客戶投訴處理管理制度（精選18篇）

　　隨著社會一步步向前發展，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。到底應如何擬定制度呢？下面是小編為大家收集的客戶投訴處理管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　客戶投訴處理管理制度 1

　　（一）顧客投訴分類：

　　1、非品質異常投訴發生原因（指人為因素造成）。

　　2、品質異常投訴發生原因。

　　3、《客戶投訴記錄表》編碼原則

　　（1）年度（××）月份（××）流水編號（××）。

　　（2）編號周期以年度月份為原則。

　　（二）處理分工：

　　1、銷售分公司和市場部

　　( 1 ) 詳查投訴產品之訂單編號、原料、數量、交貨日期、不良品數量。

　　( 2 ) 了解顧客投訴要求及投訴理由。

　　( 3 ) 協助顧客解決疑難或提供必要參考資料。

　　( 4 ) 迅速傳達處理結果。

　　( 5 ) 投訴案件的登記，處理時效管制及逾期反映。

　　( 6 ) 投訴改善方案的提出、執行效果跟蹤和確認。

　　2、主管副總經理

　　( 1 ) 監督投訴案件的調查、上報及責任人員的確定。

　　( 2 ) 投訴改善方案的審核及效果確認。

　　( 3 ) 主持與客戶接洽投訴調查及妥善處理。

　　3、總經理

　　( 1 ) 投訴內容的審核。

　　( 2 ) 處理方式的確定及責任歸屬之判定。

　　4、生產部門

　　( 1 ) 針對投訴內容詳細調查，并擬定處理對策及改善執行。

　　( 2 ) 投訴品質量檢驗確認。

　　（三） 顧客投訴處理流程

　　1、銷售分公司人員接到顧客投訴時，應熱情接待了解投訴內容，并首先判定責任發生單位。若本公司為責任方，應即查明有關資料（訂單編號、料號、交貨日期、數量、不良品數量）、顧客要求及交貨金額等各項目。

　　（1）能夠馬上解決的問題應立即進行協調和解決，給顧客一個滿意的答復。

　　（2）不能馬上答復顧客的.問題，須安撫顧客情緒的同時立即致電銷售分公司，請求批示，回復顧客。然后再將情況記錄在《顧客投訴記錄表》上。

　　（3）若顧客對回復不滿意，則應告知顧客十五天內給予答復，并最大程度地留住投訴產品，將此表連同投訴樣品，送交市場部。

　　2、市場部接到《顧客投訴記錄表》后，分析投訴原因、判定責任歸屬部門及確定處理對策。待顧客同市場部和銷售分公司人員共同商討解決辦法后，市場部填制《顧客投訴處理表》。最后由主管副經理作出批示。

　　3、經核簽的《顧客投訴處理表》第一聯由市場部留存，第二聯送銷售分公司留存。

　　4、市場部每年6月和12月的前10日匯總半年來的投訴處理情況，會同加工單位、銷售分公司經理判定責任歸屬并討論各投訴項目，改善對策及處理結果。

　　5、銷售分公司不得超越權限向顧客做任何處理答復、協議或承認，只應對《顧客投訴處理表》中批示事項答復顧客（不得將《顧客投訴處理表》影印件送客戶）。

　　6、投訴內容若涉及其他公司或原物料供應商等責任時，由主管副總經理會同市場部等有關部門共同處理。

　　7、投訴處理實行首問負責制，即誰受理誰負責。

　　（四） 投訴案件處理期限

　　1、《顧客投訴處理表》處理期限自市場部受理起，國內15天，國外18天內處理。

　　2、各單位投訴處理作業流程處理期限如下：銷售分公司5天，市場部7天（如果涉及到加工單位，則其中加工單位的處理期限是2天）。

　　（五）投訴審核

　　1、各公司在接到通知之日起，須在公司備有《顧客意見簿》，方便顧客對本公司產品的監督與投訴。

　　2、各專賣店必須將顧客投訴記錄在案，不能有瞞報、漏報、謊報的行為。銷售分公司與市場部將不定期對顧客投訴進行核對。如發現專賣店對顧客的投訴置之不理或顧客有二次投訴的現象，將對相關責任人進行處罰。

