如何做好檔案管理工作的創新

　　檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

　　如何做好檔案管理工作的創新

　　1.思想意識上的創新

　　檔案管理人員，只有敢于創新。勇于探索，善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，才能突破前人，超越自己，才能永葆檔案工作的生機與活力，不斷提高服務水平，切實做好檔案工作。

　　1.1檔案人員應當重視觀念更新

　　檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，讓檔案工作創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

　　檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作;另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

　　1.2檔案人員要有過硬的業務技能

　　檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。計算機的應用和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求。因此，檔案人員首先要適應新形勢，善于提出新方法、新思路，解決新問題，在檔案業務上有所創新.有所突破。

　　其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟。而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

　　1.3檔案人員應當拓寬視野、豐富知識

　　檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，運用檔案新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

　　2.創新――檔案工作才有活力

　　2.1做好檔案工作要有創新意識

　　沒有創新，人類就不會進步;沒有創新，社會就不可能發展，檔案工作也是如此。只有不斷地創新，檔案工作才有活力。21世紀的今天，面對檔案資源信息化，信息資源網絡化的時代要求，檔案工作更需要創新。過去在計劃經濟體制下，形成了固定思維，工作只注重踏踏實實，按部就班，不同程度的影響著檔案工作的改革與發展，特別是個別檔案干部習慣于照既定框框辦事，過于強調繼承，忽略了開拓與創新，導致工作上死死板板無生機，檔案工作的局面打不開，究其原因，就是檔案工作缺乏創新，因此，要做好檔案工作，必須有創新的理念。

　　2.2不斷的創新才能推動檔案工作不斷向高層次邁進

　　在改革開放中，檔案執法宣傳、檔案升級認證、村民建檔、民營經濟建檔、檔案現代化管理、檔案資源共享等等，這地有效探索，與時代相呼應，為檔案事業發展產生了巨大促進作用。隨著電子技術的發展，新型檔案載體的廣泛應用，給檔案的整理、保管和利用方式都帶來了新的變化，這就要求檔案人員在工作中，不斷創新，與時俱進，才能推動檔案工作向更高層次邁進。

　　2.3市場經濟為檔案工作創新創造了廣闊空間

　　隨著市場經濟的不斷發展和社會各項事業的不斷進步，為我們今天的檔案工作拓展了創新的空間，提供了創新的舞臺。譬如：我國社會主義市場經濟體制的建立和完善，政府職能以及行政管理模式的改變，特別是市場經濟中多種經濟成分并存的體制，對檔案工作來講，涉及的問題會越來越多，工作任務會越來越重，如何在這塊新天地中寫就檔案工作創新的華彩篇章，是整個檔案部門都應考慮和實踐的大問題。

　　另外，電子技術的發展，使檔案載體多種多樣，如何做好新領域和新載體檔案的管理工作，迫切需要廣大檔案工作者既在思想上高度重視，又在行動上主動探索，更要在工作上積極創新，才能使檔案工作跟上形式的發展，檔案工作才有生機、有活力。

　　3.創新――檔案工作才能發展

　　3.1在思路上創新

　　檔案事業的發展關系到社會方方面面，如何開展檔案工作，使全社會都能關心檔案事業，重視檔案工作，就要以創新求思路，通過科技創新出思路，出對策，出成果，通過思路上的創新開拓視野，形成新的科學認識。對于有創新的思路，要敢于在實踐中試驗，要提高加強檔案工作的辦法、意見和規定，使檔案工作整體水平不斷提高。

　　3.2在工作上創新

　　檔案部門要圍繞檔案的收集、整理、安全保管和提供利用等方面的工作，大膽創新，創造性的開展工作。特別是在檔案的收集和提供利用方面，應突破舊框框，打破過去你進我收的常規，努力征集具有地方特色的、有較高利用價值的檔案進館，形成各檔案館都有自己的館藏特點和“鎮館之寶”。在提供利用中要根據本地區經濟與社會發展的情況，提供服務，使檔案成為領導決策的參考。

　　3.3在機制上創新

　　檔案工作要創新，必須以高效的工作機制為保證。各級檔案部門應努力創新機制，防止和克服工作的隨意性和盲目性，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。要形成對檔案工作進行科學分析和創新研究的工作機制，以指導和規范檔案工作。要完善崗位責任規范，嚴明崗位職責和紀律，實行競聘上崗，末位落聘，工資與崗位職責掛鉤的競爭機制，真正形成一套職責明確、程序嚴謹、工作有力、運轉靈活的管理機制，為檔案工作的發展提供堅實的保證。

