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檔案管理辦法

時間：2024-04-12 12:42:47 管理我要投稿

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檔案管理辦法

檔案管理辦法1

　　檔案管理是一項至關重要的工作，它涉及到各個行業、各個部門、各個領域。良好的檔案管理能夠為企業和個人提供有力的支持，提高工作效率，降低成本，保障信息安全和隱私。在這篇文章中，我們將探討檔案管理怎么做，旨在為希望優化檔案管理的組織和個人提供一些有用的建議。

　　1、了解檔案管理的基本原則

　　檔案管理主要涉及到文件、記錄、數據和其他重要信息的收集、分類、保護、保存和摧毀。因此，檔案管理需要考慮各個方面的因素，例如安全、易用性、可訪問性和持久性等因素。了解這些基本原則并將它們運用到檔案管理的實踐中，有助于確保檔案的可靠性和完整性。

　　2、建立檔案管理制度

　　為了確保檔案的安全和可管理性，建立一個檔案管理制度是非常必要的。制度需要包含檔案管理的各個環節，例如文件的創建、存儲、保護、取用和摧毀等。制度需要詳細描述各項任務的職責和操作步驟，并確保每個人都能夠遵守制度。這可以通過培訓員工、發放操作手冊和組織模擬演練等方式來實現。

　　3、建立檔案分類和索引系統

　　好的檔案分類和索引系統能夠大大提高檔案管理的效率。分類系統需要根據文件屬性、內容、格式和重要程度等因素來設計，索引系統需要根據文件的各個關鍵點，例如主題、日期和作者等來設計。建立分類和索引系統需要根據實際情況進行調整和完善，確保檔案管理的準確性和時效性。

　　4、選擇合適的檔案存儲媒介

　　檔案的存儲媒介可以選擇紙質檔案或電子檔案或混合兩者。紙質檔案可以提供高度的可靠性和可讀性，但需要大量的存儲空間和物理保護。電子檔案可以提供高度的.易用性和可訪問性，但需要保證信息安全和備份的可靠性。根據實際需求和預算，選擇最合適的檔案存儲媒介是非常重要的。

　　5、確保檔案的備份和恢復

　　檔案管理需要考慮備份和恢復的問題，以確保檔案的可持續性和完整性。備份需要定期進行，包括紙質檔案的掃描備份和電子檔案的云端備份。恢復需要有可靠的流程和技術支持，以確保在檔案發生意外損失時能夠及時恢復數據。

　　6、實現檔案數字化和數據分析

　　隨著科技的不斷進步，檔案數字化和數據分析的需求越來越高。數字化可以改善檔案管理的可訪問性和可用性，以及提高信息共享和協同。數據分析可以幫助在大量檔案數據中快速發現問題和機會，支持各種決策和業務需求。實現檔案數字化和數據分析需要根據實際需求選擇最合適的技術和工具，并確保數據的安全和隱私。

　　總之，檔案管理是一項非常重要的工作。通過建立檔案管理制度、建立檔案分類和索引系統、選擇合適的檔案存儲媒介、實現檔案數字化和數據分析等措施，可以提高檔案管理的效率和可靠性，保護個人和企業的信息安全和隱私。該如何做好檔案管理，需要根據實際情況進行選擇和實踐。

檔案管理辦法2

　　1、設計合理的檔案分類和目錄

　　建立檔案管理的第一步是設計合理的檔案分類和目錄。分類主要包括文件類型、文件保管期限、文件重要性等因素，可以將檔案分為常規文件、機密文件、重要文件等。而目錄則主要負責規范化文件的命名，以便更好地進行管理和查閱。建立一個完整的分類和目錄體系可以讓文件的管理和查閱變得更加方便。

　　2、對檔案進行編碼管理

　　對檔案進行編碼管理是另一項非常重要的工作。編碼可以讓每個文件都有唯一的標識符，并且可以輕松跟蹤每個文件的狀態。例如，借閱、歸還、銷毀等。編碼應該包括檔案的類型、存儲位置、檔案編號等信息。

　　3、建立完整的檔案管理流程

　　建立檔案管理的第三步是建立一個完整的檔案管理流程。從文件的歸檔、借閱到銷毀，每個環節都應該有清晰的規定和流程。例如，需要填寫什么樣的申請表和證明文件來借閱檔案，而審批流程和責任分工都應該在檔案管理流程中列出。

　　4、制定檔案操作的規定

　　制定檔案操作的規定是關鍵性工作之一。制定這些規定主要為了確保所有的工作人員都能夠遵守標準化的操作流程，這樣可以避免錯誤和減少操作疏漏的`發生。操作規定主要包括檔案借閱的流程、檔案查閱的流程、檔案銷毀的流程等。

　　5、提供檔案管理培訓和技術支持

　　最后，建議提供檔案管理培訓和技術支持。檔案管理需要具備一定的專業知識和技能，這些技能可以通過培訓來提高。另外，技術支持可以包括技術工具的使用、數據的備份和恢復、防火墻的設置等等方面。

　　總之，檔案管理是一項非常重要的工作，它可以幫助機構和企業順利開展日常工作，保證企業的合法性。以上推薦項將有助于建立極其有效的檔案管理系統。

檔案管理辦法3

　　第一章總則

　　第一條為了加強對檔案中介服務機構的管理，規范檔案中介服務，促進檔案事業健康發展，根據《云南省檔案條例》《昆明市檔案條例》等規定，結合本市實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)，是指依法運用專業知識和技能，向委托人提供檔案整理、鑒定、保護、寄存、數字化以及業務咨詢等服務的機構。

　　第三條本市行政區域內，從事與檔案中介服務有關活動的單位和個人應當遵守本辦法。

　　第四條市檔案行政主管部門依法對檔案中介服務活動進行指導和監督，并公布中介機構備案情況。

　　縣(市、區)檔案行政主管部門負責對本行政區域內的中介機構進行備案和管理，并將備案情況上報市檔案行政主管部門。

　　第五條鼓勵中介機構依法組建行業協會，加強自我約束，引導行業規范發展。

　　第二章備案管理

　　第六條在本市從事檔案中介服務的機構，應當自取得企業登記機關頒發的營業執照之日起30日內，向所在地的縣(市、區)檔案行政主管部門備案。

　　第七條申請備案的中介機構應當符合以下條件：

　　(一)持有企業登記機關核發的有效營業執照，且經營范圍包含其所從事檔案服務的相關業務;

　　(二)相關從業人員應當具備相應的專業知識，經培訓并由省檔案行政主管部門考核合格;

　　(三)至少有一名檔案專業中級及以上職稱的專業技術人員;

　　(四)法律、法規和規章規定的其他條件。

　　第八條中介機構申請備案時應當提供以下材料：

　　(一)《昆明市檔案中介服務機構備案登記表》;

　　(二)營業執照復印件;

　　(三)企業法定代表人身份證復印件;

　　(四)與從業人員簽訂的保密協議，從業人員學歷證明或者省檔案行政主管部門、省國家保密行政管理部門頒發的相關資格證明。

　　第九條從事檔案數字化服務的中介機構申請備案時，除提供第七條規定的材料外，應當同時提供《云南省檔案數字化服務機構備案證書》。

　　第十條提供檔案寄存服務的中介機構，庫房建設應當參照國家檔案館建設規范標準執行。申請備案時除提供第七條規定的材料外，應當同時提供以下材料：

　　(一)檔案庫房房產證明或者租賃合同;

　　(二)檔案庫房及業務用房建筑平面圖、檔案庫房樓板荷載設計或者檢測資料;

　　(三)公安機關消防機構出具的檔案庫房所在樓宇或者場所的消防驗收合格意見書;

　　(四)安保、消防、監控等設備設施情況以及檔案庫房周邊情況(位置圖);

　　(五)檔案庫房專用設施、設備名稱以及數量情況表;

　　(六)寄存、保管檔案管理規章制度。

　　第十一條縣(市、區)檔案行政主管部門應當在受理備案申請后15個工作日內，對符合備案條件的申請人核發《昆明市檔案中介服務機構備案證書》;對不符合備案條件的申請人書面告知。

　　《昆明市檔案中介服務機構備案證書》有效期為三年，持證的中介機構可以在本市行政區域內開展服務。

　　第十二條中介機構應當在《昆明市檔案中介服務機構備案證書》有效期屆滿前30個工作日內，向縣(市、區)檔案行政主管部門提出備案復核申請。

　　復核合格的，縣(市、區)檔案行政主管部門向復核申請人換發《昆明市檔案中介服務機構備案證書》;復核不合格的，應當書面告知原因，并提出限期整改的'建議和要求;整改后仍不合格的，不予備案。

　　第十三條中介機構發生名稱、住所、法定代表人等重大事項變更的，應當在企業登記機關辦理登記變更手續后15個工作日內，辦理備案變更手續。

　　第十四條中介機構的營業執照被注銷、吊銷或者備案證書超過有效期限未通過復核的，其取得的《昆明市檔案中介服務機構備案證書》自然失效。

　　第三章監督與服務

　　第十五條市檔案行政主管部門負責匯總縣(市、區)檔案行政主管部門上報的中介機構備案、變更情況，并在市檔案行政主管部門網站及時公布。

　　第十六條市檔案行政主管部門每年從以下方面對中介機構進行綜合評價：

　　(一)委托人意見反饋(包括履行合同情況、服務質量、數量、時限，是否出現失泄密情況等);

　　(二)從業人員基本情況;

　　(三)業務記錄臺帳(包括委托人名稱、服務類型、業務量等)。

　　評價結果在市檔案行政主管部門網站和市場主體信用信息服務監管平臺進行公布。

　　第十七條市、縣(市、區)檔案行政主管部門應當為中介機構及其從業人員提供業務咨詢和技術指導。

　　第十八條檔案行政主管部門應當加強對中介機構的監督檢查，對違反檔案法律法規的行為及舉報、投訴，應當及時調查核實，并依法處理。

　　檔案行政主管部門及其工作人員在監督檢查過程中，不得妨礙中介機構正常的經營活動。

　　第十九條有檔案服務需求的國家機關、國有企(事)業單位，應當選擇取得《昆明市檔案中介服務機構備案證書》的中介機構為其提供服務。

　　第二十條中介機構應當遵守法律、法規、規章及檔案業務規范和技術標準的有關規定，按照核準的業務范圍從事經營活動，并接受檔案行政主管部門的指導、監督和管理。

　　第二十一條中介機構及其從業人員應當維護和保障委托人的權益，不得以任何方式泄露檔案信息。

　　第二十二條中介機構應當在其經營場所的明顯位置，公示《昆明市檔案中介服務機構備案證書》、服務內容、服務規范、收費項目、收費標準、監督投訴電話等事項。

　　第二十三條檔案整理、鑒定、保護、數字化等服務活動，應當在委托人單位或者本地綜合檔案館，符合安全保密要求且相對獨立的區域內開展;開展數字化服務的，應當同時遵守《云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法》的相關規定。

