文檔管理制度通用15篇

　　在快速變化和不斷變革的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編精心整理的文檔管理制度，希望對大家有所幫助。

文檔管理制度1

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產,對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規范,確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件,如:銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草,發文程序為:擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號,要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為:收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責,依據事件大小、緊急程序進行歸類,報送經理閱示或發放各部門處理,重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應依據機密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發)送由專人進行,確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的'義務,造成資料外泄的,公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔,特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗,方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續,確保檔案資料的完整。

文檔管理制度2

　　文檔資料管理制度是企業內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的創建、存儲、使用、更新和廢棄等全過程，確保信息的安全、準確和有效利用。它涵蓋了以下幾個主要方面：

　　1. 文件分類與編碼：明確各類文檔的分類標準，設定統一的'編碼系統，便于管理和檢索。

　　2. 創建與審批流程：規定文檔的創建、修訂和審批流程，保證內容的準確性與合規性。

　　3. 存儲與備份：制定存儲策略，包括物理存儲和電子存儲，以及定期備份，防止數據丟失。

　　4. 使用權限與訪問控制：設定不同層級員工的訪問權限，保障信息安全。

　　5. 更新與版本管理：規定文檔的更新規則，保持信息的時效性，并進行版本控制。

　　6. 分發與共享：明確文檔的分發范圍和方式，確保信息傳遞的有效性。

　　7. 歸檔與銷毀：建立歸檔制度，規定文檔的保存期限，到期后的處理方式。

　　內容概述：

　　該制度需要涵蓋以下關鍵領域：

　　1. 法規遵從性：確保所有文檔管理工作符合相關法律法規，如數據保護法、知識產權法等。

　　2. 內部流程：與企業內部的其他管理體系（如質量管理體系、項目管理體系）相協調。

　　3. 技術支持：利用信息技術實現文檔的電子化管理，如使用文檔管理系統（dms）。

　　4. 員工培訓：定期對員工進行文檔管理的培訓，提高其文檔處理能力。

　　5. 監控與評估：設置定期檢查機制，評估制度執行情況，及時調整優化。

文檔管理制度3

　　文檔資料管理制度的`重要性不言而喻：

　　1. 保障信息資產：有效管理文檔，防止信息泄露，保護企業的核心競爭力。

　　2. 提升效率：通過標準化流程，減少查找、使用文檔的時間，提高工作效率。

　　3. 保證合規：遵守法規要求，避免因文檔管理不當導致的法律風險。

　　4. 支持決策：確保決策者獲取到準確、最新的信息，支持明智決策。

　　5. 持續改進：通過記錄和分析文檔使用情況，識別潛在問題，推動企業持續改進。

文檔管理制度4

　　文檔管理制度是企業運營中不可或缺的一環，它涵蓋了從文件的創建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程。這一制度不僅涉及紙質文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的'安全、完整和有效利用。

　　內容概述：

　　1. 文檔分類與編碼：建立統一的文檔分類標準，便于管理和檢索。

　　2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創建、審批、發布、更新、歸檔和銷毀等環節。

　　3. 權限管理：明確不同角色對文檔的訪問、修改和審批權限。

　　4. 安全保護：設置安全措施，防止未經授權的訪問、篡改和丟失。

　　5. 存儲與備份：規定文檔的存儲方式和備份策略，保證數據安全。

　　6. 記錄與審計：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計。

　　7. 培訓與執行：定期培訓員工，確保制度的執行和理解。

文檔管理制度5

　　一、檔案資料的管理規定

　　1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4、所有業務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業務部、財務部存檔,各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料;

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀要;

　　4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的'調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔,須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔,經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節輕重予以處罰。

文檔管理制度6

　　1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息的泄露，維護企業的信息安全。

　　2. 提升效率：通過標準化流程，減少查找和處理文件的時間，提高員工工作效率。

　　3. 保證合規：符合法律法規要求，確保企業在法律框架內運營，避免法律風險。

　　4. 促進知識傳承：有序的文檔管理有助于知識的`積累和傳承，支撐企業的長期發展。

文檔管理制度7

　　調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。

　　一、圖表。

　　調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　二、臺賬。

　　（1）綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產中出現的`問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

