有關績效面談時的溝通技巧

　　成功的績效面談來自于事前雙方的精心準備。如果管理者不要求下屬準備面談，下屬一般不會主動準備。下面是小編整理的有關績效面談時的溝通技巧，歡迎大家閱讀。

　　績效面談時的溝通技巧

　　首先，管理者應做好面談計劃，明確本次績效面談主要談什么，通過面談要達到什么樣的目的，解決什么樣的問題。一般應在一周前事先告知下屬面談的時間、地點，讓下屬有充分的時間準備各種考評材料，進行自我評估，寫出自評報告。

　　其次，管理者應收集各種與績效相關的信息資料（如原始記錄、員工業績報告、計劃總結、管理臺賬等），擬定面談提綱，同時輔導、督促下屬也收集相關績效信息，以此作為面談的依據。

　　在績效面談中，管理者代表組織行使績效考核職責，面談主要討論績效而非人格，應“就事論事”。在面談時，討論的焦點應是員工的績效，在員工接受評估意見后，還要與下屬商討新的目標，制定具體的績效改進計劃。基本的指導思想如下：在討論員工績效并作評估時，用語應具體、明確，不作泛泛的、抽象的一般性評價。評價結果若過于籠統，會使員工懷疑主管對他們所從事的工作缺乏了解，將會降低評價結果的可信性。

　　同時，管理者在溝通中應考慮員工的實際需求和心理承受能力，設法“打動人心”，鼓舞員工士氣。主管在作評價時應堅持正面的、具有建設性的原則，既要指出員工的進步，又要指出其不足。在員工表現優秀的事件上給予及時的表揚和鼓勵，以擴大正面行為所帶來的積極影響，強化員工的積極性；在員工表現不佳、沒有完成計劃的事件上，也應及時真誠地予以指出，以提醒員工加以改正和調整。

　　管理者在與下屬進行績效溝通時，要平等，不要有優越感。一般來講，上下級間的任何溝通首先來源于職位的不同，所以面談時主管一定要放下架子，真正把下屬視為績效合作伙伴。當下屬對所提出的績效評估意見表示不滿意時，應允許他們提出反對意見，而不能強迫他們接受其所不愿接受的評估結論。績效面談其實也是管理者對有關問題進行深入了解的機會，如果下屬的解釋是合理可信的，管理者應靈活地對有關評價作出修正。如果下屬的解釋是不能令人信服的，則應進一步向下屬作出必要的說明，通過良好的溝通達成共識。

　　用心傾聽，多問少講。傾聽是一種雙向式溝通，而溝通就是一項傾聽的藝術。傾聽的目的是為了作出最貼切的反應，通過傾聽去了解別人的觀點、感受。管理者要學會傾聽，以“請談談你的看法”、“請告訴我你對這件事的看法”等，鼓勵下屬參與到談話中去。管理者要設身處地為下屬著想，讓下屬把話講完；不要輕易打斷下屬，一定要鼓勵他講出問題所在；在傾聽中保持積極回應，千萬不要急于反駁；先不急于下定論，務必聽清楚并準確理解員工反饋過來的所有信息；再一次與下屬核實你已掌握的信息，理清所有問題，使之條理化、系統化，然后迅速作出判斷，并表達自己的想法。

　　關注細節，用“心”溝通。在績效溝通中，人們最容易忽視一些細節（或小節），而“不拘小節，必成大患”。主管必須關注細節，用“心”溝通，合理運用非語言性溝通（如肢體語言），設法營造一種舒暢的談話氣氛，這樣可使管理者富于人性魅力，讓下屬感覺有親合力。在績效面談中，主管要用目光與下屬持續交流，減輕下屬的心理負擔。真誠的微笑不僅便于消除下屬心理上的緊張感，增添下屬信心，鼓勵下屬繼續談話，還可以表示對下屬所講的話題有興趣。

　　擴展：績效通技巧

　　1、明確績效面談的目標：A、反饋績效評估結果；B、確定下一步的績效目標。這一點非常重要，任何時候都不能忘記！

　　2、績效評估的結果盡可能具體，面談時一定要描述清楚、準確。結果含混或描述不清楚、不準確，都會令談話對象不知所措，影響面談效果。

　　3、傾聽面談對象對實際情況的描述或解釋，一定要鼓勵他把“委屈”全部倒出來，即使他發牢騷、抱怨，也一定要耐心聆聽，切忌隨意打斷其講話。

　　4、內容方面，不僅要談論過去，更要面向未來。最好的辦法是，通過互相探討，讓面談對象自己提出目標和解決方案，面談人員（最好是直接主管）作為支持者，幫助他解決其中的疑難問題。

