檔案管理制度【優選15篇】

　　在現實社會中，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編整理的檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

檔案管理制度1

　　公司為進一步規范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

　　2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

　　2、保存的'合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

檔案管理制度2

　　總則

　　(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規范公司管理制度，特制定本規定。

　　(二)本規定適用于公司總部及項目部。

　　一、管理責任部門及相關人員職責

　　(一)人事行政部負責制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優化與督察，并直接向人事行政部經理負責。

　　(二)總經理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

　　(三)部門經理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

　　(四)各部門資料員/資料管理員

　　1、制度在部門的執行;

　　2、按公司要求建立本部門的資料管理系統并運作;

　　3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規保管及利用，按期分類整理保存。

　　二、檔案分類及歸檔范圍、要求

　　(一)文書檔案

　　1.1歸檔范圍：

　　1.1.1、集團資料

　　各類營業證照(營業執照、組織機構代碼證、開發資質證書、稅務登記證、投資協議、國土成交確認函、國土合同等

　　公司章程

　　集團公司發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等各類正式行文

　　1.1.2、紅頭文件

　　公司下發和上報的各類正式行文

　　1.1.3、外來文件

　　各政府機關部門、協會、學會下發給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件

　　1.1.4、會議資料

　　會議紀要利用明源流程存檔

　　專題會會議講義

　　1.1.5、法律文件

　　合同、協議審核;

　　訴訟材料

　　1.1.6、物資采購合同

　　1.1.7、車輛資料

　　公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料

　　1.2歸檔要求：

　　1.2.1、集團證照資料：由財務部關注各類營業證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復制登記。

　　1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

　　1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協議原件于簽訂后3日內移交檔案室。

　　(二)人事檔案

　　2.1、歸檔范圍

　　2.1.1勞動合同、聘用協議;

　　2.1.2一般員工轉正、調動、任免、離職、降職文件;

　　2.1.3職稱評定材料;

　　2.1.4面試表;

　　2.1.5勞務合同糾紛及處理材料;

　　2.1.6員工培訓計劃、總結、方案

　　2.2、歸檔要求

　　2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

　　(三)建設類檔案

　　3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：

　　3.1.1勘察設計、施工、工程監理的招投標文件、合同(協議)。

　　3.1.2預算、結算文件：

　　3.1.3項目核準(立項)階段

　　3.1.4方案審查階段

　　3.1.5初設審查階段

　　3.1.6施工許可證階段

　　3.1.7預售階段

　　3.1.8竣工驗收備案登記階段

　　3.1.9產權證辦理階段

　　3.2、歸檔要求

　　3.2.1政府有關部門或行業管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交相關的管理人員。

　　3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。

　　3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。

　　3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經辦人移交負責人保管。

　　(四)會計檔案

　　4.1、歸檔范圍

　　4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

　　4.1.2、會計賬簿類：

　　(1)總賬;

　　(2)現金日記賬，

　　(3)銀行存款賬、銀行明細賬;

　　(4)輔助賬簿;

　　4.1.3財務報告類：

　　(1)年度決算報表(經會計師事務所審計后);

　　(2)月度、季度財務報表;

　　(3)不定期重要一次性報表;

　　(4)審計報告;

　　(5)驗資報告;

　　(6)資產評估報告。

　　4.1.4其他類：

　　(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

　　(2)銀行存款余額調節表、銀行對賬單;

　　4.2、歸檔要求

　　4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;

　　4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后妥善保管。

　　(五)實物檔案

　　5.1、歸檔范圍：

　　5.1.1、照片、音像類

　　(1)反映公司工程建設、經營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

　　(2)黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。

　　(3)公司組織或參與的重大外事活動。

　　(4)記錄公司重大事件。

　　(5)與其他檔案有密切聯系(如表彰、總結大會)。

　　(6)其他具有保存價值。

　　5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

　　5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

　　5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

　　5.2、歸檔要求：

　　5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數碼影像統一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

　　5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

　　三、檔案移交、整理、編號

　　(一)移交

　　1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

　　1.2、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

　　(二)整理

　　鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

　　(三)編號

　　(公司)簡稱+(業務部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

　　四、檔案的利用

　　(一)查閱

　　1.1、查閱的授權范圍

　　(1)總經理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。

　　(2)部門經理有權查閱本部門產生的所有檔案。

　　(3)普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。

　　(4)跨部門檔案查閱需由主管領導批準，并填寫借閱單。

　　(5)由總經理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。

　　1.2、檔案查閱程序要求

　　(1)權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。

　　(2)權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。

　　(二)借閱

　　2.1、借閱程序要求

　　(1)員工憑經審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

　　(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

　　2.2、檔案的歸還

　　(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

　　(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。

　　2.3、其他規定

　　會計檔案原則上不借出。

　　(三)檔案復制

　　申請復制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調取檔案原件進行復制提供給查閱者。

　　五、檔案的保管

　　(一)檔案的保管期限

　　各部門的檔案管理人員根據文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

　　(二)專項檔案的.保管規定

　　2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

　　2.2、電子版檔案的傳遞和保存

　　(1)原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

　　(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統上便于調用。

　　(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

　　(三)檔案的正式裝盒、造冊

　　3.1、裝訂要求：參照統一標準進行。

　　3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調整工作。

　　(四)檔案的存放

　　檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄(分目錄)及備考表。

　　裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

　　(五)檔案意外損毀的處理

　　檔案丟失或發生意外損毀時，檔案管理人員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經理審核，總經理審批。

　　檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，借用人應請有關部門協助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經理應組織對事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。