　　（2）綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

　　（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。

　　（4）按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統一的建立統計臺賬。

　　三、記錄簿。

　　建立以下記錄簿，并存檔管理。

　　調度值班記錄、領導值班、下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故（突發事故）分析統計記錄。

　　四、存檔要求：

　　（1）班、日調度記錄（包括調度日志、原始調度記錄、逐日生產完成情況登記表），要保存5年以上。

　　（2）調度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。

　　（3）上級調度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。

　　（4）月度生產調度簡報、各類調度臺賬和專題報告，要保存5年以上。

　　（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統計，以及年度生產簡報作為永久資料保存。

　　（6）有統計部門下發的年度統計匯總資料，各類傷亡統計資料要永久保存。

　　（7）調度室要建立保密制度，各項生產數據和事故傷亡人數，不經領導批準，不得私自對外傳播公布。

文檔管理制度8

　　(一)為明確工作職責，理順工作程序，規范調度文檔管理，根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。

　　(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

　　1.圖表:

　　調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　2.臺賬:

　　(1)綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點

　　工作調度情況，安全生產中出現的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

　　(2)綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

　　(3)按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統一建立統計臺賬。

　　3.記錄簿:

　　建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故(突發事件)分析統計記錄，存檔管理。

　　4.電子顯示屏:

　　(1)電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息;

　　(2)主要設備和重點安全生產環節視頻監控;

　　(3)煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示;

　　(4)顯示的.數據應準確，實時集中監控。

　　(三)調度文檔內容齊全，數據準確，賬面整潔，記錄規范，值班記錄無涂改。(四)檔案資料，應有專人管理。

　　(五)調度文檔的保存期限:

　　1.班、日調度記錄，月度及年度生產總結，調度臺賬保存1年以上。

　　2.調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

　　3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

　　(六)各項生產數據和事故傷亡情況，未經有關領導批準，不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝

　　訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。

　　(八)對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案管理部門領導鑒定，報礦分管領導批準后，按規定銷毀。

