(精選)公司檔案管理制度15篇

　　在當下社會，需要使用制度的場合越來越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

公司檔案管理制度1

　　河套水務集團公司檔案管理制度(暫行)機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發展過程中產生的珍貴資料進行科學保存和管理，以便于在工作過程中總結工作經驗，指導工作開展，提供可靠依據，充分發揮檔案的指導作用和記查作用，根據目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規范集團公司檔案管理工作。

　　一、公司檔案管理的基本原則

　　集中管理與分散管理相結合，即公司文書檔案由行政部集中統一管理，其他部門業務檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、公司檔案的歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀要、決定、委托書、協議、合同、項目申報資料、工程技術資料等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司檔案管理責任

　　集團公司部門的.檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設專(兼)職管理員,要明確具體責任人。管理員職責：

　　1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據齊全完整;

　　2、要負責及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應的目錄，以便于工作需要時索引查找;

　　3、檔案管理員要有良好的保密習慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負責收回;

　　4、要樹立高度的法制意識和觀念。

　　四、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應該歸檔的原始資料。歸檔資料應為電子版和打印件各一份。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負責及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　4、各部門以公司名義收、發文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發文件資料，則自行留存。

　　五、檔案的借閱

　　1、總經理、副總經理、財務總監、總經理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負責人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經理核批。

　　3、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　六、檔案管理工作檢查與考核

　　集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：

　　1、沒有設置檔案管理人員崗位，扣1分;

　　2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;

　　3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;

　　4、發生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

　　5、沒有電子版本或紙質版本污損嚴重，扣0.5分

　　七、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負責人審核經分管副總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

公司檔案管理制度2

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　　（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。

　　1.物業企業公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密

　　關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業務章及有關證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　　（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　　（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　　（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區創優檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的`完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　　（十四）要注意保護業主和住戶的個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　　（十七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。

　　2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　　（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。

公司檔案管理制度3

　　第一章總則

　　一、目的

　　為規范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。

　　二、范圍

　　與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

　　三、職責

　　公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門。

　　第二章檔案的.內容和建檔方法

　　一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：

　　1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

　　2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

　　3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

　　4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

　　二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

　　三、建檔方法

　　銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。

　　第四章保密規定

　　一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批準；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批準。

　　二、檔案的保存

　　公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對數據進行備份，以防止數據丟失。

　　三、客戶檔案的查閱

　　1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。

　　2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度4

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的`介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

　　（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

　　（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司檔案管理制度5

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對前方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

　　5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批準。

　　6、對借閱的'檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案喪失者視情節輕重給予處分。

　　7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應及時。

公司檔案管理制度6

　　一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規范裝訂成冊。

　　二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規范裝訂成簿。

　　三、每期的.財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規范整理，定期裝訂。

　　四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規范進行保管。

　　五、會計檔案的查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的監督下在財務室內進行查閱。

公司檔案管理制度7

　　第一條為了加強農村檔案工作,規范村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

　　第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

　　村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。

　　第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

　　第六條村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

　　檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。

　　第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

　　第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

　　(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-20xx)的有關規定及時整理歸檔。

　　(三)設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

　　(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的'要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　(五)照片應當按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20xx)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。

　　(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

　　第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

　　第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

　　檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

　　第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

　　第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。

　　檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

　　第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。

　　鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。

　　禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應當永久保存。

　　第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

　　第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

　　檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

　　第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

　　第十七條各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

　　第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

　　第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。

　　附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件

公司檔案管理制度8

　　第一條

　　管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。

　　第二條

　　文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的.文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

　　第三條

　　文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條

　　檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條

　　檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　第六條

　　檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

　　第七條

　　歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　第八條

　　保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第九條

　　檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。

　　第十條

　　調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。

　　第十一條

　　調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。

公司檔案管理制度9

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

　　公司資料檔案安全管理辦法

　　1、目的

　　為了加強公司的檔案管理和保密的工作,更好地為公司的生產(工作)服務。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內外各種資料、檔案管理。

　　3、職責

　　3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

　　3.2 除設備、財務等專門檔案由各相關部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

　　4、工作程序

　　4.1 凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的`文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

　　4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標文件,各種普查、調查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

　　4.1.2各部門如生產、行政、設施維修、合同、技術、保衛、設備、固定資產等管理中形成的各類原始材料。

　　4.1.3部門制定的各類規章制度、總結、報告及需要歸檔的其它文件。

　　4.1.4會議記錄、工作計劃、總結、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協議。

　　4.2 檔案的收集、鑒定與整理

　　4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應經常向有關部門和個人收集文件資料。有關部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的,經批準可以復印留用。

　　4.2.2檔案管理部門在收到有關歸檔資料后,應根據其內容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經過技術人員鑒定和副總經理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件,應按內容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