　　六、檔案的銷毀

　　(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

　　(二)程序及要求

　　2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經理及總經理審核，經總經理審批同意后予以銷毀。

　　2.2、正式銷毀前檔案管理人員應再次進行核對;銷毀時應有檔案管理員和監銷人同時在場;銷毀后監銷員在銷毀登記表上簽字確認。

　　2.3、檔案銷毀情況應做到及時登記。

　　(三)會計檔案的銷毀

　　3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　3.2、總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.3、銷毀會計檔案時，應當由至少兩人共同銷毀并簽字確認。

　　3.4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告財務負責人。

　　3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　七、檔案保密制度

　　1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容;

　　2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

　　3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容;

　　4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業務自行經辦或處理;

　　5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業務秘密轉交給其它單位從事與本司業務相關的工作;

　　6、嚴禁與工作無關的人進入總經理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地;

　　7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露;

　　8、對模范執行本規定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節、后果輕重公司將給予行政、經濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。

　　本辦法自頒布之日起執行。

檔案管理制度3

　　人民醫院會計檔案管理制度4

　　1、會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據，必須嚴格執行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。

　　2、單位每年形成的`會計檔案，由財務科負責整理立卷，裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。

　　3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

　　4、各種會計檔案保管的期限：

　　（1）5年保管期：會計月、季報表

　　（2）15年保管期：總帳、明細分類帳；原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊

　　（3）25年保管期：現金日記帳、銀行存款日記帳

　　（4）永久性保管期：會計年度決算報表；會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發放清冊。

　　5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時，應由檔案室、財務科共同派員監督。監銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告領導。

　　6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復留存，以便備查。

檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為了規范和推進基本養老金社會化發放工作，建立獨立于企業之外的社會保障體系，根據《關于加快實行養老金社會化發放的通知》（勞社部發[20xx]9號）精神，制定本辦法。

　　第二條按規定已參加養老保險的企業職工或個體從業人員，在達到規定離退休條件并辦理離退休審批手續后，均應對其實行基本養老金社會化發放。

　　第三條離退休人員基本養老金社會化發放，是社會保險經辦機構通過直接發放或委托社會服務機構向離退休人員支付基本養老金的形式，確保基本養老金按時足額發放的工作。基本養老金社會化發放工作的基本原則是：按時、足額、方便、安全。

　　第二章發放形式

　　第四條基本養老金社會化發放可分為基本形式和過渡形式。基本形式是指社會保險經辦機構直接發放或委托國有商業銀行、郵局或社區服務組織等社會服務機構發放養老金；過渡形式是指社會保險經辦機構在銀行或郵局設立基本養老金發放專戶，并與企業簽訂委托發放協議，由企業退管組織從專戶領取基本養老金，再將基本養老金分別發到離退休人員手中。

　　過渡形式是為遠離城市、地處偏遠地區的企業而設立的一種特殊形式，要創造條件盡快向基本形式轉化。

　　第五條對居住外埠的離退休人員也要通過銀行聯網或郵局郵寄實行社會化發放。對有特殊困難的離退休人員要增設送發養老金業務。

　　第六條實行社會化發放，要同銀行、郵局簽訂必要的協議，以保證資金安全、核算準確、發放及時。協議中應明確雙方的權力、義務及違反協議應承擔的責任。社會保險經辦機構有權對違反協議的`社會服務機構撤銷其委托發放的資格。銀行、郵局等部門應為離退休人員開設個人活期儲蓄帳戶，并適當增加發放網點，方便離退休人員就近領取，做到熱情服務。

　　第三章完善基礎工作

　　第七條建立和完善企業離退休人員數據庫。各級社會保險經辦機構要通過對離退休人員有關數據的采集，審核、整理、錄入、匯總等幾個環節保證數據的真實性和準確性。數據庫應包括離退休人員自然狀況、個人帳戶儲存額、離退休待遇標準、基本養老金發放和領取情況。

　　第八條建立業務流程制度。各級社會保險經辦機構要依據全省統一業務流程，結合本地區社會化發放的工作實際，制定嚴密的業務流程制度，實現社會化發放科學、規范、平穩的工作秩序。

　　第九條建立和完善計算機網絡系統。各級社會保險經辦機構要抓好計算機網絡硬件設施的配備、基本養老金社會化發放軟件的開發和計算機操作人員的培訓工作。要依據勞動和社會保障部與四行一局聯合下發的關于委托其發放養老金的文件，加強同委托銀行、郵局的聯系，取得設備配置、軟件開發及數據錄入等資金的支持。計算機應用軟件的開發應符合全省的統一要求，從事計算機管理和硬件維護工作的人員，應具備相應的學歷和專業水準，不能適應工作需要的，應抓緊進行培訓或予以調整。

　　第四章完善工作制度

　　第十條建立生存狀況調查制度。生存狀況調查可以采取社會保險經辦機構直接調查、委托銀行和郵局幫助調查及外地社會保險經辦機構協助調查等三種辦法。社會保險經辦機構直接調查可采取走訪慰問信、請離退休人員郵寄戶籍證和身份證等有關證件、照片的辦法。委托銀行、郵局幫助調查可采取要求離退休人員每季或每半年親自來銀行領取養老金、郵局工作人員直接同意退休人員見面等辦法。外地社會保險經辦機構協助調查，可采取各級社會保險經辦機構將家居外埠的離退休人員按市、縣（區）排列名單，由省級社會保險經辦機構調查的辦法。對三個月內不按規定提供生存證明的，社會保險經辦機構停發其其基本養老金。生存狀況調查還應與公安、民政等部門密切配合，爭取支持。

　　實行舉報制度，對舉報屬實的給予鼓勵，對冒領者給予處罰。

　　第十一條建立查詢服務制度。查詢服務的內容包括離退休人員自然狀況、基本養老保險待遇情況、個人帳戶儲存額情況、基本養老金發放和領取情況。查詢服務可采取三種形式：一是組建社會化發放服務部門，專門負責接待退休人員查詢，設立值班人員面對面解疑答難，為離退休人員可隨時直接到社會保險經辦機構自行查詢；三是開發語音查詢系統，可通過電話查詢離退休人員的有關情況。

