學校檔案管理制度匯編
隨著社會一步步向前發展，制度對人們來說越來越重要，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。相信很多朋友都對擬定制度感到非�？鄲腊桑韵率切【帋痛蠹艺淼膶W校檔案管理制度匯編，希望對大家有所幫助。
學校檔案管理制度匯編1
第一條 會計檔案的范圍
會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計數據、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等五個部分。
1、會計憑證
包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節表等。
2、會計數據
主要指電算化中的會計數據，包括以光盤存儲的記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）；會計軟件系統運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
3、會計賬簿
包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿。
4、會計報表
指按要求由財務部門上報的各種會計報表、統計報表、勞資報表等。包括月報、季報、年報及其他臨時報表。
5、其他會計核算資料
其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的'數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
第二條 主要會計檔案的生成
1、記賬憑證
根據原始憑證在計算機上直接編制記賬憑證，由計算機打印輸出。
2、會計賬簿
現金、銀行存款日記賬由出納員根據已經辦理完畢的收付款憑證，逐筆順序登記。各賬戶的明細賬由計算機按月打印輸出。總賬由計算機按月打印出科目余額表替代。
3、會計報表
會計報表由計算機按報表填報的要求打印輸出。
第三條 會計檔案的裝訂
會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月歸檔。
裝訂前的準備工作：
�、俜诸愓恚错樞蚺帕�，檢查日期、編號是否齊全；
�、谡龖{證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱時保持數字完整；
�、壅頇z查憑證順序號，如有顛倒要重新排列。發現缺號要查明原因。再檢查附件是否漏缺；
④記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。
裝訂時的要求：
�、儆谩叭樦幸�”法裝訂；
�、蹜{證外面要加封面；
③裝訂憑證厚度一般為1.5厘米。
裝訂后的注意事項：
�、倜勘痉饷嫔咸顚懞脩{證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
�、谠诜饷嫔暇幒镁硖枺淳幪栱樞蛉牍瘢⒃陲@露處標明憑證種類編號。
2、會計帳簿及報表的裝訂
各種會計賬簿由計算機打印輸出后，按月裝訂成冊。各類報表在報送后將留存的報表按月裝訂成冊。
第四條 會計檔案的保管
1、存儲在計算機中的會計數據要每日進行機內數據庫備份，每半月進行光盤刻錄。
2、賬表打印和日常核算同步進行，記賬憑證、刻有數據的光盤、打印出的各種賬表（經會計主管和系統管理員簽章后）按《會計檔案管理辦法》的規定進行保管。
3、會計檔案保管人員依據會計崗位工作職責的規定，對所保管的檔案內容及范圍負相應的責任。
4、各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的光盤等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。
學校檔案管理制度匯編2
為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施細則》,加強學校檔案的科學管理,逐步實現人事檔案管理工作的標準化、規范化、科學化,為學校教學及各項工作服務,特制定本制度。
1.凡屬歸檔的各種文字材料,必須要求字跡、圖像清楚,書寫工整,禁用圓珠筆、鉛筆或純藍墨水書寫。
2.立卷時應將材料收集齊全,核對準確,按文件自然形成規律,系統整理,并在封面上填寫檔案名稱,編寫卷內目錄,確定密級。
3.檔案室的庫房應堅固安全,并加強防光、防塵、防蟲、防火、防盜工作。
4.案卷多柜存放的`應繪制案卷存放示意圖,建立健全案卷,以積累案卷的立卷說明方案,鑒定報告,交接憑證,檢查記錄等材料。
5.定期對檔案保管情況進行全面檢查,作好記錄,發現問題,及時向分管領導匯報。
6.建立檔案借閱制度,根據檔案的機密程度,確定利用范圍,規定不同的審批手續,“借閱檔案證明單”,經領導同意簽字后,方可借閱,借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料,借閱人不得泄密遺失、涂改或污損,違反規定者,按有關規定予以處理。
7.檔案的鑒定工作在校長的領導下,由檔案鑒定小組定期實施鑒定工作,確定保管期限和密級,編制銷毀清冊。
8.鑒定工作結束后,鑒定小組應寫出“檔案鑒定工作報告”。
9.在學校形成的各類永久性檔案,保管二十年后,連同“案卷目錄”(一式三份)和有關檢索工具一并向上級檔案部門移交。
學校檔案管理制度匯編3
校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的'收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
4、學校檔案室管理制度
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入柜，柜架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在1424攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、復制。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
學校檔案管理制度匯編4
1、嚴格執行檔案管理的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，讓檔案工作更好地為社區教育服務。
2、檔案管理人員必須認真學習檔案業務知識，不斷提高檔案管理水平。要遵守文檔管理和保密工作的'有關規定，以嚴肅認真的態度，及時、準確地做好學校文件、資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔等工作。
3、逐步實現科學管理。檔案要求做到內容齊全、分類清楚：不漏不重、裝訂規范、管理完善，查找方便，不斷提高檔案使用價值。
4、檔案室要經常保持清潔，通風，干燥，定期施放藥物，防止霉變。檔案室內禁止吸煙，確保庫房資料的安全。