文檔管理制度9

　　本脫硫管理制度文檔旨在規范和優化企業內部的脫硫工藝管理，確保環保法規的合規性，提高生產效率，降低運營成本。內容主要包括以下幾個方面：

　　1. 脫硫設備的.運行與維護

　　2. 脫硫工藝參數的監控與調整

　　3. 廢棄物處理與排放控制

　　4. 安全操作規程

　　5. 員工培訓與績效評估

　　6. 環保政策與法規的遵循

　　內容概述：

　　1. 脫硫設備的運行與維護：涵蓋設備的日常檢查、定期保養、故障排查與修復，以及設備更新升級策略。

　　2. 脫硫工藝參數的監控與調整：涉及工藝流程的優化，參數設定與監控，以保證脫硫效果。

　　3. 廢棄物處理與排放控制：規定廢棄物的收集、儲存、處理方法，以及排放標準的遵守。

　　4. 安全操作規程：明確安全操作流程，預防事故的發生，保障員工安全。

　　5. 員工培訓與績效評估：制定培訓計劃，提升員工技能，通過績效考核激勵員工遵守制度。

　　6. 環保政策與法規的遵循：定期更新環保法規知識，確保企業行為符合國家和地方的環保要求。

文檔管理制度10

　　監理文檔管理制度是項目管理中不可或缺的一環，它涵蓋了從項目啟動到結束的全過程，涉及各個階段的記錄、報告、審批和歸檔等工作。主要內容包括：

　　1. 項目啟動文件：如項目建議書、合同協議、項目范圍說明書等。

　　2. 設計文件：包括設計圖紙、技術規格書、工程量清單等。

　　3. 施工文件：施工日志、質量檢查報告、進度報告、變更申請等。

　　4. 監理報告：定期監理報告、專項檢查報告、質量問題處理記錄等。

　　5. 竣工驗收文件：竣工圖、驗收報告、質保資料等。

　　6. 文件控制：版本管理、文件審批流程、保密規定等。

　　內容概述：

　　監理文檔管理制度應涵蓋以下幾個關鍵方面：

　　1. 文檔格式與標準：明確各類文檔的`格式、內容要求和編寫規范。

　　2. 文件審批流程：定義文件的審批權限和流程，確保文件的質量和準確性。

　　3. 文件存儲與檢索：規定文件的存儲方式、保存期限和檢索方法。

　　4. 文件變更管理：設定文件變更的程序，確保信息的及時更新和同步。

　　5. 文件安全與保密：制定文件的安全保護措施和保密規定。

　　6. 文件使用與傳遞：明確文件的使用權限和傳遞方式，防止信息泄露和誤用。

　　7. 文件歸檔與銷毀：規定文件的歸檔標準和銷毀程序，保證信息的完整性和合規性。

文檔管理制度11

　　調度文檔管理，分為圖表、臺賬、記錄薄

　　第一條、圖表

　　每月必須及時填匯和修訂與實際情況相符合的圖表，打印后交調度室歸檔管理。

　　第二條、臺賬

　　1、綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況、重點工程和重點工作調度情況、安全生產中出現的.問題和處理情況、領導值班、下井帶、跟、值班情況、領導交辦的工作落實情況等。

　　2、綜合臺賬的內容應完整字跡清晰、數據準確。

　　3、綜合臺賬可采用計算機記錄。

　　第三條、記錄薄

　　建立以下記錄薄并存檔管理、調度室值班記錄、調度交接班記錄、科級三匯報、有計劃停風停電、無計劃停風停電、等記錄本記錄臺賬。

文檔管理制度12

　　1.總則

　　1.1對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。

　　1.2電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。

　　1.3電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。

　　1.4應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。

　　1.5為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

　　1.6歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

　　1.7具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

　　2.電子文件的收集與積累

　　2.1收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。

　　2.2收集積累要求

　　2.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

　　2.2.2保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

　　2.2.3在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的.電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

　　2.2.4用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　　2.2.5用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。

　　2.2.6用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　2.2.7用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

　　2.2.8用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

　　2.2.9由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。

　　2.2.10通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　2.2.11計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　2.3收集、積累方法

　　2.3.1及時按照要求制作電子文件備份。

　　2.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　2.3.3電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　　2.3.4電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　　2.3.5電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。

　　3.電子文件的整理

　　3.1電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。

　　3.2電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，并制成機讀目錄。

　　3.3歸檔電子文件應填寫登記表。

　　4.電子文件的歸檔。

　　應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

　　4.1歸檔范圍

　　電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規定執行。

　　4.2歸檔時間

　　邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

　　4.3檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。

　　4.4歸檔前的鑒定

　　電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規定執主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。

　　4.4.1有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

　　4.4.2保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現行有關規定執行。

　　4.5歸檔要求

　　4.5.1把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作，

　　4.5.2本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

　　4.5.3存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境

　　4.5.4將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　4.5.5需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

　　4.5.6原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

　　4.5.7在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

　　5.電子檔案的移交與保管。

　　電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。

　　5.1檢驗

　　5.1.1檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。

　　5.1.2檢驗項目。

　　5.1.2.1載體有劃痕，是否清潔。

　　5.1.2.2有無病毒。

　　5.1.2.3核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。

　　5.1.2.4核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

　　5.1.3將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。

　　5.2移交手續

　　驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

　　5.3保管要求

　　電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

　　5.3.1歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

　　5.3.2環境溫度選定范圍:

　　14℃—24℃;相對濕度選定范圍：45%—60%。

　　5.3.3存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。

　　5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

　　5.4存效性保證

　　5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。

　　5.4.2每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發現問題應及時采取恢復措施。

　　5.4.3設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

　　5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　5.4.5定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。