　　第十二條建立投訴監督制度。為加強基本養老金社會化發放的監督工作，各級社會保險經辦機構要同委托的銀行、郵局和其它委托機構區同制定基本養老金社會化發放投訴監督制度。制度應明確投訴監督受理機構，受理及處理程序、處理規定、處理結果的公布制度和報告制度，并公布投訴電話。

　　第十三條建立評估檢查制度。各級社會保險經辦機構都要對下一級社會保險經辦機構社會化發放情況定期開展評估檢查工作。重點檢查實行養老金社會發放的各環節的運行及退休審批、基礎管理等方面的情況。評估檢查辦法按遼勞合字[]30號文執行。

　　第五章附則

　　第十四條嚴格界定基本養老金社會化發放項目。社會保險經辦機構在保證對統籌項目內的基本養老金按時足額發放，對統籌項目外的補貼由企業負責發放。同時在基本養老金社會發放過程中，社會保險經辦機構不得為企業和任何部門從基本養老金中代扣任何費用。

　　第十五條要制止濫收費。委托銀行、郵局發放基本養老金一律不得向離退休人員本人收取任何費用。語音查詢只允許按市話標準收取電話費。向外埠郵寄基本養老金按規定郵寄費減半收取。

　　第十六條設立專門的社會化發放機構。要結合社會保險費征繳工作移交地稅部門的實際情況和強化基本養老金社會化發放工作要求，各級社會保險經辦機構要調整內部處（科）室設置，組建專門的社會化發放處（科）室。要充實力量，選派思想素質好，業務水平高，責任心強的人員從事這項工作。要明確職責和崗位責任制，教育每位工作人員強化服務意識。

檔案管理制度5

　　為加強檔案管理制度，規范日常檔案管理，有效利用客戶檔案信息開發銷售和服務市場，鞏固和提高用戶滿意度，根據上海大眾斯柯達廠方檔案管理要求及數據管理規定，特制定《客戶檔案管理制度》作為標準，遵照執行。

　　一、用戶檔案的范圍

　　包括由本公司銷售的整車用戶檔案和到本公司維修的售后用戶檔案，其中維修的售后用戶檔案包括由本公司銷售的新車用戶后期轉到維修服務部門的車輛用戶檔案和非本公司售車的它店用戶到店維修的車輛用戶檔案。

　　二、用戶檔案的要求

　　1、所有銷售的整車用戶檔案以及售后維修的車輛用戶檔案，均分為書面形式的紙質檔案和電子信息形式的電子檔案。

　　2、按照上海大眾廠家要求，客戶關愛部設立檔案管理人員管理本公司的用戶檔案。

　　3、所有車輛用戶檔案實行一車一檔，使用統一標準的用戶檔案袋。

　　4、客戶關愛部應配置保存用戶檔案的檔案柜等專用設施，書面用戶檔案必須存放于專用檔案柜中，嚴格按照《檔案保密制度》進行管理；電子檔案應設置相應的用戶名和密碼等，防止被他人盜用、竊取、破壞。

　　5、對于移交的銷售新車用戶檔案及售后維修檔案，客戶檔案管理員應建立《用戶檔案簽收薄》，每日將銷售部和服務部轉交的書面用戶檔案信息進行登記，存放到相應的用戶檔案袋內，同時建立相應的電子信息檔案。

　　6、對于需借閱用戶檔案的部門及人員必須嚴格按照《檔案借閱制度》進行管理，確保用戶檔案的信息資料和維修憑證齊全。

　　三、用戶檔案管理的職責劃分

　　1、客戶關愛部是本公司用戶檔案的組織管理和責任部門，對本公司用戶檔案的形式、內容、建立、維護、更新、保管、使用、安全和保密等工作承擔組織、指揮、管理職責和后果責任。本公司相關部門應按本辦法規定服從、配合客戶關愛部完成用戶檔案管理的相關工作。

　　2、銷售部是銷售用戶檔案的建立、補充、維護、更新的責任部門，銷售總監包含銷售經理是本部門銷售用戶檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的職責，對用戶檔案的完整性、準確性和及時移交、補充完善承擔責任。

　　3、售后部是維修用戶檔案的承接、建立、補充、維護、更新、完善的責任部門，服務總監包含服務經理是維修用戶檔案的管理責任人，負有組織、檢查、監督、改善的職責，對用戶檔案的`完整性、準確性和及時移

　　四、用戶檔案管理的移交管理及具體流程

　　1、 新車檔案由銷售部在銷售車3個工作日內交于客戶關愛部客戶檔案管理員。銷售部檢查——交接雙方在《用戶檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時需注明——客戶檔案管理員在收到檔案后進行檢查——復印及掃描——原版放進檔案柜——填充《客戶檔案電子版》。新車檔案構成：

　　1）綠卡：包括客戶名稱、聯系人、聯系手機及電話（座機需加上區號）、聯系地址等信息）

　　2）購車發票復印件

　　3）銷售合同原件

　　4）身份證復印件（需兩面）或組織機構代碼證復印件

　　5）交車檢查表

　　6）行駛證復印件

　　7）保險單復印件

　　8）衍生服務清單

　　9）車輛合格證復印件

　　10）交車照片

　　11）新車PDI檢查表

　　12）其它證明類文件（特定客戶）

　　2、 售后檔案由售后服務部在交車1個工作日內交于客戶關愛部客戶檔案管理員。服務顧問檢查——交接雙方在《用戶檔案簽收薄》簽字確認，如資料不齊時需注明——客戶檔案管理員在收到檔案后進行檢查逐—復印掃描——原版放進檔案柜——填充《客戶檔案電子版》。具體資料構成：

