（熱）公司檔案管理制度15篇

　　在不斷進步的時代，越來越多人會去使用制度，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。

公司檔案管理制度1

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

　　第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

　　第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發。

　　第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作所需的`基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章 機構和人員

　　第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

　　第十條 機關檔案工作的基本任務是：

　　(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

　　(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

　　(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

　　(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

　　(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;

　　(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

　　(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、活動;

　　(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。

　　第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

　　第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

　　第三章 基礎設施

　　第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

　　第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

　　第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

　　第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度2

　　為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

　　本辦法適用于我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

　　檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規范，方便利用、安全保密。

　　各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

　　一、檔案內容

　　檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

　　二、檔案管理

　　檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

　　收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

　　經鑒別，符合歸檔范圍的.材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

　　三、檔案利用

　　檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。

　　查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

　　由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

　　查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。

公司檔案管理制度3

　　為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。

　　一、總則

　　（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

　　（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

　　（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

　　二、檔案部門設置及其職責

　　（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：

　　1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

　　2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

　　3、負責對本公司形成的.各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

　　（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

　　1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。

　　2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

　　三、檔案接收與整理

　　(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：

公司檔案管理制度4

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的.文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

　　第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。

公司檔案管理制度5

　　1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

　　2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

　　5、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機關或交辦的`公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

　　7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。

　　13、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

　　14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

　　16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。

　　17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

　　18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。

公司檔案管理制度6

　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

　　3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的`流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

公司檔案管理制度7

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現象。

　　4、下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。

　　三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。

　　四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。

　　五、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

　　六、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續。

　　七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續。

　　國土資源專業檔案立卷歸檔制度

　　為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。

　　1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。

　　2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯系，便于查找和利用。

　　3、國土資源專業檔案的'立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

　　4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

　　6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

　　7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

　　9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發文首先是正文，然后是發文簽批單，最后是底稿；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限

　　6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

　　會計檔案立卷歸檔制度

　　會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。

　　1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

　　2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。

　　3、 整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

　　4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。

　　5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

　　6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

　　7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。

　　8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

　　9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。

　　聲像檔案立卷歸檔制度

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對后方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

　　5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管jU長批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。

　　7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏,違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。

公司檔案管理制度8

　　一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。

　　三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協議的'正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　　②根據檔案內容合并整理、立卷;

　　③根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度9

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經營形成的各種資料。

　　2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的'利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

　　⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結論在前，依據在后。

　　d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。

公司檔案管理制度10

　　1、文件檔案的管理:

　　1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。

　　1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

　　1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。

　　1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

　　1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

　　2、電子文檔的管理:

　　2.1收集、積累要求:

　　■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。

　　■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。

　　■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。

　　■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。

　　■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。

　　■用視頻設備獲得的動態圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

　　方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

　　■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數準確、數據完整。

　　■通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　2.2收集、積累方法:

　　■及時按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

　　2.3歸檔要求:

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

　　■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

　　■將相應的.電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

　　■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

　　3、聲像檔案的管理:

　　3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

　　3.2文字說明的編寫要求:

　　■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

　　■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

　　3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

　　3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

　　3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。

公司檔案管理制度11

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的`、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4．3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度12

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

　　三、檔案相關規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的'基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

　　1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

　　4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

公司檔案管理制度13

　　第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的`通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

公司檔案管理制度14

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯系交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的'資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。

公司檔案管理制度15

　　一、客戶資料管理辦法總則。

　　為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務品質提升和客戶關系維護的基礎工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規范化、有效化，保證穩定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。

　　二、客戶資料管理辦法管理范圍。

　　1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法范圍。

　　2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。

　　3、公司客戶為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。

　　三、客戶資料的內容。

　　完整的客戶資料包括以下資料信息：

　　1、公司信息部負責公司所有客戶基本信息的匯總、整理。

　　a、客戶基本資料的收集是業務拓展的`基礎，也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶信息。

　　b、客戶基本信息包括客戶的企業名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業性質、所屬行業、注冊資料、聯系人、聯系方式（電話、傳真、郵箱）等方面。

　　C、對經銷商、重點/品牌資料要在ERP中規范管理。建立必要的信息系統，如客戶性質/客戶合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。

　　2、建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。

　　1）、每發展、接觸一個新客戶，均應建立客戶檔案戶頭；

　　2）、客戶檔案適當標準化、規范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營范圍、注冊資本等。

　　3）、建立客戶特征資料，客戶特征資料包括企業規模（營業額、員工人數）、采購決策特征、具體需求、決策者個人信息（愛好或偏好、生日等）、業務發展趨勢等。

　　3、客戶檔案的更新、修改。

　　1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；

　　2）、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；

　　3）、積累客戶年度業績和財務狀況報告。

　　4）客戶在財務上的開戶、更改戶名需提供紙制申請，并做好檔案記錄（銷售中心及財務部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關人員溝通，并做好記錄）

　　4、建立客戶交易資料

　　客戶與競爭對手合作信息（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易信息（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。

　　四、公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業務保密外），不得局限在業務人員個人范圍內。

　　五、員工調離公司時，不得將客戶資料帶走，其業務部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。

　　六、建立客戶信息查閱權限制，未經許可，不得隨意調閱客戶檔案。

　　七、客戶管理。

　　1、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。

　　2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內。

　　3、對一些較重要、未來將發展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯系，并建立聯系報告制。

　　4、負責與客戶聯系的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客戶，產指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯系。

　　八、客戶資料管理辦法附則。

　　本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經總經理批準頒行。

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