　　第二十四條中介機構不得寄存應當移交國家各級各類檔案館的檔案。

　　第二十五條中介機構從業人員應當參加檔案及相關行政管理部門組織的專業知識培訓，及時更新業務知識。

　　第四章法律責任

　　第二十六條檔案行政主管部門及其工作人員在檔案中介服務活動管理過程中，濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊的，依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第二十七條未按規定辦理備案的，由檔案行政主管部門責令限期改正;逾期不改正的，處以1萬元以上5萬元以下罰款。

　　第二十八條中介機構寄存應當移交國家各級各類檔案館檔案的，由檔案行政主管部門責令改正，處以1萬元以上5萬元以下罰款。

　　第二十九條中介機構有下列行為之一的，由檔案行政主管部門責令限期改正;逾期不改正的，注銷備案證書：

　　(一)提交虛假信息騙取《昆明市檔案中介服務機構備案證書》;

　　(二)未及時辦理變更登記;

　　(三)發生檔案安全事故;

　　(四)有效投訴2次及以上;

　　(五)妨礙、拒絕檔案行政主管部門監督檢查;

　　(六)從事檔案服務過程中存在其他違法、違規行為。

　　第五章附則

　　第三十條本辦法所稱整理，是指按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　本辦法所稱鑒定，是指判定檔案真偽和價值的過程。

　　本辦法所稱保護，是指防止檔案受損，延緩檔案褪變和搶救，修復受損檔案的活動。

　　本辦法所稱寄存，是指檔案所有者在保持其法定所有權的情況下，將檔案存放在檔案中介服務機構的行為。

　　本辦法所稱數字化，是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。

　　第三十一條本辦法自20xx年2月1日起施行。

檔案管理辦法4

　　第一章總則

　　第一條為加強和規范公司檔案工作，促進檔案工作服務于公司生產經營、經營活動及管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》《企業檔案管理辦法》《企業檔案工作規范》《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》《檔案管理違法違紀行為處分規定》《廣東省檔案違法行為處罰辦法》，結合公司實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的檔案，是指公司在生產經營和管理活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第二章檔案工作組織及管理職責

　　行政部為公司檔案歸口管理部門，行政部設立檔案室，負責公司檔案的集中統一管理。

　　行政部負責人或部門副職人員為檔案管理工作的負責人；各職能部門負責人或部門副職人員為本部門檔案工作的負責人；各項目單位負責人或項目單位副職人員為本單位檔案工作的負責人。

　　公司檔案室配備與生產、經營和管理相適應的專職檔案人員，各職能部門、各項目配備1名或2名專兼職檔案人員，并保持檔案人員相對穩定。

　　檔案人員應當忠于職守，遵紀守法，認真履行檔案工作管理職責，具備相應的檔案專業知識和業務能力；非檔案專業的專職人員應當參加檔案專業知識培訓，獲取檔案管理上崗證。

　　公司建立以檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案工作體系。

　　（一）公司應當將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，保障檔案工作有序開展。

　　（二）公司應當依據國家有關檔案工作法律法規和方針政策開展檔案工作，建立健全檔案工作規章制度，確保檔案的完整、準確、系統、安全。公司應當制定包括但不限于如下制度：

　　1.制定公司檔案管理辦法，檔案管理辦法是公司檔案工作的基本要求，也是公司檔案工作管理方面的綱領性制度。其主要內容應包括：檔案工作組織體系和職責、檔案工作要求及管理，資產與產權變動檔案的處置原則、檔案追責等。

　　2.制定檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害，應制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。預案對象包括檔案實體和檔案信息化管理軟件。

　　3.制定檔案業務管理制度，內容應包括文件材料歸檔要求、檔案保管、檔案保密、檔案統計、檔案利用、檔案鑒定銷毀等。

　　4.制定檔案分類方案，應明確分類依據、類別標識、類目范圍。

　　5.制定各類業務規范的文件歸檔整理實施細則，應明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法等。

　　（三）公司應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。

　　（四）公司資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，應依照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（檔發字〔1998〕6號）的要求進行。

　　（五）公司應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵，對違反有關辦法造成檔案損失的相關人員給予處分。

　　（六）公司應根據檔案人員專業、知識技能情況，安排檔案人員到公司總部接受檔案業務規范培訓。

　　（一）統籌規劃公司檔案工作，制定公司各項檔案規章制度，維護公司檔案的齊全、完整、系統和安全；

　　（二）負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

　　（三）監督、指導、檢查公司系統內各部門的檔案工作；

　　（四）依照相關規定向有關檔案館或單位移交檔案（如有此類檔案）；

　　（五）審核年度檔案工作計劃、總結，監督、檢查檔案工作任務落實情況，負責檔案工作責任制的考評工作；

　　（六）召開檔案工作會議，研討檔案工作中存在的問題和解決方案；

　　（七）審核檔案工作規劃、規章制度，審核公司內部重要檔案利用和外單位檔案利用；

　　（八）組織協調公司系統內各職能部門檔案工作的關系。

　　（一）各職能部門和項目單位檔案工作負責人應掌握公司檔案規章制度，對本公司歸檔文件的完整和系統負責；

　　（二）各職能部門和項目單位按照“誰形成，誰歸檔”的原則負責本公司文件材料的收集、整理和歸檔；

　　（三）將檔案工作列入本公司日常工作管理，做到檔案工作與本公司其他工作布置、檢查、總結“三同時”；

　　（四）對本公司兼職檔案人員、業務人員的檔案工作落實情況進行考核。

　　（一）熱愛檔案事業，忠于職守，刻苦鉆研業務，掌握檔案專業知識，不斷提高檔案工作的科學管理水平；

　　（二）負責制定公司檔案工作規劃和年度檔案工作計劃、撰寫檔案工作總結；

　　（三）根據國家和省檔案局頒布實施的檔案工作法規和制度，并結合公司檔案工作實際情況，草擬和修訂各項檔案工作制度和規范；

　　（四）組織規劃和實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　　（五）負責公司各種門類、各種載體檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、編研、統計等工作；

　　（六）負責組織公司系統內各部門專兼職檔案管理人員的業務交流和培訓；

　　（八）負責與上級檔案行政管理部門進行工作溝通和聯系，自覺接受上級檔案行政管理部門的監督和指導，積極參加有關檔案工作的學習和交流；

　　（九）負責承辦上級交辦的'其他與檔案業務相關的工作任務。

　　（一）嚴格貫徹執行檔案工作的法規辦法、業務標準及公司檔案工作的各項規章制度，掌握檔案工作基本知識和工作流程，不斷提高業務水平；

　　（二）熟悉本部門文件材料的形成情況，指導督促本部門有關人員做好文件材料的收集、積累和整理工作；

　　（三）負責本部門文件材料的整理、歸檔、保管等工作。根據歸檔時間及時完成本部門檔案資料歸檔，并保證歸檔文件材料的完整、準確、系統，對應歸檔電子文件確保具備真實性、可靠性、完整性和可用性；

　　（四）及時向本部門檔案工作負責人匯報工作，積極提出改進檔案工作的意見和建議；

　　（五）加強與公司檔案室的聯系，主動接受檔案室的業務指導和監督檢查，積極參加檔案業務培訓。

　　第三章檔案工作要求及管理

　　第十二條文件形成部門應定期將應歸檔的文件材料移交檔案管理部門集中管理，任何職能部門或員工不得將應歸檔文件據為己有或做出其他不利于歸檔工作的行為。

　　第十三條公司的檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。

　　第十四條公司應當設置符合安全保管條件的檔案庫房，配備符合要求的檔案設施設備，有計劃對重要檔案實行異地異質備份，確保檔案安全。

　　文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體或記錄方式。

　　各部門應當按照本公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行檔案收集。

　　歸檔的文件材料原則上應當為原件；歸檔文件材料的載體和字跡應當符合耐久性要求；符合國家有關規定的電子文件可以僅以電子形式歸檔，并應使用耐久性好的載體進行備份，宜一式三套。具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件宜轉換為紙質文件備份歸檔。

　　管理類檔案、電子檔案一般以件為單位進行整理，工程檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理，其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。

　　整理歸檔工作要嚴格按照公司檔案分類方案、檔案業務歸檔與整理實施細則的要求執行。

　　公司各部門按歸檔時間將已整理的紙質文件材料向檔案部門移交歸檔時，應提供內容相一致的電子文檔，并編制《文件移交清單》，一并移交給檔案部門。

　　公司應當根據不同載體確定的保管要求進行檔案保管。檔案保管應當確保實體安全和信息安全。

　　公司應當切實加強重大案件和資產處置項目檔案的管理，加強知識產權檔案和涉及國家秘密、商業秘密檔案的管理。涉密檔案的管理嚴格按照國家保密辦法執行。

　　公司應當定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定。對仍需繼續保存的檔案應當重新劃定保管期限，對確無保存價值的檔案應當按規定予以銷毀。

　　公司應當嚴格按照檔案利用有關規定，根據檔案的密級和內容，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。檔案管理部門及檔案人員應當積極做好檔案的提供利用工作，利用者利用檔案時應當履行借閱手續。提供利用檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　檔案管理部門要積極主動地進行檔案的編研開發工作，為公司提供及時、有效的服務。

　　公司應當建立完備的統計臺賬，對檔案工作情況進行定期統計，應當做好年度本單位檔案統計工作，及時向集團上報檔案年度統計報表等。

　　公司應當加強檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入公司信息化總體規劃，不斷提高檔案信息化水平。

　　公司建立檔案信息化管理系統，按公司發展需要實現檔案管理系統與公司各信息系統銜接。

　　公司發生兼并、重組、改制、上市、破產等資產與產權變動時，應當按《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》和《廣東省國有企業資產與產權變動檔案處置工作規程》等制定檔案處置方案，妥善做好檔案處置工作，嚴防檔案流失與損毀，并按如下要求做好檔案管理：