　　5、用面談人員與面談對象相互交流討論的辦法，通過提出問題、解決問題的方式來建立未來的績效目標。這樣的績效目標最容易達成。

　　6、一定要堅持持續動態的溝通：A、經常進行績效溝通；B、定期對目標的進展情況進行評價；C、以績效為基礎，確定組織的獎酬系統。

　　7、評價目標的進展情況時，既要指出進步，又要指出不足。評價不足時，一定要注意語言技巧，如先贊揚后批評、先肯定后否定等等。

　　8、非語言性的溝通，也是不容忽視的重要環節。有幾個細節，請注意：

　　A、空間場所的選擇，小空間、近距離比較好；

　　B、身體姿勢，以平時的自然體態為最好，不要緊張；

　　C、眼睛的作用，注視對方眼睛與下巴之間的區域，目光要柔和。

　　及時反饋考評結果

　　及時向被考評者反饋考評結果信息是每一位考評者的責任和義務，也是績效溝通的重要步驟要求。我們要求各考評者在考評結束后一周內及時（一般為每月10日左右，最遲每月15日前）將考評結果反饋給被考評者。具體反饋一般由直接考評者負責執行，例如總監負責對直屬經理、主管的反饋，經理、主管負責對直屬崗位人員的反饋。反饋內容包括考評表（指標得分）、考評總得分、績效等級、績效工資差額、績效面談記錄等信息。

　　全面績效面談

　　我們調查過被考評者對績效面談的看法，訪談中發現每一位被考評者都希望能與上司進行績效溝通，特別是當月績效與往期相比變化較大時。訪談中我們還注意到希望績效溝通與職務高低無關，普通職員是這樣，主管、經理是這樣，總監也是這樣。

　　有績效考評，就有績效面談。

　　從去年5月份開始推行的績效面談為績效溝通管理工作打下了較好的基礎。今年隨著績效考評軟件系統的上線，我們公司開始強制推行全面績效面談——將績效面談記錄表添加到考評軟件系統中，如果考評者沒有完成績效面談記錄，則無法完成考評操作。績效面談的很多內容都相當于定性考評，與客觀的量化數據一起就構成了比較完整的績效考評結果，統一保存在績效考評軟件系統中，可供歷史查詢。隨著時間的推移，這些都將成為公司重要的人力資源資料信息。

　　重點溝通輔導

　　我們公司要求各部門必須對當月績效等級被評為C/D的員工進行重點溝通輔導，并要求完成紙質檔溝通輔導記錄——《績效改進輔導跟蹤表》。

　　《績效改進輔導跟蹤表》的主體部分有四項：①績效現狀描述；②改進建議/輔導安排；③改進承諾與計劃；④跟進評估。其中前兩項由考評者填寫并簽名確認，第三項由被考評者填寫并簽名確認，第四項由人力行政部負責跟進。

　　管理制度建設

　　公司《績效管理制度》中有多項條款都是指向績效溝通管理的，今年我們還特別推出了《績效溝通輔導管理辦法》，專門對績效溝通管理進行規范和控制。隨著績效溝通體系的初步建立，我們公司的績效溝通管理工作將不斷向前推進，下一步的工作思路和工作方向：

　　1、增加考評結果自動反饋系統

　　目前由考評者負責向直屬崗位人員反饋考評結果信息，這是主要的反饋渠道，我們擬在這個基礎上增加系統自動反饋渠道。自動反饋有兩種實現方案：一是通過考評軟件系統與內部郵件系統關聯，考評操作完成后，考評系統自動將績效考評結果信息發送到對應的被考評者郵箱；二是為每一位被考評者安裝績效考評軟件系統，員工可以自己登錄查詢當月績效考評結果信息和歷史考評記錄信息。具體方案將與公司IT溝通后確定，預計從明年上半年可以開始實施。

　　2、將績效溝通輔導納入考評范疇

　　目前我們公司的績效溝通工作由人力行政部主導推進，一般通過控制績效溝通輔導記錄和抽樣回訪的方式來進行監督管理。以后隨著績效溝通工作的進一步推進和細化，可以考慮將績效溝通輔導直接納入考評范疇，對績效溝通輔導工作執行較好的考評者進行獎勵，對績效溝通輔導工作未執行到位的考評者視情況進行懲罰。這項考評（績效溝通輔導執行情況獎懲的執行）前期由人力行政部負責，當形成一定氛圍后可直接交由各部門負責。

