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會計電算化管理制度18篇
在當下社會，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編整理的會計電算化管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
會計電算化管理制度1
學校會計電算化操作管理制度6
會計電算化制度是對會計人員操作計算機進行會計核算工作的制度,具體內容如下:
1.會計電算化微機是會計電算化專用機器,只能財會人員使用,進行有關記賬、統計、做工資等整理會計資料工作使用,禁止非指定人員操作計算機,會計電算化應專機專用,計算機內不得安裝與財務管理無關的軟件。
2.未經授權的人員,一律不準進入會計電算化系統,由系統管理員授權的人員也只能在所給定的權限內使用電算化系統,不得越權操作。
3.經授權使用電算化的人員,必須嚴格按照操作說明書的規定進行操作,必須保證其“口令”(密碼)不為他人知曉,并定期或不定期修改本人“口令”。
4.經授權使用電算化的'人員,不得用本人的密碼進入系統而由他人代為操作。在離開工作崗位時必須逐級退出電算化系統,不允許在沒有退出系統的情況下離開工作室。未經系統管理人員許可,任何人員不得對數據庫文件進行修改、刪除等操作。
5.定期保養計算機硬件設備及周圍環境整潔,注意通風、防火、防磁、防雷擊、防鼠害、防靜電,保證硬件系統正常運行。
6.計算機在運行過程中出現硬件故障時,應做好登記并及時通知計算機維護人員處理。
7.健全必要防病毒措施,安裝防病毒卡或使用防病毒軟件,并定期進行版本升級。使用所有外來軟盤時,必須先對軟盤進行病毒檢測,防止病毒感染。
發生數據丟失、混亂等情況,應使用會計軟件中的索引功能,或備份數據進行數據恢復。無法自行解決時,做好故障記錄,及時通知計算機維護人員解決。
會計電算化管理制度2
建工學院會計電算化操作管理制度
為保證我院會計電算化系統的安全可靠運行,嚴格執行上機操作規程,現制定我院會計電算化系統
操作管理制度,請認真執行。
一、系統使用管理
⒈在系統投入運行前,由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作權限,并報財務負責人審核批準后在系統內授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續辦理。
⒉對使用人員明確劃分使用操作權限,形成分工牽制的內部制約機制。
⒊本系統原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。
⒋建立非操作人員“計算機使用登記簿”制度,上機前須登記方可用機。
⒌任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作,不允許隨意增、刪、改數據、原程序和數據庫文件結構。
⒍出納人員不允許進行系統性的操作。
⒎操作人員應嚴格在規定范圍內對系統進行操作,負責數據的輸入、運算、記帳和打印有關帳表。
⒏存檔數據、軟盤、帳表和文檔資料等由系統管理員按規定保管、移交。
⒐系統管理員必須做好日常檢查監督工作,發現不規范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發生。
二、上機操作規程
⒈操作人員必須是經過培訓合格并經系統管理員正式認可的人員,才能上機操作。
⒉非操作人員上機操作,應進行上機操作登記,填寫姓名、上機時間、操作內容,供系統管理員檢查核實。
⒊操作人員上機前應做好各項準備工作,并檢查計算機的運行情況,發現運行異常要及時通知系統管理人員處理。
⒋操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。
⒌操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。
⒍復核人員在稽核過程中如發現差錯,應及時反映給操作人員及系統管理員。對已輸入計算機的`數據,在記帳前發現差錯,可按憑證進行修改;在記帳后發現差錯,必須另作憑證,按規定沖銷糾正。任何人不能隨意修改賬目。
⒎每日記帳工作完畢后都要做好備份工作,以防發生意外事故,備份的數據軟盤,由財務處妥善保管。
⒏在系統運行過程中,操作人員如要離開工作現場,必須在離開前退出系統,以防止其他人員越權操作。
⒐任何人如有偽造,非法涂改變更,故意毀壞命令程序、數據文件、帳冊、軟盤等行為,依照《會計法》的規定,將受到行政處分,情節嚴重的要追究法律責任。
⒑系統管理員要妥善保管上機操作記錄。定期檢查、打印并裝訂成冊。
三、財務處理程序
⒈財務系統初始化
在初次建立會計電算化系統時,需要進行系統初始化工作,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。
⒉財務系統更改
系統正常運行期間,任何對財務系統的修改變動,都必須得到會計主管的批準。
⒊日常財務處理
⑴憑證處理
系統輸入的記帳憑證是機制記帳憑證。記帳憑證要按照國家財會制度的有關規定編制,對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理;對記載不確切、不完整的原始數據和憑證應予以退還,并要求更改和補充。
機制記帳憑證的編制。機制記帳憑證是指計算機根據財務管理系統軟件的要求,依據正確無誤的原始憑證,編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證須經復核后,再由財務處理系統進行記帳處理。
機制記帳憑證編制前,要認真審核原始憑證的真實性、合法性、完整性、準確性,輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確,數字準確無誤,摘要簡單、明了、規范。打印出的機制記帳憑證需加蓋制單審核人、記帳員(輸入)及會計主管名章,如為收付款憑證還需加蓋出納員印章及經辦人(領交款人)簽字,連同所附原始憑證裝訂成冊,妥善保管。
⑵記帳憑證的審核與保管
a、記帳憑證必須經有關審核無誤后方可進行登賬處理。
b、操作員每輸入以張憑證,結束前要自審一次,無誤后再按結束鍵。
c、輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記帳員、財務處負責人、收付款憑證應由出納員簽章經辦人簽字后方可為有效憑證。
d、已輸入的記帳憑證應在輸入操作完畢后,打印科目匯總表并裝訂成冊,交會計檔案資料保管員存檔保管。
e、同一張憑證,制單和復核不能是同一個人。
⑶帳表打印和結賬
a、現金、銀行存款日記帳需要每天打印,并應與出納員庫存現金核對無誤。
b、銀行余額調節表每月編制一次。
c、在結賬前按有關規定做好當月各類財務數據和報表的備份工作。
d、月底,以上工作正確完成后,由系統管理員進行結帳,系統自動生成下月期初余額。
e、每年年末必須將全部賬簿打印輸出,裝訂成冊,作為會計檔案保存。
⑷會計報表
a、單位應根據賬簿數據準確編制或計算機自動生成會計報表。賬表之間的數據必須銜接一致。
b、會計報表、計算表、分析表,按軟件系統功能及管理要求月末打印輸出,經有關財務負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。
c、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求,按會計主管部門的統一設計和布置。
d、單位如需以軟盤和書面形式上報報表,軟盤和書面報表的數據一致,書面報表必須由機器打印并按規定由有關人員簽字蓋章。
會計電算化管理制度3
食品股份公司會計電算化內部管理制度
第一章總則
一、會計電算化管理是會計電算化工作的重要內容,為推動公司會計電算化工作的健康發展,保證會計信息處理和存儲的合法、安全、準確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開展會計電算化工作,是促進會計基礎工作規范化和加強財務管理水平,高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為提高會計工作質量和建立現代企業制度的一項要工作來抓。
三、逐步提高會計人員的電算化操作水平,使一部分會計人員能夠負責會計軟件的維護,并培養部分會計人員逐步掌握會計電算化數據分析工作。
四、講求效益,處理好及時更新技術設備與勤儉節約的關系,既不盲目追求最新技術和先進設備,也不忽視技術的發展趨勢,造成設備過快陳舊過時。
五、統一應用財務管理軟件。為適應財務管理網絡化,提高企業管理水平的要,我公司所屬單位統一采用“金蝶k3系統”作為財務管理軟件。并為以后與其他信息系統的聯網做好準備工作,逐步建立以會計電算化為核心的公司信息管理系統,做到單位內部信息資源共享,充分發揮會計電算化在經營管理中的作。
第二章替代手工記賬驗收條件
一、采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數據,由電子計算機對會計數據進行處理,并打印輸出會計資料。替代手工記賬是會計電算化的基本目標。
二、公司獲得省財政廳授權成立會計電算化驗收小組,自行驗收公司所屬單位的會計電算化工作并報省財廳會計處批準。
三、替代手工記賬的單位,應具備以下條件;
1、配備了“金蝶k3系統”財務軟件、相應的計算機硬件及機房空調設備;
2、配備了相應的會計電算化工作人員。所有會計從業人員必須具備會計電算化初級培訓資格,使用網絡財務軟件單位必須至少具備一名以上會計電算化中級維護員;
3、執行公司內部管理制度;
4、“金蝶k3系統”(下稱k3系統)與原總公司自行開發的會計核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個月以上,且新舊核算軟件的結果數據相一致;如果新舊軟件核算結果不一致,并且不一致原因不屬人為錯誤,可由專人查明原因,并向驗收小組提供書面報告;