　　4.提高創新能力是檔案干部的歷史責任

　　檔案工作創新離不開檔案干部的創新思維。提高檔案干部的創新能力，是新形勢、新任務的客觀要求，也是時代賦予的歷史責任。今天的國際競爭，實際上就是具有創新能力的高素質人才的競爭。

　　科學技術飛速發展，高新知識快速增加，處在這樣的時代，不創新就沒有出路。檔案工作要發展，檔案人員就必須不斷提高創新能力，研究探索檔案工作的新理論、新技能和新的管理模式，以適應新形勢和新任務。檔案人員提高創新能力，一是要掌握正確的方法。掌握新理論，樹立新觀念，學習新知識，運用新手段。以“三個代表”重要思想為指導，敢于打破常規，與時俱進。二是積極投身創新實踐。

　　檔案干部應在實踐中鍛煉和提高創新能力，在實際工作中發現新問題，探索新規律，形成新認識，找到新答案。從而把檔案工作推向新境界。要堅持正確的方向和科學的態度，挖掘自己的創新潛能，發揮自己的創新能力，圍繞檔案事業的發展，做好檔案工作，提高創新能力。

　　傳統的檔案服務方式主要是限于室內閱覽，這種簡單的服務方式已經陳舊。檔案服務工作應當融入社會經濟發展中，融入到檔案的收集，整理，保管，檢索，利用整個業務工作中。通過舉辦展覽，編輯，出版檔案資料等多種方式，充分發揮檔案應有的作用。

　　5.結束語

　　檔案工作者無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，努力做到人無我有，人有我優，人有我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案工作的持續快速發展。

　　拓展閱讀：檔案管理條例

　　一、局檔案工作機構

　　成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關人員組成。

　　局的檔案工作機構為現行局的綜合檔案室，檔案室對局機關檔案實行綜合管理。其日常工作由辦公室領導，業務上受國家省、幣檔案局監督和指導。

　　二、綜合檔案室的職責

　　1．按照上級關于檔案工作的規定，組織具體實施工作。

　　2．擬訂局檔案工作計劃和工作制度。

　　3.負責組織每年文書立卷、歸檔工作。

　　4．統一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研工作。

　　5．按規定向幣檔案館移交應進館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

　　6．負責收集與局業務有關的資料。

　　7．辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

　　8．協同有關處室對基層單位的檔案工作進行業務和督促檢查。

　　三、檔案綜合管理范圍

　　凡屬局各處、室和黨、政、工、團組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業務檔案由各業務處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

　　四、文件材料歸檔

　　1．本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業性文件），必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

　　2.歸檔的基本要求

　　(1)歸檔的文件材料必須準確地反映局工作活動的真實歷史面貌；

　　(2）歸檔的文件材料必須進行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

　　3歸檔時間

　　(1)黨、政、工、團的文書立卷和各業務處室的業務檔案，應于翌年第二季度歸檔完畢。

　　(2)基建文件材料歸檔應與該基建工程建設同步進行，工程竣工驗收后三個月內向檔案室移交。

　　(3）設備文件材料應于設備開箱時驗收登記，設備安裝調試或投入使用三個月后向檔案室移交。

　　(4）會計檔案由財政部門整理立卷后，按20xx年7月1日實施的《會計法》規定，在對務部門保管一年后移交綜合檔案室

　　(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

　　(6）聲像檔案自形成一個月內向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時間、地點、入物（職務）、內容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應有解說詞〕。

　　4．歸檔份數，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數。

　　五、檔案的管理

　　1.局的全部檔案為一個全宗，全宗內有檔案，按門類進行分類，根據同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。

　　2．建立和健全檔案工作各項制度，把檔案工作列入機關工仁和業務活動計劃，把基建工作列入有關部門和人員的職責范圍和崗位責任制。

　　六、加強檔案室的保護工作

　　改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進行檢查，發現問題向領導匯報，及時采取措施，保護檔案的安全。

　　1．根據國家和同級檔案行政管理機關的規定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據。

　　2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關業務處室組成鑒定小組，負責提出鑒定意見。

　　3，銷毀失去保存價值的檔案，必須登記造冊，經局分管領導批準，指定兩人監督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。