　　（一）撤并企業，應將檔案向指定的接收單位移交或交由其代管；

　　（二）撤并企業的業務分別劃歸幾個接收單位的，其檔案不得分散，可由上級公司指定其中一個公司代管；

　　（三）一個企業的一部分業務劃給另一個企業，其檔案材料不得帶入接收單位，如接收單位需要利用，可以借閱或者復制；

　　（四）各種臨時工作機構在成立時應及時建立檔案管理制度，在撤銷時，其檔案應移交給有關的主管單位檔案管理部門；

　　（五）境外關閉企業檔案資料要按國家、省的有關辦法由境外原產權主管單位保管或運回境內主管單位保管。

　　第四章檔案工作責任追究

　　第二十三條員工不負責、不履行或不正確履行檔案工作職責，致使國家、公司利益受損的，必須追究其行政、經濟責任；除追究直接責任人的責任外，還須追究其所在部門直接領導人的責任。

　　第二十四條有下列行為之一的，對有關責任人員，責令書面檢查、限期整改，或給予警告處分；情節較重的，給予降職降薪處分。

　　（一）未能達到檔案工作制度有關檔案整理標準、保密、檔案借閱、歸檔等要求，并經提出整改意見后仍不能落實；

　　（二）將應當歸檔的文件材料據為已有，拒絕移交檔案管理部門、檔案管理人員歸檔；

　　（三）泄露檔案內容給無關人員，根據泄露的檔案內容（重要程度或密級）、泄露人員范圍等進一步區分情節輕重；

　　第二十五條有下列行為之一的，對有關責任人員，責令書面檢查、限期整改，或給予警告處分；情節較重的，給予降職降薪處分；情節嚴重的，對責任人依照《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條第（二）、（三）項立即解除勞動合同。

　　（一）因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失；

　　（六）未配備檔案安全保管的必要設施設備，或未建立檔案安全管理規章制度，或明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施；

　　（七）檔案安全事故發生后，不及時組織搶救，或隱瞞不報、虛假報告或者不及時報告，或干擾有關部門調查。

　　第二十六條有下列行為之一的，對有關責任人員給予降職降薪處分，或對責任人依照《中華人民共和國勞動合同法》第三十九條第（二）、（三）項立即解除勞動合同。

　　（一）出賣或者違反國家規定轉讓、交換以及贈送檔案；

　　第二十七條公司其他檔案工作制度規定的應當追究責任的行為，依照有關制度執行。

　　第五章附則

　　第二十八條本辦法由行政部負責解釋，自頒布之日起實施。

檔案管理辦法5

　　標準檔案管理辦法

　　國家技術監督局

　　標準檔案管理辦法

　　1991年10月28日，國家技監局

　　第一條為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。

　　第二條標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等）。

　　標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

　　第三條標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。

　　第四條標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。

　　下列文件材料需要永久保管：

　　（一）上級下達任務的文件；

　　（二）標準報批稿；

　　（三）標準編制說明及其附件；

　　（四）意見匯總處理表；

　　（五）標準審查會議紀要或函審結論；

　　（六）標準報批公文；

　　（七）標準申報單；

　　（八）標準發布本；

　　（九）標準正式出版本；

　　（十）標準修改通知單及其附件；

　　（十一）標準作廢通知單。

　　下列文件材料需要長期保管：

　　（一）論證報告；

　　（二）調研報告；

　　（三）試驗驗證報告；

　　（四）標準征求意見稿（最后一稿）；

　　（五）標準送審稿；

　　（六）等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料（只歸難得的，一般的只列目錄和出處）；

　　（七）標樣。

　　第五條永久保管的，按國家檔案管理部門的`規定辦理；長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。

　　第六條國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。

　　國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。

　　省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

　　企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。

　　第七條本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

　　（一）收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案；

　　（二）編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料；

　　（三）負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀；

　　（四）監督檢查標準檔案的修改、補充和復制；

　　（五）按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續；

　　（六）認真執行檔案管理制度。

　　第八條標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。

　　第九條標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。

　　第十條標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發布后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。

　　第十一條標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

　　標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對；對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。

　　第十二條標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。

　　第十三條標準文件材料的立卷、歸檔，按“ＧＢ／Ｔ11182－89科學技術檔案構成的一般要求”執行，并應當符合下列要求：

　　（一）各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。

　　（二）歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。

　　（三）永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。

　　（四）標準文件材料的幅面大于Ａ4（210×297ｍｍ）的，按Ａ4幅面折疊；小于Ａ4的，粘貼在Ａ4幅面的紙上，并留出裝訂線。

　　第十四條保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。

　　第十五條保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。

　　第十六條管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

　　標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。

　　第十七條任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。

　　第十八條對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。

　　對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監銷人員簽字后，將清冊歸檔。

　　第十九條對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。

　　違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

　　第二十條本辦法由國家技術監督局負責解釋。

　　第二十一條本辦法自發布之日起施行。

檔案管理辦法6

　　第一章總則

　　第一條為規范本市不動產登記檔案管理工作，實現檔案管理工作的規范化、標準化、現代化，有效保護和利用不動產登記檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《不動產登記暫行條例》、《四川省不動產登記規范化操作手冊》等法律、規章、規定，制定本辦法，各級不動產登記檔案管理部門要嚴格執行。

　　第二章檔案管理部門

　　第二條內江市不動產登記局負責全市不動產登記檔案的管理工作進行指導和檢查，市縣兩級不動產登記中心具體負責各自不動產登記檔案的管理和保護利用。

　　第三條各級不動產登記中心應成立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，提供必要條件，明確工作責任，保障不動產登記檔案管理工作正常開展，指導本級不動產登記業務部門完成歸檔工作。

　　第二章檔案內容

　　第四條不動產登記檔案包括從房管部門移交的房屋登記檔案、從農業部門移交的承包地登記檔案、從林業部門移交的林權登記檔案以及不動產登記中心制作的不動產登記檔案，含紙質檔案和電子檔案兩種形式。

　　第五條不動產登記檔案的內容包括在登記工作中形

　　成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質檔案和電子檔案，包括權屬來源資料、登記申請材料、登記機構的內部審核文件以及具有保存價值的其他材料（如：實地查看記錄、登記現場詢問筆錄及照片或聲像、各種稅費的繳納憑證、契約、司法協助文書、不動產登記簿、不動產測繪資料、不予登記決定、查詢申請表等）。

　　第六條不動產登記簿以電子介質存放為準，存儲于不動產登記數據庫中，做好不動產登記簿的實時電子備份。電子不動產登記薄應轉換形成唯一的紙質不動產登記簿，紙質不動產登記簿須存放在不動產登記檔案管理部門，并由登記實施部門會同不動產登記檔案管理部門負責維護。

　　第七條不動產測繪資料為不動產登記中心測繪管理部門移交的不動產測繪的相關資料，一般以宗地為單位立卷歸檔保存。

　　第三章立卷歸檔

　　第八條從房管、林業、農業等部門接收的電子檔案應留底存檔，同時按照不動產統一登記的要求，逐步進行檔案資料融合形成不動產登記電子檔案庫；接收的紙質檔案應單獨保存，在辦理不動產變更登記過程中逐步整理為不動產登記檔案。

　　第九條不動產登記檔案必須在各級不動產登記中心檔案管理部門集中歸檔管理，任何單位和個人不得拒絕歸檔或者據為己有。

　　第十條每件（宗）不動產登記工作完成后，登記人員應當及時將整好的權屬資料、文件等經登記負責人審查后，送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門要對送來的資料進行審查，確保送來的資料符合要求后簽字接收。

　　送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門要對送來的資料進行審查，確保送來的資料符合要求后簽字接收。

　　第十一條不動產登記檔案應當做到書寫符合標準、字跡工整、內容規范、圖形清晰、數據準確、符合檔案立卷歸檔的要求。手工填寫的部分采用墨汁或碳素墨水書寫檔案，字跡要工整，圖樣要清晰。由原電子檔案或各級房管部門通過數據接口推送而來的電子檔案資料轉化的紙質資料應加蓋檔案專用章。

　　第十二條應建立電子檔案庫，方便檔案的查詢工作。電子檔案由紙質檔案掃描錄入而成，紙質檔案的掃描入庫工作須在信息化工作人員的協助下進行，應建立電子檔案與不動產登記數據的關聯。單頁材料采用JPG格式存儲，多頁材料可以采用pdf格式或JPG格式存儲，適當減小頁面數據量，以圖面清晰能識別為度。

　　第十五條不動產檔案的立卷歸檔整理的其他要求，按照《四川省不動產登記規范化操作手冊》第九章歸檔的要求執行。

　　第三章檔案安全和保密

　　第十六條檔案管理機構應配備與檔案管理工作相適應的庫房和辦公室。檔案庫房應符合檔案保護的要求，保持規定的溫濕度，配備相應的設施、設備，做好防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害生物、防有害氣體等工作，確保不動產登記檔案的完整、安全和有效利用。

　　第十八條有下列行為之一的，由各級不動產登記局（分局）通報批評，對負有直接責任的`主管人員和其他責任人員依法給予行政處分；造成不動產登記檔案損毀的，責令賠償損失；情節嚴重，構成犯罪的，依法追究刑事責任：

　　（一）不按規定收集、保存和移交不動產登記檔案的；

　　（二）涂改、偽造不動產登記檔案的；

　　（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀不動產登記檔案的；

　　（四）出賣或者轉讓不動產登記檔案的；

　　（五）不動產登記檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的；

　　（六）其他違反檔案管理規定的行為。

　　第十九條檔案管理人員應當忠于職守，遵紀守法，具備專業知識。各級不動產登記中心應當保持檔案工作人員的相對穩定，若需變動，應由級不動產登記中心負責人主持辦理書面交接手續。加強對檔案管理人員的教育和培訓。

　　第二十條檔案管理機構應當嚴格執行國家檔案管理的保密規定，防止檔案散失和泄密，定期對不動產登記檔案的密級進行鑒定，根據有關規定及時調整檔案密級。

　　涉密不動產登記檔案應設有獨立的專用庫房或專用區域，由專人負責管理。利用涉密不動產登記檔案，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。

　　第二十一條不遵守保密規定造成損失、泄密并給單位造成損失的，應按有關規定給予責任人政紀處分，情節嚴重的應追究刑事責任。

　　第二十二條非檔案管理人員，一般不準進入檔案存放區，存放區內嚴禁接待非工作人員。

　　第二十三條檔案管理工作人員實行AB崗崗位設置，每個崗位做到不斷崗、不脫崗。

　　第五章檔案的查詢和利用

　　第二十四條本單位工作人員因工作需要借閱，必須在登記冊上簽字，方可借閱。凡須將不動產登記檔案借離不動產登記檔案室的，須經各級國土資源局（不動產登記局）批準，借閱人和經辦人均需在檔案查詢記錄上簽字，否則不予借出。