5、新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結果會計資料都必須裝訂成冊,作為會計檔案保存,并作為驗收的主要依據。
6、記賬憑證類別使用統一記賬憑證,以適應會計電算化工作的需要;
7、提前一周填寫廣州市財政局會計處規定的標準格式申請表向集團公司會計電算化驗收小組提出書面申請。
第三章會計電算化崗位責任制
一、建立會計電算化崗位責任制,要明確每個工作崗位的職責范圍,切實做到“事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查”。
二、會計電算化崗位可設電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護員、電算審查員、數據分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、電算主管:全面負責集團公司會計電算化工作,制訂電算化發展規劃、總體方案及操作人員的權限控制;
2、軟件錄入員:編制記賬憑證,并負責記賬憑證和原始憑證等會計數據的輸入工作,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作,要求達到會計電算化初級知識培訓的水平;
3、審核員:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;
4、電算維護員:負責保證計算機硬件、軟件的'正常運行,管理機內會計數據;對軟件所需的維護和升級負責同軟件供應商進行聯絡;對財務部門無法解決的硬件問題負責同計算機中心聯系;
5、電算審查員:負責監督計算機及財務軟件系統的運行,防止利用計算機進行舞弊,此崗位由計算機中心和審計室有關人員兼任;
6、數據分析員:負責對計算機的會計數據進行分析,提供有關分析資料供領導決策參考。
7、出納:只能使用“現金管理”模塊。
8、檔案管理員:負責財務軟件和會計資料檔案的管理。
三、各單位可根據實際情況,在不違反內部牽制制度的前提下,交叉設置各崗位,但要保持相對穩定。出納只能使用“現金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設。
第四章會計電算化操作管理制度
一、明確規定上機操作人員對財務軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,杜絕未經授權人員操作財務軟件;
二、操作人員離開機房前,應執行相應命令退出財務軟件;
三、凡需要修改財務軟件,必須書面提出修改理由、修改內容,報公司財務管理部,由財務管理部統一向金蝶公司協商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴禁擅自打開數據庫強行修改。
五、審核通過或已登帳的機內憑證,系統不提供修改功能。發現已經錄入并審核通過或已登帳的記賬憑證有誤時,只能采用留有痕跡的修改。
第五章計算機硬件管理制度
一、計算機硬件及機房網絡設備由具有電腦硬件基礎知識的程序員負責管理,公司電腦室設兼職計算機病毒監察員對整個集團公司的計算機病毒進行監測。
二、計算機房工作時必須自覺保持清潔,不得將與工作無關的其他物品(尤其是對電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機房。嚴禁在電腦機房內吸煙。嚴禁隨意拔插電腦機房的電源設備。
三、電腦機房必須配備空調設備,保持適當的溫度、濕度環境。
四、上機前應首先檢查電源和設備運行是否正常,如發現問題應及時報告,經過電算維護員檢查認可、才能使用。尤其是在計算機設備發生嚴重故障時,不得隨意自行檢修,應及時報告電腦室,等候檢修。
五、限定服務器操作權,不得隨意改變服務器的設置。
六、遇到突發性停電時,應立即退出系統、關機、關電源;
七、下班前,必須檢查機器設備是否已關好,關切斷所有電源。
第六章軟件和數據管理制度
一、會計核算軟件必須有獨立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計算機硬件和軟件出現故障時,電算維護員在確認有關數據已作備份后,可進行排除障礙的有關措施;如無法解決,可根據情況通知計算機中心或金蝶公司有關人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據審核通過的原始憑證編制記賬憑證并及時打印,附上原始憑證并經審核員進行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會計憑證都必須備份存盤,月底結賬后
即應把當月會計數據備份入磁盤或光盤中儲存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結束后30天內打印;第二次在年度結束后45天內打印。根據實際情況,發生業務少的,可滿頁打印,但應保證每年至少打印一次。
七、會計報表的編制、打印輸出要根據財務制度的規定設置公式編制。各種報表需經軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認后方為正式報表。報表必須通過設定取數公式編制,不得用非正常手段進行填制;報表的數據必須與結賬結果相符,表內表間數據的勾稽關系必須正確無誤,取數公式一經設定,必須保持不變,如需修改,需保存書面報告。
八、輸出數據未經本單位財務主管許可,嚴禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的修改;對磁性介質存放的數據要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財務部;
十、對正在使用的應用會計核算軟件進行修改、升級和計算機硬件設備進行更換等工作,必須保證實際會計數據的連續和安全;由電算維護員辦理審批手續,經過電算主管和計算機中心有關負責人同意后,由電算主管、電算維護員、計算機有關人員進行監督,并要求軟件供應商協同操作;
十一、為防止外來病毒感染,在未進行有效病毒檢測前,任何人不得使用外來磁盤在會計核算用電腦上進行任何操作。不得隨意將會計用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會計檔案包括會計資料和會計軟件。存檔的會計檔案,要每年進行檢查、復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;
第七章附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實行會計電算化的單位。由財務管理部負責解釋。
二、本制度在執行時如與上級有關財務制度和會計電算化規定有出入,則以上級規定為準。
會計電算化管理制度4
國庫支付中心會計電算化管理制度
第一條為規范會計人員財務軟件操作行為,保證電算化系統的安全運行和電算化會計檔案資料的安全完整,根據財政部《會計電算化工作規范》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》,制定會計電算化管理制度。
第二條大廳局域網管理規范:
1、機房是大廳局域網的核心,設備包括服務器、交換機、機柜、檔案柜、ups等;系統管理員負責機房管理,非機房管理人員不得擅自進入機房,不得擅自操作服務器;
2、服務器中存放著中心財務數據,備份數據實行雙備份異地存放,實行日備份、月備份、年備份;
3、定期維護和保養機房設備,并做好保養記錄。隨時檢查機房設施,包括:電源、消防、防鼠、防電磁波、防塵、防靜電等設備和措施,保證機房設備安全和服務器正常穩定運轉。
第三條計算機病毒防范管理規范:
1、大廳局域網內統一安裝專業的網絡版“卡巴斯基”殺毒軟件,系統管理員每周五要對殺毒軟件進行升級,大廳工作人員每周一早上要在系統管理員的監管下對自己計算機系統進行一次檢查、殺毒;
2、嚴禁安裝拷貝與工作無關的'游戲軟件、文件安裝拷貝到計算機,外來文件資料先殺毒再查看、拷貝。
第四條計算機操作規范:
1、大廳所有計算機實行順序編號,一人一機,統一管理。密碼登陸系統,正確使用系統各模塊,及時保存財務資料,系統不用或暫時離開工作崗位,隨手退出系統;
2、大廳工作人員定期更新財務軟件登陸密碼,密碼記錄有序,密碼不得外傳,嚴禁他人登記系統誤操作破壞數據庫;
3、正確使用計算機、打印機,不得隨意插拔計算機連接電纜、不得通過關閉電源強行關閉計算機,下班后不得待機;
4、嚴禁非大廳工作人員進入大廳工作區,如遇財務檢查中心安排專人專機接待。
第五條會計電算化資料備份規范:
1、會計電算化資料備份由系統管理員定期完成,科學分類,專柜保存;
2、會計電算化資料備份分為日備份、月備份和年備份;大廳每日下班前對當天財務數據進行日備份,每月末對當月財務數據進行月備份,會計年度終了結賬后完成全年備份;各會計室和使用固定資產管理系統的單位,每月末對當月的會計數據備份的同時,將備份資料送核算中心進行異地備份;
3、會計電算化檔案采取雙備份異地存放模式,每月會計核算大廳機房保存一份,送財政局檔案室保存一份。
會計電算化管理制度5
某建設股份有限公司會計電算化管理制度
一、會計電算化崗位責任制
(一)會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。
(二)電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
1.電算主管:負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗,可由會計部經理兼任。
2.軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,和進行部分會計數據處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平;可由基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿,對打印輸出的賬簿、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平,可由主管會計兼任。