　　4．檔案的移交按國家有關規定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續。

　　七、建立檔案統計工作制度

　　檔案收集、移出都應登記入冊，并按上級要求，報送檔案工作情況統計表。

　　八、歸檔的利用。

　　積極配合機關工作中心任務，及時做好檔案的利用，并根據使用的需要，編制檢索工具和參考資料。

　　檔案管理方案

　　一、指導思想

　　檔案管理工作是檔案提供利用的前提，檔案經過整理，可以檢驗收集工作的質量，便于檔案的鑒定、保管、統計和檢索，促進檔案工作各環節的良性運動。為了方便公司的檔案材料統一、集中、有序保存，加強公司檔案管理工作，有效地保護，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，同時促進各部門的協調和各項工作的順利開展，為加大檔案規范化管理力度，更有效地積累、保護和利用我公司檔案資源，更好地為公司生產銷售等發展服務，現按照安徽省檔案管理標準的要求，結合我公司的工作實際，特制訂實施方案如下：

　　1、成立檔案整理工作領導小組，制定檔案的分類方案，保管期限表和歸檔范圍。

　　2、對單位的文件材料做認真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。

　　3、按照不同類別及其相互關系，進行合理的排列歸類。

　　4、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作，有序地為檔案的提供利用工作服務。

　　二、檔案的保存

　　1、保存地點：辦公室檔案柜

　　2、保存內容：包括過去和現在的公司各部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術資料、協議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　3、保存的具體方法見XX有限公司檔案管理制度規定。

　　三、實施步驟

　　(一)準備階段(20XX年11月-20XX年12月)

　　1、考察學習，借鑒經驗。由公司分管檔案工作的領導指導，辦公室相關人員參加，協同檔案管理員建立檔案室。同時檔案管理員自身加強對檔案管理的學習，逐步落實具體計劃實施方案。

　　2、嚴格執行和完善安徽****科技有限公司制度。根據國家檔案局，結合我局實際，在深入調查的基礎依據《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案管理條例》的有關規定上，完善公司文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據和標準檔案管理實施方案檔案管理實施方案。

　　3、成立檔案管理領導小組。為確保公司檔案目標管理達到標準化、規范化，成立檔案部組長，公司相關成員、公司各部(單位)主要負責人及相關責任成員的檔案管理達標工作領導小組，組織實施我公司檔案管理實施工作。領導小組主要負責全公司人員的統一協調、項目論證、任務安排、經費使用監督和協商聯系等檔案管理工作。

　　4、召開檔案組成立大會。召開由相關責任領導、中層以上干部和責任人組成成員參加的檔案檔案工作動員會，安排介紹公司檔案管理工作的規定及實施方案。同時，組織相關人員學習《檔案法》及相關檔案業務知識。

　　(二)實施計劃(20XX年1月-20XX年2月)

　　1、收集整理各門類檔案資料。

　　(1)文書文件材料的收集整理

　　按照歸檔范圍對20XX至20XX文書文件材料進行收集整理，對已經歸檔整理的文書案卷，按照標準進行全面系統檢查整改，進一步規范。

　　(2)生產檔案

　　自生產投產以來文件、資料和圖紙，和其它相關圖紙等進行重新裝盒、編號整理。

　　(3)會計檔案收集齊全，進一步規范。

　　(4)聲像、圖片文件材料的收集整理

　　對我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、工作成果包括生產成果、專利申請、工程管理、科研培訓、專家(政務要員)考察來訪等類型的聲像、圖片資料進行收集和規范整理。

　　(5)電子文檔文件材料的收集

　　對一部分整理不規范，散存在科室單位和個人手中的電子文檔等進行收集和保護，規范整理。

　　(6)實物材料的整理

　　對我公司獲得的獎證、獎牌、獎杯、獎品等具有保存價值的實物進行收集，分類存放檔案室。

　　2、制定和完善檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》等有關文件規定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統計和利用等檔案規章制度。同時結合本公司工作實際，制定相關門類資料的管理辦法，如會計檔案、電子文本及圖片等，進一步規范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

　　3、做好檔案信息編研工作檔案管理實施方案百科

　　編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字匯編，整理專題匯集、發文匯集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　4、完善基礎設施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護結構要求進行檢查維護。二是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室(榮譽室)和檔案人員辦公室，做到“三分開”;配齊檔案柜、防磁柜、空調、抽濕機、裝訂機、刻錄機、電腦、吸塵器、溫濕度計、防光窗簾等設備設施，達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