　　第二十五條查詢原始登記憑證，應由不動產登記檔案管理人員進行查詢，查詢人不能進入檔案存放區。查閱檔案，一般不出檔案室。未經許可不得摘錄、復制，特殊情況確需摘錄或復制，須按有關規定辦理，并審核加蓋不動產登記中心檔案查詢章。

　　第二十六條登記機構正在受理、辦理、整理、維護、修繕登記資料過程中暫不提供原始憑證的查詢服務。

　　第二十七條任何查閱人須對查閱的信息做好保密的工作，嚴禁私自泄露，對于泄露個人隱私、國家機密等信息等將追究法律責任。

　　第二十八條檔案查詢和利用的其他規定嚴格執行《四川省不動產登記規范化操作手冊》第八章不動產登記信息公開查詢的相關規定。

　　第六章附則

　　第二十九條本辦法自20xx年7月1日起實施。

檔案管理辦法7

　　1、目的:

　　會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，現根據<中華人民共和國會計法>和<中華人民共和國檔案法>的規定，制定本辦法。

　　2、適用范圍:

　　本規定適用于公司及分子公司。

　　3、會計檔案管理體系

　　3、1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。

　　3、2公司總經辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　3、3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4、會計檔案范圍

　　4、1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　4、2會計憑證類:原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　4、3會計帳薄類:總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。

　　4、4財務報告類:月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。

　　4、5財會電算化檔案:主要是存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。

　　4、6其他類:銀行存款余額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　5、各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　5、1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　5、2移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　6、會計檔案不得自行借出。

　　6、1如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供會計資料的查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時，應事前由公司總經辦批準。

　　6、2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。

　　7、會計檔案的保管期

　　7、1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(會計檔案保管期限表附后)。

　　7、2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　7、3本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

　　7、4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

　　8、會計檔案的銷毀

　　8、1保管期滿的會計檔案，除本辦法規定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀:

　　8、1、1由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容;

　　8、1、2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　8、1、3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;

　　8、1、4監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　8、2保管期滿但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　8、3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　9、會計檔案的管理

　　9、1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　9、2單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管公司或財產所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

　　9、3單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原機構代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　9、4單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　9、5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的.會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　9、6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　9、7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　9、7、1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;

　　9、7、2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　9、8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

　　10、附則:

　　10、1本制度由公司財務部負責解釋。

　　10、2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　10、3本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。

　　辦公室檔案管理辦法2

　　1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批復、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

　　1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落后，及時整理原始資料分類歸檔。

　　2)對上級下發的有關文件，館領導閱后，及時收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

　　3)對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

　　4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻采購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

　　1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

　　2)業務報表，要留底歸檔存查。

　　3)工作計劃、專題規劃、工作總結、采購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

　　4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進模范典型材料等。對此類檔案的管理做到：

　　1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

　　2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

　　3)及時做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

檔案管理辦法8

　　一、制定辦法

　　根據《高等學校檔案工作規范》、《x外國語職業技術學院檔案管理制度》的規定，為完善全校各部門立卷歸檔制度，特制定本辦法。

　　二、立卷歸檔基本原則

　　1、本校各部門和個人從事黨政管理、教學、科學研究、外事、出版等各項工作活動中形成的檔案材料，是學校的財產，是黨和國家的財富，必須移交給學校綜合檔案室，任何部門和個人不得私自保留。

　　2、凡屬《x外國語職業技術學院檔案管理制度》所劃定的檔案材料，各部門和個人必須按照本辦法進行立卷歸檔。

　　3、學校嚴格實行部門立卷歸檔制度，各系部、處室均系立卷單位。每個立卷人員的材料積累、立卷，均按立卷單位統一歸檔。校綜合檔案室按立卷單位接收檔案。

　　三、立卷歸檔的組織規范

　　1、綜合檔案室是學校檔案工作職能部門，負責全校檔案的管理、開發和利用，同時負責對各處級單位的立卷歸檔工作實行監督和指導。

　　2、全校各處級單位是文件材料產生和形成的部門，負責組織本部門的立卷歸檔活動，并接受綜合檔案室的監督和指導。

　　3、各單位日常的文件材料誰承辦誰負責保存，由兼職檔案員負責組卷，沒有兼職檔案員的，由部門負責人或秘書負責組卷。

　　4、職能部門在對重要科研成果鑒定、基建工程竣工驗收、大型維修改造工程竣工驗收、貴重儀器設備（價值在10萬元以上）開箱驗收時，必須通知綜合檔案室工作人員參加，以便對應歸檔的文件資料進行審查驗收，監督指導部門立卷歸檔。對文件資料齊全完整的，綜合檔案室方可簽字驗收，有關部門方可辦理成果申報手續、工程驗收手續或財務付款手續；否則，綜合檔案室不得簽字驗收，有關部門不得辦理相應手續。

　　四、文件材料的立卷分工

　　1、上級黨、政部門及有關單位下達的文件，由校辦負責立卷歸檔。

　　2、學校及校內各單位向上級機關及有關單位上送的文件，一般由校辦負責立卷歸檔；對口部門的呈文，由對口部門負責立卷歸檔。

　　3、校辦起草以校辦或學校名義編號的校內文件，由校辦負責立卷歸檔；部門起草以學校名義編號的校內文件，校辦和部門都要立卷歸檔；部門起草以部門名義編號的部門文件，由部門負責立卷歸檔。

　　4、會議文件材料，哪個單位組織召開的會議，哪個單位負責立卷歸檔；幾個單位聯合召開的.會議文件材料由為首主辦單位負責立卷歸檔。

　　5、各教學部門、教務處等教學管理部門各自形成的文件材料，各自負責立卷歸檔；上述有關教學部門和教學管理部門共同形成的文件材料，由有關教學管理部門負責立卷歸檔。

　　6、各教研室的科研、學科建設方面的文件材料，誰形成的文件材料，由誰負責立卷歸檔。課題組的文件材料，由課題組負責人負責組織立卷后上交教研室，再由教研室負責向綜合檔案室移交。

　　7、基建綜合管理的文件材料，由基建處負責立卷歸檔；工程項目的文件資料實行總承包的由總承包單位負責匯總、整理；分承包的由各承包單位負責收集、整理；各承包單位將工程資料立卷后上交基建處，由基建處負責向綜合檔案室移交。

　　8、大型維修、改造項目（包括圖紙、預結算等）文件資料，由基建處負責立卷歸檔。

　　9、財務文件材料及賬務帳簿，由財務處負責立卷歸檔。

　　10、負責宣傳部門和網絡中心等部門工作范圍所形成的聲像資料，誰形成誰負責整理歸檔；制作專題項目文字材料和物品，由制作項目的單位或個人負責整理歸檔；兩個以上單位共同制作的，由主辦單位負責整理歸檔；外單位制作反映本校活動的聲像資料，由負責組織聯系的單位立卷、歸檔。

　　11、凡師生員工出國（境）學習、訪問、考察、講學、參加國際會議的有關文件材料，由外事部門負責審查、驗收、整理立卷后再向綜合檔案室移交檔案。

　　五、立卷的操作要求

　　1、立卷的案卷組合、卷內排列編號、填寫目錄和備考表等操作過程由各部門負責完成，卷面標題擬定、卷面書寫、裝封等，由部門與綜合檔案室共同負責完成。

　　2、根據檔案歸檔范圍、類目設置、保管期限等規定來確定歸檔范圍、類目設置和保管期限。

　　3、案卷組合，應堅持“遵守學校工作活動的規律，保持文件間的歷史聯系，區別不同價值，便于保管和利用”的原則，具體要求如下：

　　①分年度組卷，將同年度的文件材料放在一起組卷。遇到跨年度的文件材料時，計劃、規劃、預算等一般應放在針對的第一年組卷；總結、請示與批復等一般應放在總結的最后一年和批復的那一年組卷。

　　②分問題組卷，按文件所反映的問題、事物分門別類，并視文件數量的多少酌情組卷。

　　③分級別組卷，按上下級文件及文件之間的聯系組卷，如將收文按中央機關、省級機關及平行機關等分別組卷。

　　④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70頁（2公分）左右，最多不超過200頁。按永久、長期、短期等不同保管期限分開立卷。如果文件材料既有永久性又有長期性，可放一起，但短期性的一定要分開。

　　⑤專題性、成套性文件材料（即教學、科研、基建、設備等）分別按專題、課題、項目、臺（件）等分類組卷。

　　4、卷內排列，文件要注意排列順序，要求批復在前，請示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。

　　5、文件編號，應注意：

　　①頁號以面為單位，件號以件為單位。

　　②整裝案卷，有字跡的應一面編寫一個頁號，一般寫在右下角；散裝案卷，不寫頁碼號。

　　6、填寫卷內目錄，必須逐件填寫，項目齊全，字跡工整，具體要求如下：

　　①一份文件的印件與定稿、正件與附件均為一件；請示與批復、正本與附件各為一件。

　　②團體責任者，應寫全稱，全稱過長，可寫簡稱，但不能用俗稱；三個以上責任者，只寫第一責任者，每一責任者后面寫上“等”。

　　③一般公文以發文時間為準；決定、規定以通過或發布時間為準；合同、協議類以簽署時間為準；報表、計劃類以編制時間為準。

　　④編寫文件所在卷內頁碼，每份文件只寫起頁號，但最后一份文件要寫上起止頁碼號，以便統計卷內文件的總頁數。

　　6、案卷標題文字要簡明扼要，內容準確可靠，一般不超過50字。

　　六、歸檔、產檔的要求

　　1、歸檔檢查。立卷部門在歸檔前要對案卷進行認真檢查，以確保案卷質量，檢查的主要內容包括：

　　①文件材料是否齊全、完整，包括同一件事、同一會議等各份、各頁文件材料是否齊全。

　　②有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無相互混淆、重復或拆散文件聯系的現象。

　　③案卷文件材料是否超過規定的厚度，分裝是否合理，保存期限是否一致。

　　④文件材料是否準確可靠。發文是否有領導簽字、單位蓋章，內容是否與底稿一致；是否原件；表格是否有署名、統計日期；事情發生變更時，是否有變更的記載材料等。

　　⑤字跡是否有利于檔案保存，圖文是否清楚；有無破損、霉變隱患。

　　⑥檢查后發現有問題應及時補充、調整和修復，歸檔案卷經該部門分管檔案工作的領導審查簽字后，再向綜合檔案室移交檔案。

　　2、交檔時間。各部門對綜合性、管理性的文件材料，應從次年的三月份至六月份止整理立卷，向學校綜合檔案室移交檔案，部分檔案材料按以下時間移交檔案：

　　①學生成績表及畢業證發放登記表、學位證發放登記表等學籍管理材料，應在完成一個培養周期（即學生從入學到畢業）的當年九月至十月份整理立卷，寒假前向綜合檔案室移交檔案。