4.電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據;此崗要求具備計算機和會計知識,經過會計電算化中級知識培訓,應由專職人員擔任。
5.數據分析:負責對計算機內的會計數據進行分析,要求具備計算機和會計知識,達到會計電算化中級知識培訓的水平,可由會計部經理兼任。
二、會計電算化操作管理制度
1.明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,對操作密碼要嚴格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。
2.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿。
3.操作人員離開機房前,應執行相應命令退出會計軟件。
4.根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作日志,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
三、計算機硬件、軟件和數據管理制度
1.保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的'前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生。
2.確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除,建立如'口令'、只讀等措施;對磁性介質存放的數據要保存雙備份。
3.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續和安全,并由有關人員進行監督。
4.健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時,能有時間保存資料。
5.健全必要的防治計算機病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內存;嚴禁外來人員的軟盤在本公司計算機上使用等。
6.建立系統風險評價體系,由電算主管及電算維護人員定期分析。
四、電算化會計檔案管理制度
1.電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。
2.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理,由會計檔案管理人員負責。
3.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。
4.采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
5.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監制定,解釋權、修改權歸公司財務總監。
六、本規范自20xx年1月1日起實施。
會計電算化管理制度6
一、崗位責任制
實行會計電算化的單位，一般可以設置如下的崗位：
⒈總會計師。全面負責會計業務工作。
⒉會計主管。負責管理會計日常工作。
⒊憑證編制人員。負責原始憑證的審查和手工會計憑證的編制工作，保證憑證編制的正確性完整性。
⒋憑證審核人員。負責對原始憑證和記帳憑證進行合法性、正確性和完整性的審核工作，保證憑證的僉性、正確性和完整性。
⒌出納員。負責銀行存款與現金的收、支核算、以及與銀行對帳的工作。
⒍系統管理員。負責系統軟、硬件的正常運行，負責系統運行環境的設置，系統的安全與保密，系統的'升級換代以及其它有關系統的管理工作。
⒎系統維護員。負責硬件設備和軟件設備的維護工作，協助系統管理員保證系統的正確運行。
⒏會計檔案和磁性介質上（軟盤）的會計檔案的保管工作，報表等會計檔案的分送工作以及會計檔案的調閱工作。
二、操作管理制度概要
⒈未經培訓合格者不符上機操作。
⒉規定操作人員使用權限，由系統管理員或者會計主管給每個操作人員設置使用權限密碼。
⒊操作人員必須按照規定的操作規程進行工作。
⒋操作人員必須進行上機登記，填寫上機時間、使用情況、機器狀況以及故障處理辦法等內容。
⒌操作人員不能擅自修改憑證的錯誤，發現錯誤應立即報告會計主管或憑證編制人員。
⒍操作人員應及時做好數據備份工作。LocaLHOSt
⒎所有軟盤使用前必須首先進行病毒檢測，確保無病毒后方能使用。
⒏操作人員不得任意改變系統工作環境。
三、系統維護制度概要
⒈機房內硬件必須指定專人負責。
⒉機房內硬件由系統維護員定期全面檢查，并作好檢查記錄，發現問題的硬件應及時修理或更換。
⒊軟件維護由專人負責，非指定軟件維護人員不得從事軟件維護工作。
⒋重大軟件維護項目應事先報請會計主管和系統管理員批準經同意后才能進行維護。
⒌作好詳細維護記錄。
⒍系統參數，包括系統運行環境、系統帳的套數、會計科目、使用權限等不得隨意變動，若確需變動、應事先報請會計主管和系統管理員批準。
四、機房管理制度概要
⒈未經許可，非機房工作人員不得隨意進入機房。
⒉保持機房清潔，經常打掃各種設備上的塵埃。
⒊嚴禁在機房吸煙、亂扔果殼紙悄等雜物。
⒋未經許可，不得在財會專用機上運行其他軟件。
⒌如遇停電或者離開機房，關掉一切用電器電源。
⒍不得隨意帶軟盤進入機房。
五、會計檔案管理制度概要
⒈會計檔案包括以書面形式存放的會計憑證、會計帳簿和會計報表、存儲在磁性介質上的會計數據以及與會計軟件系統有關的文檔、結構圖、流程圖和源程序等。
⒉及時收集各種會計檔案、并作好收集記錄。
⒊嚴格執行會計檔案的調閱規定，調閱會計檔案必須經過會計主管和系統管理員批準。調閱人不得擅自復制會計檔案。
⒋妥善管理磁性介質上的會計數據，注意防熱、防磁、防霉、防潮。
⒌會計檔案銷毀按國家有關制度進行。
會計電算化管理制度7
企業(公司)會計電算化管理制度
第一章總則
第一條為了指導和規范公司會計電算化工作,保證會計電算化工作的順利開展,根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規范》,結合公司財務管理和會計核算的有關規定制定本制度。
[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據]
第二條本制度適用于公司各財務核算單位。 [注釋:適用范圍]
第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會計數據管理制度、電算化會計檔案管理制度。 [注釋:制度的內容]
第四條本制度所指的計算機硬件是指支撐財務軟件正常運行的計算機及其相關設備,計算機軟件是指用友財務軟件及其他相關軟件。
第五條公司應指定專人對財務軟件系統進行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務系統技術服務由本單位系統管理員負責。
[注釋:以上是總則部分;接下來是分則部分。]
第二章會計電算化崗位責任制
第六條公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟件進行本單位的財務核算,并建立本單位的會計電算化崗位責任制,明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條電算化會計崗位和工作職責劃分如下:
(一)電算主管崗
由財務管理總部設立,負責公司會計電算化的規劃和管理,協調公司財務用計算機的使用及財務軟件的運行;對電算化操作人員的權限進行分配及管理;負責開、關服務器,管理服務器數據庫及數據備份工作;協調、督促財會人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術中心指派專人兼任,負責計算機硬件、軟件系統管理及維護;維護財務網絡的安全、正常運行;協助電算主管規劃和推進公司會計電算化工作;會同電算主管負責電算化系統的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務核算單位設立,負責對本單位的會計事項進行會計處理并及時輸入記賬憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實性、合法性、完整性進行審核;操作會計軟件登記機內賬簿,沒有審核的`憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進行確認審核。
此崗位人員應具備會計和計算機知識。各財務核算單位均應設立專職或兼職崗。
第三章會計電算化操作管理制度
第八條本章所稱會計電算化操作人員,是指按照會計電算化崗位設置,行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人(總部為財務管理總部負責人,分支機構為財務負責人)批準賦予臨時操作、查詢權的其他人員。
[注釋:會計電算化人員是依照會計電算化崗位進行設置的。]
第九條操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財務軟件系統,操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密,泄漏密碼產生嚴重后果的應追究相關責任人的責任。
財務軟件系統登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統一設定初始密碼,并通知會計電算化操作人員,再由會計電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十條會計電算化人員在財務軟件系統中均應以實名進行用戶登記,并由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作權限。
財務軟件系統的集團用戶由電算主管及財務管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經授權不得擅自使用。