　　當然除了推出管理措施外，我們也將組織更多的溝通輔導技巧方面的交流培訓。相信公司績效溝通體系的不斷完善，將直接推動持續有效的績效溝通輔導，激勵員工改進績效，從而促進公司績效的提升。

　　我把績效管理中的溝通歸納為“3+1”的對話過程，所謂“3+1”，即把績效管理看成是一個分三步走的對話過程，外加一個控制過程，三步走的對話過程包括對話績效目標、對話績效輔導和對話績效評估，控制過程是記錄的績效，建立員工業績檔案。通過這三個過程的對話，使管理者和員工對績效考核的指標以及指標的評分標準達成一致。

　　設定考核目標

　　在績效周期內，管理者作為員工的績效合作伙伴和輔導員對員工進行有效的績效輔導，與員工開展持續的對話溝通，幫助員工正確認識工作當中存在的障礙和困難，為員工提供資源支持，對員工進行適時的指導，并把自己對員工績效的建議和看法告訴員工。讓員工感覺到管理者是作為支持者和幫助者的身份與自己對話的，使員工從內心愿意接受管理者的指導，愿意做出改變，為達成績效目標而積極工作，并主動與管理者溝通，尋求管理者的支持。這樣，在管理者和員工的共同努力下，員工的績效目標會朝好的方向發展，最終實現和超越這些目標。

　　與員工做績效考核面談

　　考核時間到來的時候，就可以進行績效評估對話了，由于在制定績效目標的時候以及績效周期內，管理者與員工做了充分的溝通和對話，那么，績效考核就不再是一個困難的事情。管理者也不再單獨打分，而是與員工以對話的形式一起打分，與員工做績效考核面談，在面談中，管理者對員工上一績效內好的表現進行總結，并提出表揚，激勵員工繼續努力。同時，管理者也應該直接、具體地指出員工不好的表現，并征求員工的意見，看看自己的看法與員工的想法是否一致，如果不一致，那么繼續進行深入溝通，直至雙方達成一致，最后管理者還應對員工提出改進意見，幫助員工制定績效改進計劃，達到改善員工績效的目的。

　　觀察和記錄員工表現

　　另外，非常重要的一點是，績效考核應以“沒有意外”為原則，即績效考核的時候，管理者和員工對一些考核指標的完成情況以及員工的績效表現的看法應該是一致的，至少不會出現較大的分歧，這是也保證績效考核結果公平的一個根本準則，必須嚴格遵守。

　　那么，為了做好這一點，管理者就應該在績效溝通中注意觀察和記錄員工的表現，形成員工業績檔案，這也是對績效管理的過程進行控制的一個很好的手段。對員工好的績效表現和不好的績效表現都要記錄，尤其是不好的績效表現，在記錄的時候還要請員工簽字確認，以免以后在考核的是否發生不必要的爭執。

　　記錄員工績效的主要方法是關鍵事件法，即對員工績效有重大影響的事件進行記錄。當然除此之外，其他的一些方法也是很重要的，比如：工作總結、各類報表、分析報告等。記得北美著名績效管理專家羅卜特。巴克沃先生講過一個故事。有一次，某著名企業的人力資源總監繪聲繪色地向他介紹企業引進的績效管理軟件系統。憑借這套系統，績效目標的設定由主管和員工通過電腦網絡進行。每當考核的時候，績效考核也是全部通過電腦網絡進行，主管只需要在電腦上填寫考核打分表，然后把表格發給員工，讓員工在考核表進行電子簽名，再發回到網絡系統，就可以了。這樣節省了大量的時間，而且不受地域的限制，非常方便，非常受管理者的歡迎。

　　聽了這位總監的講述，巴克沃說，“其實科技在給人帶來方便的同時，也在破壞一些東西，績效管理是員工與直接主管面談溝通的過程，在電腦上完成績效目標的設定和績效考核的過程，使得員工和直接主管失去了面對面溝通的機會，使績效考核成為冷冰冰的工具，反而在相當的程度上降低了績效管理的效果。”

　　科技工具的使用往往幫助人們達到要求的最低標準，填寫表格僅僅是績效管理的手段之一，績效溝通才是管理應該致力做好的重點工作。畢竟，填寫表格僅僅是績效管理的手段之一，并非全部。績效溝通才是管理應該致力做好的重點工作。

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