購作業

　　1、采購人員接到經核決的“請購單”后，應與供應廠商進一步接觸，進行正式的質量、價格和后續服務談判。對金額較大的或批量采購，應到對方生產工廠進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質后，向對方明確訂貨意向。

　　第十四條簽訂采購單

　　1、在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員需填寫正式采購單的，合同需要列明至少下列條款：

　　a、供應商資料：包括名稱、地址、聯系人、聯系方式；

　　b、采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；

　　c、訂單所采購的數量/重量：單位包裝數量/重量；包裝件數；

　　d、價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款

　　e、交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量。

　　f、付款方式

　　g、所需的質量證明資料（檢驗單、質保單、出廠證明單、化驗報告等）。

　　H、質量保證條款：發生質量問題時進行退換或其他處理方法。

　　I、運輸方式和銷售發票的要求。

　　采購單2、經部門經理審核后，加蓋公司合同公章經對方簽章后生效。到采購單供應廠商處現場采購的，有授權代理人簽字，對方簽章后生效；一式二份，雙方各保存一份。供銷部負責采購合同跟蹤和存檔。

　　3、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。

　　4、發貨前要求供應商于“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。

　　5、若屬分批交貨者，采購人員應于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。

　　第十五條訂貨合同

　　長期定貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。應與承售商定買賣合同書一式四份，第一份正本存采購單位，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書的第二聯送會計單位供整理定金或付款用。

　　第十六條緊急訂貨

　　供銷部門接到生技部以電話聯絡的緊急采購案件，應立即進行詢價、議價，接到請購單后，按采購程序明確專人迅速辦理。

　　第十七條進度控制及事務聯系

　　1、供銷部門應將采購過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段，來控制采購作業進度。

　　2、采購人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單”并注明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

　　第十八條采購作業方式

　　除一般采購作業方式外，供銷部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

　　1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，供銷部門定期集中辦理采購。

　　2、長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大宗的材料，供銷部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

　　第十九條退貨作業

　　對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。

　　第四章驗收與付款

　　第二十條貨物進廠驗收

　　1、貨物進廠供應商交貨時供銷部通知倉庫，實際清點件數或稱重，對貨物攜帶的有關證件進行驗證，經與采購清單或采購合同內容核對相符后簽收,倉庫出具收貨單并有庫管員簽章入庫。如發現不符時，即通知供銷部會同處理。

　　2、對有專項質量要求的材料物資，通知質檢部派質檢員驗收。驗收合格后由倉庫出具收貨單并有庫管員簽字。

　　第二十一條付款結算

　　1、采購款項須按采購合同規定或采購購單所約定的時間由財務部統一支付。

　　2、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出。申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急。必要時須提交驗收報告、物品入庫單據和對方發票。申請付款單上應注明預付款、已付款、余款。按審批權限經相關負責人簽字后，方可辦理付款手續。

　　3、只有在出現以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：

　　1)緊急采購且不能及時辦理財務支付手續。

　　2)在外埠采購且供應商要求立即付款時；

　　3)在現場調試期間急需材料的采購；

　　4) 1000元以下的零星采購。

　　第二十二條進度控制及異常處理

　　1、供銷部應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度。

　　2、采購人員于供貨方發貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯系催交，對

　　異常原因及處理對策，通知生技部，并依請生技部意見處理。 第二十三條質量評價

　　使用單位應就企業內所使用的材料質量予以關注，根據使用效果對材料質量

　　提出評價，以利于進一步工作。

　　第五章附則

　　第二十四條參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保企業的利益不受損害。

　　第二十五條參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受群眾監督。

　　第二十六條超出本辦法的事項呈總經理核準后實施。

　　第二十七條本辦法自公布日起執行。

材料采購管理辦法2

　　一、總則

　　1、為了保證工程采購和使用材料的性能、技術標準和產品質量、交付和服務等各方面符合國家規范和設計標準、相關法律法規、職業健康安全和環境的要求，并滿足工程建設、管理以及相應文件規定的需要，堅持施工質量從源頭控制，嚴格控制供應的建筑材料和封樣產品一致，杜絕假冒偽劣、低品質等建筑材料進入施工現場，保證彰泰玫瑰園工程的建設質量，確保施工材料性能、外觀及實體施工質量，特制定建筑材料樣品封樣管理辦法。