　　1） 小修車輛資料檔案：接車單、任務委托書、結算單（增項單、試車表、定損單、對應項目專用工具檢查數據、估算單）、12項免費檢查表

　　2） 首保車輛資料檔案：接車單、任務委托書、結算單、首保卡復印件、12項免費檢查表

　　3） 保養車輛資料檔案：接車單、任務委托書、結算單、12項免費檢查表

　　4） 大修車輛資料檔案：接車單、任務委托書、結算單、試車單、估算單、12項免費檢查表

　　5） 索賠車輛資料檔案：接車單、任務委托書、結算單（備件發票復印件、試車單、損壞零件及車輛信息照片、測試及故障報告、對應項目專用工具檢查數據）、12項免費檢查表

　　五、違規處罰管理條例

　　1、銷售顧問超過交車后3個工作日上交檔案者，罰款50元/車次。

　　2、銷售顧問移交的檢查類檔案，無用戶簽名（或簽名錯誤），罰款20元/項。

　　3、服務顧問每次接修時未核對、明確當次進廠的聯系人及其唯一聯系方式者，罰款50元/車次。

　　4、服務顧問未在交車后一個工作日內移交或完善補齊全套檔案者，罰款50元/車次。

　　5、服務顧問移交的書面紙質用戶檔案不完整、錯誤、不符合要求者，罰款20元/項，其中無用戶簽名（或簽名錯誤）罰款50元/項，無內部人員簽名（或簽名錯誤）罰款20元/項。

　　6、銷售顧問一月內累計用戶檔案違規受處罰2次者，在第2次違規起罰款翻倍；服務顧問一月內累計用戶檔案違規受處罰3次者，在第三次違規起罰款翻倍，并可視情況將當月績效工資實行10%—30%的扣罰。

　　7、檔案遺失：因未及時整理、維護用戶檔案，或是因未嚴格執行用戶檔案借閱規定，造成用戶檔案遺失、毀損的，另罰款20元/件。

　　8、針對各部門檔案上交及時率和完整率，將此數據納入部門負責人績效考核比當中。

　　9、以上違規處罰由客戶總監負責檢查、執行。

　　10、檔案管理員在執行中遇違規問題應責令相關人員立即改正，如其未在一個工作日內改正的，視同再次違規，可予以同額同等再次處罰，以此類推，直至改正。

　　六、本辦法由客戶關愛部負責執行和解釋，并可根據上海大眾斯柯達及公司的相關新的規定（變更）進行相關修訂和解釋。

　　七、附則

　　1、本制度由客戶關愛部制訂并負責解釋，經總經理批準后施行，修改時亦同。

　　2、本制度施行后，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有抵觸的規定以本制度為準

　　3、本辦法自頒布之日起執行

　　編制： 審核： 批準：

　　日期： 日期： 日期：

檔案管理制度6

　　第一章　總則

　　第一條　為了加強高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》制訂本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。

　　第二章　領導體制和機構設置

　　第四條　高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關業務主管部門領導，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。

　　第五條　各高等學校應在校(院)長統一領導下做好檔案工作，確定一名校(院)長分管，并根據學校的實際情況，建立綜合檔案室或檔案館。

　　綜合檔案室的建制應按學校規模確定。凡全日制在校生規模三千人以上為副處級，三千人以下為正科級，由校(院)長辦公室領導。

　　檔案館為系處級建制，由校(院)長直接領導。

　　高等學校設立檔案館須經主管部門批準，并報所在地檔案行政管理部門備案。應具備以下條件：

　　(一)建校歷史悠久，一般應在五十年以上;

　　(二)學校規模大，全日制在校生規模為五千人以上;

　　(三)已集中保管的檔案、資料在三萬卷(長度三百米)以上;

　　(四)具備符合要求的檔案庫房和管理設備。

　　第六條　高等學校檔案館屬事業單位檔案館。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。

　　第七條　高校檔案部門的基本任務如下：

　　(一)貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作;

　　(二)制訂本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況;

　　(三)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料;

　　(四)開展檔案的開放或利用工作;

　　(五)負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源;

　　(六)參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流;

　　(七)負責對全校檔案工作人員的業務培訓;

　　(八)開展檔案宣傳工作和利用者教育活動;

　　(九)開展檔案學術研究和交流活動。

　　第八條　對于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可根據實際需要設立分室管理。分室是檔案部門的分支機構，受檔案部門和業務主管部門雙重領導。

　　高校附屬單位(如附屬醫院、校辦工廠等)的檔案工作受學校檔案部門和附屬單位雙重領導。其檔案機構的設立和檔案管理、移交等，由學校根據實際需要自行確定。

　　第九條　高等學校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專(兼)職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三章　高校檔案工作人員

　　第十條　高校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律，具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。

　　第十一條　高等學校檔案館設館長一名，并視需要設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名(可由校長辦公室副主任兼任)，副主任一名。

　　館長、副館長、綜合檔案室主任人選由認真執行黨的方針政策、熱心檔案事業、有館員(或相當館員)以上專業技術職務，有組織管理能力，身體健康的人員擔任。

　　第十二條　高校檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據本校規模及館藏檔案數量等實際情況確定。

　　第十三條　高校檔案工作人員(包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員)屬檔案專業技術人員，按《檔案專業人員職務試行條例》(職改字[1986]第39號)，實行專業技術職務聘任制。

　　第四章　經費、庫房和設備

　　第十四條　高校檔案工作所需經費，應單獨立項，列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在其經費中給予支持。

　　第十五條　高等學校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。存放聲像等特殊載體檔案，應設有專門庫房并配置恒溫、恒濕設施。

　　凡設置檔案館的高校，應充分考慮學校的發展規模，館藏檔案的增加數量，適應現代化管理的需要，合理安排檔案館庫房建設。有條件的學校可單獨建設館庫，檔案庫房建設要符合《檔案館建筑設計規范》的要求。

