公司文件管理制度（精選18篇）

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，很多地方都會使用到制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？下面是小編為大家整理的公司文件管理制度，歡迎大家分享。

　　公司文件管理制度 篇1

　　一、總則

　　1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。

　　3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。

　　二、文件的分類

　　1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

　　2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。

　　3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的.內行文所指的是正式文件。

　　三、內行文的管理

　　1、內行文的范圍：

　　凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。

　　2、內行文的編號

　　公司文件管理制度 篇2

　　1、目的

　　規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的'文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業(yè)資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協(xié)議;

　　f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4

　　e)行業(yè)標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發(fā)放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

　　d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　公司文件管理制度 篇3

　　為了開發(fā)人力資源，為公司注入新的血液，規(guī)范公司的員工招募如下：

　　一、招聘

　　1、準備：各部門經理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單，經總經理批準后交行政部進行招聘。

　　2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘，以學識、品德、能力、經驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內部人員也可以推薦，但必須按規(guī)定程序進行。

　　3、初試：應聘人員自備個人簡歷帶齊相關證件到行政部進行面試，技術人員、銷售人員需進行筆試。

　　3、復試：行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經理再由部門經理和總經理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試，再把最后結果通知行政部。

　　二、錄用

　　1、經復試合格的人員接到通知后，按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù)，并繳相關證件（學歷證、身份證復印件各一份，照片兩張），由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓。

　　2、凡應聘者有以下情形之一者，不予錄用。

　　1）曾在本公司被開除或未經批準擅自離職者。

　　2）經指定醫(yī)院體檢不合格者。

　　3）未滿16周歲的未成年公民。

　　4）品性惡劣，經其他公私營機構開除者（需有確鑿證據(jù)）。

　　5）違法犯法吸食毒品者。

　　三、擔保

　　1、經公司雇用的經濟管理（財務人員）或認定其職務有必要提供擔保者（倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等）必須于到職前辦理擔保手續(xù)（經濟擔保，本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產的人士擔保，合法有實力的.團體擔保）。

　　2、被擔保人如有下列情形之一者，連帶賠償責任。

　　1）營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

　　2）侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

　　3）竊取機密技術資料或財物者。

　　四、試用

　　1、本公司新進人員除特殊情況經總經理批準免予試用外，一律先經試用。

　　2、新進人員一般試用期為1－3個月，試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者，經直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限，但至少不少于原試用期的一半；若在試用期表現(xiàn)不佳者，可當場予以辭退。

　　3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經理對其進行試用期考核，考核合格者由行政部辦理轉正手續(xù)；考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期（最長2個月），否則予以辭退，且不得提出異議。

　　公司文件管理制度 篇4

　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的`文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)；

　　10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打�。�

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔：

　　(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.業(yè)務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。

　　公司文件管理制度 篇5

　　1 目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執(zhí)行的'指導及監(jiān)督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產品技術標準、產品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規(guī)程、生產作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9 公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。

　　4.定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分類

　　5.1.1 文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　�。�3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發(fā)流程等。

　　（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。

　�。�5） 外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類

　�。�1) 一階文件：公司章程、公司經營規(guī)劃/計劃、質量手冊。

　　（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　�。�3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。

　　（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

　　公司文件管理制度 篇6

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發(fā)文

　　1、公司發(fā)文由有關部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。

　　2、每次發(fā)文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執(zhí)行。

　　4、向上級單位呈報的'文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

　　公司文件管理制度 篇7

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　�。�1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。

　�。�2）管理類文件

　　由技術部負責的'項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　�。�1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全全部文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

　�。�2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　�。�1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　�。�1）當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業(yè)的工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）分析確定是否需要修改。

　�。�2）技術文件確定修改后，由技術部該專業(yè)工程師（或專業(yè)的業(yè)務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　�。╟）會審意見、會審簽名；

　�。╠）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

　�。�3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　�。�4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

　　公司文件管理制度 篇8

　　一、總則

　　第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的`“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

　　1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業(yè)例會記錄。

　　3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　公司文件管理制度 篇9

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的`證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　公司文件管理制度 篇10

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統(tǒng)計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的`密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續(xù)。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對分公司造成損失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規(guī)定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

　　公司文件管理制度 篇11

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的'統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

　　（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

　�。�3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　（4）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

　　公司文件管理制度 篇12

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的'書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