　　檔案管理企業論文

　　一、企業人事檔案管理中存在的問題

　　（一）檔案管理操作程序不規范，交接不嚴密

　　我國企業人事檔案管理大多是非專業人員，缺乏培訓，他們對管理的程序不熟悉，對制度不了解，導致該收集歸檔的沒檔，該簽字的不簽字，該檢查的沒檢查，交接工作前后脫節，檔案中存在的問題責任不清。再加上人事檔案管理是不透明不公開的，建檔對象沒有知情權，即使有的關健時間填錯了，名字寫錯了，自己卻不知道，檔案出現問題也無法維護自己的權益。

　　（二）硬件設施解決落實差

　　由于人事檔案管理不重視，我國企業在設備上采取“因陋就簡”的原則，人事檔案就放于辦公室保存在木柜里，防火、防盜、防潮的硬件設施較低。有的單位“因地制宜”把檔案室設在最低層或最高層，最低層檔案容易受潮，而最高層溫度太高，都不適宜放置檔案。

　　二、企業人事檔案管理對策

　　（一）提高管理人員素質，規范管理程序

　　盡管檔案室是存放的倉庫，但檔案管理人員并不是倉庫管理員，檔案管理是一項政策性和業務性較強的工作，它集保密與服務于一體，因此，應注意加強人事檔案的工作隊伍建設，選擇政治可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事人事檔案工作。提高他們的素質，對他們進行專業化的崗前培訓，強化他們的職業道德與職業技能。同時，企業要加強軟硬件設施的建設，建立檔案管理的信息儲存和檢索系統，規范管理程序，保證人事檔案材料的及時、準確歸檔。

　　（二）加快信息化進程，完善管理方法

　　利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存和檢索，實現網絡化管理。通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，檔案管理人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。在建立人事檔案數據庫的同時，對相關人員設定使用權限，實現檔案管理的公開化、透明化，在一定程度上實現資源共享，提高檔案管理的利用率與時效性。

　　（三）擴大資料收集范圍

　　收集材料是人事檔案工作的基礎，針對新時期我國企業對人事檔案的需求擴大資料收集的范圍，做到人事檔案不僅要反應個人的學歷、思想，還要能夠反應其職業技能、業務能力、工作成績、職業道德以及個人的優缺點，為企業選聘、考核員工提供全面、有效的參考。

　　（四）加強檔案硬件設施建設

　　人事檔案管理部門應向領導提出困難和要求，爭取領導支持，配置專用的鐵質檔案柜，做到辦公室和檔案分開，辦公室設置鋼門、鋼窗，配備先進的計算機管理設備。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，它為企業人事工作的決策提供了積極的線索和科學的依據，企業要沖破原有的思路和模式，實現人事檔案管理價值的最大化。

　　檔案管理制度

　　1、產生目的

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　3、正文

　　3.1文件資料的收集

　　3.1.1收集范圍

　　凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

　　3.1.1.1上級來文

　　(1)上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件;

　　(2)上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　(1)會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等;

　　(2)公司發布(包括轉發)的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　(3)公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件;

　　(4)公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告;

　　(5)反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料;

　　(6)公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料;

　　(7)公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

　　(8)公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料;

　　(9)公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料;

　　(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料;

　　(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;

　　(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;

　　(14)公司干部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;

　　(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;

　　(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;

　　(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

　　(18)公司簽訂的各種合同、協議等材料;

　　(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(20)各種普查工作中形成的文件材料。

　　3.1.2收集中應注意的問題

　　3.1.2.1公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。

　　3.1.2.2正文和附件要同時收集。

　　3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。

　　3.1.2.4作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。

　　3.1.2.5有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。

　　3.1.2.6有請示無批復的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應注明情況，并加蓋公章。

　　3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。

　　3.1.2.8經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　3.2.2文件材料的分類

　　應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯系中采取相應的措施進行分門別類。

　　3.2.3立卷分工

　　3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷;

　　3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;

　　3.2.3.3上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷;非專業性文件，由辦公室立卷。

　　3.2.4歸檔

　　3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。

　　3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。

　　3.2.4.3不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　3.4.6底圖一般不予外借。

　　3.5檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。

　　3.6檔案統計

　　3.6.1銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。

　　3.6.2要及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。

　　3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。

　　3.6.4統計數字要準確真實。

　　3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。

　　3.7檔案保密

　　3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　3.7.2不得傳播、議論有關機密問題。

　　3.7.3檔案資料不準帶到公共場所。

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