[注釋:第八條至第十條是針對電算主管崗、電算維護崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]
第十一條日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后,首先檢查服務器是否正常開啟,檢查計算機硬件、軟件、網絡是否正常運行,為其他工作做好準備;[電算維護崗]
(二)會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填制記賬憑證,并打印機制記賬憑證,同時簽名或蓋章確認;[軟件操作人員]
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認,并立即對機內對應記賬憑證執行“審核”操作。如未即時核對機內記賬憑證,應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤后,才能對機內記賬憑證執行“審核”操作。 [審核記賬崗]
(四)每天工作結束后,電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉服務器,如要關機應提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關閉服務器。[電算維護崗]
(五)操作人員離開操作使用計算機的工作現場,應立即退出財務軟件系統,否則應承擔被人利用本人登錄名進行操作的全部責任。[電算維護崗]
第四章計算機硬件、軟件和會計數據管理制度
第十二條各核算單位應為開展會計電算化配備必要的計算機,硬件設備和軟件。
第十三條計算機硬件設備的維護主要包括以下內容:
(一)電算維護員應經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查,包括對消防和報警設備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過程中出現的故障及時排除,由于本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬件生產或銷售商聯系解決,并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
第十四條計算機軟件的維護分為系統軟件維護和財務軟件維護,包括以下內容:
(一)系統軟件維護包括檢查系統文件的完整性,系統文件是否被非法刪除和修改,以保證系統軟件的正常運行。
(二)財務軟件維護包括操作維護與程序維護:
對財務軟件日常操作維護工作過程中發現的問題,電算維護員應及時解決。如不能排除,應立即報告電算主管并聯系財務軟件供應商予以指導或現場處理。
對財務軟件的修改、版本升級等程序維護由財務軟件供應商負責,電算主管及電算維護員應與軟件供應商進行聯系,及時得到新版財務軟件。
對正在使用的財務軟件進行升級,應報經財務管理總部和信息技術中心負責人審批后進行,并記錄升級時間及模塊。[電算維護崗和電算主管崗]
第十五條會計數據的備份
會計數據的備份由電算維護員負責,包括至少每天進行一次硬盤備份或啟用自動備份系統,對重要會計數據更新或修改后應及時進行備份,會計年度結束后及時進行刻錄備份。
第十六條
各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施,確保財務系統的正常運行。
各單位財務用計算機應配備優良的正版殺毒軟件,以預防、檢測、清除計算機病毒,并定期進行病毒庫的升級及版本的更新。
第五章電算化會計檔案管理制度
第十七條電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部《會計檔案管理辦法》及相關要求,對電算化會計檔案進行管理。
第十八條電算化會計檔案管理的內容和范圍:
電算化會計檔案包括存儲在磁盤、光盤等介質上的會計數據和計算機打印的書面等形式的會計數據。
會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及財務軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
第十九條電算化會計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表,由本單位財務負責人或會計主管負責保管。
(二)會計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出,打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁賬頁裝訂成冊,應每天登記并打印,做到日清月結。對每天業務較少、不能滿頁打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務、審計等管理部門檢查時,應按其要求,及時打印有關賬簿、報表等。
(四)各類賬簿在每一會計年度結束后一個月內必須完整打印,裝訂成冊存檔。發現已打印的紙質會計檔案有缺損時,必須補充打印。
(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內,財務人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊,由財務負責人或財務主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內,財務人員應將打印的會計報表和有關會計資料整齊裝訂成冊,并加蓋單位公章由單位負責人、財務負責人或財務主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤、光盤等存儲介質上的會計電子文檔由電算維護員保管。
第二十條電算化會計檔案必須嚴格執行安全和保密制度,會計檔案不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
各種會計資料(包括紙質和用存貯介質保存的會計數據),未經單位領導同意,不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料,應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時,還應該認真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數據丟失。
第二十一條電算化會計檔案保管期滿后,按財政部《會計檔案管理辦法》的要求進行銷毀。
第六章附則
第二十二條本制度由財務管理總部會同信息技術中心負責解釋。[解釋權限]
第二十三條本制度自發布之日起實施。[生效日期]
會計電算化管理制度8
(1)崗位責任制。
會計電算化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查和數據分析等。
(2)操作管理制度。
操作管理制度主要內容包括：
①明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟件;
②預防已輸入計算機的會計憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿;
③操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件;
④由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
(3)硬件、軟件和數據管理制度。
硬件、軟件和數據管理制度主要內容包括：
①保證機房設備安全和計算機正常運行，對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生;
②確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除;
③對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續;
④健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施;
⑤健全必要的防治計算機病毒的措施。
(4)電算化會計檔案管理制度。
電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的以書面形式保存的會計數據。建立電算化會計檔案管理制度的.主要內容包括：
①由專人負責;
②防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應有備份，存放在兩個不同的地點;
③采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制;
④會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
會計電算化管理制度9
為保障公司會計電算化工作順利開展,確保電算化條件下會計數據真實、準確、安全,根據《中華人民共和國國會計法》、《會計電算化管理辦法》等有關規定,結合我公司實際情況,制定本制度。
一、會計電算化崗位責任制度
會計電算化工作崗位分為:電算化主管、系統管理員、軟件操作員、審核記帳員、會計檔案管理員。在不違背內部牽制原則下,可一人兼任多個崗位。
1、電算化主管:負責組織協調會計電算化正常運行,協調各崗位的工作關系,負責電算化崗位設置、人員分工和設置操作權限,落實崗位責任制。此崗位可由會計主管擔任,電算化主管不能兼任系統管理員,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗。
2、軟件操作員:按照分管的財務會計工作和會計核算要求做好憑證等有關資料的預處理工作,負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數據,按權限進行會計數據處理、輸出記帳憑證、會計帳簿、報表。負責輸入會計數據的正確性驗核,發現故障應及時向系統管理員報告。此崗位不得由出納人員兼任。
