人事檔案管理細則

人事檔案管理細則1

　　第一條為加強和規范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。

　　第四條人事檔案管理員的職責

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續;

　　(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

　　(五)、為領導和有關部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關事項。

　　第五條人事檔案的內容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的'考察、考核、評價材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復查材料;

　　(五)、員工參入黨、團材料;

　　(六)、獎勵(包括科技和業務)及各種先進事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學歷和評定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

　　第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　五、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

　　三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。

　　九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

　　“十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。

　　第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。

　　第十條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

人事檔案管理細則2

　　為確保人事檔案安全，規范人事檔案的查閱管理，根據中央、省關于檔案管理工作和保密制度的有關規定，特制定如下細則：

　　一、嚴格限定查閱人資格(專職人事檔案管理人員除外)。

　　1、查閱人事檔案的人必須是中共黨員;

　　2、查閱人事檔案時，不能查閱本人及其親屬的人事檔案;

　　3、沒有經過人事處領導批準，不允許查閱同級人員的檔案。下級組織或單位的人不能查閱其上級的檔案;

　　4、外單位人事組織部門查閱人事檔案必須有手續完備的介紹信;校院其它部門查閱人事檔案必須有經過本部門負責人簽字的書面報告;

　　5、介紹信或報告上未列出的查閱內容，一律不提供查閱。

　　二、嚴格限定查閱檔案的范圍。

　　1、由于人員的任免、調動、出國、入黨、入團、政審、福利、待遇、離退休、紀律檢查、組織處理、復查、鑒別、治喪等情況需要了解某個人的具體情況時，可以查閱人事檔案。

　　2、由于編史修志工作需要了解某人的社會經歷和某事件中的表現情況，而此人這一時期因為某些原因不能書寫或口述的，甚至該人已經死亡的，可以查閱該人的.履歷、自傳及有關部分。

　　3、其他特殊情況需查閱人事檔案的，必須經過主管人事工作的校院領導審批同意后方可查閱。

　　4、在教職工子女和直系親屬入黨、入團、參軍、出國、招工、提干前要進行審查以便了解其父母及親屬情況時，按照有關規定，一般由該人所在單位的有關部門提供情況，不必查閱人事檔案。

　　5、如果要了解某人的情況又可以和該人直接面談的，一般應采訪該人，不允許查閱人事檔案。

　　6、人事檔案部門不負責出具證明材料，經過批準或履行一定手續后，可以摘抄或復印人事檔案中的有關部分，經檔案管理人員審查無損，加蓋印章并注明出處。

　　三、嚴格規范查閱審批程序。

　　欲查閱人事檔案者必須填寫查閱人事檔案審批表，其中包括查閱檔案的理由與目的，查檔人員的單位、姓名、政治面貌等。上述內容均需全部填寫清楚，然后由本單位(部門)主管領導簽字和加蓋公章，報人事處分管領導審批以后才能查閱。

　　人事檔案管理人員要認真審查查檔人員的審批表及查檔人員的證件，看其閱檔理由是否充分，是否符合有關的規定和要求，手續是否齊全完備，然后決定是否提供查閱。

　　四、嚴格閱檔管理。

　　1、查閱人員只允許在指定閱檔室查閱，不允許將檔案帶出閱檔室。

　　2、閱檔必須是兩人以上同時在場，方可查閱。

　　3、查檔人員必須嚴守閱覽制度，不允許在檔案上圖劃、涂沫、篡改、批注，更不能拆散和抽出檔案材料。

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