會議室操作方法及管理制度

　　在日新月異的現代社會中，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的會議室操作方法及管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　一、為優化公司會議室的管理及使用，行政部對釘釘會議室預訂系統進行了二次升級，制定本辦法。

　　二、會議室使用申請

　　預定前

　　1、公司所有員工可提前兩周預定在釘釘系統上顯示的會議室。每人每天預訂同一間會議室不得超3小時。

　　2、會議室的安排遵循“先申請先安排”的原則。遇召開特別緊急或重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。

　　3、如遇項目封閉開發長時間占用會議室，需提前2周郵件行政部申請，并抄送部門主管，郵件寫明占用會議室名稱、項目名稱、使用人數、預計使用的起止時間。

　　4、超20人或全部門周期性召開的會議可向行政部申請設置例會管理。

　　5、為更好的提供會議支持，如部門或個人會議需批量領用筆、板擦、插排等辦公用品，需提前聯系行政部支持，在庫存不足的情況下有權拒絕提供。

　　使用中

　　6、施行會議室搶占制度。部門及個人應在所預約的時間開始前到達會議室。超15分鐘未到場（此時間為硬性規定），其他老師可掃描會議室墻上的二維碼，選擇時間進行會議室搶占。

　　7、如部門或個人臨時取消申請，再使用時，需重新預定。部門及個人應按照預約的時間內使用完畢，若后續時間無其他安排，可超時使用。若緊接的時間段已被其他部門預定，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。

　　8、行政部原則上不提供會議支持。除公司會議特別要求提供鮮花、茶水的等會議物資，其余會議一律不予提供，需部門自行準備，公司行政在緊急情況下可協助準備，但費用由各部門自行協調。

　　9、會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等；請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫。請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設備設施（包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、電視、遙控器、空調等）。會議室、工區內不允許吸煙，違反者罰款200元。

　　使用后

　　10、使用完畢后，務必將有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調。如未按照要求進行恢復會議室的，并影響后續會議室使用，行政部有權及時要求部門或個人改正，發現三次以上，行政部有權把預訂人送進黑名單，并取消預訂人預定會議室權限1~3個月不等。

　　11、必須正確使用會議室內的設施、設備。如因使用不當導致設施、設備損壞的，責任人須照價賠償。

　　12、遙控器用完后需歸置到遙控器盒中，翻頁筆可到各層前臺登記借用，并在會后歸還。

　　三、預定方法

　　1、會議室預約

　　1。1選擇會議室

　　1。2選擇需要預約的時間段，設置參會人員、會議主題、通知方式，點擊右上角【發起會議】，即可預約成功。

　　1。3會議室搶占（8月1日起可使用新會議室系統搶占）

　　部門及個人應在所預約的時間開始前到達會議室。超15分鐘未到場（此時間為硬性規定），其他老師可掃描會議室墻上的二維碼，選擇時間進行會議室搶占。

　　2、會議提前提醒：在會議開始時間前定時推送給參會人提醒會議即將開始的消息。

　　3、會議時間沖突提醒：如果有某個參會人多個會議時間沖突，會給預約人推送一條通知，提醒該參會人在某時間段內已經有另一個會議參加。

　　4、參會人員/抄送人員：

　　參會人員：需到場參加會議的人員

　　抄送人員：該抄送人不參會，但是可以通過推送的OA消息來查看到所有的會議詳情。

　　5、會議預約選擇群組：適用于多部門人員會議或者是部門領導會議，人員分布在各個部門，數量眾多，選擇困難；使用群組功能，一次保存，一直使用，方便快捷，省時省力。

　　創建：在應用內的【群組】選項內，點擊右上角的【新建群組】，即可創建屬于自己的群組。

　　操作：保存好群組之后，點擊【啟用】，即可在預約界面使用群組快速選擇參會人了。

　　使用：點擊群組之后，便會調起釘釘的選人組件，也可以隨時增刪參會人的哦。

　　6、會議簽到、簽退：簽到碼的獲取

　　預約會議之后在首頁點擊查看詳情，可以看到簽到和簽退兩行選項，首先點擊簽到，會有當前已簽到和未簽到的狀態，上方有簽到碼的選項，可以分享到大屏幕或者導出之后現場掃碼簽到，會后可在此頁面導出簽到/簽退詳情。

　　7、添加會議紀要

　　預約會議之后點擊查看詳情，會有會議紀要/附件的輸入框，可以填寫會議紀要與上傳附件供大家參考，也可以點擊”通知參會人”，給大家發送提醒查看會議紀要的工作通知

　　8、常見問題

　　Q：怎么更改已預約的會議時間和參會人？

　　A：發起人在會議首頁點擊查看詳情——右上角的編輯會議即可重新編輯并發起

　　Q：會議提前結束了，怎么取消會議并且開放剩余時間段？

　　A：發起人在會議詳情中右上角點擊結束會議，就可以提前結束并且釋放已預約的時間段

　　Q：為什么預約界面小方格顏色不一樣？

　　A：自己預約的方格是綠色的，別人預約的是藍色的，需審核的會議是橙色的。

　　四、本辦法由行政部負責解釋，后期更新可在釘釘—行政服務—行政微服務中查看

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