物業管理制度與檔案建立管理規范

　　在快速變化和不斷變革的今天，各種制度頻頻出現，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。到底應如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的物業管理制度與檔案建立管理規范，僅供參考，歡迎大家閱讀。

物業管理制度與檔案建立管理規范1

　　1、項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經總物業經理許可，他人不得動用。

　　3、物業檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續，經確認后方可離任。

　　6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的，需經物業總物業經理書面確認，如有違反的做泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符合要求的保管責任人將做適當處分。

　　9、物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的'，對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的，管理處將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

物業管理制度與檔案建立管理規范2

　　一、各類技術資料必須裝訂成冊，由工程部內勤保管并編制詳細目錄。

　　二、資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料，其中一套存檔作備用，另一套分發給工程部各主管工程師作管理之用。

　　三、檔案室的備用圖紙，如設備的規范、標準等，如要借用，必須填寫資料借用單，經工程部經理批準后方可借閱，但必須限期歸還。

　　四、工程部重要設備的.運行記錄，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　六、《報修工作單》每月裝訂成冊，歸檔保存，保存三年。

　　七、每一臺設備都必須建立設備臺賬卡，詳細記錄設備的生產廠家，各種性能、技術參數、安裝位置、調試驗收記錄，每次維修維護記錄，每次設備事故記錄等，臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　八、設備及系統技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊，編制目錄。

物業管理制度與檔案建立管理規范3

　　（一）管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的.所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等；

　　2、業主檔案：所有業主購、租房合同（復印件），業主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等；

　　3、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等；

　　4、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　（二）管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行；

　　2、專人管理（由負責內勤的管理員擔任），專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密；

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%；

　　4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

物業管理制度與檔案建立管理規范4

　　一、重視檔案資料的整理及管理工作，設置專職人員進行專業化管理。

　　二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類，進行歸檔。

　　三、檔案資料員工作職責

　　1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　2、按規定及時、正確地辦理各種資料的動態注記。

　　3、按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。

　　4、及時制訂工作計劃和做好年終總結，特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

　　5、嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。

　　6、妥善保管好各類檔案資料，嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內溫度不適而受潮或干燥造成的'損失。

　　四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要，需查閱有關房產資料，按規定憑介紹信查閱。

　　五、律師事務所要有關了解當事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準，由資料員代為查閱，并根據不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

物業管理制度與檔案建立管理規范5

　　1目的

　　使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3公司資料室文檔資料管理

　　3、1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。

　　3、2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3、2物業管理相關政策 、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

　　3、3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3、4公司本部重要文件，主要包括：

　　3、4、1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。

　　3、4、2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。

　　3、4、3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。

　　3、4、4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。

　　3、4、5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。

　　3、4、6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。

　　3、4、7各部門呈報的`工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。

　　3、4、8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3、5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。

　　4各部門文檔資料管理

　　4、1各部門文件分類及編制要求：

　　4、1、1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。

　　4、1、2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。

　　4、1、3公司各部門（含職能部門 、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：

　　1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

　　2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

　　3）通知類：內部各類通知。

　　4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

　　5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。

　　6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　　7）對外文件類：

　　①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；

　　②對客戶發文等：

　　③其它類：如電話表、名單、啟示等。

　　4、2質量管理部應保管的資料：

　　4、2、1發展商提供的資料：

　　1）產權資料；

　　2）技術資料（含圖紙）；

　　3）交接手續及清單等。

　　4、2、2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。

　　4、3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。

　　4、4各類文件發放要求：

　　4、4、1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：

　　1）部門負責人以上人員閱；

　　2）主管級以上人員閱；

　　3）內部傳閱；

　　4）張帖。

　　4、4、2重要文件的發放應辦理簽收手續。

　　4、4、3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4、4、4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

　　4、5電腦文檔管理：

　　4、5、1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

　　4、5、2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。

　　4、5、3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。

　　4、5、4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4、6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。

物業管理制度與檔案建立管理規范6

　　一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經領導批示傳閱的`文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。

　　五、業主檔案資料設專柜存放、保管，未經業主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業主檔案資料。

　　六、定時檢查、核對檔案件數，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發現異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監銷，防止泄密。

物業管理制度與檔案建立管理規范7

　　●檔案管理規定

　　1、檔案資料由經理負責監督保管，內務管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經經理許可，任何人不得動用。

　　3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業檔案在歷任經理離職或調職時，應向接任者辦理移交手續，經認可后方可離開。

　　6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經經理書面認可，如有違反的，作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況，對不符合要求的保管人將作適當處分。

　　9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的，對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的，公司將視情節追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　●小區管理保密規定

　　1、公司、物業內部資料，業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內，由內務管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管，內務管理員休假時，由經理指定者方可代為執行以上事務。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5、公司制定的各類規章制度及工作指引，嚴禁任何形式的抄襲和復印，嚴禁外泄。

　　6、公司發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7、員工應具有維護他人隱私的法律意識，主動為公司和小區住戶保守秘密，對任何人的不正當打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執行保密規定不當，致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　●小區檔案資料

　　1、小區驗收檔案：

　　1）小區土建、設備安裝竣工資料（圖紙、設備資料）。

　　2）小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3）小區機電設備保養合約。

　　4）小區公共區域設施設備驗收記錄。

　　5）小區公共區域設施設備移交記錄。

　　6）單元驗收及移交記錄。

　　2、小區二次裝修檔案：

　　1）住戶二次裝修圖紙及審批手續。

　　2）二次裝修期間管理處監督檢查資料。

　　3、住戶資料：

　　1）小區住戶入伙資料。

　　2）小區住戶情況登記（包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等）。

　　4、小區管理文本匯編：

　　1）管理合同、業主公約、用戶手冊。

　　2）小區各類管理規章制度及裝修管理規定。

　　3）小區各項管理分包合約。

　　5、小區設備維修保養資料：

　　1）各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。

　　2）各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3）主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4）住戶維修報修單及維修后的'回訪記錄。

