探究企業底圖檔案管理模式

　　一、企業底圖檔案管理模式的現狀與問題

　　1.底圖管理措施不到位

　　因種種條件制約，底圖檔案管理措施難以落實到位，從現狀來看，檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于對檔案管理重視程度不同，一些企事業單位的部門和人員甚至對檔案持漠視態度，聽之任之，認為工作做了就成，檔案管理可有可無。因底圖檔案處于動態管理狀態，底圖版本重復，一些管理人員對重描、修改的底圖保管不善，制約了底圖檔案管理工作的發展。

　　2.對底圖檔案基礎設施建設投入不足

　　由于部分企事業單位領導對檔案管理工作在思想認識上存在誤區，因此對底圖管理工作資金、人力、物力等方面投入不足，硬件設施不齊全，底圖管理必備的條件沒有充分得到落實。有些企事業單位底圖多，但卻沒有專用底圖室或者底圖室狹窄，“八防”設備不配套，造成底圖折疊、破裂、發黃、易脆等，直接影響底圖的利用效果。

　　3.規章制度建設滯后

　　在底圖接收、整理與入庫，底圖查閱利用，底圖掃描與掛接，底圖修改與作廢，底圖抽曬復制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的辦法，大部分企事業單位沒有把檔案管理列入相關部門和人員的崗位責任制，缺乏貫徹落實的考核與保障措施。例如：對于科研、生產、建設項目實施過程中和項目完成后如何確保底圖檔案的完整性，一直缺少有力的措施和依據，由于檔案人員無法實時掌握項目開展過程的情況，因而無法確定底圖是否符合要求，是否真正地齊全完整。

　　二、采取相應措施，加強對底圖檔案管理的力度

　　1.加強學習，努力提高檔案管理人員的綜合素質

　　作為新時代的檔案管理工作者，學習是關鍵之關鍵。檔案管理人員要在加強政治理論、法律法規學習的基礎上，努力學習檔案管理專業知識，注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。各單位在檔案隊伍建設上要選擇政治可靠、作風正派、責任心強的同志從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮其積極性和創造性，使他們在各自的工作崗位上積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為社會的不斷進步發展提供有價值的檔案信息資源。

　　2.健全制度，規范底圖檔案管理程序

　　底圖檔案是技術人員在科技活動中產生的，因此，必須加強底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個環節有規可依，有章可循。科學合理的制度有利于促進工作的有效開展，建立底圖檔案工作制度必須遵循以下要求：一是科學合理。制度應符合本單位特點和底圖管理實際，以適應單位檔案管理的需要。二是簡明實用。制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。三是注意約束的雙向性。也就是既要約束領導又要約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度能否順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。四是堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門，在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

　　3.必須把住底圖檔案歸檔入庫關

　　由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質量，必須嚴把底圖歸檔入口關。在底圖歸檔前，就要向設計人員提出明確具體的要求，按程序辦事，確保底圖質量；歸檔入庫時，必須一絲不茍地逐張按目錄和制圖要求進行校核、清點，成套歸檔，不符合要求的不予簽收入庫。在底圖歸檔驗收時要特別注意幾個方面：一是查底圖質量，重點核查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，如底圖質量差，就談不上高質量的藍圖。二是查簽署，簽署不齊全的底圖，不能充分發揮其檔案憑證作用。三是查圖號是否與項目名稱一致，項目圖號是每張圖紙的“身份證“，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統計中起到關鍵作用，若多份底圖共用一個圖號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩，因此，在底圖歸檔驗收時，要嚴把質量關。由于委托單位的需要發生變化，或因項目改造等原因，歸檔發圖后的底圖隨時可能修改，底圖修改一般采用版次遞進的方式管理，在底圖檔案中就會出現同一項目文件圖號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的圖號等情況，多版設計文件增加了底圖的協調難度，因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項任務的執行者采用的都是有效版本的底圖，否則，由于底圖管理的混亂也會給項目帶來嚴重的影響。

　　4.從底圖檔案的特點出發，做好紙質底圖檔案的保管和防護工作

　　底圖檔案具有兩重性，它除了記錄各設計階段的技術史實外，又是提供復制的工具。由于底圖材料是經過化學處理的透明紙，易發黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，如果保管不好，容易過早發黃變質、霉變，它拍折、怕光、怕高溫、怕潮，稍有疏忽，就無法曬出清晰的藍圖，比較“嬌氣”。因此，檔案人員在底圖檔案管理工作中，要做到思想上充分重視，行動上倍加愛護，工作上特別細心。對底圖要扎邊平放和卷放，在底圖的抽圖、清點、整理過程中，要珍惜和愛護底圖，取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴防圖紙磨損和撕裂。要從實際出發，底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴格控制好庫房的溫度和濕度，并做好信息登記；底圖柜要勤擦，庫房要勤清掃，防止灰塵入庫，保持庫房清潔衛生；注意防光，預防霉變和生物危害，以確保底圖檔案的長期保管和利用，充分發揮底圖檔案的積極作用。

　　5.加快底圖檔案數字化建設

　　隨著經濟和科學技術的迅猛發展，科研、生產、建設項目越來越多，要求也越來越高，傳統的底圖檔案管理方法已難以適應發展的需要，運用現代化技術對底圖檔案進行管理可謂是一種行之有效的方法，可以提高檔案工作的效率和水平，實現檔案信息化管理，充分發揮底圖檔案在科研、生產、經營活動中的作用。底圖的原件只有一份，而且利用比較頻繁。底圖檔案作為紙質產品，有著紙質檔案的弱點，就是容易磨損、發黃變脆、破裂、受潮，不易保管。傳統的檔案管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導致人力、物力、財力的浪費。要解決這些問題，有必要建立數據庫，對底圖檔案進行數字化管理。紙版底圖、PDF版電子文件同時送交檔案室，對還沒有實行電子簽名的項目文件，做到即存即掃，在條件具備時，將早期手工繪制的底圖“孤本”檔案也掃描成圖形文件，在搶救、修復底圖檔案的同時，將“死檔案”變為“活資源”。掃描后的圖形文件在單位檔案管理系統網絡中掛接，便于需求者查找、利用。電子檔案作為紙質檔案的備份進行保存，一是使紙質檔案多一層保險；二是實現底圖檔案借閱、利用桌面化，通過網絡技術實現異地遠程利用，也可以滿足多人同時使用，為需求者提供方便、快捷的優質服務，同時也減少了對紙質檔案的磨損，最大限度地保護了紙質檔案；三是為底圖的存放提供了便利，對已制成電子檔案且原底圖破損嚴重、年份稍長、利用較少的底圖可以卷放，也可以異地存放，供利用的藍圖如果不再存檔，將大大緩解庫房存放壓力，使現有庫房資源得到高效利用。

　　6.采用現代信息化管理工具，加快底圖過程管理

　　現代信息化管理工具是當今社會發展的一大趨勢，各企事業單位應充分運用現代信息化管理工具，加快底圖過程管理，提高檔案工作的效率和水平。如上圖為數碼曬圖機和傳統曬圖機的對比，可以看出前者在精度質量、出圖速度、出圖流程、水印功能及印章蓋章功能等方面都具有較大的優勢。總之，要做好底圖檔案管理工作，必須強化服務意識，提高服務水平。服務的好壞是衡量檔案工作職業道德標準的重要尺度，充分發揮底圖檔案信息資源的作用，為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。在新的歷史條件下，底圖檔案工作必須緊緊聯系時代發展的要求，更新觀念，采取有效措施，積極探索底圖檔案現代管理模式。

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