員工檔案管理條例

　　第一條員工檔案內容

　　(一)應聘人員面試評價表、新員工聲明、試用合同。

　　(二)員工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。

　　(三)員工檔案照片。

　　(四)員工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。

　　(五)員工異動申請表、異動交接手續。

　　(六)其他反映員工信息的材料。

　　第二條存檔要求

　　(一)公司員工內部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統一保管;各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管;駐外機構在當地招聘的人員須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后(原件)交公司人力資源部存檔。

　　(二)人力資源部對收集的歸檔材料按規定進行整理、裝訂并按員工順序號進行存放保管。為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對，同時不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案，并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。(具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執行)

　　第三條檔案借閱

　　(一)查閱、借閱員工檔案的人員須是部門經理及以上管理人員，且只能查、借其下屬的檔案。

　　(二)查閱、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱(借閱)登記薄》。

　　(三)檔案借出時間不超過5個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務和保管責任。

　　第四條附則

　　(一)本制度由公司規章制度編審委員會起草并修訂，經公司職代會討論并通過，自20xx年1月1日總經理簽發公布之日起正式實施。

　　(二)須制作運用的管理表單有《檔案查閱(借閱)登記薄》(執行部門可據實調配)。

　　(三)本制度由人力資源部負責執行，最終解釋權歸公司人力資源部。

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