5、嚴格檔案借閱手續。內部人員借閱檔案要填寫借閱單；外單位借閱檔案須經主要領導批準；所借檔案應如期歸還。借閱后的案卷要及時清點入庫，發現缺少當即追查，防止散失，若有損毀，及時補救。
學校檔案管理制度匯編5
學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校各類檔案，目的主要在于為學校和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。為了加強我校檔案的`科學管理，有效地保護檔案更好為教學服務，制定管理制度如下：
1、學校成立學校檔案資料管理工作領導小組，對學校檔案資料實行統一管理。
2、檔案實行專人管理，認真做好檔案的收集、整理、保管、利用,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
3、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。
4、按照上級及教育主管部門的有關規定，把學校、各部門和師生每個人手中分散的有關教育、教學、科研、人事、行政、財務、經營等方面的文件材料及各種資料經過挑選，集中管理。任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。
5、做好防火、防水、防潮、防盜、防塵、防光、防有害生物、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確保檔案的安全，做到無丟失，無霉變，無蟲蛀，無差錯。發現問題及時采取補救措施。
6、積極地為學校和各項工作提供服務。
7、檔案資料原則上不外借。如確需復印的，須經組長（校長）批準，方可摘抄、復印，并要立即歸檔。
8、校內人員借閱業務性檔案必須經學校檔案資料管理領導小組成員批準，并填寫相關記錄，按時歸還，確保檔案完好無損。
9、查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案管理人員仔細核對簽署意見。
10、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。
學校檔案管理制度匯編6
一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統一匯總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規定的業務，及時、認真、規范地做好檔案工作，并做好歸檔記錄。
四、學校檔案室的`檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內進行。特殊情況須經校長同意才能借出檔案室外，并于當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內容需征得管理員同意。
學校印章管理辦法
一、印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關系到學校各項管理活動的開展，為規范和加強對各類印章的管理，特制定本辦法。
二、凡冠有“深圳市龍崗區xxxx初級中學”字樣的各部門印章和各種業務專用章，以及校領導的簽名章，均適用本辦法。
三、印章的刻制統一由學校辦公室審核、辦理、備案、保留印模、發文啟用并監督使用。
四、學校印章是學校職權的合法代表，主要使用在學校對外出示的證明、證書、合同、公文（函）等文書上。
五、印章是行使組織權力的外在表現形式，學校任何部門必須嚴格在本部門的權限范圍內使用印章，不得越權用印。
六、學校各部門印章使用，應經本部門領導審批同意后方可用印。
七、經學校研究決定撤銷的部門，應將原有印章交由學校辦公室統一歸檔。
八、“深圳市龍崗區xxxx初級中學”印章和校領導簽名章統一由學校辦公室負責管理，學校各部門的印章由本部門負責管理。
九、各部門領導對印章的管理負責，并指定政治上可靠，有高度組織性、紀律性的人作為部門的監印人，負責管理本部門印章。
十、監印人必須親自用印，用印前必須按各級用印負責人的審批意見，審查用印文件的內容、格式，確認無誤后方可用印。蓋印時要求圖章清晰、端正，位置適當（一般應蓋在文件的落款與日期之間，跨年壓月處），蓋印后要保存好用印依據材料，并做好詳細登記，以備查考。
十一、監印人對印章必須妥善保管，不準隨便將印章放在桌子上，監印人不在時必須把印章鎖好，以防丟失，如有丟失要立即報失。
十二、各部門越權用印，監印人不按規定用印及因監印人管理不善造成印章丟失的，屬工作失職行為并追究當事人責任；嚴重越權用印行為或造成學校重大損失的，按嚴重失職和重大責任事故處理，追究當事人的行政責任和經濟責任。
對于未經、公章的，學校將追究部門領導的行政責任，對因此造成損失的，學校還將追究其經濟責任或法律責任。
學校檔案管理制度匯編7
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下：
1.嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責;
2.檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續�！氨Ｃ芫怼钡戎匾牧系�.借閱，必須審查審批權限是否符合規定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假，出具假證;
4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛生。檔案室嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網絡系統;
5.檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節假日安全檢查工作，發現問題，及時處理;
6.借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉借他人，不得帶入公共場所;
7.非檔案管理人員，未經允許不得進入檔案室。
學校檔案管理制度匯編8
為規范學校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理制度：
1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結存檔；“六認真”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；
3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、計劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。
4、后勤處相關資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的'資料歸檔；組織建設歸檔；其它相關資料的歸檔。
6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規范。