　　（六） 投訴責任人員處分及罰扣金額

　　1、投訴罰扣責任歸屬，加工單位以各班組為最小單位。未及明確歸屬班組單位時，歸屬至全廠。

　　2、業務部門、服務部門以歸屬至個人為原則，未能明確歸屬個人時，歸屬至區域專賣店或分公司。

　　3、罰扣方式：

　　（1）凡屬于產品問題，經責任歸屬后，予以處理；

　　（2）屬于非產品問題，由銷售分公司負責處理。以上情況，凡情節嚴重的，呈總經理核批后，由總經理辦公室公布。

　　客戶投訴處理管理制度 2

　　一、目的

　　1、以客戶為導向，從滿足客戶需求出發，提高服務質量及投訴處理時效，切實做好優質服務工作。

　　2、并通過對各網點、各分撥中心貨物異常及延誤的監控，從而提高客戶滿意度，最終達到提升網絡質量的目的。

　　3、進一步重視客戶服務投訴，并在遇到各類異常及突發事件時有章可循、避免事態擴大，做到即讓客戶滿意，又最大限度地維護企業品牌形象和利益。

　　二、工作職責

　　1、結合公司營銷策略，制訂客戶服務方案。

　　2、制訂客戶服務人員行為規范并督導貫徹執行。

　　3、建立客戶服務信息管理系統（客戶服務檔案、網絡服務質量跟蹤及反饋）。

　　4、受理客戶或網絡內部投訴：包括貨損、貨差、時效延誤、服務態度、財務、理賠、價格費用及其他類投訴

　　5、接聽客戶投訴電話，記錄客戶投訴情況，并對客戶投訴進行調查了解，并進行有效的客戶溝通，將客戶不滿度降到最低，確保公司服務質量的不斷提升。

　　6、對各分撥中心、網點保價貨件理賠的情況進行跟蹤統計。

　　7、將各項統計數據及分析報表提供給總裁辦，并根據分析結果提出改善意見。

　　8、組織客戶服務回訪，發現網絡客戶服務的不足處，并提出改善意見。

　　9、制訂客戶服務人員培訓計劃并實施培訓。

　　10、監督各網點客戶服務工作的開展情況。

　　12、配合運營管理部對終端到達服務質量進行跟蹤

　　13、對公司網站留言進行回復。

　　14、公司網站在線客服應答。

　　三、工作內容

　　1、投訴來源

　　（1）外部投訴，指來源于公司外部的客戶投訴

　　（2）內部投訴，指來源于公司網絡內部網點的投訴。

　　2、投訴渠道

　　（1）外部投訴渠道包括：全國統一服務熱線投訴、商橋網站在線留言投訴。各類客戶端投訴等

　　（2）內部投訴渠道包括：網絡內部間投訴、騰迅在線投訴等

　　3、投訴類型

　　（1）業務投訴，主要針對公司業務銷售或運作上的差錯而引起，主要分為：貨損、貨差、時效延誤、財務、理賠、價格、信息、問題差錯、及其他類型投訴等。

　　貨損類投訴：貨物潮濕、外包裝破損、內物破損；

　　貨差類投訴：各分撥中心丟貨、網點丟貨、暫停網絡貨物處理外轉丟貨；

　　時效延誤類投訴：中轉不及時、分撥不及時、配載不及時、通知提貨不及時、送貨不及時、接貨不及時；

　　財務類投訴：傭金、代收貨款、發票、稅金；

　　理賠類投訴：理賠時效不及時、理賠結果不滿意；

　　業務差錯類投訴：開單差錯、分批配載、標簽差錯、承諾不兌現、信息反饋不及時、虛假簽收、貨物被申領；

　　其他類型投訴：除以上類型以外的業務投訴。

　　四、投訴處理時效

　　對于客戶的投訴，各部門應通力合作，迅速作出反應，力爭在最短的時間內全面解決問題，給客戶滿意的答復。

　　1、業務投訴時效

　　a一般投訴：接到投訴起一個工作日內處理完畢。

　　b中度投訴：接到投訴起三個工作日內處理完畢

　　c重度投訴接到投訴起七個工作日內處理完畢。

　　2、服務態度投訴時效

　　接到投訴起兩個工作日內處理完畢。

　　3、 客戶投訴

　　3.1 客戶投訴的重要性

　　3.1.1. 什么是投訴

　　A、從服務者的角度看，投訴就是“客戶向我反映一些令他不滿意的問題”。

　　B、從客戶的角度看，投訴就是“反映不滿及尋求解決”。

　　3.1.2. 客戶投訴原因分析

　　A、客戶為何不滿

　　①沒有達到期望值，不能滿足需要；

　　②不仔細聆聽；

　　③不良的`態度；

　　④不給予表達情感的機會；

　　⑤長時間的等候；

　　⑥不遵守承諾；

　　⑦業務知識不熟；

　　B、客戶不滿時想得到

　　①細心聆聽，得到尊重、關懷；

　　②處事盡責，立即見到行動：一同解決問題 / 一同尋求解決的辦法；

　　③獲得補償；

　　④澄清問題，提供改進方案，使其不再發生。

　　3.1.3. 客戶投訴的內容

　　A、運輸投訴：主要包括貨物在運輸途中發生延誤、損壞、丟失和變質，因包裝或裝卸 不當造成損失等。

　　B、服務投訴：主要包括企業各類人員的服務質量、服務態度、服務方式、服務技巧等 提出的批評與抱怨。

　　投訴類用戶情緒安撫

　　客服員：我非常理解您的心情（您的心情我可以理解.....）

　　客服員：請原諒，給您造成這樣的麻煩

　　客服員：遇到這種情況我也會很生氣

　　客服員：我很愿意為您解決這個問題 或：讓我看一下該如何幫助您

　　客服員：X 先生，對不起讓您感到不愉快了，我非常理解您此時的感受.....

　　客服員：（核查客戶的需求）我理解了您的意思嗎?

　　3.2 處理客戶投訴的步驟

　　3.2.1. 專心傾聽

　　A、為聆聽做出準備

　　----手上準備筆和紙(系統如果支持，最好實現無紙辦公)

　　B、記錄重要的事項

　　----在適當時利用筆記，如在電話傾談中，需讓客戶知道你正在寫下筆記，這樣才 可幫助客戶組織他的見解；

　　C、面帶微笑

　　----人的潛意識是相通的，你接聽電話的聲調、面部表情、坐姿，對方是可以感覺 得到的。

　　面帶微笑能幫自己進入最佳思維狀態，使你顯得更友好，更加有禮節。

　　D、表達你正在聆聽中

　　----面對面接觸時需要全神貫注，利用身體語言，姿勢及眼神等表達；對電話聯絡 方面應專心留意用詞（例如：我明白，沒問題，嗯），讓客戶感受到我們真誠 的了解及處理問題。

　　E、發出問題

　　----找出他們真正需要是什么，多用開放式的問話（如：什么？哪位？什么時候？ 怎樣？），如問題暫未能解決，需盡量減低客戶的怒氣及平息客戶的不滿。

　　F、重述聲明

　　----切忌重復又重復某些字句，應利用簡單方式陳述聲明，只需提出重點并擅用客 戶的姓名，如客戶不想太公式化，可稱呼客戶的名或英文名，認真聆聽，簡要 復述內容，確認完全了解客戶的問題及事實，同時判斷抱怨屬于何種類型。

