新時期高校檔案管理的有效方法

　　導語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學、科研攻關和學生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進行記錄和保存的活動，在高校發展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強在這方面的的探究。

　　新時期高校檔案管理的有效方法

　　一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題

　　1、工作環境變化，工作量增大

　　隨著我國高等教育的不斷發展，高校檔案管理也取得了一定進步，但隨著高校綜合化和多元化發展，高校的建筑面積和招生規模不斷擴大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環境更加復雜。

　　2、管理手段滯后，信息化程度不高

　　隨著高校辦公條件和計算機技術等現代信息技術的不斷推廣應用，高校的檔案管理部門也都配置了現代化的檔案管理信息化設備，購買了檔案管理軟件，實現了檔案的微機化管理。但是，從高校檔案管理系統的數據處理、管理對象和功能實現等方面來看，還沒有達到信息化管理的程度，沒有實現檔案的網絡化管理，無法充分發揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發揮。

　　3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質有待進一步提高

　　高校師生職工受傳統檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認識，主動保存檔案的意識不強。對于科研和教學活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學校活動沒有形成有效的檔案材料，沒有進行有效地檔案管理，甚至有的職工認為，檔案管理工作與學校發展關系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補的損失。

　　同時，雖然高校檔案管理隊伍比一般企事業單位管理隊伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質不強現象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統檔案管理工作培訓的人員不多、業務能力和素質不強，以及對計算機、網絡技術等現代信息技術掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質和能力等問題。

　　二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施

　　1、健全完善高校檔案管理系統

　　高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質量。

　　要加大教育培訓力度，定期舉辦培訓活動，提高教職工對檔案管理工作的認識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統一標準、統一領導、分層管理”的原則建立學校層面的檔案領導隊伍，健全組織體系，協調檔案管理工作;院系和各個職能部門都要創建專門的檔案室，并選取專業檔案管理人員進行專門的檔案管理;

　　同時，要明確責任分工，使檔案管理專業人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責，推進檔案管理工作標準化、科學化建設;在調動全體教職工共同參與的基礎上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實高校檔案材料。

　　2、提高高校檔案管理信息化水平

　　隨著現代信息技術的不斷發展，推進高校檔案管理信息化建設，實現檔案信息的網絡化共享、數字化檢索和查詢，成為當前高校檔案管理工作的發展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環境日益復雜、工作對象日益增多，檔案管理的.強度增大，只有將現代信息網絡技術應用到檔案管理中，才能實現檔案管理工作的現代化。

　　實現高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設施的配備，充分運用光纖數字技術、網絡監控技術等實現檔案收集、存儲、整理、保存和應用的信息化，提高檔案共享速度，優化檔案管理質量。同時，要結合網絡化發展趨勢，借助現代網絡技術，實現檔案管理由單機管理向網絡聯機管理的模式轉變，將檔案目錄、卷宗實現全信息管理，通過紙質檔案和數字檔案結合管理的方式，提高檔案管理信息化建設的質量和速度。

　　3、改進和提升檔案管理標準

　　檔案管理工作是一項系統嚴謹的工作，如果缺乏相應標準，就難以實現檔案管理工作的順利實施。高校應結合自身特點，創建符合自身發展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標準，加大檔案管理標準化工作力度，實現檔案管理的科學化。

　　可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應用、管理、保密等標準，實現各類檔案信息歸檔一體化管理的目標。同時，要建立配套的考核制度，明確責任分工和崗位職責，將考核結果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質量。

　　4、提高檔案管理隊伍素質

　　搞好高校檔案管理工作，最關鍵的是要提高檔案管理人員的專業素質、業務能力和信息技術應用能力，不斷提升檔案管理人員的專業素養。要綜合利用多種方法，按照“管理標準、業務熟練、素養良好、服務優質”的標準要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術培訓，加強檔案管理人員的專業素質，培養一批專業素質較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導檔案管理人才不斷加強個人學習，在增強檔案管理專業素養的同時，認真學習信息網絡技術，增強自身的知識儲備，全面掌握工作內容。

　　同時，還要培養檔案管理人員的職業素養和責任心，保證檔案管理人員遵守保密協議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業、服務熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

　　三、結論

　　綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務高校的發展。

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