　　②科研課題，包括開題報告、論文、專著、鑒定表、成果申報等材料，應在課題結果申報成果時整理立卷，上交教研室；在申報、評獎活動結束二個月內，由教研室向綜合檔案室移交檔案。

　　③申報重點學科等活動形成的文件材料及教學評估材料，在活動結束二個月內整理立卷，由主辦單位負責向綜合檔案室移交檔案。

　　④基建工程項目的檔案材料，應在工程項目竣工驗收后三個月內整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案；大型維修、改造項目的檔案材料，應在維修、改造項目活動結束后三個月內整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案。因故不能在三個月內完成的，應提前說明原因，最遲在六個月內移交檔案。

　　⑤財會檔案材料，應于次年第一季度整理立卷，并向綜合檔案室移交目錄清冊，檔案材料暫由原部門保管二年，期滿后于次年六月底前向綜合檔案室移交檔案。

　　⑥聲像材料在完成制作后三個月內整理立卷向檔案館移交檔案，其中照片要附加說明文字。

　　七、交檔手續

　　1、立卷部門向綜合檔案室移交檔案時，雙方必須對案卷嚴格檢查驗收，是否符合質量標準和規范，如有問題，綜合檔案室要提出具體的改正意見，立卷部門改正后才能移交檔案。

　　2、移交檔案時，必須履行交接手續，填寫《檔案移交清冊》，交接雙方簽字，并各執一份存查。

　　3、綜合檔案室檔案員應經常深入各部門，了解立卷歸檔工作的進展情況，發現問題及時糾正，對具體工作加以指導。接收檔案時，要按檔案清冊逐卷清點核查無誤后，及時整理按類目入庫上架，不能隨便亂放。

　　4、凡不按期移交檔案或移交不合格的；經檔案員指出拒不改正的，均按有關規定進行處理。

檔案管理辦法9

　　第一條為了加強城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）的管理，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設和管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《海口市檔案管理辦法》等有關法律、法規和規章的規定，結合我市實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于本市行政區域內城建檔案的管理。

　　第三條本辦法所稱城建檔案是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

　　第四條市城市建設行政主管部門負責本市行政區域內城建檔案的管理工作。市城市建設行政主管部門可以委托市城建檔案館負責本市城建檔案日常管理工作，業務上受市檔案局監督、指導。

　　第五條城建檔案工作按照集中統一管理的原則，建立以市城建檔案館為中心，建設系統、建設單位檔案管理機構為基礎的全市城建檔案管理體系。

　　建設系統、建設單位應設立城建檔案管理機構或指定專人負責城建檔案工作，按要求做好檔案資料的收集、歸檔、保管、移交和報送工作。

　　第六條市城建檔案館接收和管理下列檔案材料：

　　（一）各類城市建設工程檔案：

　　1、工業、民用建筑工程；

　　2、市政基礎設施工程；

　　3、公用基礎設施工程；

　　4、交通基礎設施工程；

　　5、園林建設、風景名勝建設工程；

　　6、市容環境衛生設施建設工程；

　　7、城市防洪、抗震、人防工程；

　　8、城市地下管道及地上桿線工程；

　　9、軍事工程檔案資料中除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

　　（二）城市建設系統各專業管理部門（包括城市規劃、勘測、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環境衛生、水務、市政、公用、房地產管理、人防等部門）形成的業務管理和業務技術檔案。

　　（三）有關城市規劃、建設、管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科技研究成果和城市歷史、自然、經濟方面的基礎資料。

　　（四）建設部、國家檔案局確定的其他城市建設檔案資料。

　　第七條建設工程檔案實行登記制度。建設單位在申請建設工程施工許可時，受理施工許可窗口應當告知建設單位工程竣工后需向市城建檔案館移交的建設工程檔案內容和要求。

　　第八條建設單位在招標投標和與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂合同時，要對工程檔案的套數、費用、質量要求、移交時間等提出明確要求。

　　勘察、設計、施工、監理等單位認真收集和整理本單位形成的工程檔案，及時向建設單位移交。監理單位要協助建設單位監督、檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔。

　　第九條建設單位應當按照國家和本市有關規定對所建設項目的工程檔案編制情況進行審查，經市城市建設檔案館檢驗合格后，方可移交。

　　檔案報送單位收集、整理或者補測補繪檔案材料確有困難的，可以委托具備城建檔案整理技術資質的第三方實行有償規范化整理，市城建檔案館應當提供業務咨詢服務。

　　第十條凡列入市城建檔案館接收檔案范圍的工程，其竣工驗收前，建設單位應提請市城建檔案館對工程檔案進行預驗收。驗收合格后，由市城建檔案館出具工程檔案認可文件，作為城市建設行政主管部門辦理竣工驗收和備案的必備文件。

　　第十一條城市建設項目竣工驗收形成的檔案材料，應當在竣工驗收后3個月內，由建設單位向市城建檔案館報送一套完整的工程檔案。凡列為省、市級以上（含省、市級）重點工程項目的，建設單位還應向市檔案館報送一套完整的竣工圖。向市城建檔案館報送的檔案內容，由市城建檔案館按國家規定確定。

　　第十二條停建、緩建工程檔案，暫由建設單位自行保管或委托市城建檔案館寄存。

　　被撤銷單位的建設工程檔案，應當向市城建檔案館移交。

　　第十三條建設項目投入使用后進行改建、擴建或重要部位進行維修的工程，建設單位或管養單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原工程建設檔案，并在竣工后3個月內向市城建檔案館報送。

　　第十四條屬于建設項目配套工程的地下管線檔案材料，應當與建設工程檔案一并向市城建檔案館報送。

　　地下管線普查和補測、補繪形成的地下管線檔案材料，應當在普查、測繪工作結束后3個月內向市城建檔案館移交。地下管線專業管理單位每年應當向市城建檔案館報送更改、報廢、漏測部分的管線現狀圖和資料。

　　第十五條本市城市建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管使用1至5年后，應當全部向市城建檔案館移交；具有長期保管價值的檔案，市城建檔案館可根據需要選擇接收。

　　房地產權屬檔案的.管理工作根據建設部《城市房地產權屬檔案管理辦法》的規定辦理。

　　第十六條市屬開發區建設檔案，應按照國家有關規定，每2年向市城建檔案館移交具有長期和永久保存價值的檔案材料。

　　第十七條報送和移交的城建檔案，應當遵守下列規定：

　　（一）檔案材料必須是原件；

　　（二）檔案材料應當完整、準確、系統、圖形清晰、字跡工整；

　　（三）檔案材料的技術整理應符合國家城建檔案案件質量標準；

　　（四）建設工程竣工圖與工程實體相符，并加蓋竣工圖章，簽章手續完備；

　　（五）地下管道及地上桿線工程必須按有關專業技術規范進行竣工測繪，形成準確的竣工測量數據文件和管線工程測量圖；

　　（六）國家和省市重點工程、大型建設項目在報送紙質檔案的同時，還應按規定報送相關的聲像檔案和電子檔案。

　　第十八條城建檔案的報送、管理，應當遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和有關檔案保護、保管的規定。

　　第十九條市城建檔案館應當建立健全檔案、資料的接收、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢索、保密、編研和利用等管理制度。對破損或者變質的檔案應當及時搶救，保證城建檔案安全、完好。

　　第二十條市城建檔案館應積極開發利用檔案信息資源，按國家的有關規定有償向社會提供信息資源服務。

　　第二十一條市建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表揚和獎勵。

　　第二十二條任何單位和個人利用城建檔案，應當遵守有關規定，不得損毀、丟失、涂改、偽造城建檔案；不得擅自提供、銷毀城建檔案；不得倒賣牟利或將城建檔案賣給、贈送給外國人。

　　第二十三條凡違反本辦法第二十二條規定的，依照《中華人民共和國檔案法》和《海南省檔案管理辦法》的有關規定處理。

　　第二十四條凡應向市城建檔案館報送或移交城建檔案而無故不送交的，依照國務院《建設工程質量管理條例》的有關規定處理。

　　第二十五條城建檔案管理工作人員在城市建檔案管理工作中，濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊的，由其所在單位或者上級主管機關給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第二十六條本辦法具體應用問題由市住房和城鄉建設主管部門負責解釋。

　　第二十七條本辦法自20xx年12月18日起施行。1987年4月16日海口市人民政府發布的《海口市城市建設檔案管理暫行條例》（市府[1987]13號）同時廢止。

　　城市建設檔案

　　在城市規劃、建設、管理等有關活動中形成并歸檔的科學技術文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。

　　按類別劃分：

　　①城市勘測和城市規劃檔案，包括地形地貌勘測文件和地形圖，城市經濟和人口資料，礦藏資料和水文地質、工程地質資料、地震、氣象、地名和城市歷史沿革資料，以及城市總體規劃、詳細規劃和各項專業規劃文件等。

　　②城市建設管理檔案，包括城市建設方針和政策、法規文件，土地征用、劃撥文件、建筑管理、市政工程管理和房產管理文件等。

　　③市政工程檔案和公用設施檔案，包括道路、橋梁、涵洞、隧道、排水、防洪等市政工程檔案，以及給水、供氣、供熱、供電、電信、城市照明、公共交通等公用設施檔案。

　　此外，交通運輸工程（鐵路、公路、水運、航空）檔案，工業建筑工程（工廠、礦山、電站）檔案，民用建筑工程檔案，以及園林綠化檔案、環境保護檔案、人防工程檔案等等，都是城市建設檔案的重要組成部分。