　　客戶投訴處理管理制度 3

　　目的

　　1、樹立良好企業形象，共同維護公司利益和良好聲譽。

　　2、提高工作效率，優化服務質量，提高客戶信心，確保客戶滿意。

　　適用范圍

　　xx物業管理服務有限公司屬下各項目及公司內部相關業務部門。

　　具體內容

　　1、凡屬xx公司之員工，當接到顧客投訴時，必須聆聽，同時將顧客投訴的時間、姓名、住址、聯系電話號碼及投訴主題詳細記錄，并將相關信息及時反饋客戶中心前臺（一般情況下在24小時內反饋）。

　　2、客戶中心前臺接到投訴信息后，必須做好匯總、核實、分析，根據各種投訴性質和程度及時作出相應的處理辦法，并于12小時內向相關部門傳遞，要求限期處理和回復。

　　3、屬非合理投訴事項的，客戶中心須向顧客耐心解釋，力求給予顧客諒解和寬容，對于難以說服的顧客，則由部門負責人須出面協調解決。

　　4、屬日常投訴合理事項的，相關責任部門接到客戶中心傳遞信息或調度后，須及時核實，并組織落實相應工作，若遇特殊情況或客觀等原因不能按規定時間完成工作的，須在接到調度后的2個小時內向客戶中心前臺作出回應，以便向顧客回復。

　　5、相關部門將問題處理妥善后，須于2小時內反饋客戶中心，以便跟進驗證和回訪顧客（回訪時效在2個工作日內執行）。

　　6、屬緊急搶險搶修、重要重大或需要開發商解決等事項，接報人或前臺人員須于3分鐘內知會相關部門作應急處理；各管理處負責人遇不能解決之重要重大事項，須于接報后的5分鐘內上報物業公司主管領導，并于24小時內提交相關書面報告。

　　7、物業公司主管領導遇不能協調解決的重要重大事項，須于接報后的`10分鐘內電話上報董事領導決策處理（并在48小時內提交書面報告）；處理完畢后，由發展商客戶服務部會同物業公司于8小時內跟進驗證，并于完成后的2個工作日內回訪客戶。

　　8、首問人（即第一時間與客戶接觸和接報投訴的人），必須負責跟進客戶中心處理進度情況，客戶中心協調處理完畢，須于2小時內反饋首問責任人。

　　9、每周每月由客戶中心作統計評估分析報告，并反饋董事辦、總經辦和開發商客戶服務部。

　　10、不按本規定及相關工作流程配合工作，而影響整體運作或引起客戶矛盾激化或有損公司利益和聲謄的，視其責任輕重程度，根據公司制度，分別給予書面警告、記過、記大過、降級或開除處理；對工作表現出色或對公司有卓越貢獻的，經相關部門和公司董事領導認可，分別給予嘉獎、記小功、記大功或頒發獎金等鼓勵。

　　以上規定，于20xx年8月15日正式試行。

　　客戶投訴處理管理制度 4

　　1.客戶投訴須堅持"五清楚，一報告"的處理原則：

　　（1）聽清楚：在接待客戶投訴時，應耐心聽客戶講完，聽清客戶投訴的內容，不得打斷客戶說話，更不能急于表態。

　　（2）問清楚：待客戶講完后，要進一步問清有關情況，切忌與客戶正面辯駁，應客觀冷靜地引導客戶敘述清楚實際情況。

　　（3）跟清楚：受理客戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復客戶為止。對不能解決的投訴，應婉轉地向客戶講清楚，并確定下次回復的時間。

　　（4）復清楚：對客戶的投訴在充分了解情況后，應及時把處理的過程及結果清楚地回復客戶，以表明客戶的投訴已得到足夠的重視和妥善的`解決。

　　（5）記清楚：處理客戶投訴后，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于客戶意見處理表內，由客戶確認后收回存檔。

　　（6）報告：重大投訴，必須馬上報告部門經理和物業管理中心領導。

　　2.客戶投訴處理程序：

　　（4）一般性投訴：當接到一般性投訴時，將投訴情況記錄在《客戶投訴記錄表》上，及時向職能部門進行信息傳遞并立即將情況回復客戶。

　　（5）通過物業管理中心處理的一般性投訴有：大廈內裝修噪音滋擾他人辦公；衛生間等公共設施使用出現故障和問題；客戶室內設施需要維修；客戶郵件、報紙遺失或欠收；大廈公共區域環境衛生及綠化花木問題；大廈鼠蟲害防治問題；涉及物業管理中心所提供的各類服務問題。

　　（6）重大投訴：遇到重大投訴，須將投訴事項及時上報部門經理和中心領導并向投訴客戶解釋原因，確定回復時間；重大或突發事件包括：火災、電梯困人、爆炸、突發性停電、水浸、盜竊等破壞性行為、刑事案件、客戶集體投訴（三家以上）、中央空調主機、發電機、高低壓電柜、通訊設備等主要設備設施故障、大廈主題結構遭受破壞等。