7、各類通知、文件應先送到辦公室，然后分發到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
學校檔案管理制度匯編9
檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的.重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學�？倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
9、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
10、按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。
11、按照上級有關規定，努力創建合格檔案資料室和先進檔案資料室。
學校檔案管理制度匯編10
一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對濕度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放，對接收來的`檔案要進行分類、登記、統計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學校自動化管理系統，根據工作需要要逐步設置計算機、復印機、照相機等現代化管理設備。
四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。
五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節假日加強保衛工作。
七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。
學校檔案管理制度匯編11
1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動,都必須有資料積累,并及時把資料歸并成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領導對資料室的`管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。
學校檔案管理制度匯編12
一、學校的各種教育教學、管理檔案都要分別有專人管理。
二、檔案管理人員對檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的`調閱要嚴格執行制度，辦理必要的借閱手續。不經有關領導同意，任何人不得借用。
四、根據檔案保密程度進行保密，對有關泄露檔案機密的情況酌情追究其責任。
五、對檔案資料根據保存期的不同，進行定期整理。對過期已無存檔價值的資料進行清除時，必須經領導同意，否則追究當事人的責任。
六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責，對檔案管理不當造成損失的，進行必要處罰。
學校檔案管理制度匯編13
一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級機關頒發的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。
2、每學期師生花名冊。
3、各年級組、班主任、教研組、個人的'學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。
4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。
5、學校各部門制度。
6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學活動有關的重要資料。
四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。
五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。
六、重要文件、秘密文件除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時，重要文件必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯系，但要寫好借條登記按時歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。
九、外單位人員不得查閱有關資料，經學校同意方可借閱。
十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。
十一、采取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛生，不得在室內吸煙。
十三、檔案材料要進行編目登記，便于使用時查找。
十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收，不得遺失。
十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續。
學校檔案管理制度匯編14
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，注明查閱目的和內容。
三、未經批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容 。
四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的.，須妥善保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
學校檔案管理制度匯編15
檔案庫房應貫徹“以防為主、防治結合”的原則，限制和克服不利于檔案安全的因素做到最大限度地延長檔案壽命，便于檔案的提供利用。
一、 檔案專用庫房箱柜、設施、裝具及防護措施腰腹和業務部門的.統一要求，庫房內箱柜的擺放、案卷的存放要從左至右，規范有序，有固定位置，存取方便，并有箱柜、檔案示意圖。
二、 庫房設有保險裝置：做到八防：防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防曬、防污染。滅火器要放在顯著位置，易取易放。根據需要配備加濕器、去濕器、吸塵器、空調設備和計算機等設備。
三、 每日堅持庫房溫濕度記錄，并采取必要措施調節庫房內溫濕度。溫度和濕度分別控制在14-25度和45-60%，利于提高各類檔案的保管質量和壽命。
四、 每年檢查箱柜內防蟲藥品，及時置放，每周進行衛生掃除，保持整潔。
五、 庫房內外要有明顯的“嚴禁煙火”標志，任何人不準在庫房內吸煙。
六、 庫房內非工作人員禁止入內，如工作需要進入時，必須有檔案管理人員一同前往。
七、 每日下班時做好安全檢查，關窗、斷電、鎖門，節假日貼好封條。
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