　　5.5利用

　　5.5.1電子檔案的封存載體不得外借。

　　5.5.2利用時使用拷貝件。

　　5.5.3利用時要遵守保密規定。

　　5.5.4利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。

　　5.5.5具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

　　5.6電子檔案的銷毀鑒定。

　　5.6.1電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規定執行。

　　5.6.2電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。

　　5.6.3非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

　　5.7統計

　　檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。

文檔管理制度13

　　技術保密管理制度

　　第1章 總則

　　第1條 為加強對設計過程所用“電子繪圖”、“規劃報告書”、“投標書”等涉密圖紙和文件以及公司“核心知識產權”及其相關內容在計算機信息系統運行的安全，保護公司核心秘密，促進公司設計和信息化的健康發展，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》及有關保密工作規定等規定，結合本公司實際，特制定本制度。

　　第2條 適用范圍

　　1.本制度適用于公司所有員工;

　　2.公司所有人員，包括設計人員、技術管理人員、行政管理人員、后勤服務人員等(以下簡稱“工作人員"）,都有保守公司商業秘密的義務。

　　第2章 保密范圍

　　第3條 公司秘密是指：

　　1、設計過程涉密的圖紙及文件（如電子圖、規劃設計類報告）;

　　2、不為公眾所知曉、能為公司帶來經濟利益、具有實用性且由公司采取保密措施的技術信息和經營信息。

　　第4條 公司秘密包括但不限于以下事項。

　　1、公司生產經營、發展戰略中的秘密事項；

　　2、公司就經營管理作出的重大決策中的秘密事項；

　　3、公司生產、科研、科技交流中的秘密事項；

　　4、公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項;

　　5、維護公司安全和追查侵犯公司利益的經濟犯罪中的秘密事項；

　　6、其他秘密事項。

　　第3章 密級分類

　　第5條 公司秘密分為三類：絕密、機密和秘密。

　　第6條 絕密是指與公司生產、科研、經營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的.安全、利益或者生存遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內容.

　　1、公司設計類工程項目資料、投標資料；

　　2、按《檔案法》規定屬于絕密級別的各種檔案;

　　3、公司重要會議紀要。

　　第7條 機密是指與本公司生產、科研、經營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全、利益或者生存遭受嚴重損害的事項,主要包括以下內容。

　　1、公司核心技術涉及的設計圖紙和相關資料；

　　2、尚未確定的公司重要人事調整及安排情況、公司對管理人員的考評材料；

　　3、公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統計報表，電腦開啟密碼,重要磁盤等電子媒介的內容及其存放位置；

　　4、公司總體發展規劃、經營戰略、商務談判內容及載體，正式合同和協議文書；

　　5、按《檔案法》規定屬于機密級別的各種檔案；

　　6、獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應對策；

　　7、外事活動中內部掌握的原則和政策。

　　第8條 秘密是指與本公司生產、經營、科研、人事有較大利益關系,一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受損害的事項,主要包括以下內容。

　　1、公司高管的家庭住址及外出活動去向；

　　2、經營企劃方案;

　　3、公司有關部門所調查的事故和違法違紀事件及責任人情況和載體；

　　4、公司大事記；

　　5、設計圖紙、各類技術文件等；

　　6、按《檔案法》規定屬于秘密級別的各種檔案；

　　7、各種檢查表格和檢查結果。

　　第4章 保密措施

　　第9條 各密級知曉范圍

　　1、絕密級 公司領導班子成員及與絕密內容有直接關系的工作人員；

　　2、機密級 部長級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員;

　　3、秘密級 主任級別以上管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員.

