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大型會議管理制度

時間:2023-11-14 07:42:53 制度 我要投稿
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大型會議管理制度

  在現在社會,制度的使用頻率逐漸增多,制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬起制度來就毫無頭緒?下面是小編整理的大型會議管理制度,希望對大家有所幫助。

大型會議管理制度

大型會議管理制度1

  1、目的

  為了使公司的會議管理規范化、有序化,提高會議質量。

  2、適用范圍

  適用于xxx有限公司會議召開。

  3、職責

  1、行政人事部負責公司級會議的組織、會場紀律的`管理,會議記錄;

  2、行政人事部對公司級會議決定事項以及安排的工作進行跟蹤、落實,以確保工作能夠按時、按質、按量完成;

  3、各單位內部會議由各單位自行組織,行政部予以協助。

  4、內容

  1、會議召開的原則

  2、公司所有的會議必須以精簡、有效、節儉的原則進行;

  3、只有在需要時才召開會議;

  4、公司嚴格控制未預見的臨時性會議,對此類會議須按一會一報原則審批(臨時會議需報行政部批準)。

  5、會場紀律

  6、公司定于每周xxx下午xxx召開周工作總結與計劃例會,由行政部負責組織,緊急會議提前半小時通知。 周會的議程:總結上周工作,安排本周主要工作任務,商討工作中出現問題的具體解決方案。

  7、月底會議、季度會議、年度會議由行政部根據具體工作安排確定時間,提前二天通知各部門,各部門會議由各部門自行確定會議時間。

  8、開會前5分鐘與會人員必須到達會場,同時將手機調到振動狀態或關閉;

  9、會場內嚴禁吸煙,未經批準,不得在會議期間進行私自討論;

  10、與會人員因為特殊原因不能按時出席會議,須在會前向會議組織單位請假,并以書面形式說明不能按時出席會議的原因(特殊情況可以采取口頭形式請假),得到組織單位批準后,才能請假。

  11、會議中途與會人員如有急事需離開,需向會議主持人提出申請,得到批準后方可離開。

  12、會議管理體制

  13、公司級會議召開前期,行政部準備好會議相關文件或資料,必要時進行會場布置、設備調試。

  14、行政部需在會議進行中做好記錄,記錄方式主要是速記筆錄。

  15、行政部做好會議記錄,并存放于公司共享資料相應文檔內。

  16、除各單位內部會議外,公司級會議資料由行政部整理、立卷、歸檔。

  17、對于沒有按時出席會議而又未請假者,由行政部參照公司《獎懲制度》予以處罰。

  5、引用文件

  1、無

  6、記錄

  1、《會議記錄》、《會議記要》、會議任務跟進表》

  2、其它

  3、本規定由行政部制訂并歸口管理;

  4、本規定自發布之日起實施。

大型會議管理制度2

  第一章總則

  第一條目的

  為規范和加強大型會議的管理,提高會議的效率和質量,保障會議的順利進行,制定本制度。

  第二條適用范圍

  本制度適用于公司內部舉行的大型會議。第三條制定程序

  本制度的修訂和制定由公司經理辦公室負責,經公司領導班子審批后,公布實行。

  第二章會議召集與安排

  第四條會議宣傳

  1、召開大型會議前,需對會議主題、時間、地點、參會對象進行宣傳。

  2、宣傳內容需包含會議目的、議題、參會對象、時間、地點、舉辦單位等重要信息。

  3、宣傳形式包括公司公告欄、部門通知、郵件群發、電話通知等多種方式,宣傳時間至少提前一周。

  第五條會議召集人

  1、大型會議召集人由舉辦單位確定,需滿足以下條件:

  (1)工作經驗豐富,具有豐富的組織和管理能力。

  (2)熟悉公司的業務和工作流程,了解參會人員及其職責,具有良好的溝通和協調能力。

  (3)能夠嚴格遵守會議程序,確保會議的準確、高效、有序。

  2、會議召集人的主要職責:

  (1)組織制定會議議程,會議計劃、安排和準備工作。

  (2)召集參會人員,確保參會人員及時、準確到達會議現場。

  (3)主持會議,遵守會議程序,確保會議的.高效和順利進行。

  (4)對會議結果進行總結,并及時發出會議紀要。第六條會議秘書

  1、大型會議由會議秘書協助召集人組織和開展。

  2、會議秘書的職責包括:

  (1)配合召集人制定會議議程,安排會議現場。

  (2)準備會議材料,協助主持人對議程進行解讀。

  (3)會議現場記錄會議過程和重要決策內容。

  (4)協助主持人對會議結果進行總結,并及時發出會議紀要。

  第三章會議管理

  第七條會議議程

  1、會議召集人應按照會議目的,制定合理的會議議程。

  2、會議議程應包含會議的時間、地點、主題、參會人員、議程內容等基本信息。

  3、議程內容應符合會議目的,并結合當前工作情況和需求,確定議題,并在議題前確定發言時間、發言順序等細節問題。

  第八條會場準備

  1、會議召集人應提前安排場地,清理會場,檢查和確認會議設備及其運行情況。

  2、會議場地應選在安靜、舒適、寬敞的場所,保證參會人員的安全和順利進行。

  3、會議設備應配備齊全,運行正常,包括投影儀、麥克風等。

  第九條會議主持

  1、會議主持人應保證會議的正常進行,遵守會議程序。

  2、會議主持人應確認議題的處理方式,控制會議的時間、發言秩序,在適當的時候提出總結討論并梳理出決策內容。

  3、會議主持人應盡可能保持會場秩序,尊重各方發言并進行協調。

  第十條會議記錄

  1、會議記錄人應對會議內容進行詳細的記錄。

  2、會議記錄應包括會議過程、議題、發言人、發言內容、決策內容等重要信息。

  3、會議記錄應在會議期間進行時間記錄和總結,并及時通知相關部門。

  第四章會議后續處理

  第十一條會議紀要撰寫

  1、會議秘書應在會議結束后,結合會議記錄,認真制作會議紀要。

  2、會議紀要應包括會議的時間、地點、參會人員、議題、決策內容等要素。

  3、會議紀要的內容應準確、簡明、客觀,反映了會議的全貌和重點決策。

  第十二條會議跟進

  1、會議決策應及時跟進落實。

  2、會議參會人員應將會議決策內容、具體實施方案、負責人和時間節點等細節落實清楚,并及時在公司內部進行溝通和宣傳。

  3、會議召集人應定期跟進會議決策的落實情況,對未執行落實情況進行處理和跟蹤。

  第十三條糾紛處理

  如存在與會人員在會議中發生矛盾、糾紛等情況,應當及時處理,確保會場秩序和參會人員的安全。

  第十四條追究責任

  如在大型會議中發現管理人員或參會人員的違規行為,應按照公司相關制度和法律法規進行處理和追究責任。

  第五章附則

  第十五條生效時間

  本制度自公布之日起生效,之前制定的有關管理制度不與本制度沖突的條文依然有效。

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