物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

　　在快速變化和不斷變革的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編為大家整理的物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范，僅供參考，歡迎大家閱讀。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范1

　　1、項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可，他人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4、物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5、物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn)，如有違反的做泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。

　　9、物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的'，對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的，管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范2

　　一、各類技術(shù)資料必須裝訂成冊(cè)，由工程部?jī)?nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。

　　二、資料室要有兩套完整的竣工驗(yàn)收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。

　　三、檔案室的備用圖紙，如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，如要借用，必須填寫資料借用單，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，但必須限期歸還。

　　四、工程部重要設(shè)備的.運(yùn)行記錄，每月必須裝訂成冊(cè)，歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　六、《報(bào)修工作單》每月裝訂成冊(cè)，歸檔保存，保存三年。

　　七、每一臺(tái)設(shè)備都必須建立設(shè)備臺(tái)賬卡，詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家，各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄，每次維修維護(hù)記錄，每次設(shè)備事故記錄等，臺(tái)帳記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。

　　八、設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊(cè)，編制目錄。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范3

　　（一）管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的.所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等；

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同（復(fù)印件），業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表和住戶健康狀況登記表等；

　　3、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等；

　　4、管理資料：綠化資料、日常巡查（清潔、維修、保安）記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　（二）管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；

　　2、專人管理（由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任），專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密；

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%；

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范4

　　一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

　　二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類，進(jìn)行歸檔。

　　三、檔案資料員工作職責(zé)

　　1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

　　2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

　　3、按時(shí)收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

　　4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

　　5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

　　6、妥善保管好各類檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的'損失。

　　四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。

　　五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范5

　　1目的

　　使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3公司資料室文檔資料管理

　　3、1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。

　　3、2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3、2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。

　　3、3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3、4公司本部重要文件，主要包括：

　　3、4、1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。

　　3、4、2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。

　　3、4、3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

　　3、4、4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。

　　3、4、5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。

　　3、4、6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。

　　3、4、7各部門呈報(bào)的`工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。

　　3、4、8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文：主要包括政府部門往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3、5文檔資料查閱或復(fù)印：物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

　　4各部門文檔資料管理

　　4、1各部門文件分類及編制要求：

　　4、1、1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。

　　4、1、2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。

　　4、1、3公司各部門（含職能部門 、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類別：

　　1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。

　　2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。

　　3）通知類：內(nèi)部各類通知。

　　4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。

　　5）會(huì)議類：部門例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。

　　6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　　7）對(duì)外文件類：

　　①對(duì)政府部門、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；

　　②對(duì)客戶發(fā)文等：

　　③其它類：如電話表、名單、啟示等。

　　4、2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：

　　4、2、1發(fā)展商提供的資料：

　　1）產(chǎn)權(quán)資料；

　　2）技術(shù)資料（含圖紙）；

　　3）交接手續(xù)及清單等。

　　4、2、2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

　　4、3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

　　4、4各類文件發(fā)放要求：

　　4、4、1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類：

　　1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；

　　2）主管級(jí)以上人員閱；

　　3）內(nèi)部傳閱；

　　4）張?zhí)��?/p>

　　4、4、2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

　　4、4、3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4、4、4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。

　　4、5電腦文檔管理：

　　4、5、1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。

　　4、5、2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。

　　4、5、3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4、5、4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4、6資料管理人員要定期檢查專柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范6

　　一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號(hào)、編注目錄，以便查閱。

　　三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的`文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。

　　五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

　　六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常或丟失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。

　　七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范7

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動(dòng)用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí)，應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認(rèn)可后方可離開(kāi)。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可，如有違反的，作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的，對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí)，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印，嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗(yàn)收檔案：

　　1）小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）。

　　2）小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

　　3）小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

　　5）小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6）單元驗(yàn)收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案：

　　1）住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料：

　　1）小區(qū)住戶入伙資料。

　　2）小區(qū)住戶情況登記（包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等）。

　　4、小區(qū)管理文本匯編：

　　1）管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

　　2）小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3）小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料：

　　1）各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2）各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3）主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

　　4）住戶維修報(bào)修單及維修后的'回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè)：

　　1）電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。

　　2）消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

　　3）小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

　　4）小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

　　7、日常文檔：

　　1）日常通知、文件的存檔。

　　2）小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

　　3）公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

　　4）會(huì)議記錄。

　　5）值班記錄。

　　6）安保值班記錄。

　　7）其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋９堋��?chǔ)存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確，易查找；檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)，檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范8