檔案管理辦法10

　　一、建立完善的檔案管理制度

　　建立一套完善的檔案管理制度，包括檔案管理的主管部門和主管人員、檔案管理的職責和權限、檔案管理的流程和制度、對檔案管理工作進行監督和評估等。制定科學的檔案管理規定，明確每個檔案材料的保管期限、歸檔標準和存檔位置，確保檔案材料妥善保管，減少檔案管理中出現的錯誤。

　　二、加強檔案采集和整理

　　檔案采集是檔案管理的基礎，它直接影響著檔案管理質量。各個管理部門應該把檔案采集作為一項重要的工作進行安排，及時采集檔案材料、核實檔案資料，并進行分類整理，確保檔案材料按真實性、完整性、準確性和可信度的.原則進行保管。在采集檔案材料時，需要做好檔案登記和歸檔標準，保證每份材料都能追溯到其來源和存放位置。

　　三、加強檔案的數字化處理

　　數字檔案是檔案管理的重要手段，數字檔案的建設是數字化時代檔案管理的必然趨勢。組織要按照數字化的檔案管理需求，規劃布局好數字化檔案管理建設的各個環節，實現數字化檔案信息的采集、加工、存儲、保管、傳輸和展示等工作，同時解決傳統檔案管理中出現的某些問題，如檔案安全性、操作便捷性等。

　　四、加強檔案的安全保護

　　檔案保管需要加強安全措施，保證檔案材料的安全性和完整性。對于檔案強制力較高的材料，應當采取門禁、鎖具、監控等保管措施，保證檔案材料不會被非法取閱或遺失。在檔案數字化處理方面，除了安全性的保障，還需要注意數據防止破壞、數據備份等問題，做好通過軟件等技術手段達到材料安全存儲的保證工作。

　　五、完善檔案管理的信息化系統

　　隨著信息化的深入發展，檔案管理的信息化系統也越來越重要。組織可以根據實際情況，引進或開發一些實用、安全、穩定的檔案管理信息化軟件，用以輔助檔案管理工作，同時可以方便檔案材料的檢索、歸檔、分類、索引和展示，更加方便使用。同時，數字檔案可以實現信息化系統的共享，從而實現檔案信息的快速交流和分享。

　　六、實現檔案管理的信息公開

　　信息公開是政府機構檔案管理的一項重要任務，也是檔案管理的一個重要指標。政府機構要依照相關法律法規，將符合規定條件的檔案材料予以公開。同時，建立檔案管理的公開檔案材料管理系統，為公眾提供實際可靠的信息，提升政府信任度和透明度。

　　總之，這些措施是做好檔案管理不可或缺的手段，檔案管理也需要日新月異的進步與發展。實踐中，組織可以結合自身實際情況，細化檔案管理的具體細節，制定出更為實用的方案，不斷提高管理水平，為社會經濟發展做出貢獻。

檔案管理辦法11

　　一、教師業務檔案的管理

　　1、教師業務檔案由檔案室負責牽頭、統一組織，各學院、教學部門負責本部門專、兼職、外聘教師的業務檔案的收集、整理、管理和鑒定工作；鑒定后的教師業務檔案由院長、部主任簽字后，各學院、教學部門統一歸檔、存放、保管。凡經鑒定的教師業務檔案中所記載的內容，任何人不得隨意涂改。

　　2、各學院、教學部門必須指定專人負責教師業務檔案的收集、整理和歸檔工作。

　　3、存檔材料一般應是原件或與原件核對無誤的復印件，手稿必須用碳素或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆和鉛筆書寫。

　　4、教師業務檔案要力求準確、系統和完整，簽署手續齊全。

　　5、每位教師要本著對學院負責、對本人負責的態度，提供真實材料，認真填寫教師基本信息表和材料目錄，按時完成歸檔工作。

　　6、各學院、教學部門為每位教師建立一個個人業務檔案盒。檔案盒存檔時需固定編號，編號排序從001開始（填寫在盒號位置，外聘教師編號從01編起，前面加聘字以示區別）；檔案盒內材料須按規定目錄順序排列，并附上目錄表，裝入檔案盒中；盒子標簽上標明工號、教師姓名和教師編號（盒號）。

　　7、盒內材料按件裝訂，加編頁碼；保持件的狀態，以便增補和利用。

　　8、所有表格、材料一律用A4紙打印或復印，教師基本信息表及材料目錄同時上報電子版。

　　9、教師在征得學院院長、部主任同意后，可以查閱本人的業務檔案，但不得借出和涂改；其他人員不得調閱他人業務檔案。

　　10、新錄入、調入、外聘的.教師應及時建檔；教師工作調動，其業務檔案隨即寄往調入單位。學院檔案室保存教師業務檔案目錄、檔案接收、移交清單。

　　11、教師業務檔案建檔后將作為常規工作，每年年末收集、歸檔一次，并列入年終檔案考核。

　　二、教師業務檔案的整理

　　教師個人基本信息表

　　1）教師個人基本信息表為兩張表（教師個人基本信息表和教師個人其他信息表）教師個人基本信息表相對穩定，每年內容增加不多時只需添加到電子表內，不需打印（待表格充滿后再打印放入盒內），教師個人其他信息表需每年填寫一次并打印成紙質的放入盒內。

　　2）教師考核情況一欄由院、部統一填寫，并由院長（部主任）簽名確認。

檔案管理辦法12

　　一、檔案分類

　　檔案管理的第一步便是檔案分類，合理分類是檔案管理的前提和基礎。對于檔案分類，主要包含以下要求：

　　1、按照物品、文件和文檔的種類分別歸為一類，以及重要程度、部門等特定的分類要求。

　　2、將相同的文件進行統一的編號，以便于查找和管理，常規編號方法可以使用由字母和數字組成的編號方法。

　　3、對于重要的文件或文檔，需要進行歸檔，并且歸檔的時間和歸檔的'地點需要進行記錄。

　　二、檔案管理軟件

　　檔案管理軟件是檔案管理的輔助工具，針對不同的檔案管理軟件，有如下的要求和說明：

　　1、檔案管理軟件需要使用簡單方便，支持多人協同使用，對于數據的安全性需要進行保護。

　　2、檔案管理軟件需要將分類的各個檔案分門別類的展現給管理人員，方便管理人員對各個檔案進行查看和管理。

　　3、檔案管理軟件在歸檔的時候需要對歸檔內容進行詳細的說明和說明，以方便以后的查找和使用。

　　三、檔案管理的保密性

　　檔案管理不僅需要及時準確，還需要具有高度的保密性，如何保證檔案管理的保密性，可以從以下幾個方面入手。

　　1、設置密碼鎖定目錄和文件，對于重要的文檔或文件的加密和保護，并且要注意系統的后續升級和安全性的防護。

　　2、檔案管理需要明確哪些是機密檔案，哪些是普通檔案，對于享有機密級別的文件，需要對其存儲和管理進行專門的安全保障。

　　3、建立檔案安全審查機制，每個上級部門都要對下級部門的檔案進行實地查驗，以互相監督和督促。

　　四、檔案管理的備份

　　檔案管理備份是檔案管理的重要步驟之一，一方面可以避免因為人為因素而丟失重要資料，另一方面可以對檔案管理進行重新整理和完善。針對檔案管理的備份，可以有如下要求：

　　1、檔案管理的備份需要使用多種方式，如使用云存儲、外設硬盤、光盤或者U盤等，以免當其中一個備份失效時，可以隨時通過其他的備份恢復。

　　2、檔案管理的備份需要進行定期的檢測和測試，并且記錄備份時間和備份內容的詳細信息，以備以后查閱。

　　3、在檔案管理備份整理時候，同時進行檔案的重新分類和歸檔，以便于后續查閱和管理。

　　在檔案管理的工作中，還有很多有關流程和規范的問題需要進行注意，以達到對檔案管理的高度要求。如：歸檔方式、使用文具要求、在檔案管理工作中需要注意的細節問題，以及有關檔案管理的常態化的宣傳等等，都需要認真對待。

檔案管理辦法13

　　第一章總則

　　第一條為了規范公司檔案管理工作，有效保護和利用檔案，為公司產業發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、、《企業檔案工作規范》（DA/T42-20xx）及有關法律、法規，結合公司實際，制定本管理辦法。

　　第二條本辦法所稱檔案是指公司在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種載體形式的文件材料。

　　第三條公司檔案實行集中統一管理的原則，確保公司檔案的完整、準確、系統與安全，便于管理和利用。

　　第四條本辦法適用于本公司。

　　第二章業務范圍

　　第五條檔案管理包括文件的歸檔、檔案的整理、檔案的保管、檔案的保密管理、檔案的統計、檔案的移交、檔案的借閱利用、檔案的鑒定與銷毀等內容。

　　第六條文件的歸檔包括文件歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求。

　　第七條檔案的整理包括檔案的分類、組合(組卷)、排列、編號、編目等程序。

　　第八條檔案的保管包括檔案安全保管和庫房保護設施、設備的管理與檢查。

　　第九條檔案的保密管理包括對密級檔案的管理原則和管理要求。

　　第十條檔案的統計涉及檔案工作統計年報的填報要求與內容。

　　第十一條檔案的移交涉及檔案的移交程序和要求。

　　第十二條檔案的借閱利用涉及檔案的查閱、借閱、影音復制等的審批權限及要求。

　　第十三條檔案鑒定與銷毀涉及檔案的鑒定銷毀程序及要求。

　　第三章職責分工及工作程序

　　第一節職責分工

　　第十四條公司檔案室職責：

　　(一) 貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策。統籌規劃公司檔案工作，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。

　　(二)負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

　　(三) 圍繞公司中心工作，開展檔案信息的編研工作，為公司的各項工作提供有效服務。

　　(四) 組織做好公司檔案人員的專業培訓工作，提高檔案工作人員的業務素質。

　　第十七條歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、錄音帶、錄像帶、實物等各種載體形式。

　　第十八條文件歸檔范圍

　　(一) 公司在籌備、項目建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料都應納入歸檔范圍。

　　(二) 應收集歸檔的文書檔案包括黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作、財務審計工作、人事勞資工作中形成的各種文件材料以及外出帶回的重要文件材料等。以上管理類文件材料歸檔范圍應符合國家檔案局10令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的要求。

　　(三) 科學技術檔案歸檔范圍包括產品(生產)、科學技術研究、建設項目、設備儀器等方面產生的科技文件材料。企業科學技術檔案的歸檔范圍應符合《企業檔案工作規范》(DA/T 42)附錄A及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28)附錄A規定的要求。

