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會議室使用管理規定
為了正確、規范的使用視頻會議系統，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規范化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章 管理部門及管理職責
第一條 公司會議室由公司行政部管理，各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條 公司行政部職責：
(一) 負責公司例會的通知;
(二) 會議室的安排與協調;
(三)負責公司例會會前物資的準備;
(四)負責公司例會的會議記錄;
(五)保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條 在例會結束后，及時起草會議紀要，并向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一并發至各部門經理和高管的郵箱。
第二章 會議室使用規定
第四條 為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條 各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條 除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資，其余會議一律不予提供;部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備，公司行政部在緊急情況下可協助準備，但費用由各部門自行協調。
第九條 會議室使用期間，請愛惜會議室的設備設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)，使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調，并通知行政部行政文員共同檢查交接，如會議涉及使用視頻會議系統，行政部需增加設備管理員共同參與檢查交接。
第十條 使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員、設備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第三章 公司視頻會議系統設備管理
第十一條 視頻會議系統主要由攝像頭、話筒、視頻會議系統服務器、會議專用電腦、圖像顯示設備(投影儀、電視機、顯示器)、音箱設備等構成。
第十二條 視頻會議系統設備是會議專用設備，除開展視頻會議外，嚴禁挪作他用。
第十三條 現公司總部與各項目、項目與項目之間均可進行會議對接。但在項目與項目之間進行對接時需通知總部行政部，由總部行政部安排專人打開總部服務器終端方可使用。
第十四條 嚴禁在視頻會議專用電腦上安裝無關軟件，系統管理員每周定期對視頻會議專用電腦做好防毒、系統清理等維護工作。
第十五條 視頻會議系統各項參數已設定好，與會人員在使用時，不得隨意更改。
第十六條 視頻會議系統設備由公司指定專人管理與維護，非工作人員請不要隨意使用有關設備，與會人員在使用過程中發現設備問題，可即時與行政部主管經理和系統管理員聯系，進行設備調整，對
于專業維修則由行政部反饋至供應商，做出故障排除及修復。
第十七條 公司各部門如要使用公司視頻會議系統，需提前1天通知公司行政部，會議當天與會部門負責人同系統管理員提前1小時到公司主會場做會議準備，隨時與分會場與會人員進行視頻和音頻的效果調試，確保視頻會議的正常使用。
第十八條 會議結束后，需將視頻會議系統各設備切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。
第十九條 因視頻會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據使用情況進一步調試，因此各部門在使用過程中如有建議或意見，請及時告知總部行政部，總部行政部將及時向供應商反饋并調整。
第四章 附則
第二十條 本規定自公布之日起執行。
第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室使用登記表
年 月 日
簽名：
注：
1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準備。
2、非工作人員請不要隨意使用有關設備。
3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、屏幕、空調設施等)。
4、使用完畢后，使用部門負責清潔會場，并與公司行政文員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
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