　　（7）書面投訴：對客戶的書面投訴，確認投訴性質以書面形式回復客戶。

　　（8）投訴匯總：每月對投訴進行一次匯總，記錄在《客戶月投訴統計表》上，并根據客戶投訴情況，進行客戶回訪。

　　客戶投訴處理管理制度 5

　　第一章：總則

　　第一條：目的。

　　為保障核心潛力的實現，規范客戶投訴處理程序，及時、公正、合理地解決客戶投訴案件，特制定本細則。

　　第二條：適用范圍。

　　本辦法適用于公司客戶服務部。

　　第三條：職責與權限。

　　(1)客戶服務部負責客戶投訴的統一管理，具體如下：

　　制定和修改客戶投訴管理制度；

　　直理解理并處理客戶投訴；

　　對成員企業的客戶投訴管理進行監督與指導。

　　(2)公司任何部門及個人有職責和義務協助客戶投訴調查工作。

　　第二章：識別客戶投訴類型

　　第四條：按投訴資料分類，能夠分為：服務投訴和業務投訴。

　　第五條：按投訴的投遞方式分類，能夠分為：電話投訴和聊天工具投訴。

　　第六條：按投訴的判定性質分類，能夠分為有效投訴和無效投訴。

　　第七條：服務投訴案件有以下特征：

　　(1)對待客戶態度生硬粗暴、不理不睬或者出言不遜的。

　　(2)工作中違反公司承諾，給客戶造成麻煩和不便的。

　　(3)違反公司員工行為規范、服務規范，時客戶產生反感或不滿的。

　　(4)員工在工作中沒有履行自己應盡職責的。

　　(5)員工帶給服務時態度傲慢、不負職責的。

　　第八條：業務投訴案件有以下特征：貨差類投訴、時效類投訴(卸貨、送貨、接貨等不及時)、信息類投訴(GPS跟蹤貨物錯誤、手機信息反饋信息錯誤、簽收信息錯誤等)、保險理賠投訴等。

　　第九條：具有以下特征的投訴案件為無效投訴：

　　(1)經調查證實事實與投訴方敘述有嚴重出入，且引發爭端的職責在投訴方。

　　(2)因要求帶給企業承諾外去公司命令禁止的服務而沒有得到滿足的。

　　(3)尋釁滋事，以投訴相要挾的。

　　(4)無具體投訴事實的匿名投訴，或匿名投訴反映的問題經調查主要事實不成立的。

　　(5)投訴者帶給的事實不全，無法對歷史進行追溯并無法核實取證的。

　　(6)對企業或員工服務態度不滿在一個月以后提出來的。

　　第十條：根據有效投訴案件的嚴重程度可分為惡性投訴案件和一般性投訴案件。

　　(1)在報紙、網絡等新聞媒體影響范圍較大的投訴案件為惡性投訴案件。

　　(2)與客戶發生沖突或造成較大社會影響的投訴案件為惡性投訴案件。

　　(3)其他經調查確定為有效投訴案件為一般性投訴案件。

　　第十一條：根據無效投訴的投訴動機可分為一般無效投訴和惡意投訴。

　　(1)因投訴方對公司的.服務承諾或者對策、制度理解有偏差而提起的投訴一般為無效投訴。

　　(2)客戶因不正當要求沒有得到滿足提起的投訴為惡意投訴。

　　(3)匿名投訴的問題經調查基本事實不成立的投訴為惡意投訴。

　　第三章：投訴受理

　　第十二條：當接到客戶投訴時，務必認真聽取投訴人的陳述，問明陳述人的姓名、電話、投

　　訴對象及投訴案件的經過，并做好記錄。

　　第十三條：投訴接待完畢后，認真填寫《客戶投訴管理登記表》。

　　第四章：投訴案件調查

　　第十四條：客戶投訴案件由客戶服務部安排人員調查。

　　第十五條：調查人員在進行調查時務必注意以下事項：

　　(1)以事實為依據，公平、公正、客觀地進行調查取證。

　　(2)調查過程中應按照員工行為準則嚴格要求自己，堅持良好的服務態度，展現應有的職業素質。

　　(3)只負責調查事情的真相，無權對任何一方做出任何形式的承諾。

　　(4)在客戶投訴案件調查清楚后，應與投訴雙方及被投訴人或者直接領導進行溝通，陳述事實經過。

　　(5)調查應不僅僅僅局限于客戶投訴案件的經過與事實，還應關注在事件的構成過程中存在的管理漏洞和問題。

　　第五章：客戶投訴的處理

　　第十六條：在接到投訴30分鐘內提來源理方案或者解決辦法，并盡快回復客戶處理結果。

　　第十七條：如果客戶投訴問題解決不了，應及早上報直接領導，并回復客戶耐心等待。

　　第六章：投訴記錄與統計

　　第十八條：每月進行一次對客戶投訴受理和處理狀況的匯總分析，出具投訴分析報告，激勵相關人員不斷進行工作。

　　客戶投訴處理管理制度 6

　　為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋，切實保障客戶的利益，提高服務質量，完善服務制度，經合伙人會議討論決定，特制定本制度。

　　一、投訴及意見反饋的接待和受理工作

　　(一)電話或上門的投訴和意見反饋由總臺接待并轉專門負責人受理。

　　(二)書面的投訴和意見反饋由行政總臺負責受理。

　　(三)司法行政機關、律師協會轉來的.投訴和意見反饋由專門負責人受理。

　　(四)接待受理人員的工作：

　　1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳；

　　2、留存相關材料的原件；

　　3、將相關材料及處理登記表按規定轉給相關處理人員。

　　二、投訴和意見反饋的處理工作

　　(一)被投訴人應當回避。

　　(二)先由專門負責人出具書面意見，再由業務分管合伙人處理，如分管合伙人不在，則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。

　　(三)處理人員應當對相關事情及材料的真實性進行調查。

　　(四)涉及原則性問題或重大問題的投訴，應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案，并確定是否向相關管理部門通報。

　　(五)應及時與投訴人或意見反饋人聯系，明確告知處理的工作安排狀況。

　　(六)處理人員應當簽署明確處理意見，并將相關材料移交專門負責人，由專門負責人組織

　　由部門經理進行當事人的處罰，按公司規章制度處理；

　　銷售類：屬于信息不對稱的、工作失誤的、誤導客戶的等，造成客戶投訴，一經查證，按公司規章制度對當事人進行處理，并使其立即糾正，同時根據實際狀況及時整改。如造成公司重大經濟損失的（以公司各項規章制度為標準），由當事人進行賠償，立即開除處理，并向公安機關報案處理。