　　第十六條　高等學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照相、錄像等設備，逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。

　　第五章　文件材料的歸檔、移交和接收工作

　　第十七條　高等學校應建立和完善歸檔制度，并納入教學、科研和管理人員的職責范圍內，做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作，都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

　　第十八條　高等學校應做到各項工作與檔案工作實行"四同步"管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　第十九條　高等學校對科研成果、產品規劃與試制、基建工程等進行鑒定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。

　　第二十條　高等學校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規律，加以系統整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內目錄，交本部門檔案工作人員檢查、裝訂后向學校檔案部門移交。檔案部門應派人指導立卷工作。

　　第二十一條　高等學校文件材料的歸檔范圍：

　　(一)黨政管理類

　　主要包括高等學校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄;各黨政部門的工作計劃、總結;上級機關與本校關于人事管理、行政管理、黨務管理的文件材料。

　　(二)教學類

　　主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)執行。

　　(三)科研類

　　按國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發[1987]6號)執行。

　　(四)基本建設類

　　按國家檔案局、國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發[1988]4號)執行。

　　(五)儀器設備類

　　主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

　　(六)產品生產類

　　主要包括學校自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

　　(七)出版物類

　　主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　(八)外事類

　　主要包括學校有關人員出席國際學術會議(含在國內舉辦的.)、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料;授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。

　　(九)財會類

　　按財政部、國家檔案局發布《會計檔案管理辦法》(財預字(84)第85號)執行。

　　以上各類系指歸檔范圍。歸檔的文件材料包括紙質、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

　　第二十二條　歸檔的文件材料應質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。

　　第二十三條　歸檔時間應按以下要求：

　　(一)學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔;

　　(二)各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年度寒假前歸檔;

　　(三)科研、基建等部門，應在項目完成后兩個月內歸檔。

　　第二十四條　凡由本校與其他單位分工協作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將復制件送交主辦單位保存。

　　第二十五條　高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管。在國家需要時，或學校所存部分檔案列入有關國家檔案館接收范圍時，應向有關國家檔案館提供所需部分檔案原件或復制件。

　　對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協議由一校或合并后的學校檔案部門統一保存。有關學校在利用這部分檔案時，應予優先照顧，并提供方便。

　　第二十六條　高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

　　對于個人在其非職務活動中形式的重要文件材料，高校檔案部門可通過征集、代管等多種形式進行管理。對個人向本校檔案部門捐贈檔案的，學校應予以獎勵。

　　第二十七條　高校檔案部門要注意向國內外征集與本校有關的各種檔案和資料。

　　第六章　檔案管理

　　第二十八條　高校檔案部門要對檔案進行分類、編號和排列。

　　高校檔案的分類方法另行規定。

　　第二十九條　高校檔案部門應對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應在征得有關部門同意，并造冊報經校領導批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

　　第三十條　高校檔案部門應指定專人負責進行下列統計工作：

　　(一)對檔案的收進和移出、全宗和案卷數量、檔案的利用等情況進行統計：

　　(二)按照有關規定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統計報表。

　　第三十一條　檔案庫房技術管理工作，應有專人負責，建立和健全有關規章制度。

　　第三十二條　高校檔案部門應研究和改進檔案保護技術。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。

　　第三十三條　高校檔案部門應對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，遇有特殊情況，應立即向校領導報告，及時處理。

　　第七章　檔案的利用與開放

　　第三十四條　高校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。

　　高校檔案館開放檔案，應遵循下列規定：

　　(一)凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬開放范圍的檔案，并可以摘錄或復制;

　　(二)利用者要求復制檔案，一般由檔案館負責辦理，并按規定合理收費;

　　(三)港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經有關主管部門介紹;

　　(四)外國機關或個人要求利用檔案，應按國家有關規定辦理;

　　(五)未經學校授權或上級主管機關批準，任何組織或個人無權公布檔案。

　　第三十五條　高校檔案館應設立專門的閱覽室，并提供檔案目錄(屬開放范圍的)、全宗指南、檔案館指南等。

　　第三十六條　館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放;

　　(一)涉及黨和國家秘密的;

　　(二)涉及專利或技術秘密的;

　　(三)涉及個人隱私的;

　　(四)檔案形成部門規定限制利用的。

　　第三十七條　對于要求查閱、摘錄、復制屬尚未開放的檔案，須經檔案館長同意;涉及未公開的技術問題須經科研主管部門負責人同意，必要時要報請校領導審查批準。

　　第三十八條　高校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如其他單位或個人需查閱時，應持介紹信，經綜合檔案室主任或校(院)長辦公室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國家秘密，須經校領導批準。

　　第三十九條　高校檔案部門必須編制必要的檢索工具。著錄標準按國家標準3792.5～85《檔案著錄規則》執行。

　　第四十條　高校檔案部門應積極開展檔案的編研工作。出版和公布檔案，須經檔案形成部門同意，并報請校領導批準。

　　第四十一條　對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經檔案部門領導批準。

　　第四十二條　高校檔案部門應采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應在高年級開設有關檔案管理的選修課。

　　第八章　考核、獎勵與處罰

　　第四十三條　高校檔案部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對優秀的工作人員和突出的服務成果、研究成果給予獎勵。

　　第四十四條　對于違反《中華人民共和國檔案法》行為，應按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的程序和處理方法予以處罰，并按有關規定建立備案制度。

　　第九章　附則

　　第四十五條　本辦法適用于普通高等學校。其他高等學校可參照執行。

　　第四十六條　高等學校根據本辦法可制訂實施細則。

　　第四十七條　本辦法由國家教育委員會負責解釋。

　　第四十八條　本辦法自發布之日起施行。原教育部所發的《高等學校科學技術檔案工作辦法》[(82)教辦字254號]、《關于高等學校文書檔案保管期限的規定》[(84)教辦字210號]同時廢止。