　　第10條 公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。

　　第11條 公司董事長負責領導保密的全面工作，各部門負責人為本部門的保密工作負責人，各部門視本部門業務情況設立兼職保密員。

　　第12條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應先由總經理（必要時董事長)批準。

　　第13條 嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項,不準在私人交往中泄露公司秘密。

　　第14條 公司員工發現公司秘密已經泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告公司行政部,行政部應立即做出相應處理。

　　第15條 公司董事長、總經理及各機要部門必須嚴格保管鑰匙，非本部人員得到獲準后方可進入，離開時要落鎖。

　　第16條 文檔人員、保密人員出現工作變動時應及時辦理交接手續，并由上級領導簽字確認。

　　第17條 司機對領導在車內的談話應嚴格保密。

　　第5章 保密環節控制

　　第18條 計算機及計算機網絡設施

　　1、機房為設備重地,無關人員一律不準進入;

　　2、對重要信息應有異地備份措施和保密措施；

　　3、應有計算機病毒和有害數據防治措施；

　　4、應有網絡攻擊防范和追蹤措施；

　　5、必要時對涉密電子文檔應采取單機專用或購置功能軟件，從技術上防止設計圖、核心技術及圖紙報告等被下載和拷貝。

　　第19條 文件打印

　　1、文件送打印時，應由原稿提供部門領導簽字，簽字領導對文件內容負責審查是否涉密，文件如有涉密內容,應在文相關記錄記錄涉及人員姓名，同時確定保密級別，需要發放的涉密文件應有文件編號、發放范圍和打印份數；

　　2、打印部門要做好登記，打印、校對人員的姓名應反映在發文單中；

　　3、打印完畢,所有紙質文件廢稿應全部銷毀，電腦存盤的電子文檔應消除或加密保存.

　　第20條 涉密文件發送和E—mail使用

　　1、文件打印完畢，由文件印制部門專門人員負責轉交發文部門，并作登記，不得轉交無關人員；

　　2、發文部門下發文件時應認真做好發文記錄；

　　3、保密文件應由發文部門負責人或其指定人員簽收，不得交給其他人員;

　　4、對于剩余文件應妥善保管，不得遺失；

　　5、發送保密文件時應由專人負責,嚴禁讓非規定人員或試用期員工發送保密文件；

　　6、公司禁止員工未經允許在E-mail個人郵箱傳遞涉密文件和信息；

　　7、如公司使用保密軟件,應在軟件功能加入涉密文件和信息外泄技術閉鎖.

　　第21條 涉密文件復印

　　1.原則上保密文件不得復印,如遇特殊情況需由主管報公司總經理（或公司董事長）批準方可執行；

　　2.文件復印應做好登記；

　　3.復印件只能交給部門主管或其指定人員，不得交給其他人員；

　　4.復印廢棄件應即時銷毀。

　　第22條 文件借閱

　　借閱保密文件時必須經借閱方和提供方領導簽字批準，提供方負責登記，借閱人員不得摘抄、復印或向無關人員透露，確需摘抄、復印時，要由提供方領導許可并簽字注明.

　　第23條 傳真件

　　1.傳遞保密文件時，不得通過未經允許的傳真機傳遞；

　　2.收發涉密傳真件時應做好登記；

　　3.保密傳真件的收件人只能為部門主管負責人或其指定人員。

　　第24條 錄音、錄像

　　1.錄音、錄像應由指定部門整理并確定保密級別；

　　2.保密錄音、錄像材料由行政部負責存檔管理。

　　第25條 檔案

　　1.檔案室為涉密文件保管重地,無關人員一律不準進入；

　　2.借閱文件時應填寫“申請借閱單”,并由主管領導簽字；

　　3.秘密文件僅限下發范圍內人員借閱，如遇特殊情況需由行政部批準借閱;

　　4.秘密文件的保管應與普通文件區別開,按等級、期限加強保護;

　　5.檔案銷毀應經鑒定小組批準后指定專人監銷，要保證兩人以上參加，并做好登記；

　　6.不得將檔案材料借給無關人員查閱；

　　7.秘密檔案不得復印、摘抄,如遇特殊情況需由主管報總經理批準后方可實施。

　　第26條 保密部門管理

　　1.與保密材料相關的部門均為保密部門，如董事長、管理層、總工辦、經營拓展部、行政部、財務部等；

　　2.有關部門需指定兼職保密員,從而加強保密工作;

