行政檔案管理制度

　　隨著社會一步步向前發展，需要使用制度的場合越來越多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編整理的行政檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。

　　第一節檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

　　第二節檔案分類及編號

　　一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財務類

　　3、人事類

　　4、業務類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

　　三、檔案編號以'一案一號'為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。

　　第三節機要檔案

　　一、機要檔案按其內容分為'絕密'、'機密'、'秘密'三級。

　　二、劃分標準：

　　絕密檔案包括：

　　公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務資料。

　　2、公司重要會議紀要。

　　3、公司經營情況。

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同。

　　5、技術資料。

　　6、金額在10萬—100萬元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料。

　　2、項目合同協議。

　　第四節檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五節保存期限

　　檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

　　一、永久保存：

　　1、公司章程。

　　2、股東名簿。

　　3、股東會、董事會、監事會會議紀要。

　　4、公司證照。

　　5、各級批文。

　　6、印鑒。

　　7、公司年度經營計劃。

　　8、公司年度經營總結。

　　9、年度財務報表。

　　10、技術資料。

　　11、不動產所有權狀及其他債權憑證。

　　12、人事資料。

　　13、大型活動圖片、音像資料。

　　14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存：

　　1、會計憑證。

　　2、其他經核定須十五年保存的文書。（其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行）

　　三、五年保存：

　　1、期滿或解除的合同協議。

　　2、完結后的項目方案。

　　3、其他經核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存：

　　1、部門工作計劃及工作總結。

　　2、完結后的部門請求報告。

　　3、完結后無長期保存必要文書。

　　五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六節保管部門

　　一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

　　三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。

　　第七節檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

　　二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

　　三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

　　四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的1月和7月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。

　　第八節檔案調閱

　　一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。

　　二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

　　三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

　　四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

　　七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。

　　第九節檔案銷毀

　　一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。

　　三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀。機要檔案由總經理核準銷毀。其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的1月和7月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。

　　第十節其他

　　一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經辦統一編號。

　　六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

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