3、審核記帳員:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)進行審核,對不符合財務會計制度和有關規定的憑證以及填
制的不符合要求的憑證、金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證,要求操作人員查明原因并進行修改;對正確的會計憑證,通過財務軟件進行審核記賬同時登記計算機內的有關會計帳簿;對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位可由會計主管擔任,但不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證(軟件有控制)。
4、系統管理員:負責會計電算化系統的運行環境的建立,組織協調各工作站對軟件的運行工作,負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,負責掌管增加、刪除帳套和增加、刪除操作員的密鑰,管理計算機會計數據,負責計算機數據的日常備份,發現軟件或硬件問題應及時解決,發生不可解決的問題時,應及時向軟件公司技術人員聯系盡快解決。此崗位要求熟練掌握硬件及軟件操作技能,可由會計人員兼任,也可配備專職人員擔任。此崗位不得兼任出納工作。
5、會計檔案管理員:負責管理存檔的會計系統的數據軟盤(磁帶,硬盤,光盤)、程序光盤(軟盤)、打印的會計賬表、憑證和各種資料的保管工作,作好會計軟件及數據資料的安全保密工作。此崗位可由除出納以外的會計人員兼任。
二、會計電算化操作管理制度
(一)系統操作管理
1、系統操作員的操作權限由電算化主管設置。系統管理員和電算化主管不得一人兼任。所有操作人員都要憑自己的密碼,在被授權的范圍內進行操作。
2、健全內部控制制度,操作人員必須明確劃分操作權限,互相牽制。操作人員必須嚴格在規定的權限范圍內進行操作。
3、任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作,不得隨意增加、刪除、修改數據,不得修改原程序和數據庫表結構。
4、操作人員嚴格按照原始憑證的數據編制憑證并輸入計算機。
5、審核人員應及時檢查操作人員輸入的憑證的.數據與原始憑證數據的一致性、合法性。
6、在系統運行過程中,操作人員如要離開現場,必須在離開前退出程序或使用系統中的系統封鎖,以防止他人越權操作。
7、任何人不得偽造、涂改會計資料,不得故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等。
(二)、賬務系統操作管理
1、賬務系統初始化設置必須符合會計制度要求,會計科目、帳本格式、憑證類型等初始設置由會計主管設計方案,由其他操作員輸入,再由財務主管審核確認。
2、憑證處理
(1)在電算化條件下,必須嚴格按照國家財會制度審核原始憑證。
(2)直接輸入原始憑證的,在錄入之前,要認真審核原始憑證的合法性、正確性。對不合規、不正確、不完整、簽字手續不全的應當拒絕錄入,并要求更正。
(3)記帳憑證編號必須連續。
3、記帳憑證的審核與記帳。
(1)操作人員每輸入一張憑證,結束前要檢查無誤后再確認保存,錄入下一張。
(2)輸入的記帳憑證須經審核員審核確認后,方可匯總和登記有關帳簿。同一張憑證,錄入和復核不能是同一個人。
(3)計算機憑證應裝訂成冊,交會計檔案管理人員保管。
三、會計電算化系統計算機管理制度
1、要為電算化創造和保持良好的環境,保障電算化設備正常運行。財務微機應當配備不間斷電源,以避免意外斷電造成會計數據的丟失。
2、要建立嚴格的防病毒措施。嚴禁使用帶毒軟盤和光盤上機操作,要配備正版殺毒軟件。
3、財務微機禁止使用外來軟盤(u盤),禁止玩游戲,以防感染病毒。
4、不得隨意刪除計算機硬盤上的目錄或文件。
5、用于電算化的計算機設備和數據嚴禁在互聯網和局域網*享,防止存在安全隱患。
四、電算化會計資料管理
1、電算化會計資料包括存儲在磁介質上的會計數據和紙質的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。
2、電算化會計資料,應按財政部的《會計檔案管理辦法》和我公司有關制度管理,明確責任,妥善保管。
會計電算化管理制度10
職業學院會計電算化實訓室管理員制度
一、管理實訓室內的所有設備,認真做好“計算機故障維修記載”、“計算機設備登記”等;
二、根據課程安排和要求,提前十分鐘打開門,做好上機前的一切準備工作,保證學生準時上機;
三、開啟穩壓電源,檢測電壓穩定正常時,方可打開服務器,接通計算機系統,確保用電安全;
四、注意檢查實訓室的工作環境(溫、濕度),實訓室內做到清潔、通風。上機過程中,隨時觀察實訓設備運轉情況,遇電壓不穩等特殊情況,應果斷采取措施,不得強行開機。放學后,應對實訓室進行安全檢查,切斷電源,關閉門窗;
五、實訓室鑰匙由管理員一人專管,不得轉交他人;
六、協助指導教師做好學生上機指導工作,組織并督促勤工儉學學生管理員進行機房衛生掃除,并監督上機人員正確使用設備,對違反各項制度的行為有權制止并向系部有關領導反映;
七、指導和培養學生管理員對機房進行維護和管理;
八、整理各位老師對實訓室工作的意見,并向系領導匯報;
九、加強對電源設備、機器設備和網絡設備的`巡視,做到勤問、勤看、勤聽、勤摸、勤聞。遇有故障時應及時處理,同時要將處理結果,發生故障的原因作詳細的記錄,重大設備事故應保護現場,及時向領導匯報;
十、外來人員使用實訓室或實訓設備外借,必須經學院分管領導及系領導審批同意方可。
會計電算化管理制度11
第一人民醫院會計電算化管理制度
1、會計電算化崗位責任制
實施會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算會計崗位,基本會計崗位一般可分為會計主管、出納、會計核算崗位、稽核、檔案管理等工作崗位。電算會計崗位一般可分為電算主管、操作、審核記帳、電算維護、電算數據管理等工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位在不違反內部牽制制度的情況下可以交叉設置。
2、會計電算化操作管理
(1)所有上機操作人員需經過培訓,經電算主管認可后方可上機操作。
(2)明確各操作人員的上機操作工作內容和權限,電算維護人員一般應由軟件操作崗位以外的人員擔任,憑證輸入人員不得兼任稽核、數據維護或出納工作,出納人員不得兼任憑證輸入、報表操作及數據維護等工作;預防已輸入計算機的原始憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿。
(3)上機操作人員應設置操作密碼,定期更換密碼,并注意安全保密,操作人員離開工作站時應退出會計軟件,杜絕未經授權人操作會計軟件。
(4)專人保存操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容和故障情況等內容。
3、硬件、軟件、數據管理
(1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生。
(2)確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止數據和軟件的`非法修改和刪除,對磁性介質存放的數據要保存雙份。
(3)對正在使用的會計核算軟件進行修改,對通過會計軟件進行升版和計算機硬件進行更換等工作,要有一定的審核手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續性和安全,并由有關人員進行監督。
(4)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性。
(5)定期檢查計算機病毒,各工作站應安裝防病毒軟件,在讀取外來磁盤數據時,必須在清查病毒確保安全后方可進行,各工作站不得安裝游戲軟件。凡裝有會計軟件的計算機,除工作必需并征得電算主管同意外,不得上網,上網后除指定內容外不得下載任何信息。
4、電算化檔案管理
(1)存在硬盤、磁盤、光盤等介質中的會計數據和打印輸出的會計數據作為電算化會計檔案管理。
(2)計算機輸出的會計憑證、帳簿、報表等紙質會計檔案的管理按《會計檔案管理辦法》執行。
(3)對電算化會計檔案要保存在防磁、防塵、防火、防潮的場所,重要數據應保存雙份并存放在不同的地點。
(4)對磁性介質存放的會計檔案要定期檢查并復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。
(5)整套會計電算化文檔資料及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。
會計電算化管理制度12
會計電算化管理制度
第一章總則
第一條為推動本公司會計電算化發展,規范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條本辦法適用范圍:本公司。
第三條會計電算化管理內容包括崗位設置、發展規劃、建立信息系統、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章崗位設置及職責
第四條各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩定。
第五條電算專管員必須精通財會業務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監督會計電算化有關管理制度的執行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統內操作人員的培訓工作。
第六條各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條操作人員應嚴格按照操作規范使用計算機和財會軟件,發現問題及時上報,不得自行修改。