　　(四) 應收集歸檔的會計檔案包括會計憑證、會計帳薄、財務報告等會計核算專業材料。企業會計檔案歸檔范圍應符合財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》附表1《企業和其他組織會計檔案保管期限表》規定的要求。

　　(五) 干部人事檔案收集歸檔范圍應符合中組發[20xx]12號《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求。

　　(六) 聲像、電子檔案收集歸檔范圍，包括記錄本單位主要職能活

　　動和重要工作成果、重點建設項目的照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、優盤等特殊載體檔案。

　　(七) 實物檔案收集歸檔范圍，包括區級及上級單位頒發的有保存價值的各種獎牌、獎杯、證書，以及區級及以上領導和社會著名人士到本單位視察的題詞、留言等。

　　第十九條文件歸檔時間

　　(一) 黨群工作、行政管理、經營管理、財務審計、人事勞資工作中形成的管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　(二) 科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

　　(三) 產品產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

　　(四) 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理，保管一年后向公司檔案部門移交。

　　(五) 電子文件邏輯歸檔應定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體文件歸檔時間一致。

　　(六) 照片、錄音、錄像等聲像檔案由攝錄部門或工作人員編輯、整理后，每三個月向檔案部門移交。

　　(七) 各類獎牌、獎杯、證書等實物載體形式檔案應在工作結束后及時歸檔。

　　(八)企業內部機構變動、職工調動和離崗時留在部門或個人手中的文件；企業資產與產權變動過程中形成的文件，；更新、補充的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

　　第二十條文件歸檔要求

　　(一) 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員應按照檔案管理規定將文件整理后歸檔。

　　(二) 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統，簽章手續完備；其內容真實、可靠，與實際相符合。

　　(三) 歸檔的文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合檔案耐久性要求。

　　(四) 歸檔的文件材料應為原件。正式發文應歸正本和底稿；合同、協議、意向書應歸正本；外來文件及函電應歸原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，并標明原件保存處。文件材料歸檔后不得更改。

　　(五) 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文材料應與中譯文一并歸檔，無譯文的應譯出標題和目錄后歸檔。

　　(六) 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

　　(七) 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　　(八) 兩個以上部門合作完成的項目，應以合同、協議約定的文件歸檔。主辦部門一般應保存全套文件，協辦部門保存與所承擔任務相關的正本文件。

　　(九) 歸檔的文件材料應由形成單位或部門審核，合格后編制移交清冊向公司檔案管理部門移交。交接雙方根據移交清冊清點、核對，并履行簽字手續。

　　第三節檔案的整理

　　第二十一條檔案的整理是按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(組卷)、排列、編號、編目，使之有序化的過程。

　　第二十二條檔案整理應遵循文件材料的形成規律, 區分保管期限，保持文件之間的有機聯系,便于保管利用的原則。

　　第二十三條公司應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定檔案分類方案，并應保持相對穩定性和可擴充性。

　　第二十四條檔案室應按照公司檔案分類方案，結合歸檔文件內容及其形成特點，對生產、經營、建設、管理等活動中形成的文件有層次的進行分類。

　　第二十五條檔案室應將分類后的文件，按一定的原則和方法，將具有內在聯系的若干文件，以自然件或卷、盒的形式組合在一起，便于檔案的保管和利用。

　　第二十六條檔案室應根據檔案分類方案，對分類、組合(組卷)后的檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。

　　第二十七條檔案室應根據檔案分類方案和排列順序編制檔號，檔號應具有唯一性。并按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄，以固定檔案在全宗中的位置，便于統計和檢索利用。

　　第二十八條公司歸檔的各種載體形式的文件材料，應按照DA/T 32《歸檔文件整理規則》、GB/T 11822—20xx《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、DA/T 28—20xx《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》、中組部《干部檔案整理工作細則》、GB/T 11821《照片檔案管理規范》、GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規范》、DA/T15《磁性載體檔案管理與保護規范》等標準及文件的要求,由文件形成單位或部門負責收集、積累、整理后，移交檔案部門歸檔。

　　第四節檔案的保管

　　第二十九條檔案保管工作應以預防為主，防治結合，采取有效措施，確保檔案的安全保管與保護。

　　第三十條公司應根據不同載體檔案的保管要求，配置適宜檔案安全保存的專門庫房，配備有專用保護功能的.檔案柜架和必要的設施、設備。

　　第三十一條底圖不宜折疊；重要檔案應異地備份。

　　第三十二條磁性載體檔案應選擇防磁設施，豎立存放，并遠離強磁場、強熱源，與有害氣體隔離。

　　第三十三條對受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

　　第三十四條定期對保存的電子檔案和磁性載體檔案進行抽樣機讀檢驗，光盤每滿4年，磁性載體每滿2年進行一次抽檢機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

　　第三十五條清潔磁性載體檔案時不得用手觸摸磁帶、磁盤，應戴非棉制手套操作。

　　第三十六條擅自對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿、銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，應依法進行處理。

　　第三十七條檔案庫房管理

　　(一) 檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等安全隱患的場所，一般不宜設置在地下或項層。

　　(二) 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

　　(三) 庫房溫、濕度應符合各類載體檔案的保管要求。對庫房的溫、濕度要做定期測量記錄，對不適應檔案載體保管的溫、濕度要及時進行調整。

　　(四) 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。

　　(五) 庫藏檔案應定期清查核對，做到賬物相符，庫藏檔案發生變化應及時記錄說明。

　　第五節檔案的保密管理

　　第三十八條檔案工作人員必須認真學習貫徹執行《保密法》，嚴格執行《保密守則》，牢固樹立保密觀念。公司檔案工作堅持既要保密，又要便于提供利用的原則。

　　第三十九條凡屬保密范圍的檔案，都應標明密級，對不同密級的檔案，應由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。

　　第四十條保管保密檔案的庫房及門窗要堅固，并有防盜設施，保密檔案必須用專柜安全存放。

　　第四十一條檔案工作人員要樹立良好的職業道德，不準在和人談話、打電話和通信中涉及檔案機密，不私自抄錄、復制秘密文件。如發現失泄密現象，必須認真追查，嚴肅處理。

　　第四十二條檔案工作人員和檔案利用者均有責任保守秘密，不擅自對外提供國家和本公司秘密以及內部事項的文件、資料，不在發表文章中泄露國家和本公司秘密。違反者按失泄密論處。

　　第四十三條密級檔案在傳遞時，嚴格執行《公司保密管理辦法》，必須由二名以上檔案工作人員專門傳遞。

　　第四十四條密級檔案按照有關規定，及時進行降密、解密工作，并在檔案上注明降級及取掉密級標記。

　　第六節檔案的統計

　　第四十五條公司應建立檔案工作統計臺賬，其主要內容包括：檔案庫藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專兼職人員情況，檔案設施、設備情況，檔案銷毀情況等。

　　第四十六條公司應及時、準確填報檔案工作統計年報及有關報表。檔案統計工作應保持連續性。

　　第七節檔案的移交

　　第四十七條檔案移交程序與要求

　　(一) 公司各職能部門或項目專、兼職檔案員對本部門、項目歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況檢查整理后，編制移交清冊，經部門或項目負責人審核簽字后，向檔案室移交。

　　(二) 建設項目檔案移交時，應經編制單位自檢，監理單位審核，建設單位驗收確認并簽署意見后，由移交單位編制檔案交接簽證和移交清冊，與項目建設單位檔案部門辦理交接手續。

　　(三) 各職能部門移交的檔案，檔案室應按檔案管理要求，對檔案的齊全、完整、系統整理情況進行核對與驗收，合格后辦理交接手續。檔案交接簽證和移交清冊交接各方各留存一份歸檔。

　　(四) 對不完整、不準確或不符合質量要求的檔案一律不予接收，待補充齊全、整理規范達到要求后，再辦理移交手續。

　　第八節檔案的借閱利用

　　第四十八條公司職員如需查閱公司檔案，需開具介紹信，經檔案室負責人同意后，方可查閱。

　　第四十九條外單位人員需查閱公司檔案，須憑所在單位介紹信，并經公司檔案室同意后，方可查閱。

　　第五十條借閱、查閱檔案須事先填寫《檔案借閱、查閱登記表》，未履行登記手續的，檔案室不予提供檔案。

　　第五十一條檔案一般不借出檔案室，特殊情況需要借出時，須經公司檔案室與檔案所屬部門負責人同意，辦理借出手續，并限期歸還。檔案借出時間不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。

　　第五十二條查、借閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改、抽換、偽造、拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人責任。

　　第五十三條因公外出需攜帶檔案時，一般檔案可帶復印件或副本，密級檔案應通過保密手續傳遞。

　　第五十四條密級文件、會議記錄、專利技術文件原則上不準復制。

　　第五十五條歸還檔案應嚴格清點，辦理歸還手續。歸還磁性載體檔案時，要進行質量檢查、驗收。

　　第五十六條查、借閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案室，以利于探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。

　　第五十七條離退休人員、辦理調動手續的職工，須到檔案室辦理檔案、資料歸還手續，由檔案室蓋章簽字后，人資部門方可給予辦理手續。

　　第九節檔案的鑒定與銷毀

　　第五十八條檔案鑒定小組應根據檔案的不同保管期限，及時對保管期滿的檔案進行鑒定。

　　第五十九條經檔案鑒定小組鑒定，仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限。

　　第六十條經鑒定確無保存價值的檔案應填寫銷毀清冊，并寫出銷毀報告，經鑒定小組簽字，公司法定代表人批準后，由兩人以上人員進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存。

　　第六十一條公司保管期滿的會計檔案，由檔案室會同會計部門組織會計檔案鑒定小組，提出銷毀鑒定意見，編制會計檔案銷毀清冊，由鑒定小組成員、公司總會計師在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，以正式文件經企業法定代表人(或單位負責人)簽發，上報集團公司批準后銷毀。銷毀時由兩人以上人員進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存。

　　第六十二條銷毀檔案應到符合條件的指定地點進行銷毀。銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不準出賣或移作他用。