　　會員類：屬于客戶自身問題或誤解引起投訴的，應做好對客戶的解釋工作，消除誤會。

　　備注：每周一對客戶投訴事件進行統計分析，在周會上匯報。

　　5、投訴分析和改善

　　章：接訴所屬部門對客戶投訴狀況進行分類統計，分析客戶投訴與期望值，綜合評價，提出整改方法，

　　改善工作和服務策略，提高服務水平。

　　6、投訴處理期限要求

　　章：客戶投訴處理期限不能超過3個工作日，特殊狀況不能超過5個工作日。

　　章：硬件方面投訴的，如短期內不能及時完善或整改的，向公司總經辦請示批示。

　　7、處理結果的反饋和歸檔

　　章：接訴部門在投訴處理完畢后，將處理結果反饋給投訴人，征求投訴人對處理結果的意見和推薦。章：行政部門做好處理歸檔工作，資料保存一年，重要資料延期保存。

　　8、客戶投訴處理管理要求

　　章：各部門務必做到投訴件件有落實，事事有回復，認真填寫，妥善保存[客戶意見/投訴登記表]章：各部門要對投訴處理過程進行總結與分析，找出問題根源，吸取經驗教訓，提出改善對策，防止同類事件的再度出現。

　　客戶投訴處理管理制度 7

　　為了迅速處理客護投訴案件，避免擴大影響，維護公司信譽，促進質量改善與售后服務，制定本制度。

　　第一條 適用范圍

　　本制度適用于本公司在銷售服務和售后服務中的下列投訴：

　　1、與產品質量有關的投訴。

　　2、與新車銷售購銷合同有關的投訴。

　　3、與維修質量有關的投訴。

　　4、與服務質量有關的投訴。

　　5、客戶提出的各類提案，建議，批評與意見。

　　第二條 客戶投訴管理原則

　　1、預防原則。為防患于未然，本制度要求如下：

　　（1）提高全體員工的素質和業務能力。

　　（2）加強企業內外部的信息交流。

　　（3）保持全心全意為公司和客戶著想的工作態度。

　　2、及時原則。各部門通力合作，迅速做出反應，力爭在最短的時間內全面解決問題，給投訴者一個及時的圓滿答復。

　　3、責任原則。本制度規定責任原則含義如下：

　　（1）確定投訴處理責任。

　　（2）確定造成客戶投訴的責任部門和責任人。

　　（3）確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的'責任。

　　4、記錄原則

　　對每一起客戶投訴做詳細記錄，為企業吸取教訓，總結投訴處理經驗，加強投訴管理提供寶貴的原始資料。

　　第三條 投訴處理職責劃分

　　客戶關系顧問/客戶關系專員

　　詳細記錄客戶投訴并協助處理

　　客戶關系經理

　　判定投訴性質和類別及受理責任人

　　協助受理責任人調查原因和處理投訴

　　跟進投訴處理的進程

　　配合業務部門制定預防糾正措施

　　監督預防糾正措施的落實

　　銷售經理/服務經理

　　本部門的主要投訴受理人

　　調查原因和直接責任者

　　提出具體解決辦法

　　預防糾正措施的制定和落實

　　總經理

　　投訴解決方案的批準

　　批準預防糾正措施并指派人員進行監督

　　檢查預防糾正措施的落實

　　第四條 客戶投訴管理流程

　　對一般意義的客戶投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

　　1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容，包括投訴時間、投訴內容、投訴人、投訴人車牌號等信息，認真傾聽，保持冷靜；同情理解并安慰客戶。

　　2、客戶關系經理調查原因后判定投訴性質。首先確定客戶投訴的類別；判定客戶投訴理由是否充分，投訴要求是否合理，然后填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任。按照客戶投訴內容分類，確定具體的受理部門。

　　3、投訴受理責任人調查原因。查明出現客戶投訴的具體原因和具體責任者，在一個工作日內提出解決辦法。

　　4、投訴解決辦法經總經理同意后，客戶關系專員或客戶關系經理迅速通知客戶，并盡快反饋客戶反應。

　　5、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度

　　7、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

　　對重大客戶投訴， 本制度規定投訴處理的主要步驟如下：

　　1、客戶關系顧問或客戶關系經理詳細記錄客戶投訴內容。

　　2、客戶關系經理將投訴內容迅速傳遞給責任部門經理、總經理，并立即召緊急會議，商磋解決辦法。

　　3、擬訂解決辦法后由業務部門經理和客戶關系經理出面與客戶協商解決。

　　4、關心詢問客戶對處理結果的滿意程度。

　　5、對投訴處理過程進行總結與綜合評價，提出改善對策并落實。

　　第五條 投訴受理人員對投訴案件的處理，應以謙恭，禮貌，迅速，周到為原則。

　　第六條 處罰制度

　　1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處罰。

　　2、對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處罰。

　　客戶投訴處理管理制度 8

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強和規范我行營業網點客戶投訴處理工作，提高服務質量，以客戶為中心，切實提升我行“窗口”形象，制定本規范。

　　第二條 本規范適用于我行各分行及下屬各營業網點、XX直屬支行的客戶投訴管理工作。

　　第二章 基本規定

　　第三條 營業網點受理客戶投訴的方式主要包括現場口頭投訴、客戶意見簿投訴、信函投訴、電話投訴等，以上各項投訴均需進行記錄。

　　用于記錄客戶投訴的登記簿分為客戶意見簿和意見登記簿，其中客戶意見簿由各網點放置于營業廳顯著位置，主要用于客戶日常填寫投訴意見或建議；意見登記簿用于各網點負責投訴管理的專人記錄口頭投訴、信函投訴、電話投訴等其他投訴。