檔案管理制度7

　　第一條、安全工作檔案是幼兒園檔案的重要組成部分，反映了當時幼兒園安全工作情況，為今后開展工作提供參考資料和文獻。建立幼兒園安全工作檔案管理制度，完善幼兒園安全工作檔案，對于促進幼兒園安全工作規范化、制度化具有重要意義。

　　第二條、幼兒園安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則，客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。

　　第三條、幼兒園安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄，并及時上交幼兒園安全領導小組辦公室，學年末統一交檔案室整理保管。

　　第四條、安全工作檔案要有統一的分類標準，將文件材料分門別類歸檔。

　　第五條、幼兒園安全工作檔案一般應保存三年，重要的作長期保存。

　　第六條、幼兒園安全工作檔案內容主要包括：

　　（一）幼兒園安全工作組織機構及人員；

　　（二）幼兒園安全工作規章制度；

　　（三）學期安全工作計劃和總結；

　　（四）幼兒園簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考核情況；

　　（五）有關安全工作的各類文件；

　　（六）研究安全工作的會議記錄；

　　（七）幼兒園安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料；

　　（八）安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。

　　（九）突發事故應急預案以及演練情況記錄；

　　（十）幼兒園教職工安全培訓材料；

　　（十一）幼兒園發生的.各類安全事故以及調查處理結果記錄；

　　（十二）幼兒園安全設施建設及安全經費投入情況；

　　（十三）心理問題學生、行為問題學生、特殊體質學生檔案；

　　（十四）學生接送車相關材料；

　　（十五）上級布置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。

檔案管理制度8

　　一、概述

　　公司人事檔案管理制度是為規范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學性和高效性而制定的。

　　二、檔案建立

　　1. 人事檔案的范圍和內容

　　人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績效考核、培訓等所有與員工相關的資料。人事檔案的內容應包括員工的個人基本信息、學歷、工作經歷、合同協議、績效考核記錄、晉升、獎懲等有關信息。

　　2. 檔案管理責任及流程

　　人事部門負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環節。人事部門應建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時效性。

　　3. 檔案建立的流程和要求

　　員工入職后，人事部門應在規定時間內收集并建立員工檔案。員工個人應提供真實、完整和準確的個人資料，包括身份證、畢業證、工作經歷等證明文件。人事部門應按照流程對這些材料進行核實，并將其歸檔。

　　三、檔案整理

　　1. 檔案整理的原則和方法

　　檔案整理的原則是按照時間順序和相關性對檔案進行分類和整理。人事部門應制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。

　　2. 檔案整理的任務分工和流程

　　人事部門應根據公司規模和人數確定檔案整理的任務分工和流程。可以將檔案分為不同的類別，由不同的人員負責整理和歸檔。

　　四、檔案保管

　　1. 檔案保管的目的和要求

　　檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規定的時間保留期限進行保存。人事部門應制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。

　　2. 檔案保管的責任和措施

　　人事部門及相關人員對檔案的保管負有責任。保管人員應按照規定的要求和措施進行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。

　　五、檔案使用

　　1. 檔案使用的范圍和條件

　　檔案的使用范圍限定于有關人事、勞動合同、績效等與員工和公司產生直接關系的工作。其他部門和人員需提出申請，并經過相關部門的批準后方可使用檔案。

　　2. 檔案使用的權限和流程

　　人事部門應制定檔案使用的權限和流程，明確各級別人員的檔案使用權限，并規定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。

　　六、檔案銷毀

　　1. 檔案銷毀的原則和方式

　　檔案銷毀的原則是按照規定的`時間保留期限，一經到期即予銷毀。銷毀方式應包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。

　　2. 檔案銷毀的程序和流程

　　人事部門應根據檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統一銷毀。銷毀記錄應詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀方式和銷毀人員等信息。

　　七、違紀違法處理

　　1. 違反制度的處理措施

　　對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經查實將根據公司相關規定進行相應的處罰。

　　2. 違反法律法規的處理措施

　　對于違反法律法規規定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關規定和國家有關法律法規進行處理，必要時將追究相應的法律責任。

　　綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規范人事檔案工作的基本規定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權益。制度的執行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實。八、檔案管理的監督與評估

　　1. 監督責任及流程

　　人事部門和相關部門應建立定期監督檔案管理工作的機制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環節的合規性和規范性。監督部門應制定具體的監督流程和責任分工，并對檔案管理情況進行定期檢查和評估。

　　2. 檔案管理的評估指標

　　檔案管理的評估指標應包括檔案的完整性、準確性、及時性和安全性等方面。評估指標應根據公司的實際情況進行具體的制定，并根據評估結果進行相應的改進和優化。

　　九、問題處理與糾正措施

　　1. 檔案管理中可能出現的問題

　　在檔案管理過程中可能出現的問題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當等情況。人事部門應及時發現并處理這些問題，采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。

　　2. 問題處理的程序和措施

　　當發現檔案管理中存在問題時，人事部門應立即采取相關措施進行處理。處理程序應包括問題的確認、原因的分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進行相應的記錄和整改。

　　十、制度宣導與培訓

　　1. 制度宣導的目的和方式

　　人事部門應定期對人事檔案管理制度進行宣導，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導方式可以包括員工大會、培訓課程、內部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實在員工中。

　　2. 培訓與教育的內容和方法

　　人事部門應對各級員工進行相關檔案管理的培訓與教育。培訓的內容應包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓方法可以采用現場培訓、在線培訓、培訓材料等形式，以確保培訓的有效性和實效性。