　　第六十三條檔案鑒定工作結束后，檔案部門應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。

　　第四章管理要求

　　第六十四條公司在文件材料的歸檔工作中致力于達到以下目標和要求：

　　（一）各類檔案需歸檔的范圍明確、合理；（二）各類檔案歸檔時間明確、合理；

　　（三）各類檔案歸檔的要求明確，確保歸檔的文件材料真實、完整、有效。

　　（四）檔案移交時記錄清晰、準確。

　　第六十五條公司在檔案的整理工作中致力于達到以下目標和要求：（一）對各類檔案確定的保管期限合理；

　　（二）確保檔案分門別類整理，以便于管理、查找；（三）檔案管理系統信息與實體檔案一致；（四）檔案管理信息系統授權得當。

　　第六十六條公司在檔案保管工作中致力于達到以下目標和要求：（一）庫房檔案排列有序，便于查找；

　　（二）檔案的保管方式得當，確保防護措施到位；

　　（三）檔案庫房的各項安全防護措施到位，確保檔案的安全；（四）對檔案庫房的日常安全檢查有效，能夠及時發現檔案損害或丟失情況并補救。

　　第六十七條公司在檔案的保密管理工作中致力于達到以下目標和要求：

　　（一）檔案的保密范圍清晰，保密標識清晰；

　　（二）檔案使用人保密意識強，責任明確。

　　第六十八條公司在檔案的利用過程中致力于達到以下目標和要求：

　　（一）檔案的利用權限明確，防止檔案信息被外部人員利用；

　　（二）檔案借閱程序規范、合理，保證檔案利用正當；

　　（三）檔案利用過程中保密措施到位，保密責任清晰，防止保密信息泄露。

　　第六十九條公司在檔案的鑒定與銷毀工作中致力于達到以下目標和要求：

　　（一）檔案鑒定程序規范，鑒定結果合理，確保擬被銷毀的檔案確無保管價值；

　　（二）檔案銷毀程序規范、監督到位，檔案銷毀方式得當。

　　第五章責任與獎懲

　　第七十條對嚴格按照本辦法相關規定執行，并為公司產生經濟效益或良好企業形象的部門和個人給予獎勵。

　　第七十一條對在檔案工作中不按規定歸檔造成文件材料損失，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱藏和擅自銷毀造成檔案丟失或損壞的直接責任者，給予經濟、行政處分，涉嫌犯罪的，移交司法機關處理。給公司造成經濟損失的，應當承擔賠償責任。

　　第六章附則

　　第七十二條本辦法由公司檔案室組織修訂，并負責解釋。第七十三條本辦法自發布之日起施行。

檔案管理辦法14

　　［摘要］

　　石油地質檔案對于石油企業而言具有十分重要的意義與價值，石油地質檔案不僅是石油勘探與開采方案制定的基礎依據，同時也是油田開采技術創新的寶貴資料，因此做好石油地質檔案的管理工作是保證其他工作的基礎。本文主要從石油地質檔案的特殊性及其管理辦法進行分析，以便為相關工作人員及研究人員提供理論參考。

　　［關鍵詞］石油地質；檔案管理；特殊性；管理辦法

　　0引言

　　從實際角度來看，石油地質檔案本身具有著一定的特殊性，這也決定了其管理也與其他領域的檔案管理工作有所差異，本文將從石油地質檔案的特殊性著手展開分析，并探討其有效的管理辦法。

　　1石油地質檔案管理的特殊性分析

　　石油地質檔案的特殊性是決定其管理工作特殊性的基礎，石油地質檔案的特殊性主要表現在以下幾個方面。

　　1．1形成過程

　　石油地質檔案一般是在石油開采的整個過程中形成的，其形成過程十分漫長，這與石油開采的特征有著密切聯系。石油開采的不同階段其地質情況與油層動態也有著一定的差異性，要想確保檔案齊全完備，必須要隨著油層開采時間的推進，不斷增加新的材料，階段性進行歸檔。

　　1．2形成材料

　　石油地質檔案是石油企業認識和開發地下油層的重要依據，而石油地質檔案的形成材料一般很難直接通過勘探獲取，而是由技術人員根據儀器測試的結果及相關數據進行分析與推斷獲得的，具有間接性的特征。而這些間接性的檔案材料，對于石油開采的整個過程又是至關重要的。

　　1．3反映對象

　　石油地質檔案主要反映的是原油和天然氣在地下深處存在的環境條件及其勘探開發過程中與開采中的變化動向等等。這些狀況及變化動態只能依據從地下取得的大量測試數據及少量巖芯、巖屑進行分析、推理判斷、了解認識。

　　1．4利用情況

　　石油地質檔案是指導原油生產的重要材料依據，其在原油生產中的利用是十分頻繁的，這主要是由原油生產過程中各個環節銜接的緊密性所決定的。原油生產過程中，油氣井開發是十分關鍵的環節，油氣井的利用價值判斷需要以檔案資料作為基礎依據，而油氣井開發過程中的鉆井、勘探、測井、壓裂等各個環節也都需要以檔案資料作為指導依據，檔案資料能否充分有效的運用，影響著原油生產計劃及決策制定的科學性與合理性，也決定著原油生產的最終效率與質量。

　　1．5橫向聯系

　　在石油開發的過程中，地質情況與條件的復雜性是石油企業所必須要面對的一個重要問題，尤其在新地塊及新地層的開發過程中，很難憑借以往開采經驗制定出完全可行的.鉆井開發方案。這就需要利用新開發區域附近老地塊、地層的地質檔案資料，來更加科學合理地判斷新開發地塊地層的地下情況，而同樣對于新鉆井的認識，也需要以附近已有鉆井的檔案資料作為參考依據，這也使得石油地質檔案的橫向聯系相對更加密切。

　　2石油地質檔案的管理辦法

　　2．1以專業分類為依據，進行統一化管理

　　由于石油開發具有很強的專業性與綜合性，其中所涉及的專業較多，常規檔案管理辦法容易產生遺漏，因此，在石油地質檔案的管理過程中，可以采取以專業分類為依據，實行分專業的統一化管理的方法，保證檔案歸類的合理性以及歸檔的完整性。在實際的石油地質檔案管理過程中，應針對勘探、開發、鉆井、測井、試油、修井等具體專業進行分類，并制定統一的管理制度章程，配置統一的檔案柜、資料盒、文件盒（袋）等，并根據專業不同進行明確的標注，嚴格按照管理制度章程的要求執行歸檔、立卷、調用、銷毀等管理工作，確保石油地質檔案管理的規范化、標準化，并保障檔案資料的有效利用與價值的良好發揮。

　　2．2建立檔案資料匯交中心

　　石油地質檔案資料與原油生產有著密切的聯系，并且由于其形成過程的特殊性，也使得其在管理中需要建立檔案資料匯交中心來提高檔案資料報送、獲取、積累以及使用的效率。匯交中心的建立，不僅能夠滿足隨時報送的需求，其也為石油地質檔案形成的漫長過程中的檔案資料積累以及定期立卷提供了有利的條件，從而保障了檔案歸檔及集中管理的時效性。同時，通過匯交中心也能夠為與油田開采相關的科研、測井、試油單位的資料獲取與利用提供便利的條件，從而提高石油地質檔案的利用效率，也能為原油生產技術水平的提高發揮推動作用。

　　2．3著眼微觀，做好石油地質檔案管理工作

　　在實際的管理過程中，還要結合石油地質檔案的特殊性，加強微觀管理工作，主要可以從檔案收集、整理、保管及利用四個方面著手。檔案資料收集方面，應具有一定的選擇性，對于重要的記錄材料，如鉆井觀察、測井等，應及時完整歸檔，對于一些較為特殊的原始記錄材料，應在統一進行處理后再進行歸檔，應能夠準確反映出真實的油層動態、油氣分布等地質情況。在檔案的整理方面，要注意結合石油地質檔案形成的階段性特征，分階段對石油地質檔案的相關材料進行及時整理，并根據油田開發以及原油開采的進度與過程，隨時收集和積累相關的檔案資料，并進行階段性的立卷以及歸檔，確保檔案的齊全完整。在檔案的保管方面，應注重根據石油地質檔案的形式、分類以及所對應的井號等，采取相應保管方式，應適應檔案的保存形式與檔案保管室的空間條件，并要滿足后續積累的需求，確保檔案保管有序規范。在檔案的利用方面，應考慮到石油地質檔案利用的頻繁性特征，可采用將檔案復印分發至各部門資料室或利用計算機管理技術，進行檔案資料的拷貝、遠程傳輸等靈活性的方法，以便于檔案的有效利用，并避免檔案的損壞丟失所造成的不良后果，充分發揮石油地質檔案的使用價值。

　　主要參考文獻

　　［1］楊延琴．如何有效保管好石油地質檔案［J］．中國石油和化工標準與質量，20xx（7）．

　　［2］孫美榮．淺談地勘單位地質檔案資料的管理與利用［J］．現代物業：上旬刊，20xx（4）．

檔案管理辦法15

　　第一條設立目的

　　為使電子文件歸檔與電子檔案管理規范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經營與發展提供服務，特制訂本辦法。

　　第二條負責部門

　　電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門進行指導與監督。部門領導統一協調，指定專門人員負責，保證管理工作的連續性。

　　第三條電子文件的收集與歸檔

　　一、電子文件的收集

　　1．收集方法

　　（1）及時按照要求制作備份。

　　（2）需在登記表中登記。

　　（3）登記表應與備份一同保存。

　　（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　　（5）電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。

　　2．具體收集流程

　　（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，由xxx確定是否保留。

　　（2）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件建立準確、可靠的標識關系。

　　（3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質等硬拷貝件保留。

　　（4）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，應將相關軟件一并收集。

　　（5）用計算機輔助設計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　（6）用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。

　　二、電子文件的歸檔

　　1．電子文件的整理

　　電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。

　　2．電子文件的歸檔

　　（1）歸檔時間

　　邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

　　（2）歸檔檢測與鑒定

　　在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

　　（3）歸檔過程

　　A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

　　B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境。

　　C將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　3．其他注意事項

　　（1）應明確規定歸檔時間、歸檔類型、相關軟件、版本、保存期限、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。

　　（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

　　（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

　　第四條電子檔案的管理

　　電子文件歸檔后按有關規定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

　　1．電子文件檢驗

　　歸檔的`每套載體均應接受檢驗，合格率應達到xxx％。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的xxx％合格率應達到x％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領導，并重新制作。

　　2．電子文件保管

　　電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

　　（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

　　（2）環境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對濕度選定范圍：xx％—xx％。

　　（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

　　3．電子文件抽樣檢查

　　每滿xx年，對電子檔案的形成和管理設備更新情況進行一次檢查登記。每滿xx年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于xxx％，如發現問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結果，應填入電子檔案管理登記表。

　　4．電子文件的利用

　　利用時使用拷貝件，要遵守保密規定。利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。

　　5．電子文件的銷毀

　　電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

　　第五條附則