　　2、本辦法適用于甲供甲控材料和其它需要確認工程材料的的封樣。

　　3、材料封樣應確保樣品實物和配件以及相應的'技術資料、檢測報告、合格證書、廠家資質、服務承諾、標識質量等與設計用途一致。

　　二、內容

　　1、封樣流程：

　　①施工方提供樣品。

　　②建設單位/監理單位根據設計要求對樣品提出審核意見。

　　③各相關方確認封樣。

　　④履行封樣手續。

　　⑤樣品送入封樣室、封樣負責人封樣保管。

　　⑥建立封樣材料管理臺帳并標識。

　　2、封樣負責人職責：

　　①負責對所封樣品的管理與日常維護，并確保所封樣品不被更換和損壞。

　　②未經領導批準，嚴禁私自讓其他人員進入封樣室。

　　3、封樣室管理規定：

　　①封樣室鑰匙由封樣負責人掌管。

　　②沒有書面允許，任何人不得私自將樣品帶出封樣室。

　　③進入封樣室查看樣品，必須有封樣負責人陪同，并履行登記手續。

　　④封樣室負責人應定期對封樣室進行衛生打掃，保持其環境干凈整潔。

　　⑤進入封樣室的材料、設備必須分部門、分專業、分用途進行擺放，擺放要整齊，并做好標識。

　　⑥離開封樣室必須先關好門窗、關閉電源。

　　4、材料設備標識：此標識貼在樣品上，并上面有樣品廠家、施工單位、監理單位三方的蓋章和簽字，封樣標示見下表。

　　工程名稱

　　報送單位

　　報送日期

　　樣品名稱

　　使用部位

　　樣品規格

　　樣品配置

　　樣品廠家

　　封樣形式

　　5、材料設備登記臺賬如下表：

　　工程名稱：專業名稱：

　　序號

　　樣品名稱

　　樣品產地

　　樣品品牌

　　報送單位

　　封樣日期

　　封樣方式

　　備注

　　6、封樣的使用：應確保廠家后續到貨與相應所封樣品一致。

　　①確認程序：使用的材料確認后，施工單位應把樣品報到監理單位，及甲方的工程部、材料部及預算部，幾方根據設計要求共同認定。幾方共同在材料樣品確認單上簽字認可后，該批材料準予進場，材料進場后進行樣品與材料比對。合格后方可使用。

　　②確認流程：甲控材料、設備管理流程圖

　　承包單位填寫《工程材料進場報驗表》

　　報有關單位

　　材料退場

　　監理工程師核審

　　方法：

　　審核證明資料

　　進場材料檢驗

　　進行驗證

　　承包單位使用

　　承包單位按設計要求提供材料樣品

　　建設單位/監理單位審核

　　是否符合設計要求并提出意見

　　材料封樣(相關方一起封樣確認)

　　承包單位根據樣品

　　組織材料進場

　　提交材料進場計劃

　　不合格

　　7、對材料、設備的要求

　　①、針對甲控材料：

　　a、必須按照圖紙設計要求提取樣品，按照封樣制度進行報審，并通過監理和甲方確認封存。

　　b、批量進場后監理單位以及相關人員，對每一部位使用情況檢查，對照封件落實。

　　c、需進行二次復試的材料，經復試合格，方可投入工程使用。

　　②、針對施工主要材料：

　　a、經建設單位與監理對照技術參數要求做樣品封存。

　　b、批量進場后，經專業監理工程師對每一部位使用情況檢查，對照封存樣品落實。

　　c、需進行二次復試的材料，經復試合格，方可投入工程使用。

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