第八條操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章電算記賬的規則
第十條嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的有關統一規定,進行業務處理。
第十一條總公司對財會軟件的`使用實行統一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。
第十三條為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
會計電算化管理制度13
保證會計電算化設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持辦公室和設備的整潔,防止意外事故的發生。
1.會計電算化硬件設備由財務部統一管理和使用,非會計電算化工作人員一般情況下不得使用,特殊情況確需使用時,應經財務部經理批準,在不影響會計電算化正常工作情況下進行。
2.操作人員在實際工作中發現軟件的設計功能未能正常實現時,應立即與軟件開發商聯系,進行修改、調試,完成調試后,應及時檢查、核對,以確保相應帳務數據和功能模塊的正確性。
3.進行電算化操作時,操作人員運用財務軟件必須是根據工作需要設置操作權限和密碼。對操作密碼要嚴格管理,指點專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件。
4.進行會計處理時,應加強對會計數據的稽核制度,由專人負責對原始憑證和記賬憑證的審核,預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記入機內賬簿。
5.操作人員對使用的硬件設備的安全負責,設備的開啟和關閉應嚴格按規范程序進行,下班時,應關閉設備的電源。操作人員離開辦公室前,應執行相應命令退出會計軟件。
6.確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除;根據公司實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
7.對會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作,須經財務部經理的同意,報總經理批準;在軟件升級和硬件更換過程中,要保證會計數據的連續和安全,并由財務部經理指定專人進行監督。
8.健全排除計算機硬件和軟件故障的管理措施,保證會計數據的完整性;健全計算機病毒防范措施,未經允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關軟件、文件。
9.電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理,由專人負責。電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的`會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。
10.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;
11.每月10日前對上個月的會計數據進行備份。采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。
12.所使用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
會計電算化管理制度14
地產公司會計電算化管理制度
為規范會計電算化的管理,使會計電算系統正常、安全地運行,根據財政部《會計電算化管理辦法》及有關規章制度要求,結合本公司情況,特制定本制度。
第一條會計電算電腦的使用與維護
1.會計電算電腦是財務部門處理會計事務的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2.會計電算軟件應有專人保管負責,不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關人員責任。
3.會計電算電腦應指定專人負責管理,上機操作員應持有《會計電算上崗證》。
4.嚴禁隨意使用外來軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5.各操作員的權限設定與口令設定應符合會計核算有關制度。
6.上機操作必須嚴格按會計電算軟件的有關操作流程進行,嚴禁非正常關機或啟動。
第二條計算機會計核算工作流程
一.初始工作:
1.根據會計核算需要,確定所需功能模塊;
2.建立單位名稱,取用匯率方式;
3.確定各操作員的'權限及口令;
4.建立會計科目及編碼;
5.建立報表格式及數據調用公式;
6.輸入各科目初始數據。
二.憑證輸入及審核:
1.由各日常核算人員根據原始編好號碼的單證,在計算機上填制憑證,用計算機打印憑證的要按號對應裝訂;
2.審核人員不僅要用計算機審核憑證。而且要對編好號的單證或打印出的憑證進行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三.憑證輸入完畢,并經審核之后,進行登帳處理并結帳;
四.結帳處理完畢后,打印出所需各種報表,按時報送有關部門;
五.明細帳及總分類帳等有關資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊。
第三條會計電算檔案的管理
1.會計電算檔案的管理應遵守《會計檔案管理辦法》;
2.對文本資料應進行嚴格登記,應由專人設專柜管理;
3.對磁盤資料每月結帳前應備份,在進行數據變動前也必須備份數據;備份數據軟盤應寫好標簽,貼上保護歸檔;
4.操作員因要作變動時,在交接前應打印出會計檔案所需文本資料,辦好交接手續。
會計電算化管理制度15
為保障公司會計電算化工作順利開展,確保電算化條件下會計數據真實、準確、安全,根據《中華人民共和國國會計法》、《會計電算化管理辦法》等有關規定,結合我公司實際情況,制定本制度。
一、會計電算化崗位責任制度
會計電算化工作崗位分為:電算化主管、系統管理員、軟件操作員、審核記帳員、會計檔案管理員。在不違背內部牽制原則下,可一人兼任多個崗位。
1、電算化主管:負責組織協調會計電算化正常運行,協調各崗位的工作關系,負責電算化崗位設置、人員分工和設置操作權限,落實崗位責任制。此崗位可由會計主管擔任,電算化主管不能兼任系統管理員,要求具備會計和計算機知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗。
2、軟件操作員:按照分管的財務會計工作和會計核算要求做好憑證等有關資料的預處理工作,負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數據,按權限進行會計數據處理、輸出記帳憑證、會計帳簿、報表。負責輸入會計數據的正確性驗核,發現故障應及時向系統管理員報告。此崗位不得由出納人員兼任。
3、審核記帳員:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證)進行審核,對不符合財務會計制度和有關規定的憑證以及填
制的不符合要求的憑證、金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證,要求操作人員查明原因并進行修改;對正確的會計憑證,通過財務軟件進行審核記賬同時登記計算機內的有關會計帳簿;對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位可由會計主管擔任,但不得由出納人員兼任,也不得審核自己輸入的憑證(軟件有控制)。
4、系統管理員:負責會計電算化系統的運行環境的建立,組織協調各工作站對軟件的運行工作,負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,負責掌管增加、刪除帳套和增加、刪除操作員的密鑰,管理計算機會計數據,負責計算機數據的日常備份,發現軟件或硬件問題應及時解決,發生不可解決的問題時,應及時向軟件公司技術人員聯系盡快解決。此崗位要求熟練掌握硬件及軟件操作技能,可由會計人員兼任,也可配備專職人員擔任。此崗位不得兼任出納工作。
5、會計檔案管理員:負責管理存檔的會計系統的數據軟盤(磁帶,硬盤,光盤)、程序光盤(軟盤)、打印的會計賬表、憑證和各種資料的保管工作,作好會計軟件及數據資料的安全保密工作。此崗位可由除出納以外的會計人員兼任。
二、會計電算化操作管理制度
(一)系統操作管理
1、系統操作員的操作權限由電算化主管設置。系統管理員和電算化主管不得一人兼任。所有操作人員都要憑自己的`密碼,在被授權的范圍內進行操作。
2、健全內部控制制度,操作人員必須明確劃分操作權限,互相牽制。操作人員必須嚴格在規定的權限范圍內進行操作。
3、任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作,不得隨意增加、刪除、修改數據,不得修改原程序和數據庫表結構。
4、操作人員嚴格按照原始憑證的數據編制憑證并輸入計算機。
5、審核人員應及時檢查操作人員輸入的憑證的數據與原始憑證數據的一致性、合法性。
6、在系統運行過程中,操作人員如要離開現場,必須在離開前退出程序或使用系統中的系統封鎖,以防止他人越權操作。
7、任何人不得偽造、涂改會計資料,不得故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等。
(二)、賬務系統操作管理
1、賬務系統初始化設置必須符合會計制度要求,會計科目、帳本格式、憑證類型等初始設置由會計主管設計方案,由其他操作員輸入,再由財務主管審核確認。
2、憑證處理
(1)在電算化條件下,必須嚴格按照國家財會制度審核原始憑證。
(2)直接輸入原始憑證的,在錄入之前,要認真審核原始憑證的合法性、正確性。對不合規、不正確、不完整、簽字手續不全的應當拒絕錄入,并要求更正。