　　第四條 各營業網點負責人為客戶投訴處理的主要責任人，應切實承擔起處理客戶投訴的責任，并指定專人負責營業網點的投訴管理(以下簡稱“投訴管理人”)。受理、處理、

　　回復客戶投訴，統計、分析、上報客戶投訴處理情況。營業網點所有員工均負有受理客戶投訴的義務，及在崗位處理權限內進行處理的責任。

　　第五條 營業網點應在醒目位置擺放客戶投訴電話公示牌，我行客戶投訴電話為0379-65921976。

　　第三章 投訴處理

　　第六條 營業網點受理客戶投訴實行“首問負責制”，即第一位受理客戶投訴的員工應在其處理權限內負責解決問題；若超出其權限，該員工應及時將投訴問題轉交負責客投訴管理人處理，由投訴管理人負責協調、解決，并將處理結果回復客戶；同時，投訴管理人應立即向營業網點負責人匯報、反映，爭取將客戶投訴在網點層面解決。

　　第七條 營業網點處理客戶投訴的基本要求

　　（一）認真、耐心、誠懇地受理客戶投訴，在全面了解事實的基礎上，及時妥善處理，盡量讓客戶滿意。禁止推諉或采取粗暴的態度。

　　（二）堅持以客戶為中心，認真分析造成投訴的原因，不回避矛盾，能立即答復的要當場予以答復；對當場不能答復的，應在三日內回復客戶。

　　（三）對超出本網點處理權限的投訴，應及時向總行規范服務管理部門報告。營業網點要及時跟蹤投訴處理情況，

　　確保及時回復客戶。

　　（四）處理客戶投訴時，要對客戶投訴的問題進行核實，開展詳盡的調查。

　　（五）對調查證實我行應負責任的投訴，責任人或責任部門要向客戶道歉，及時糾正錯誤，同時要采取相應措施，認真整改，防止類似情況再次發生。對經查證我行無責任的投訴，要耐心向客戶做好解釋工作。

　　第八條 現場口頭投訴處理

　　（一）首位受理客戶投訴的'員工要認真傾聽、記錄客戶的投訴內容，并向客戶復述主要問題，避免出現理解歧義。對能給予答復的問題，應立即向客戶解釋說明。無法答復的，應立即轉交投訴管理人。

　　（二）為避免產生不良影響，投訴管理人應盡可能把客戶請到不影響其他客戶的場所，積極提出解決辦法、做好與客戶溝通工作。必要時，向網點負責人報告，盡量當場予以答復。

　　（三）當場不能答復的，投訴管理人要安撫客戶情緒，并和客戶約定回復時限，請示網點負責人處理。投訴處理完畢后將處理情況回復客戶，投訴管理人要在意見登記薄上記錄處理和回復情況，并由網點負責人簽字確認。

　　（四）經網點負責人確認，客戶投訴超出本網點處理權限的，要及時將客戶投訴報總行規范服務管理部門處理。

　　第九條 客戶意見簿投訴處理

　　投訴管理人應每日查閱客戶意見簿，及時了解客戶意見和建議。對屬于本網點處理權限的投訴，應及時通知責任人進行處理；對超出本網點處理權限的投訴，經網點負責人確認后，報總行規范服務管理部門處理。投訴處理完畢，投訴管理人要在客戶意見簿上回復相關處理意見，并簽字確認；客戶留有聯系方式的，必須回復客戶。

　　第十條 信函投訴處理

　　（一）投訴管理人負責客戶信函投訴。應認真將信函投訴內容記錄在意見登記薄中。

　　（二）屬于本網點處理權限的，投訴管理人應及時調查了解投訴情況，解決投訴問題后，將處理情況回復客戶。投訴處理完畢，投訴管理人要在意見登記薄上記錄處理和回復情況，并由網點負責人簽字確認。

　　（三）超出本網點處理權限的，經網點負責人確認后，投訴管理人應及時將投訴信函報總行規范服務管理部門處理。投訴信函應復印，留存備查。

　　（四）及時配合了解總行投訴處理情況，并在登記薄予以記錄。

　　客戶投訴處理管理制度 9

　　為及時、有效地處理客戶的投訴及意見反饋，切實保障客戶的利益，提高服務質量，完善服務制度，經合伙人會議討論決定，特制定本制度。

　　一、投訴及意見反饋的接待和受理工作

　　(一)電話或上門的投訴和意見反饋由總臺接待并轉專門負責人受理。

　　(二)書面的投訴和意見反饋由行政總臺負責受理。

　　(三)司法行政機關、律師協會轉來的投訴和意見反饋由專門負責人受理。

　　(四)接待受理人員的工作：

　　1、填寫投訴或意見反饋處理登記表及臺帳；

　　2、留存相關材料的原件；

　　3、將相關材料及處理登記表按規定轉給相關處理人員。

　　二、投訴和意見反饋的處理工作

　　(一)被投訴人應當回避。

　　(二)先由專門負責人出具書面意見，再由業務分管合伙人處理，如分管合伙人不在，則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務會議或合伙人會議討論決定。