　　4.3 檔案管理人員要求

　　檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業,不務名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業務知識,熟悉公司所管檔案的特定業務的基本特點和規律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

　　4.4檔案管理員崗位職責

　　4.4.1努力學習、宣傳和執行《檔案法》,遵守廠的各項規章制度,做好本職工作。

　　4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質量符合檔案管理標準要求。

　　4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

　　發揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業務水平和服務水平。

　　4.4.4檔案人員必須認真執行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

　　加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發明創造、經濟數字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

　　4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。

　　4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發生失泄密事件,應立即向領導報告并采取補救措施。

　　4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節給予批評教育或追究相應責任。

　　4.5檔案查閱制度

　　4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經領導批準,在指定的閱覽室和規定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。

　　4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關的檔案。

　　4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經理同意后才能查閱。

　　4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印,必須經副總經理批準。

　　4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經理批準,由檔案人員辦理。

　　4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內容傳與他人,否則發生后果者,根據情節給予處理。

　　4.6 檔案保管制度

　　4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內。

　　4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

　　4.6.3庫房應安裝調溫調濕設備,保持室內溫度、濕度相對穩定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

　　4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,并防止老鼠入侵,并設置窗簾、窗板等遮陽措施。

　　4.6.5檔案柜、架應按規定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。

　　4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

　　4.7 檔案室防火安全制度

　　4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術資料室、財務檔案室都是重點防火部位。

　　4.7.2檔案室必須經常保持清潔,室內不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

　　4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

　　4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

　　4.7.5閑散無關人員不得進入檔案室。

　　4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。

公司檔案管理制度10

　　為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　　（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。

　　（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　　（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　　（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量，并按時接收和移交檔案；

　　（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。

　　（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　　（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

　　（二）本公司的請示與上級機關的批復；

　　（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；

　　（四）本公司反映主要職能活動的`報告、總結；

　　（五）本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；

　　（六）綜治工作材料；

　　（七）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；

　　（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　　（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　　（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。

　　六、檔案的收集與歸檔

　　（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　　（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　　（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　　（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　　（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續。

　　七、檔案的保管

　　（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

　　（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　　（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復制。

　　（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。

　　（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

　　（一）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；

　　（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　　（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　　（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；

　　（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。

　　（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　　（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　　（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。

　　（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

　　（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。

　　（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。

　　（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　　（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　　（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　　（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　　（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。

　　（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。

　　（五）經過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，方可銷毀。

　　（六）經批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發布之日起實施。

公司檔案管理制度11

　　一、 總則

　　1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。

　　2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

　　3、本制度最終解釋權歸公司辦公室，辦公室負責本制度的修訂完善。

　　二、檔案管理機構的設置及基本要求

　　（一）檔案劃分及管理部門

　　1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

　　2、公司設立檔案室，隸屬于辦公室，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。

　　3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

　　（二） 各部門資料管理

　　1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

　　2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。

　　3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。

　　三 、檔案分類

　　（一）檔案質量

　　1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

　　2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

　　3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

　　4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有提名的`，由檔案人員根據內容擬定標題。

　　5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

　　（二）立檔

　　1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

　　2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷。

　　3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。

　　（三）分類

　　1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

　　2、公司檔案大致分為以下幾類：

　　（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

　　（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

　　（3）制度類：管理制度匯編；

　　（4）合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種。

　　（5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；

　　（6）會議紀要類：辦公例會紀要等

　　（五）檔案編號

　　1、檔案分類各級名稱經確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

　　四、歸檔及保存年限

　　（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統的排列并填寫《卷內目錄》。

　　（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程、合同

　　（2）股東名冊

　　（3）組織規程及辦事細則

　　（4）董事會及股東會記錄

　　（5）財務報表

　　（6）政府機關核準文件

　　（7）不動產所有權及其他債權憑證

　　（8）工程設計圖

　　（9）公司規章制度

　　（10）其他經核定須永久保存的文書

　　2、10年保存：

　　（1）預算、決算書類

　　（2）會計憑證

　　（3）事業計劃資料

　　（4）其他經核定須保存10年的文書

　　3、1年至5年保存：

　　（1）期滿或解除之合約

　　（2）其他經核定保存5年的文書

　　4、1年以下暫時保存：

　　（1）結案后無長期保存必要者。

　　（三）公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。

　　（四）歸檔的文件資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

　　（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號。

　　五、檔案日常管理

　　（一）借閱

　　1、借閱手續：

　　（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

　　（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

　　（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

　　2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。

　　3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經辦公室主任批準。

　　5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

　　（二）銷毀

　　1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。

　　2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。

　　3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

　　（三）移交

　　1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

　　2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　（四）保密

　　1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。

　　2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

　　3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。

　　六、附則

　　（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報行政部備案后，與本制度具有同等效力。

　　（二）本制度自印發試行之日起執行。

　　附表

　　檔案員職責

　　1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

　　2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

　　3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。

　　4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

　　5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

　　6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。

公司檔案管理制度12

　　第一章總則

　　第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

　　第二條本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。

　　機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

　　第五條機關的全部檔案應當集中、統一管理。

　　機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發。

　　第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

　　檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信

　　息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章機構和人員

　　第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

　　經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

　　第十條機關檔案工作的基本任務是：

　　(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

　　(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

　　(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

　　(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

　　(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;