(3)記帳憑證編號必須連續。
3、記帳憑證的審核與記帳。
(1)操作人員每輸入一張憑證,結束前要檢查無誤后再確認保存,錄入下一張。
(2)輸入的記帳憑證須經審核員審核確認后,方可匯總和登記有關帳簿。同一張憑證,錄入和復核不能是同一個人。
(3)計算機憑證應裝訂成冊,交會計檔案管理人員保管。
三、會計電算化系統計算機管理制度
1、要為電算化創造和保持良好的環境,保障電算化設備正常運行。財務微機應當配備不間斷電源,以避免意外斷電造成會計數據的丟失。
2、要建立嚴格的防病毒措施。嚴禁使用帶毒軟盤和光盤上機操作,要配備正版殺毒軟件。
3、財務微機禁止使用外來軟盤(u盤),禁止玩游戲,以防感染病毒。
4、不得隨意刪除計算機硬盤上的目錄或文件。
5、用于電算化的計算機設備和數據嚴禁在互聯網和局域網*享,防止存在安全隱患。
四、電算化會計資料管理
1、電算化會計資料包括存儲在磁介質上的會計數據和紙質的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。
2、電算化會計資料,應按財政部的《會計檔案管理辦法》和我公司有關制度管理,明確責任,妥善保管。
會計電算化管理制度16
一、總則
1、為了加強會計電算化工作的管理,保證會計電算化的穩定正常運轉,規范會計電算化工作行為,根據財政部關于會計電算化管理辦法的有關規定及《承德供電公司會計電算化管理實施辦法》,結合我分公司的具體情況,制定本辦法。
二、職責劃分
2、分公司財務科在供電公司財務處統一組織領導下,開展會計電算化工作,職責是:
2.1認真執行實施供電公司制定的會計電算化總體規劃和方案,配合供電公司財務處積極開展會計電算化工作。
2.2在開展會計電算化工作過程中,根據實際情況和需要,提出改進意見和建議,不斷完善和提高會計電算化的管理和應用水平。
三、運行與操作一般要求:
3、會計電算化系統必須配備專用的計算機和穩壓及不間斷電源,條件許可時應另配備用計算機。
4、使用網絡版會計電算化系統,其服務器必須設專用機房放置管理,并指定一名網絡管理員負責維護管理網絡設備和軟件系統。
5、上機操作人員須經會計電算化系統操作系統運行的專門培訓學習,取得會計電算化知識培訓合格證書,方具備操作運行資格。否則,不得運行會計電算化系統,特別是運行網絡會計電算化系統。
6、會計電算化的有關系統軟件、支持軟件、工具軟件統一由承德供電公司財務處安排和置配,與會計電算化無關的其他軟件,一律不得在會計電算化的計算機上運行使用。因其造成會計數據丟失,以及系統故障的,除扣發責任者獎金外,并提出批評。
7、禁止在財務專用計算機上使用外來軟盤,以防止計算機感染病毒。使用上、下級送來的數據盤或軟盤以前,必須先進行檢查計算機病毒工作。
8、通過遠程網絡傳送或接收數據時,必須在非會計電算化使用的計算機上完成,接收方形成的數據盤,視同外來軟盤。
9、新舊會計電算化軟件更替時,需經新舊電算化軟件半年的雙軌同步試運行,兩套軟件產生的賬表相符,向承德供電公司財務處提出申請,并經財務處實地驗收和批準,方可甩掉原有軟件,實行會計電算化新軟件系統的單軌運行。
10、嚴格按照下列流程進行憑證處理:依據原始憑證輸入計算機形成記帳憑證→打印憑證→審核憑證→匯總憑證等。同時,建立與之相配套的崗位和人員機制,操作員不能兼任現金出納員,憑證輸入人員和審核或校對人員應由不同的人員擔任。
11、本會計電算化系統的計算機專機專用,謝絕無關人員使用計算機做其他工作。
12、上機操作人員都必須設置上機操作口令。
四、科目設置
13、為了規范會計核算口徑,保證財務報表數據指標的`一致性和正確性,會計電算化中科目體系的一、二級科目、費用成本科(欄)目、以及報表行(欄)次按供電公司財務處統一設置和管理。
五、會計數據的輸入
14、本辦法所稱會計數據的輸入是指由人工或自動轉賬向計算機輸入的記賬憑證。
15、自動轉帳項目按承德供電公司財務處要求統一設置,一般不得擴大或減少轉賬項目范圍。
16、未經審核的原始憑證不得作為記賬依據輸入計算機。
六、會計數據的處理
17、本辦法所稱的會計數據的處理是指對已輸入機內的記賬憑證進行匯總、登記帳簿,結賬功能。
18、輸入計算機的記賬憑證,打印輸出后必須經財務主管人員審核簽章,正確無誤后方可進行科目匯總和登記機內帳簿。發現記賬憑證有錯誤,應按照會計核算軟件規定的方法進行更正,審核后重新打印該記賬憑證,制證及審核人員均不得在機制憑證上用手工改寫,改寫的機制記賬憑證無效。
19、計算機打印輸出的帳頁、報表、各種會計數據資料要認真查驗,并經會計主管審核無誤后,方可進行計算機結賬。
七、會計數據的輸出
20、本辦法所稱的會計數據輸出是指由計算機打印的各種報表、總分類賬、明細賬、日記賬、科目匯總表。
21、每月終了結賬以前,首先從機內產生報表數據指標并打印輸出,同時打印總賬匯總表、全部科目匯總表,相互核對無誤后,在依次打印總分類賬,明細分類賬等。
22、除聯網傳輸報表數據外,還要上報由計算機打印輸出的會計報表,其封皮使用集團公司統一封皮,封皮應由有關人員簽章。
會計電算化管理制度17
會計電算化管理制度
第一章總則
第一條為推動本公司會計電算化發展,規范會計電算工作,按照財政局的有關要求,特制定本制度。
第二條本辦法適用范圍:本公司。
第三條會計電算化管理內容包括崗位設置、發展規劃、建立信息系統、制定管理制度、人員培訓和推廣等。公司負責管理工作,各單位負責具體實施工作。
第二章崗位設置及職責
第四條各單位應根據工作及人員情況,設專職或兼職人員負責會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩定。
第五條電算專管員必須精通財會業務,并且負責以下工作:
一、制定本單位會計電算化管理辦法;
二、監督會計電算化有關管理制度的執行情況;
三、對財會軟件進行日常維護;
四、保證計算機軟件和硬件的財產安全;
五、控制會計軟件的運行;
六、對操作人員進行日常管理;
七、負責財會軟件的學習、應用和推廣;
八、負責組織系統內操作人員的培訓工作。
第六條各單位必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理,建立相應的操作管理制度。與會計業務無關人員,沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。
第七條操作人員應嚴格按照操作規范使用計算機和財會軟件,發現問題及時上報,不得自行修改。
第八條操作人員的密碼應當嚴格保密;更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。第九條操作人員如果離開工作現場,必須在離開前退出財會程序,防止其他人員越權操作。
第三章電算記賬的規則
第十條嚴格按照財務制度、會計制度和軟件程序,以及總公司的.有關統一規定,進行業務處理。
第十一條總公司對財會軟件的使用實行統一管理,未經總公司同意,各單位不得隨意使用其他財會軟件。
第十二條總公司負責設置一、二級會計科目。二、三級科目各單位可根據具體情況增設。
第十三條為確保電算記賬準確、高效,記賬過程中實行三審制,即事前審核、事中審核、事后審核。
第十四條記賬憑證原則上由手工填制,如果據以填制記賬憑證的原始憑證已輸入計算機或可從機內現有賬簿中計算生成記賬憑證所需數據,記賬憑證方可由計算機打印輸出,代替手工記賬憑證;這時須由操作員、復核員、主管員共同簽章,并按規定裝訂成冊,做為會計檔案保存。
第十五條出納人員、程序設計人員不得兼任憑證錄入工作。
第十六條已輸入總賬、明細賬的數據,如有差錯,均須另編補充憑證或負數沖正憑證,重新輸入;如原始憑證是正確的,操作員輸入錯誤應在輸入的更正憑證中注明實際輸入數據的更正內容,包括原始的日期、編號及錯誤原因。
第十七條存在計算機軟盤或硬盤內的各種賬冊,在未打印成文本輸出之前,應視同會計檔案妥善保存,并應留有副本。
會計電算化管理制度18
一、財務機房管理
為了確保機房安全高效持久運行，特制定本制度。
1、只有財會室內部工作人員才有資格擔任機房的系統管理員、數據錄入員。
2、所有機房操作人員必須持證上崗，無證及非機房工作人員不得隨意動用機房設備和上機操作；專職工作人員不得隨意在計算機上干私活或未經領導批準的業務。
3、運行會計軟件的計算機必須放置在財會室。
4、機房工作人員負責機房各種計算機設備的保管和定期維護，機房應設置禁火、禁煙、禁水等標志，以保證機器有良好的工作環境，防止意外事故的發生。
5、為保證會計數據的安全保密，無關人員不得進人機房。
6、嚴格執行會計數據的管理規定，保證會計數據的完整性，預防計算機病毒，及時將有關存檔的數據進行打印或者備份，對磁性介質存放的數據要保存雙備份，并交檔案室歸檔。
二、計算機管理
（一）、操作權限控制
操作權限是指系統的種類操作人員所能進行操作的權限。操作權限控制包括以下內容：
1、系統管理員一般具有最高的權限。
2、操作人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據，如發現差錯，應在輸入計算機前及時映給憑證編制人員或系統管理員；已輸入計算機的會計數據，在記賬前發現差錯，可按憑證數據進行修正；如在記賬之后發現差錯，必須另做憑證，采用補充登記法或紅字沖銷法，錄入計算機。
3、審核員只具有審核權。
4、系統維護人員必須按有關的維護規定進行操作，除了系統維護員外，其他人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增刪、修改數據、源程序和數據庫文件的結構。
5、出納人員、會計軟件開發人員不允許進行系統性的操作。
（二）、操作規程控制。
操作規程控制主要指操作中應注意的事項，是保證計算機會計系統正確、安全運行，防止各種差錯的有力措施。主要包括以下內容：
1、操作人員在上機操作前后，應進行上機操作登記，填寫姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員核實；
2、操作人員的操作口令應注意保密，不能隨意泄露；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權和擅自上機操作或從事與工作無關的操作；