　　(三)處理人員應當對相關事情及材料的'真實性進行調查。

　　(四)涉及原則性問題或重大問題的投訴，應召開所務會議或合伙人會議討論處理方案，并確定是否向相關管理部門通報。

　　(五)應及時與投訴人或意見反饋人聯系，明確告知處理的工作安排狀況。

　　(六)處理人員應當簽署明確處理意見，并將相關材料移交專門負責人，由專門負責人組織實施。

　　(七)處理工作的注意事項：

　　1、相關人員在受理或處理相關事宜時，不得與投訴人發生爭執；

　　2、處理投訴應當認真、細致，仔細核查相關狀況的細節；

　　3、應盡可能緩解投訴人的情緒，但在作來源理決定前不得做任何承諾；

　　4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關人員；

　　5、原則上要求采用書面形式回復意見。

　　三、信息反饋及資料存檔工作

　　(一)處理完結后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。

　　(二)調查相關人員對處理意見的滿意度。

　　(三)如投訴人或被投訴人對處理意見不滿意，應及時向處理人員反映，并做好后續工作。

　　(四)將處理意見及相關狀況及時反饋給專門負責人。

　　客戶投訴處理管理制度 10

　　1、護理部主任負責組織或協助有關部門處理患者對護理服務過程中出現嚴重事件的投訴或糾紛。

　　2、護士長負責處理本病區患者意見、投訴、糾紛，對患者的較大和重大投訴或糾紛及時向科主任、護理部匯報。

　　3、各級護理人員通過與患者接觸的各種渠道不定時收集患者對服務的意見。

　　4、投訴、糾紛的接收：

　　（1）對護理服務方面的投訴或糾紛，無論何時及采取何種方式（如信函、電話、面談等）先由被投訴科室接受，并登記。

　　（2）護理部和護理單元按醫療質量綜合考評標準要求，定期發放《住院患者對護理工作滿意度調查表》，并對表中的反饋信息進行統計分析登記處理。

　　（3）護士長定期征求病員意見，以了解患者、家屬在住院期間對病區工作的意見。

　　5、投訴、糾紛的處理：

　　一般性問題直接由護士長調查處理；嚴重問題或涉及多個部門或科室問題，護理部主任協助醫院相關科室調查處理，同時根據情況采取糾正或預防措施。

　　6、投訴、糾紛的'反饋：

　　（1）對一般性投訴能答復的盡量當面明確答復，不能當面答復的在正常情況下經調查后盡早反饋。

　　（2）對嚴重問題投訴或涉及多個部門科室，由護理部、科主任、院方負責反饋。

　　（3）書面反饋應將處理意見寄回或交給投訴者。

　　（4）口頭反饋應記錄時間及投訴者對處理結果的意見。

　　7、與投訴者交流：為了保障患者的合法權益，護理部、護士長應及時、主動與投訴者、糾紛者溝通，聽取其對處理結果反饋意見，促進醫院改進護理服務，提高護理質量，維護醫院良好形象。各病區每月一次的病員座談會可將上次會議涉及問題進行解釋、反饋、直至患者滿意。并將反饋內容記入病員座談會記錄。

　　客戶投訴處理管理制度 11

　　為切實做好醫院價格投訴受理工作，充分發揮其密切聯系群眾，正確傳遞信息，及時為病人及員工排憂解難，有效促進醫院工作作風轉變，提高工作效率，構建和皆的醫患關系，促進醫院滿意度的提高和服務功能的發展。特制訂本制度。

　　1、服務第一的原則。中心工作事關醫院形象，必須把全心全意為病人服務的宗旨放在第一位。

　　2、實事求是的原則。一切從實際出發，滿足病人或員工的正當合理要求。處理問題嚴肅認真，客觀公正，實事求是，講求實效。

　　3、分級負責，歸口辦理的原則。實行誰受理，誰負責，凡屬本部門職責范圍內和上級交辦的事項應切實履行自己的職能。不能推諉，扯皮或將矛盾上交。中心應主動督促有關科室按時上報辦理結果。

　　4、高效務實，快辦，辦好的原則。對病人或員工反映的問題，力求用最短的時間，最快的速度作出處理，并將處理結果答復病人或員工。對突發性事件應依據急事急辦，特事特辦，難事盡力辦的要求，采取應急措施，迅速加以解決。

　　5、依據政策處理問題的原則。對病人或員工來電反映的符合政策規定的`問題，應及時處理，盡快解決。一時解決有困難的及時向領導報告的同時向病人或員工講明情況。要說服疏導，講明道理，以求得病人或員工的理解。

　　6、保密的原則。在答復處理病人或員工反映問題的過程中，做好資料保密工作。來電或來反映的人不愿公開工作單位和姓名的，要尊重來投訴人的意愿，要為反映人保密。

　　1）有價值的來電，來訪，投訴內容，及時向領導匯報。

　　2）所有的受理內容記錄及時，并整理歸檔，妥善安置保管。

　　客戶投訴處理管理制度 12

　　投訴處理是物業管理環節中一項嚴謹而極富技巧性的工作，迅速、及時、合理地處理業主的投訴能贏得業主的'高度信賴，反之將傷及管理處形象及企業信譽，破壞與業主之間的良性關系。為此我們制訂了詳細的投訴處理流程管理規定。

　　對于業主投訴我們在客戶服務中心設置客戶服務中心予以統一管理，具體管理思路如下:

　　一、投訴受理

　　業主可通過電話、來訪、書信或其他形式投訴，客戶服務中心值班人員按投訴的內容進行分類。對于非管理處職責所在或非管理原因而導致的投訴，將委婉向業主說明緣由并協助業主進一步通過其他渠道予以解決;對業主的有效投訴，由值班人員填寫《投訴受理登記表》，并安排有關部門及時處理，重大投訴向管理處物業主管匯報，由管理處物業主管按權限處理。

　　二、投訴處理

　　為實現有效投訴處理的高效率，管理處24小時接受業主投訴，值班人員做好投訴記錄及電話錄音、電腦登記備查。對于維修方面的有效投訴，我們要求維修人員十分鐘內趕到現場，零修及時處理，急修不過夜，同時對責任人給予相應處分。對于其他方面的投訴，我們將及時分派至相關責任部門，并要求與業主約定回復時間(最長回復時間不超過三個工作日)，暫時無法解決的問題將制定相關計劃向業主進行解釋，普遍性投訴問題由管理處在項目公告欄集中公告解決措施。