　　十一、附則

　　1. 本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務派遣人員和合同工等。

　　2. 人事部門應根據公司實際情況，結合相關法律法規和政策，制定相應的操作細則和補充說明，并及時進行更新和調整。

　　3. 公司領導對檔案管理工作具有重要的指導作用，應支持和監督檔案管理工作的開展，并及時解決檔案管理中的問題和困難。

　　4. 本制度自發布之日起生效，并逐步推行。

　　人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學性和高效性具有重要意義。通過制定和執行人事檔案管理制度，可以規范和優化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發展和員工的成長提供有力的支持和保障。

　　通過建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時效性。檔案整理應按照時間順序和相關性進行分類和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。

　　檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關鍵環節。人事部門及相關人員應對檔案的保管負有責任，通過使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。

　　檔案的使用應在相關部門的批準下進行，限定于與員工和公司產生直接關系的工作。人事部門應制定檔案使用的權限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。

　　檔案的銷毀應按照規定的時間保留期限進行，一經到期即予銷毀。銷毀方式包括物理銷毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門應根據檔案銷毀的程序和流程，對到期的檔案進行統一銷毀，記錄銷毀的情況。

　　對于違反制度和法律法規的行為，應按照規定和相關法律法規進行處理，包括相應的處罰和追究法律責任。人事部門應及時發現和處理檔案管理中的問題，并采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。

　　制度的有效實施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門應定期進行制度的宣導與培訓，提高員工的意識和行為規范。通過制度的有效落實和監督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學性和效率，為公司的發展和員工的成長提供有力的支持和保障。

檔案管理制度9

　　（一）總則

　　1、為了加強師資管理，及時發現人才培養人才，不斷搜集、積累教師業務水平情況，對教師教學科研水平進行考核，必須建立健全教師業務檔案，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、評估、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。

　　2、教師業務檔案主要收集和記載教師在教育教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、教材等以及對這些材料的評價，專家的學術鑒定材料、圖片等）。

　　3、對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學，科研管理的重要舉措之一。

　　（二）業務檔案搜集

　　1、建立健全業務檔案材料的`搜集整理制度，材料要全面、完整、準確，由專人負責管理。

　　2、通過各種渠道收集教師任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、科學研究等成果、學術活動、外語狀況、計算機情況、學術水平鑒定及參加有關會議總結等材料。

　　3、對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用黑鋼筆或黑水筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。

　　（三）業務檔案材料的管理

　　1、對材料收集整理時檔案管理的基礎工作，是政績材料向檔案轉化的重要步驟，這是項經常性的工作。對接收來的材料，按理卷的要求進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，大致分為六類；

　　（1）個人基本情況：包括登記表、學歷及職稱復印件、獎懲復印件等；

　　（2）教學活動，包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等；

　　（3）學術活動，包括參加學術研討會議、學術交流，學術任職等（具有復印件）。

　　（4）科研活動，包括教學資料編寫，科研論文，著作科研成果的登記及復印件；項目的立項運作，完成的情況；

　　（5）計算機、外語考試、培訓學習情況（證書復印件）；

　　（6）教學競賽獲獎證書、教案、反思及專家評課資料，業務上的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載（證書復印件）；

　　2、對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的準確程度及學術價值；

　　3、業務檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業務檔案傳閱制度。

檔案管理制度10

　　1、退休人員檔案正式移交社區,社區要認真進行整理、登記，認真填寫檔案移交登記卡，同時要配備專用檔案柜。

　　2、社區協理員要將退休人員檔案，按電腦編號歸檔，以便借閱查找。

　　3、妥善保管檔案，做到不丟失，無破損，無霉變。

　　4、嚴格執行檔案借閱歸還制度。不許無關人員無故查閱、翻看退休人員檔案。

　　5、借閱檔案時要嚴格招待封簽制度，不許開口借閱。

檔案管理制度11

　　1目的

　　為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理,使安全生產檔案管理正規化、制度化、標準化,制定本制度。

　　2 職責

　　安全科:負責安全記錄和安全生產資料檔案的管理。

　　各相關部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的`管理及上報。

　　3內容

　　3.1安全標準化系統管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發、作廢和收回按照《文件管理程序》執行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執行,安全生產記錄包括:

　　管理評審報告;

　　事故、事件記錄;

　　風險評價紀錄;

　　培訓記錄;

　　標準化系統評價報告;

　　事故事件調查報告;

　　檢查記錄;

　　健康監護記錄;

　　勞動防護用品發放記錄;

　　安全會議記錄;

　　監測檢查記錄;

　　資質證書和許可文件;

　　應急演練記錄;

　　糾正與預防行動記錄;

　　其他。

　　由各采區和相關部門的記錄按時上報安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進行歸檔保存。

　　3.2查閱檔案程序

　　①查閱檔案資料時,必須經廠長同意簽批;

　　②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。

　　③加強檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

　　3.3保管

　　必須設專人負責,安全記錄的整理和檔案的保管工作。

　　3.4填寫要求

　　負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰,填寫及時,簽署完整,標識明確、編號清晰,完整反映相應過程,明確保存期限,并按期限保存,對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。

檔案管理制度12

　　第一條 為了有效收集、保管和利用城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），規范城建檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》等法律、法規的規定，結合本市實際，制定本規定。

