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公司前臺接待制度

時間:2022-10-18 13:13:49 制度 我要投稿
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公司前臺接待制度

  在學習、工作、生活中,人們運用到制度的場合不斷增多,制度是要求成員共同遵守的規章或準則。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,下面是小編幫大家整理的公司前臺接待制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

公司前臺接待制度

  第一章目的

  第一條前臺是公司形象的窗口,是公司的臉面和名片,前臺接待直接代表企業形象和服務質量。因此,為規范前臺接待人員的職業形象,充分發揮前臺接待工作的作用,維護良好的公司形象,特制定本規范。

  第二條適用范圍

  公司前臺接待人員應遵守此規范。

  第二章前臺接待儀態規范

  第三條前臺接待儀表要求

  前臺接待人員應注重儀表,衣服穿著要大方得體,干凈整潔。服裝、修飾要與工作環境及個人氣質相符合。不得穿超短裙、露肩裝、吊帶等非正規衣服上班。不得穿拖鞋或類似拖鞋的皮涼鞋上班。

  第四條前臺接待儀容要求

  前臺接待人員要面帶笑容,保持開朗心態,有利于營造和諧、融洽的工作氛圍;妝容整潔,頭發梳理整齊,不化濃妝;保持手部干凈,指甲修剪整齊,不涂有色指甲油;可使用清新、淡雅的香水。

  第五條前臺接待儀態要求

  前臺接待人員應舉止文明、熱情待人,并善于控制自己的情緒,塑造完美儀態,具體要求如下:

  1、保持良好的站、坐、走姿。站時須挺胸收腹沉肩;坐時不得前仰后靠,不得搖頭晃腦,東張西望;走時保持站的基礎上,水平向

  前,平穩適中,無緊急情況,不得在公司內奔跑。

  2、接待賓客要自然大方、穩重熱情、有禮貌,微笑服務,用好敬語。做到:迎賓有問候聲、說話有稱呼聲、離別有致謝聲、工作出現差錯有道歉聲。

  3、前臺接待人員與客人交談應站立端正,講究禮貌,不左顧右盼,低頭哈腰。要用心聆聽客人的講話,不與客人搶話,不中途插話,不與客人爭論,不強詞奪理,說話要有分寸,語氣要溫和,語言要文雅。

  4、禁止在工作崗位出現以下不雅行為:摳鼻、挖耳、打哈欠、伸懶腰、隨地吐痰、唱歌、嚼口香糖等。

  第三章來訪人員接待禮儀

  第六條為公司來客設立登記本,所有來公司人員均須登記。登記本上注明來訪人姓名、人數、來訪事由、出入時間。

  第七條公司有來訪客人,來客行至前臺一米以內,前臺接待必須起身微笑相迎,說禮貌用語,招呼客人。分以下情況處理:

  1、知道來訪者找誰,并確認是預約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。

  2、如果來訪者知道找誰,但沒有預約,前臺要打電話問問,告訴相關同事或領導助理/秘書,xxx單位的xxx來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使

  是要找的同事或者領導親自接,都可以當作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

  3、如果預約來訪人員要找的負責人不在,接待人員要明確告知負責人的去向及回公司的時間,請來訪人員留下電話、地址,并明確是來訪人員再次來公司,還是本公司人員回訪來訪者單位。

  第八條安排接待地點時,對于貴賓,應由具體接待者安排接待地點;對于普通來賓或者面試人員,應安排在會客室或會議室接待。

  第四章接聽電話管理

  第九條迅速、準確接聽

  1、鈴響三聲內接待人員必須接聽,如超過三聲后接起電話,則應說:“不好意思,你久等了,請問有什么可以幫您?”

  2、電話鈴響時,如果接待人員正在與來客交談,應先向來客打聲招呼,然后再去接電話。

  3、接聽電話時,接聽人員應用規范語氣說:“您好,XX公司!”或“您好,XX!”

  第十條接聽電話時,應恰當使用帶有敬語的規范用語,如:“您好”、“請問”、“請稍等”、“好的,再見”等。

  第十一條接電話時必須注意禮儀,語速平和,音量適中,保持自然、得體、大方的形象,身體不得傾斜,不得嘴里吃東西,不得前仰后合。

  第十二條轉接和代接電話須知

  1、轉接電話

  如有要轉接的電話,應禮貌地為來電者轉接。若在轉接過程中遇到占線或要找的人不在辦公室,則應詢問其來電事由,是否可以轉告,避免耽誤重要事情。

  2、代接電話

  (1)代接電話時,來電人提出要求,須記錄的必須及時記下。如需轉達他人的,需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關事項。

  (2)電話接聽完畢之前,接聽人員不要忘記復述一遍來電要點,防止由于記錄錯誤或誤差而引起誤會。

  第十三條當接聽人員正在通話而又有客人來訪時,原則上應先招待來訪客人,此時應盡快向通話對方致歉,得到許可后掛斷電話,如果電話內容很重要而不能馬上掛斷,接聽人員應請客人稍等,然后繼續通話。

  第十四條接電話人員不得先于來電人員掛機。

  第五章撥打電話管理

  第十五條前臺接待人員應在打電話前準備好通話內容,若怕遺漏,可擬出通話要點,理清講話順序,備齊與通話內容相關的文件和資料。

  第十六條電話接通后,撥打電話人員應首先通報自己的姓名、職位,必要時,應詢問對方是否方便,在對方方便的情況下在開始交談。

  第十七條電話用語應文明、禮貌,電話內容要簡明、扼要。注

  意語速、語調,規范用語。

  第六章前臺工作職責

  第十八條前臺包括整個大廳、沙發、多媒體自助便民終端機、電視及玻璃門必須保持整潔、干凈,無灰塵、無污漬。

  第十九條前臺除公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外,不得放置任何物品。不得堆放食物、雜物,不得在前臺吃食物。

  第二十條公司人員不得聚在前臺閑聊。前臺接待人員如因公務需外出,經直接領導批準可離崗。外出期間,由直接領導安排前臺接待人員,必須保證前臺無空崗。私事不得離崗。

  第二十一條負責進入公司辦公場所的來客的接待、登記、導引,對無關人員、上門推銷和無理取鬧者,阻擋在外或協助有關人員處理。

  第二十二條負責收取所有公司來往郵件、包裹、報紙、資料等文件,并進行登記后,交上級領導處理。

  第二十三條負責接聽電話,記錄電話內容,并做好記錄與傳達工作。定期維護、保養電話機。

  第二十四條協助來訪客人的接待、公司會議后勤等工作。

  第二十五條執行公司考勤制度,負責員工的考勤記錄匯總、外出登記,監督員工刷卡。

  第二十六條熟練掌握公司概況,能夠回答來客提出的一般性問題,提供常規的非保密信息。

  第二十七條對工作中出現的各種問題及時匯報,提出工作改進意見。

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