3、每次上機完畢，應及時做好所需的各項備份工作，以防發生意外事故；
4、嚴禁使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防計算機病毒的侵入；
5、操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件。
三、軟、硬件管理
計算機系統都是建立在相應的軟、硬件基礎之上，加強軟、硬件的管理是保障整個計算機系統安全、有效、正常運行的重要基礎工作之一。
（一）、軟件管理
計算機會計系統的軟件主要是指會計軟件，會計軟件是由發人員根據具體會計工作，利用一種或多種計算機語言編制的.軟件。它用于配合計算機完成記賬、算賬、報賬以及部分會計管理和會計輔助決策等工作。廣義上的軟件還包括計算機所使用的操作系統及數據庫管理系統等應用程序。
1、必須購買和使用取得許可或授權的正版軟件；其中所使用的會計軟件必須符合《商品化會計核算軟件評審規則》的規定，必須達到《會計核算軟件基本功能規范》的要求。
2、計算機軟件應作為會計檔案進行管理。檔案管理員應建立相應的軟件使用記錄，并保證軟件安全性和完整性，對于磁性介質存儲的軟件要定期進行檢查，出現問題及時上報處理，以備在必要時能及時提供。
3、正確使用各種軟件，軟件的使用必須報財務主管，經同意后登記使用，使用者必須是財會室系統管理員或者具有一定計算機水平的操作人員，一般不得外借使用。
4、指定專業人員對軟件進行正確性、適應性和完善性維護。在條件不能滿足的情況下，與所有軟件商建立聯系，及時獲取軟件商對軟件修改、升級的情況，對擁有軟件進行相應的修改和升級，出現問題及時向供應商映，征求解決辦法。
（二）、硬件管理
硬件包括計算機系統使用的所有機器設備，對硬件的管理和維護是系統整個生命周期中最重要、最費時的工作，貫穿于系統的整個生命周期，不斷重復出現，直到系統過時和報廢為止。主要由具有一定計算機水平的系統管理員執行。
1、妥善保管所有機器設備，實行責任制管理，使用者負責所操作設備的保管和清潔等基本工作。
2、系統管理員定期進行硬件的檢查工作，并做好檢查記錄。
3、在系統運行過程中出現問題及時向系統管理員報告，進行故障分析和排除，建立設備問題處理記錄。
4、在設備更新、擴充、修復時，由系統管理與維護人員共同決定，并報告財務主管同意后，再由系統維護人員實施安裝和調試。
5、按照正常使用需要，要購買必需的工具書、工具，儲備一定的零件、耗材，以備用。
4、學校會計管理制度
一、金計電算化崗位責任
根據《會計電算化工作范》的規定,結含廣西中小學會計電算化工作實際,會計電化位和工作職責一般可劃分如下:
(一)電算主管位:負責協調計算機及會計數件系統的運行工作;此崗要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任。采用中小型計算機和計算機網絡會計款件的單位應設立此崗位。
(二)軟件操作崗位:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表,進行部分會計數據處理工作;此崗要求具備會計軟件操作如識,達到會計電算化初段知識培訓的水平。各單位軟件作崗位的工作可由(并且應鼓勵)基本會計崗位的會計人員兼任。
(三)審核記賬崗位:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬簿.對打印輸出的賬簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平。各單位審核記賬崗位的工作可由主管會計兼任。
實施會計電算化過程中,各單位可根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要,參照上述對電算化會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位,可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各位人員要保持相對穩定。規模小的中小學設立電算化會計崗位，應根據實際需要對上述給出的崗位進行適當合并。
二、會計電算化作管理
根據《會計電算化工作規范》的規定,各單位應建立會計電算化操作管理制度,主要內容包括：
(一)操作人員的`工作職責和工作權限。應明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限,嚴格管理操作密碼,指定專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件；
(二)預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿的措施(建議在會計核算軟件基本功能中設置此項功能);
(三)操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件;
(四)必要的上機操作記錄制度。應根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
三、計算機硬件、軟件和數據管理
根據《會計電算化工作規范》的規定,各單位應建立計算機硬件、軟件和數據管理制度,主要內容包括：
(一)保證機房設備安全和計算機正常運行的措施(如經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生等)；
(二)會計數據和會計核算軟件安全保密的措施(如防止對數據和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質存放的數據要保存雙備份等);
(三)修改會計核算軟件的審批和監督制度(如對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,應具備審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,如何保證實際會計數據的連續和安全，并應由有關人員進行監督等);
(四)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性；
(五)健全必要的防治計算機病毒的措施。
四、電算化會計檔案管理制度
根據《會計電算化工作規范》的規定,各單位應建立電算化會計檔察管理制度,主要內容包括：
（一）電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據(以其它磁性介質或光盤存的會計數據)和計算機打印出來的書面等形式的會計數據;會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據,以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料；
（二）已經采用電子計算機替代手工記賬的,其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行;
（三）存在計算機硬盤中的會計數據(以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據)是在會計電算化情況下新的會計檔案形式,在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并留有副本,并都應視同會計資料或檔案進行保存;
（四）對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;
（五）采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失;
（六）會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重更改之后的五年
（七）電算化會計檔案使用規定
1.各種會計資料包括打印出來的會計資料及存儲會計資料的軟盤、硬盒、計算機設備、光盤、微縮膠片等,未經單位領導同意,不得外借和拿出單位。
2.借閱會計資料,應履行相應的借閱手續,經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時還應認真檢查,防止感染病毒。
5、學校會計管理制度
1、會計室是學校的安全要害部位，財會人員應認真執行《會計法》和財會管理制度，各類帳目都必須做到帳冊齊全、手續完備，安全保衛責任落實。
2、現金管理必須專人負責，財會室存放現金必須執行銀行方面的統一規定，超規定存放現金要報經校領導批準，同時落實防護措施。否則發生事故，由當事人承擔責任。
3、會計室門窗、墻壁要堅固、防盜，設施經常檢查，確保有效，使用經、技監部門檢測合格的保險柜(箱)，保險柜過夜現金不得超出機關或銀行核定庫存現金限額，保險柜(箱)應及時關鎖，鑰匙會計隨身攜帶，不準放在辦公桌內或轉交他人。
4、財會人員應按現金管理制度使用現金，一般超出現金支付數額的，要使用銀行支票支付方式進行結算，特殊情況去銀行取現金數額較時，必須通知總務處派員護送。不得單身去銀行取款。
5、會計室內注意來往人員，陌生人不準進入財會室，非財會人員不準接觸保險柜。
6、會計室內不準吸煙或帶入其它火種，注意做好防火安全。
6、學校會計管理制度
現金管理制度受理貨幣流通的重要措施，加強對現金管理，也受好用好教育經費的一個重要環節。為切實加強管理，特制定本制度。
一、在下列范圍內使用現金：支付教職工個人工資、津貼、福利費、退休金等；支付各種撫恤金、喪葬補助費等；個人的勞務報酬；出差人員差旅費；本市單位之間在轉帳限額以下的小額支付等。
二、庫存現金在銀行核定的數字以內，一般不超過三天零星開支所需的現金。不得以條抵庫。
三、將收入的現金及時送存銀行，支用現金時從銀行支取，不得坐支現金。
四、建立健全現金帳目，逐筆記載現金收支，做到日清月結，帳款相符。
五、堅持杜絕用轉帳憑證套換現金，利用帳戶替其他單位和個人套取現金，將單位的現金，按個人儲蓄方式存入銀行等各種違法行為。
六、采取必要措施，確保安全。