　　第二條 本規定適用于本市行政區域內城建檔案的形成、收集、整理、接收、保管、利用和管理等活動。

　　地下管線信息和檔案管理另有規定的，從其規定。

　　第三條 本規定所稱城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式和載體的文件材料。

　　第四條 城建檔案管理工作遵循統一領導、統一標準、分級管理、信息共享的原則，確保城建檔案完整收集、安全管理和有效利用。

　　第五條 市檔案行政管理部門（以下簡稱市主管部門）是全市城建檔案工作的行政主管部門，履行以下職責：

　　（一）組織協調城建檔案工作，制定城建檔案管理的規劃、規章制度和技術規范并組織實施；

　　（二）監督、指導城建檔案工作，依法查處城建檔案工作中的違法行為；

　　（三）負責全市城建檔案信息化工作的統籌、規劃和協調，建立城建檔案業務系統；

　　（四）法律、法規、規章規定的其他職責。

　　城建檔案館(室)是城建檔案管理機構，負責城建檔案的`接收、管理和利用，指導建設工程檔案的專項驗收。

　　第六條 建設、水務、交通運輸部門應當按照建設工程質量監督管理規定，加強對建設工程檔案的監督管理，督促建設工程各主體做好建設工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和移交工作。

　　發展改革、規劃國土等部門在對建設工程項目進行稽查或者檢查時，應當將建設工程檔案的形成質量（包括文件的原始性、記載內容的真實準確、簽署用章的完備有效等）納入稽查或者檢查范圍，以確保建設工程檔案的完整、準確和有效利用。

　　第七條 市主管部門應當建立統一的城建檔案業務系統，整合城建檔案信息資源，實現城建檔案的信息共享和綜合利用。

　　城建檔案管理機構應當使用統一的城建檔案業務系統，采用先進技術和設備實現館(室)藏城建檔案的。數字化，并對重要城建檔案進行異地異質備份。

　　第八條 任何組織或者個人有權制止或者舉報損毀、偽造、篡改城建檔案的行為，有權對不依法移交城建檔案的行為進行舉報或者投訴。

　　市主管部門在接到舉報或者投訴后，應當及時進行調查，核實情況，依法處理，并于處理結束后10個工作日內，將調查處理情況書面反饋實名舉報人或者投訴人。

檔案管理制度13

　　一、安全工作檔案是學校檔案的重要組成部分,反映了當時學校安全工作情況,為今后開展工作提供參考資料和文獻。建立學校安全工作檔案管理制度,完善學校安全工作檔案,對于促進學校安全工作規范化、制度化具有重要意義。

　　二、學校安全工作檔案臺帳堅持實事求是原則,客觀全面地反映本單位安全工作的開展情況。

　　三、學校安全工作檔案管理由安全領導小組辦公室負責。各部門組織開展的安全工作必須做好記錄,并及時上交學校安全領導小組辦公室,學年末統一交檔案室整理保管。

　　四、安全工作檔案要有統一的分類標準,將文件材料分門別類歸檔。

　　五、學校安全工作檔案一般應保存三年,重要的作長期保存。

　　六、學校安全工作檔案內容主要包括:

　　(一)學校安全工作組織機構及人員;

　　(二)學校安全工作規章制度;

　　(三)學期安全工作計劃和總結;

　　(四)學校簽訂的安全工作責任書留底以及教職工安全工作考核情況;

　　(五)有關安全工作的.各類文件;

　　(六)研究安全工作的會議記錄;

　　(七)學校安全法制宣傳教育活動的方案、實施過程記錄等相關材料;

　　(八)安全工作檢查、隱患排查和專項整治的工作方案、排查情況記錄、治理結果記錄等。

　　(九)突發事故應急預案以及演練情況記錄;

　　(十)學校教職工安全培訓材料;

　　(十一)學校發生的各類安全事故以及調查處理結果記錄

　　(十二)學校安全設施建設及安全經費投入情況;

　　(十三)心理問題學生、行為問題學生、特殊體質學生檔案(十四)學生接送車相關材料;

　　(十五)上級布置的各類安全工作完成情況、上報的材料留底。

xx鎮中心完小

　　20xx年3月2日

檔案管理制度14

　　1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份，個人健康檔案每人一份，以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案后，應將健康檔案信息及時錄入電子檔案。

　　2.健康檔案由責任醫生填寫，應內容真實、準確、齊全，字跡清晰、不得隨意涂改。健康檔案的內容包括基本人口信息，主要慢病患病現況、治療、康復情況，慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人，應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。

　　3.健康檔案實行動態管理，健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄并歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統管理、兒童系統管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容，仍按專線管理要求，做好資料存檔，暫不歸入健康檔案，但有關信息特別是異常情況及治療情況應簡要記入。

　　4.社區責任醫生應及時登記已經獲取的各種信息，并進行分析統計，及時反饋。臨床保健醫生、責任醫生應將非本人責任轄區居民的診療情況及時反饋給轄區責任醫生，以便納入該居民本人的健康檔案。

　　5.中心站、村衛生室應設立健康檔案資料室(柜)，健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序，專柜分冊存放，保持整潔、美觀和規范有序，無污損，無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類信息登記。

　　6.健康檔案主要由轄區責任醫生保管、閱覽或利用，不得轉借、涂改和丟失，并確保個人隱私不向外泄露，嚴格保密。

　　7.凡居民因大病轉上級醫院住院時，可以把病人原始檔案里的資料借給轉診醫生，但須辦理借閱登記手續;出院后及時歸還，并及時將本次住院概況記入檔案。

　　8.非社區衛生服務資料管理人員，不得隨意翻閱已經建檔的`各種資料。除轄區責任醫生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料，須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員，調出、轉借各種檔案資料，須經中心分管領導同意。

　　9.設立健康檔案管理人員，建立健康檔案質量控制小組，開展健康檔案質量檢查和評價，不斷提高健康檔案質量。

檔案管理制度15

　　一、物業管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的.各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業管理公司檔案資料:

　　1、物業管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

　　3)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);

　　2、物業管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

　　3、業戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

　　3)物業管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業管理公司設備維修保養類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;

　　2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;

　　6、物業管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業管理公司物業管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業管理公司管理費收繳情況

　　3)物業管理公司管理費財務報告

　　4)物業管理公司物業管理處運作報告;

　　物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)

　　x物業管理公司物業管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業管理公司物業管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養工作情況記錄

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