如何做好企業檔案管理

　　導語：檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

　　如何做好企業檔案管理

　　一、檔案管理的法律意識

　　檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。在社會主義法制建設的前提之下如何做好檔案管理工作有以下方面

　　1、提高社會的檔案意識，積極的宣傳有關檔案法規

　　檔案管理做得有法可依并可以提高全社會對檔案和檔案工作的認識,提高檔案工作的社會地位。近幾年來,通過廣播、報刊、考試答卷、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了全社會的檔案意識，喚起了人們對檔案事業的重視，從而使人們能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作，這為實現依法治檔,提高管理水平,創造了良好的思想基礎，也為

　　2、依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺

　　檔案對于社會宣傳、法制建設具有重大的作用，所以必須管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，才能使檔案工作走上法制化的軌道，才能更有效地進行檔案的保護和利用，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現代化，從而推進社會法制化進程。

　　二、檔案管理的意義

　　檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。

　　工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的`障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

　　三、先進技術在檔案管理工作中應用

　　隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。

　　以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。

　　檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。

　　造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;

　　二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。

　　三是，領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。

　　在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人

　　員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　四、加強企業檔案管理

　　企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;在任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

　　在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。

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