　　(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

　　(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

　　(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

　　機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。

　　第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

　　檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業務培訓。

　　不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

　　第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

　　第三章基礎設施

　　第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

　　檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

　　第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。

　　閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。

　　檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。

　　整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

　　第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。

　　檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

　　檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

　　檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。

　　保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

　　第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

　　第四章管理要求

　　第一節一般規定

　　第二十三條機關檔案包括：

　　(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

　　(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

　　(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

　　(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

　　(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

　　(六)其他檔案。

　　前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

　　第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發生變化但工作性質和主要業務范圍未變化的，維持原全宗不變。

　　機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。

　　第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。

　　涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

　　第二節形成與收集

　　第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

　　文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

　　歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

　　第二十七條機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

　　機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

　　第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。

　　文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規定。

　　機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

　　第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

　　會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

　　照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。

　　其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。

　　第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

　　第三節整理與歸檔

　　第三十一條機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

　　機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

　　第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

　　文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

　　第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

　　機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

　　第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

　　機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

　　第三十五條機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

　　歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

　　滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

　　第四節保管與保護

　　第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

　　機關應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

　　第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

　　第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

　　第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的.原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

　　第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

　　第五節鑒定與銷毀

　　第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

　　鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷毀。

　　第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

　　(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準;

　　(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

　　第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。

　　電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。

　　涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

　　第六節利用與開發

　　第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。

　　利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

　　第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

　　第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。

　　全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

　　第四十九條機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

　　第七節統計與移交

　　第五十條機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺賬。

　　統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。

　　第五十一條機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

　　機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

　　第五十二條機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。

　　機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。

　　電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

　　電子檔案移交后，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

　　第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

　　(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

　　(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

　　(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

　　(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

　　第五章信息化建設

　　第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。

　　機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

　　第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

　　第五十七條機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。

　　檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。

　　第五十八條紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。

　　機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。

　　第五十九條機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。

　　各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

　　第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　第六十一條機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。

　　機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

　　機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

　　第六十二條機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

　　電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

　　電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

　　第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

　　第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

　　第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

　　機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

　　第六十六條機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

　　第六章獎勵與處罰

　　第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

　　(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

　　(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

　　(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

　　(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

　　(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;

　　(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

　　第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

　　(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

　　(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

　　(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

　　(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

　　(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第七章附則

　　第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

　　第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.

公司檔案管理制度13

　　一、目的

　　為規范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業主/客戶資料、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案資料管理員

　　公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責

　　1、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　2、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文件/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

　　2、各主管部門負責人應積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類根據公司的.實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案資料的保存期限

　　文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)工程資料及業主資料檔案;(10)其他經核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

　　5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　七、檔案的借閱

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經理/副總經理批準;借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經理批準后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經理審核經總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經理批準后方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督銷毀。

　　九、罰則

　　1、無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經公司領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。

　　十、本管理規定自公布之日起實施。

公司檔案管理制度14

　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

　　七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

　　凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

　　檔案借閱者必須做到：

　　①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷毀

　　公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

　　凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

　　第一章總則

　　第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

　　第二條本工作細則適用于江蘇xx實業集團有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務工作細則

　　第三條檔案人員崗位職責

　　(一)貫徹執行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關檔案工作的指示規定、辦法等。

　　(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規章制度和檔案工作的發展規劃。

　　(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統、正確的立卷歸檔。

　　(四)負責集團專兼職檔案人員的業務培訓和業務指導工作。

　　(五)負責接收、整理、分類、保管和統計集團公司的各類檔案。

　　(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的'編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

　　(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執行標準

　　(1)應歸檔文件齊全完整;

　　(2)應歸檔文件為原件;

　　(3)及時登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執行標準

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關法律法規執行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網絡成員的工作;

　　(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實責任人;

　　(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

　　(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發目標管理獎。

　　第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。

　　第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。

公司檔案管理制度15

　　具體描述

　　為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

　　制定檔案管理制度的目的以及作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。

　　一、文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　2 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　1堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

　　2 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　3 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　a.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　b.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　(三)歸檔范圍

　　1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　2 上級機關發來的與本公司有關的`決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　3 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　4 本公司的請示與上級機關的批復。

　　5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　7 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　8 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　(四)超期檔案的銷毀

　　1.對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

　　2.經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　3.銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

　　本制度自印發之日起實施。

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