　　公司文件管理制度 篇13

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。

　　3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

　　二、發(fā)文管理

　　1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發(fā)。

　　2、經總經理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

　　4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。

　　5、發(fā)文辦理工作程序：

　�。�1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。

　�。�3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　�。�4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　�。�5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

　　（6）用�。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。

　　（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的'公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

　　2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據(jù)總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據(jù)文件內容、總經理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經總經理批準后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　�。�1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。

　�。�3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

　�。�4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　�。�5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。

　�。�6）催辦：催辦是指根據(jù)總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

　　（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

　　（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

　　2、制發(fā)保密文件時，經辦人要根據(jù)文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經理審批后印發(fā)。

　　3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經理批示。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負責解釋。

　　2、本制度自發(fā)文之日起實施。

　　公司文件管理制度 篇14

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據(jù)文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

　　2、借閱的.案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

　　公司文件管理制度 篇15

　　1、凡是店里員工一律不準玩游戲機。上班時間不準玩手機。如果服務員有意把顧客數(shù)字多記一點或是少記一點，被查出一次罰十倍，后果自負。

　　2、大堂經理的最高權限是顧客回家沒有打的`錢，最多50-100元，服務員和大堂經理簽字。

　　3、店里的處理額度一律為10％，大堂經理簽字。按規(guī)定僅能在第二天處理。

　　4、服務員錯帳一律要賠。顧客沒有會員卡一律不準上分。

　　5、上班時間大堂經理和服務員一律不準睡覺，如果因睡覺錯帳(機器上分偷去)機器門撬開，大堂經理和服務員一起賠錢。

　　6、地面和機器上面的衛(wèi)生，服務員一律要搞干凈。

　　7、店里的錢服務員一定要放好．遺失要賠，若服務員遺失店里的錢財，要按原價、原數(shù)賠償。

　　8、天天遵守店里的8條服務態(tài)度。

　　公司文件管理制度 篇16

　　1、樹立正確的科學態(tài)度，自覺地按照法律和道德行為使用計算機進行與信息有關的活動。

　　2、學生進入本室要衣冠整潔，要穿鞋套，要注意室內衛(wèi)生，不準亂扔紙屑雜物，不準帶入食物飲料，以保持機房的整潔干凈。嚴禁喧嘩、打鬧，要保持室內安靜。

　　3、學生上課、上網(wǎng)要按指導教師的要求，嚴格操作規(guī)程，不準隨意操作，發(fā)現(xiàn)問題及時與老師聯(lián)系。

　　4、愛護設備設施，不準在電器或桌椅上亂刻亂畫，如有損壞，照價賠償，也不得擅自拆卸電腦，取走電腦設備的`零部件。違者，以盜竊行為論處。

　　5、未經指導教師或管理人員批準嚴禁私自在微機內安裝應用程序和拷貝游戲軟件，不準使用非本室軟件。

　　6、要上有利于身心健康發(fā)展的網(wǎng)站，學會從網(wǎng)絡中獲取信息的方法，并能合理使用所獲取的信息資源。

　　公司文件管理制度 篇17

　�。ㄒ唬┛倓t

　　第一條爲減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　�。ㄈ�）發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定

　　1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2、各群衆(zhòng)團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

　　（1）公布全廠規(guī)章制度；

　�。�2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

　�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　�。�4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；

　�。�6）其他有關全廠的'重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

　　（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

　　5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

　　6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

　�。ㄋ模┌l(fā)文程式與要求

　　第十條發(fā)文程式規(guī)定：

　　1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；

　　10、經領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列��；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。

　�。ㄎ澹┪募�的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　�。�六）文件的。立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：

　�。�1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

　�。�2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生産經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

　�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

　�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

　�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　�。�6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　�。�7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　�。�8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

　�。�9）工廠日志和大事記；

　�。�10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業(yè)務科室，各群衆(zhòng)團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群衆(zhòng)團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　�。ㄆ撸┪募�的銷毀

　　第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

　　公司文件管理制度 篇18

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的'歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

　　5文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規(guī)范等。

　　5.1.2二級文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務規(guī)范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規(guī)范等具體實施的作業(yè)指導流程及相關技術文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發(fā)布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業(yè)務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發(fā)。

　　7.2文件歸檔、發(fā)放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發(fā)放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;

　　(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續(xù)。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發(fā)放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

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