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轉(zhuǎn)接電話禮儀

時間:2023-06-10 18:30:28 職場 我要投稿

轉(zhuǎn)接電話禮儀(2篇)

轉(zhuǎn)接電話禮儀1

  【轉(zhuǎn)接電話】

轉(zhuǎn)接電話禮儀(2篇)

  如果對方要求轉(zhuǎn)接電話,要重復(fù)一遍以確認(rèn)要轉(zhuǎn)接給公司里的哪一位:“xxx對嗎?這就為您轉(zhuǎn)接,請稍等。”如果有多名同姓員工,一定要用全名來確認(rèn)。電話暫時一放,在告訴負(fù)責(zé)人是誰來的電話后再轉(zhuǎn)接。即使負(fù)責(zé)人這時就在眼前,也不要用手捂著話筒直接遞過去。

  【保留時間】

  回答電話里提的問題等時候,要讓對方等一會兒,這個時候不需要掛電話,但最多可以讓對方等一分鐘左右。因為即使自己感覺才一分鐘,等著的一方卻會感到很漫長。如果估計要等的時間較長,就要說“對不起,可能還需要一些時間,我待會兒再打給您。”,然后確認(rèn)對方的電話號碼和姓名后暫時掛斷電話。

  【負(fù)責(zé)人不在時】

  負(fù)責(zé)人不在的時候,要說“對不起,xxx不在(出去了)”,并告知大概多久會回來。然后再問“您著急嗎?”“讓他再給您打過去嗎?”“方便的`話,可以告訴我您有什么事嗎?”另外,出差途中的話要告知“出差到x日(星期x)”,休息的話則要告知“今天休息,x日來上班”。任何情況都只需要告知什么時候回來,而不需要說明為什么不在,去了哪里,等等。

  【負(fù)責(zé)人在打電話時】

  如果要轉(zhuǎn)接的對象正在打電話,不要讓對方一直等,而要詢問:“真不巧,他正在接別的電話,我能為您做些什么呢?”

  對方說要等的話,就說“那請您稍等。”對方說要再打過來的話,就說“好的,那我轉(zhuǎn)告他您打過電話了。”如果對方希望打過去,就回答“好的,那請告訴我您的聯(lián)系方式吧。”

  如果需要轉(zhuǎn)達(dá),要準(zhǔn)備好便條,聽寫事由,聽完要重復(fù)一遍確認(rèn)。對方要求打回去或者轉(zhuǎn)告時,要認(rèn)真確認(rèn)對方的公司名、部門以及姓名。另外,在掛電話之前要報上自己的名字,并說“一定會轉(zhuǎn)告他”。

  如果對方說要等,也不要讓對方干等著,用簡單的便條等告知負(fù)責(zé)人有電話進來了。

  【負(fù)責(zé)人在開會、接待客人時】

  如果負(fù)責(zé)人正在接待客人或者開會,基本上不用轉(zhuǎn)接。

  告訴對方:“真不巧他正在開會(會客),我能為您做些什么呢?”不過,如果事出緊急,或者負(fù)責(zé)人有過指示說有電話就告訴他的話,在便條上寫“xx公司xx來電話有急事找您”,遞過去并接受指示。這樣的時候不要忘記要說:“對不起打擾您談話(開會)了。”

  【留言條】

  留言便條上要正確書寫接電話的日期、時間、對方的公司名、部門、姓名、留言,最后接電話的人的名字也一定要寫上。然后放到負(fù)責(zé)人辦公桌上顯眼的位置,等本人回來以后,再口頭告知有電話的事。

轉(zhuǎn)接電話禮儀2

  ■轉(zhuǎn)接電話拿著話筒和放下話筒一個樣

  很多人在拿著話筒時,通常會比較注意自己的語言,會說“您找哪位?請您稍等。”放下電話找人時,往往忘了對方也能聽見,變得隨心所欲,就像前面案例中所說的,變成了“是個男的”,或者說“一個有外地口音的人”,“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對方在電話里聽到這些形容方式時,會感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時,要同樣用客氣的方式叫人,或者應(yīng)該用手捂上話筒,注意隔音。

  ■做好電話記錄

  如果對方要找的人不在,要盡量做好電話記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時間打的電話、大概是要說什么事(如果對方不愿意不必強問)、對方有什么要求(一看到字條馬上回電話,還是晚上再打電話等)。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單,只有一個姓和一個電話號碼,這樣對方要找的人工作繁忙的話,這種電話可能得不到及時回復(fù)。

  ■確認(rèn)對方姓名身份盡量用褒義詞語

  替人轉(zhuǎn)接電話,確認(rèn)對方姓名時,盡量要用褒義詞語。不要脫口而出,用習(xí)慣用語去確認(rèn)對方的`姓名。比如“您姓孫,是孫子的孫嗎?”“您姓冷,是冷淡的冷嗎?”諸如此類,讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的冷嗎?”在記錄對方電話號碼時,則一定要重復(fù),以免記錯。

  ■未經(jīng)要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方

  轉(zhuǎn)接電話時,如果來電者要找的人不在,對方詢問手機號碼時,轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過要接電話者同意才能把手機號碼告訴對方。否則可能嚴(yán)重干擾到要接電話者的工作或生活。

  ■講究口德不亂傳閑話

  如果轉(zhuǎn)接到了一個敏感人物的電話,比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系,恰好某某打電話找某某時被你接到了,這種時候千萬不要捕風(fēng)捉影,不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰給誰來電話了”,更不能在旁邊偷聽對方的電話內(nèi)容。不論是緋聞還是面對關(guān)系過于緊密的上下級,接電話者都不能妄自猜測,隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子,隨意猜測傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。

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