檔案管理的意義

　　導語：檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。

　　檔案管理的意義

　　1、準確反映企業的成長歷程

　　檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

　　2、防患企業商業秘密外泄

　　企業檔案無不涉及商業機密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業文化的活標本

　　很多企業搞企業文化建設總喜歡請專家幫忙，殊不知，企業文化是企業成員思想意識在企業制度規范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業員工自己培養創建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業，在整理完善企業文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規范、行為準則梳理、補充、完善，企業文化的基本內容就有了。再結合企業發展史上的重要事件的整理、以及優秀員工代表的事跡總結，企業文化就豐富起來了。

　　5、企業宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業需要進行宣傳時，只需在檔案室調取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長的斷代史

　　很多企業員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業的敵人，說不定哪一天企業的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　檔案管理的注意事項

　　1、必須牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

　　2、要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的機會，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

　　3、要把全面實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現檔案的真正價值。

　　4、要牢固樹立"下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質量的“半成品”，就成為檔案質量的關鍵。如果每個上道"工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道"工序”提供質量保證，那么，檔案的質量就有了可靠的保證。

　　5、要以預防為主，防檢結合，重在提高。優良的檔案質量是“生產"出來的。根據這一-基本道理，檔案全面質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關"轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。

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