　　3.保密部門應做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。

　　第27條 會議

　　1.所有重要會議均由行政部協助相關部門做好保密工作；

　　2.應嚴格控制涉密會議參會人員，無關人員不應參加；

　　3.承辦涉密會議時會務組應認真做好到會人員簽到及材料發放登記工作；

　　4.保衛人員應認真鑒別到會人員，無關人員不得入內；

　　5.會議錄音、攝像人員由行政部指定。

　　第28條 保密協議與競業限制協議

　　1.公司要按照有關法律規定，與相關工作人員簽訂保密協議和競業限制協議(或在其他協議中含競業限制條款);

　　2.保密協議與競業限制協議一經雙方當事人簽字蓋章,即發生法律效力，任何一方違反協議，另一方都可以依法向仲裁機構申請仲裁或向人民法公司提起訴訟。

　　第29條 員工離職規定

　　1.員工離開公司時，必須將有關本公司技術信息和經營信息的全部資料（如可研報告、圖紙、數據資料、電子文檔等)交回本公司.

　　2.員工離開公司時，公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務和競業限制義務，并可以向其新任職的單位通報該員工在原單位所承擔的保密義務和競業限制義務。

　　3.員工離開公司后，如果利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的商業秘密、核心技術,并在此基礎上作出新的技術成果或技術創新，有權就新的技術成果或技術創新予以實施或者使用,但在實施或者使用時利用了公司所擁有的且本人負有保密義務的商業秘密、核心技術時,應當征得本公司的同意，并支付一定的使用費。

　　4.未征得公司同意或者無證據證明有關技術內容為自行開發的新的技術成果或技術創新的，有關人員和用人單位應當承擔相應的法律責任。

　　第6章 違紀處理

　　第30條 公司對違反本制度的員工,可視情節輕重，分別給予教育、經濟處罰和紀律處分。情節特別嚴重的，公司將依法追究其刑事責任。對于泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果者,公司將給予警告處分，處以 100 元至 500 元的罰款。

　　第31條 利用職權強制他人違反本制度者，公司將視情節給予開除處理，并處以 500 元以上的罰款。

　　第32條 泄露公司秘密造成嚴重后果者,公司將給予開除外理，并處以 5000 元以上的罰款，必要時依法追究其法律責任。

　　第7章 附則

　　第33條 本制度由行政部負責制定，公司討論通過后報董事長批準執行。

　　第34條 本制度由行政部負責解釋，自發布之日起實行。

　　第35條 本規定未盡事宜,按國家相關法律規定辦理。

文檔管理制度14

　　為了加強我監理部科技檔案的科學管理。并使其納入標準化、規范化、系統化的軌道。根據部、廳科技檔案工作的有關規定，結合本工程項目的實際情況，特制定如下管理辦法：

　　1、在正副總監的統一領導下，由綜合組負責監理部文檔管理工作。

　　2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業知識的'學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。

　　3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。

　　4、嚴格執行文檔借閱制度。未經同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。

　　5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別（合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類）進行分類、編號、保存。并建立文件清單。

　　6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統計工作。

　　7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。

　　8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質量要求分綜合類、工程質量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監理月報、照片和錄像七項對監理文件資料進行組卷上報。

　　9、未盡事宜，按業主有關技術檔案的編制、審查、歸檔辦法執行。

文檔管理制度15

　　根據國家檔案法和檔案管理規定，為進一步提高管理文檔工作的質量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:

　　一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統、準確。

　　二、任何人員借閱上述文件資料，須經管理處經理批準，登記日期、用途、經手人及歸還時間。

　　三、屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。

　　四、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料等要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的'都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

　　六、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時清理，無保存必要的材料，經管理處領導批準可做銷毀處理。

　　七、積極實行檔案現代化管理，應用計算機檢索手段，做到文檔管理標準化、規范化和程序化。

　　八、會同有關部門，在購置重要設備到貨時，檢查驗收文件材料，并及時歸檔。

　　九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料，必須在活動結束后一周內整理好，注明時間、地點、來賓姓名、活動內容，交文檔管理員及時歸檔。

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