關于知識共享機制下檔案管理體系研究

　　一、知識共享機制下企業檔案管理體系管理理念

　　（一）形成企業組織記憶

　　檔案管理體系的形成過程是單向的，是不可逆轉的，具有不可再生性，因此企業需要對檔案管理體系及時的記錄、整理、保存，以確保檔案的完整性，詮釋企業組織記憶。在詮釋記憶過程中，科學的鑒定是其前提和基礎，確保組織記憶的真實性和可靠性。那何為科學的鑒定觀呢？首先正確認識組織記憶，然后以科學的鑒定法進行鑒定。在科學鑒定觀的指導下，根據鑒定理論并結合企業自身的特點，最后選擇適合企業的科學的鑒定方法，形成企業的組織記憶。

　　（二）提高質量以實現企業檔案管理體系的作用和價值

　　在檔案體系的建設中，始終以提高檔案質量為重點，以最大程度地實現檔案管理體系的效用。確保高質量，需有一套全面的質量管理理論，這套理論體系既是剛性的，又糅合了柔性的理念，在真正了解質量管理理論（包括什么是質量管理、質量管理的目的）并認同其理念的基礎上，以之作為指導，同時根據實際情況，適應企業在其過程中的變革，靈活地運用管理鑒定方法管理企業檔案管理體系，在管理檔案管理體系的實際操作過程中達到事半功倍的效果。

　　二、構建知識共享機制下企業檔案管理體系管理框架體系

　　（一）框架的特點

　　為了發揮企業檔案管理體系的最大價值，構建的框架體系需要具有穩定性，管理體系穩定性是知識共享背景下構建企業檔案管理體系管理體系的第一大特性，也是最基本的特性，以確保體系的結構的層次化。服務與共享，是框架體系基本特性的特殊表現，又是維系穩定性的兩大關鍵性支撐。知識共享機制下企業檔案管理體系管理框架體系的另一大特點是完整性，完整性的前提是連續性，在檔案管理框架體系構建中須有一套連續性理論，在確保檔案管理體系完整性的同時，又需要注意其連續性。完整性的框架體系設計是循著兩條線索構建的，這兩條線索之間是互逆的，由內向外和由外向內并行、單元的小到大和最小單元的大到小并行、從宏觀到微觀和微觀到宏觀并行，可稱之為“三并行”，又是立體的多維空間與點和平面的思考與關注的融合，同時又融合了短暫的現實和永恒的歷史，即“兩融合”，統一稱為“三并行兩融合”。文件檔案管理框架體系的第三大特性就是動態適應性，其著重點在適應性上，與它的基礎特性穩定性并不矛盾，所謂動態適應性，就是說檔案管理體系的構建需要適時而變，根據企業的變革以及知識共享環境的變化適當變化，使知識共享與檔案管理體系管理保持在和諧的狀態。

　　（二）框架的內容

　　第一，檔案管理體系。有了檔案管理體系才能構成一個框架體系，面對知識共享的社會大環境，檔案管理體系必須具備多樣性(various)、敏捷性（agile）、時間持續性（longitudinal)，獨特性（unique），本質性（essential），將之概括為“Value原則”。第二，領導。管理體系的主體是人，構建檔案管理框架體系的主體是企業的領導，這樣的領導需要具備可信度，同時又是認同型的，可信型和認同型領導對于構建知識共享機制下企業檔案管理體系框架體系的順利實現具有重要的意義，領導的可信型和認同型表現在擁有一定的專業能力，開放并具備較高的道德素質修養。第三，制度體系。檔案管理框架體系又是呈現又出結構性、層次性特點的一個完整的有機體系，一個企業內部指導思想居于頂部，檔案管理部門居于中心，結構清晰，層次分明，同時又不失聯系，相互協調，企業的制度之間也呈現出一種相互銜接、補充、促進的關系，構成健全的檔案管理框架體系。第四，管理技術。現今的檔案管理體系的管理區別于傳統的檔案管理，主要靠互聯網技術完成，框架體系的構建需建立在先進的技術之上，最主要的就是元數據技術，找出原始檔案和現階段檔案之間的聯系，發現規律，應用于將來的檔案管理。

　　三、實現知識共享機制下企業文件檔案管理體系的途徑

　　（一）提高檔案管理體系的質量

　　提高企業檔案管理體系的質量，在檔案形成過程中就要進行嚴格的管理，因為在檔案形成之前的這一源頭階段，文件是可控的。首先，規范文件格式，這是文件質量的最基本要求。其次，改進文件內容，內容才是文件高質量的決定性因素。

　　（二）控制共享文件的形成

　　首先，提高對文件的認識。不管是企業領導，還是員工，都應該重視文件的質量，質量遠比數量重要。其次，規范知識共享過程中文件產生的過程。知識可分為顯性的和隱性的，顯性知識包括企業環境、研究成果等純知識文件，隱性知識是關于知識需求的文件，在隱性知識向顯性知識轉化過程中產生的文件都須進行規范。

　　（三）建設各種轉化場

　　第一，建設隱性知識向隱性知識轉化的場。首先企業員工之間須達成共識，這是最關鍵的，檔案管理體系則是達成共識的基礎性資源。第二，創建隱性知識轉化為顯性知識的場，關鍵是把知識主體置于愿意貢獻出知識的環境中。第三，形成顯性知識向更顯性知識轉化的場。需要文件與檔案發揮作用，一方面凈化環境，另一方面發現看似無關的知識與文件檔案的聯系。第四，創建顯性知識轉化為內部隱性知識的場。為其創造轉化的環境，需要文深入分析檔案管理體系，形成系統化的報告。這是一個信息爆炸的時代，為企業提供了豐富且多樣的知識，同時獲取知識變得更加便利，但與此同時，高質量與低劣并存，使企業面臨著選擇知識的困擾與難題，于是知識創新便顯得至關重要，它是企業提升競爭力的關鍵所在，知識共享機制下的檔案管理體系的管理體系對檔案價值的實現，創新是知識共享機制下檔案管理體系的立身之本。

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