　　6、小區設施設備檢測：

　　1）電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2）消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3）小區避雷系統有定期檢測報告。

　　4）小區其他設施設備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔：

　　1）日常通知、文件的存檔。

　　2）小區管理費收繳情況。

　　3）公司管理費財務報告。

　　4）會議記錄。

　　5）值班記錄。

　　6）安保值班記錄。

　　7）其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當的保管、儲存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理，并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄，文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定，其他未經授權者無權決定。

　　6、檔案按不同業務性質分塊，以內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業務部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負責，以達到文件管理要求，必須做到檔案標識清晰、分類明確，易查找；檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業管理制度與檔案建立管理規范8

　　一、打字、復印管理

　　文印室屬保密部門、未經辦公室允許，非工作人員不得隨意進入或逗留；經允許進入文印室人員，不得隨意翻閱與己無關的文件和資料，否則，管理人員有權制止或請出。

　　1、打印、油印和復印10張以上者，需申請辦公室批準后進行；10張以下者，經文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復印者，均應嚴格進行登記、記錄。

　　2、文印員負責文印室內的計算機、打印機、復印機、油印機等設備和配件的管理，其它人員不得擅自動用。

　　3、集團以外的打印、復印、油印業務，根據打印的.規格數量按規定到財務室交納費用，憑收款單據辦理打印業務。

　　4、按照規定，文印用品由文印室工作人員統一向集團文印室申請，并附出上期領用材料的使用說明，批復后辦理領用。嚴禁浪費和私用文印用品，特別是紙張的使用必須嚴格把關，文印員對領取文印紙張數量應與使用登記數量、對外業務量、發放數量和結存數量基本持平并定期匯總，防止丟失和浪費。一經查出浪費和私用，對相關人員予以追究。

　　5、文印打字管理人員必須嚴守機密，如發現泄密行為，視情節程度，除賠償造成的損失外，還將給予行政處罰。

　　二、檔案資料管理：

　　1、檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時，要按檔案內容目錄及檔案材料逐件逐項核實清楚，在檔案收件簿上，接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

　　2、按小區住宅編號和銷售，房管建立對應的檔案帳目，做到帳帳相符，帳物相符，擺放整齊、調用迅速。

　　3、對房屋產權人發生變更時，要及時做出檔案相應的變更，做好變更登記，確保檔案的準確無誤。

　　4、檔案室內做好防火、防潮、防霉、防盜等工作，要經常查驗，發現問題及時采取有效措施。

　　5、調閱檔案時，要認真填寫調檔紀錄，詳細記錄調閱，檔案名稱、借閱人、借閱時間、歸還時間。

　　6、對借閱的檔案必須有經理或上級相關部門負責人簽定批準的依據方可調閱，并及時在調入和調出、回收的記錄簿上詳細登記。對已調出的檔案超期者必須進行催收。

　　7、檔案管理員要做好保密工作，非檔案工作人員不得入內。如發現泄密行為，視情節程度給予經濟或行政處罰。

物業管理制度與檔案建立管理規范9

　　為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1、歸檔范圍

　　a、分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等，由行政部負責歸檔。

　　b、在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

　　c、各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案，如：會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等，由行政部負責歸檔。

　　d、員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案，由行政部負責歸檔。

　　e、財務檔案按《財務管理規定》的范圍歸檔，由行政部負責。

　　2、歸檔要求

　　a、歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊；字體一般是宋體，標題三號字，正文四號字；語言通順，文字輸入正確無誤。

　　b、歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c、歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。

　　d、案卷題名應確切反映卷內文件內容。

　　3、歸檔時間

　　a、文書檔案在第二年上半年內歸檔。

　　b、員工檔案及時歸檔。

　　c、財務檔案按季度歸檔。

　　4、歸檔份數

　　a、各類書面文件材料一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包括軟盤上一份）。

　　b、重要的和利用頻繁的`文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。

　　5、不歸檔文件材料的范圍

　　a、重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

　　b、上級單位發來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c、未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）。

　　d、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e、參加非主管單位召開的會議，不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。

　　f、非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g、下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

　　6、各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1、分公司檔案資料由行政部統一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2、存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應按照類別和時間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾；在保存電子文件時，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽，以方便查詢。

　　3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　5、每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符，對破損或載體變質的文書檔案，要及時進行修補和復制，文書檔案發霉或蟲害要及時消殺；對于出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6、行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1、分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　2、員工查閱檔案，須辦理登記手續，并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

　　3、在借閱檔案時應做到以下幾點：

　　a、辦理登記手續，定期歸還。

　　b、要愛護檔案，不得丟失。

　　c、所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4、借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　5、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

　　6、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7、調離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1、檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行；日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

　　2、鑒定的主要項目有：

　　a、檔案保管期限表。

　　b、對到期檔案提出存、毀意見。

　　3、確定保管期限原則：

　　a、對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　b、凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4、鑒定工作應該定期進行。

　　5、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管質量達到標準規定。鑒定中發現檔案不準確、不完整，部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

　　6、銷毀檔案的程序：

　　a、經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告，經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

　　b、檔案銷毀時，由部門派二人以上進行監銷并在銷毀清單上簽名。

　　c、銷毀檔案時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對部門造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。

物業管理制度與檔案建立管理規范10

　　為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業書籍、法規、技術規范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規劃、物業管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。

　　三、項目資料的`電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數據庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

　　六、同一項目的資料，由發件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

　　七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統一進行管理。

　　八、對發展商發給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發展商對公司所給文件的簽收回執，更應注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

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