　　一、打字、復(fù)印管理

　　文印室屬保密部門、未經(jīng)辦公室允許，非工作人員不得隨意進(jìn)入或逗留；經(jīng)允許進(jìn)入文印室人員，不得隨意翻閱與己無(wú)關(guān)的文件和資料，否則，管理人員有權(quán)制止或請(qǐng)出。

　　1、打印、油印和復(fù)印10張以上者，需申請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后進(jìn)行；10張以下者，經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復(fù)印者，均應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記、記錄。

　　2、文印員負(fù)責(zé)文印室內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等設(shè)備和配件的管理，其它人員不得擅自動(dòng)用。

　　3、集團(tuán)以外的打印、復(fù)印、油印業(yè)務(wù)，根據(jù)打印的.規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財(cái)務(wù)室交納費(fèi)用，憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務(wù)。

　　4、按照規(guī)定，文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團(tuán)文印室申請(qǐng)，并附出上期領(lǐng)用材料的使用說(shuō)明，批復(fù)后辦理領(lǐng)用。嚴(yán)禁浪費(fèi)和私用文印用品，特別是紙張的使用必須嚴(yán)格把關(guān)，文印員對(duì)領(lǐng)取文印紙張數(shù)量應(yīng)與使用登記數(shù)量、對(duì)外業(yè)務(wù)量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總，防止丟失和浪費(fèi)。一經(jīng)查出浪費(fèi)和私用，對(duì)相關(guān)人員予以追究。

　　5、文印打字管理人員必須嚴(yán)守機(jī)密，如發(fā)現(xiàn)泄密行為，視情節(jié)程度，除賠償造成的損失外，還將給予行政處罰。

　　二、檔案資料管理：

　　1、檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時(shí)，要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項(xiàng)核實(shí)清楚，在檔案收件簿上，接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

　　2、按小區(qū)住宅編號(hào)和銷售，房管建立對(duì)應(yīng)的檔案帳目，做到帳帳相符，帳物相符，擺放整齊、調(diào)用迅速。

　　3、對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更時(shí)，要及時(shí)做出檔案相應(yīng)的變更，做好變更登記，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　4、檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作，要經(jīng)常查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

　　5、調(diào)閱檔案時(shí)，要認(rèn)真填寫調(diào)檔紀(jì)錄，詳細(xì)記錄調(diào)閱，檔案名稱、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。

　　6、對(duì)借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級(jí)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽定批準(zhǔn)的依據(jù)方可調(diào)閱，并及時(shí)在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細(xì)登記。對(duì)已調(diào)出的檔案超期者必須進(jìn)行催收。

　　7、檔案管理員要做好保密工作，非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為，視情節(jié)程度給予經(jīng)濟(jì)或行政處罰。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范9

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1、歸檔范圍

　　a、分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b、在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c、各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案，如：會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d、員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e、財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔，由行政部負(fù)責(zé)。

　　2、歸檔要求

　　a、歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊；字體一般是宋體，標(biāo)題三號(hào)字，正文四號(hào)字；語(yǔ)言通順，文字輸入正確無(wú)誤。

　　b、歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c、歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。

　　d、案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3、歸檔時(shí)間

　　a、文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b、員工檔案及時(shí)歸檔。

　　c、財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4、歸檔份數(shù)

　　a、各類書面文件材料一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包括軟盤上一份）。

　　b、重要的和利用頻繁的`文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5、不歸檔文件材料的范圍

　　a、重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

　　b、上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

　　c、未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。

　　d、從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e、參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議，不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

　　f、非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g、下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

　　6、各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1、分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2、存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募�夾；在保存電子文件時(shí)，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽，以方便查詢。

　　3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4、存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　5、每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊(cè)相符，對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺；對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

　　6、行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1、分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2、員工查閱檔案，須辦理登記手續(xù)，并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

　　3、在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

　　a、辦理登記手續(xù)，定期歸還。

　　b、要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失。

　　c、所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。

　　4、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　5、檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6、借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7、調(diào)離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1、檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行；日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2、鑒定的主要項(xiàng)目有：

　　a、檔案保管期限表。

　　b、對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　3、確定保管期限原則：

　　a、對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b、凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　4、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5、檔案通過(guò)鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷毀檔案的程序：

　　a、經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b、檔案銷毀時(shí)，由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c、銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的，將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范10

　　為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理，確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

　　一、顧問(wèn)咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。

　　三、項(xiàng)目資料的`電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。

　　四、書面顧問(wèn)資料的借閱，需在顧問(wèn)咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

　　五、對(duì)顧問(wèn)咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

　　六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

　　七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

　　八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

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