物業住宅小區檔案管理制度

　　隨著社會不斷地進步，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的物業住宅小區檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　第一章擬建立的規章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。

　　三、擬建立的質量手冊及程序文件

　　包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。詳細內容此處略。

　　五、擬建立的質量記錄文件

　　因數量達幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業檔案建立的內容

　　檔案建立的內容包括:業主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯系電話:包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。

　　二、物業檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權籍資料管理

　　從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

　　第二節房屋管理與維修養護

　　1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

　　2.無違反規劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規定,未發生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業主分戶檔案)

　　2)裝修現場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無事故隱患,專業技術人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養記錄

　　3.室外共用管線統一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規定

　　2)配電系統工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節安防、消防、車輛管理

　　1.小區基本實行封閉式管理

　　1)小區實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規定

　　3)門衛管理規定

　　2.有專業護衛隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的環境,文明值勤,訓練有素、言語規范、認真負責。

　　1)護衛部工作、內務條令

　　2)護衛崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　　⑴護衛值班記錄

　　⑵護衛訓練記錄

　　⑶夜間巡查記錄

　　⑷來訪登記表

　　⑸護衛培訓日程、訓練記錄及資料

　　⑹護衛工作考核、巡查、評分統計資料

　　⑺護衛基礎知識考核答卷

　　⑻護衛文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛隨時巡查營業房消防設施

　　6)義務消防隊員消防演練

　　5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

　　1)機動車停車場管理規定

　　2)機動車停車場登記

　　3)護衛巡邏記錄

　　4)護衛工作考核標準

　　5)交通指揮管理規范有序

　　6.非機動車輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。

　　1)非機動車管理規定

　　2)按規定位置停放、管理有序

　　3)護衛工作考核標準

　　第五節環境衛生管理

　　1.環衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環衛設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區環境衛生資料

　　2.清潔衛生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

　　1)清潔衛生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛生工作考核表

　　3.垃圾日產日清,定期進行衛生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

　　5.小區內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業網點管理有序,符合衛生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現象。

　　8.無違反規定飼養寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環保標準、外墻無污染。

　　第六節綠化管理

　　1.小區內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現象、無斑禿。

　　4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區文化活動,創造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。

　　a提高業主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經常進行政府有關法律法規宣傳教育資料

　　2)建立業主產權區域建設,愛護小區公共設施資料

　　b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓護衛消防安全知識,培訓資料

　　第八節管理效益

　　1.管理服務費收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財務報告

　　3.本小區物業管理經營狀況。向小區住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業主檔案資料的內容

　　1]業主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業主臨時公約承諾件

　　3]前期物業管理服務協議

　　4]室內裝修管理協議書

　　5]消防安全責任書

　　6]業主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規的整改通知書

　　10]業主與物業管理處達成的書面協議

　　11]業主在物業使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它