文件管理制度
在充滿活力，日益開放的今天，很多地方都會使用到制度，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括：
1)開發(fā)計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2)開發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段：設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發(fā)的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發(fā)的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的.文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
文件管理制度2
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領用者，因文件丟失或者損壞需要領用新文件時，到行政部填寫《文件處理單》，經(jīng)常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件，并保持文字清晰，外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時，由該部門填寫《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的.格式和內容由使用部門設計，行政管理部門審查批準，統(tǒng)一編號控制。質量記錄表需要更改時，仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫：要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時，在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱：外來人員借閱質量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長批準后，辦理借閱手續(xù)。
9.質量記錄的管理和保存：質量記錄由本部門制定專人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂，行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質量記錄銷毀：對于超過保存期的質量記錄，由行政部和使用部門負責簽字，包常務副總審核批準后，進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄，填寫《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件管理制度3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執(zhí)行的.指導及監(jiān)督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。
3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產品技術標準、產品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規(guī)程、生產作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據(jù)和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發(fā)流程等。
（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
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