　　三、投訴回訪

　　業主有效投訴處理完畢后，由客戶服務中心組織以電話或上門的形式回訪，以征求業主意見，同時在《投訴受理登記表》上做好回訪記錄，我們要求回訪率為100%。

　　客戶投訴處理管理制度 13

　　為切實加強醫院的服務監督機制，提高醫院職業道德水準和醫療服務質量，進一步改善服務態度，增強服務意識，規范服務行為，自覺維護病人的'權利和利益，特制定病人投訴處理制度。

　　1、本院門診大廳服務臺設有病人投訴點，隨時熱情接待病員投訴，一般服務問題由門診部主任負責處理，需其他部門協調解決的由門診部主任負責召集協調處理。有違紀者報監察室處理，監察室隨時有人接待，處理結果及時反饋并登記。

　　2、向社會公布我院服務承諾，并公示投訴電話：上班時間，非上班時間。

　　3、對現住院病人進行滿意度測評，每季對出院病人函調，對病人提出的意見和要求及時整改，對反映的“紅包”、藥品“回扣”問題給予嚴肅處理。

　　4、醫院門診、住院處、醫技樓均設有舉報箱，定期開箱。

　　5、對投訴的問題一般三日內給予答復處理結果，如系復雜問題一周內予以答復。

　　6、如果對本院的答復和處理不滿意可向市衛生局監察科繼續投訴。電話：

　　客戶投訴處理管理制度 14

　　1、凡是醫療護理工作中，因服務態度，服務質量及自身原因或技術原因發生的護理工作缺陷，引起的患者或家屬不滿并以書面或口頭方式反應至護理部或是有關部門轉回護理部的.意見，均為護理投訴。

　　2、院辦設專人負責護理投訴接待，認真傾聽投訴者的意見，使投訴者有機會陳述自己的觀點，耐心安撫投訴者，并做好投訴記錄。

　　3、接待投訴人員要耐心細致，認真做好解釋說明工作，避免引起新的沖突。

　　4、護理部設有“患者來訪登記本”，記錄投訴時間，發生原因，分析和處理經過及整改措施。

　　5、護理部接到投訴后，及時反饋并調查核實，告知有關部門護士長，科內應認真分析事發原因，總結經驗，接受教訓，提出整改措施。

　　6、對于護理部不能解決的或涉及醫療的投訴，應及時報告院辦或院長。

　　7、投訴核實后，護理部可根據事件的嚴重程度，給予當事人相應的處理，總結分析制定措施。

　　客戶投訴處理管理制度 15

　　1、醫院設有專門部門(或專人)負責患者的投訴接待工作，有工作規范與記錄文件;對投訴的問題應及時與相關科室部門通報，對重大事件投訴的信息迅速報告院領導。

　　2、公布投訴電話、信箱，建立適宜的'投訴處理的流程，

　　3、通常一般問題應在投訴后二周內予以答復，若因問題復雜需增加時間進一步調查時，應事先向投訴者告知。

　　4、對投訴問題的處理及整改意見，及時向科室反饋與落實的情況。

　　5、醫院應對投訴事件進行定期分析，要從醫院管理的機制、制度、程序上提出整改措施，防止類似事件重復發生。

　　6、建立完善醫患溝通體制，增強醫患交流，規范醫患溝通內容、形式，交流用語通俗、易懂，增強溝通效果。

　　客戶投訴處理管理制度 16

　　第一章 總則

　　第一條 為了保護物業客戶的合法權益，維護良好的物業管理秩序，制定本《物業客戶投訴處理制度》(以下簡稱“本制度”)。

　　第二條 本制度適用于物業公司的所有管理服務項目及相關工作，包括但不限于物業管理、安全管理、衛生管理等。

　　第三條 物業公司應建立健全客戶關系管理部門，負責物業客戶投訴的受理、處理及反饋工作。

　　第四條 物業客戶投訴包括但不限于以下情形：服務質量問題、設施設備故障、管理不規范等。

　　第五條 物業客戶投訴處理應遵循公平、公正、公開的原則，確保投訴程序的透明性和可操作性。

　　第六條 物業公司應建立健全客戶投訴處理記錄檔案，將投訴和處理結果及時記錄，并定期進行整理和歸檔。

　　第七條 物業公司應定期進行投訴處理工作的自查和評估，及時發現和解決問題，不斷提高服務質量。

　　第二章 投訴受理

　　第八條 物業客戶投訴可通過電話、郵件、信函、在線平臺等方式進行。

　　第九條 物業公司應在接到投訴后24小時內進行確認，告知投訴客戶相關的受理人員和聯系方式。

　　第十條 投訴受理人員應耐心聽取投訴客戶的陳述，及時記錄投訴內容，必要時向投訴客戶索取證據材料。

　　第十一條 投訴受理人員應及時向要涉及的.物業管理人員通報投訴信息，并督促其盡快解決問題。

　　第十二條 物業公司應建立投訴受理檔案，記錄投訴時間、投訴內容、投訴人的身份信息等，以備后續參考。

　　第十三條 物業公司應保證投訴受理人員的素質和業務水平，提供專業的解答和指導，避免對投訴客戶產生誤導。

　　第三章 投訴處理

　　第十四條 物業公司應對每個投訴案件進行認真調查，了解案件的具體情況和事實真相。

　　第十五條 在處理投訴時，物業公司應嚴格按照相關管理制度和服務標準進行操作，在合理范圍內快速解決問題。

　　第十六條 物業公司應確保每個投訴案件都有特定的責任人負責，及時與投訴人進行溝通，并告知處理進度。

　　第十七條 物業公司應及時向投訴人提供處理結果，并邀請投訴人對處理結果進行評價和意見反饋。

　　第十八條 物業公司應建立投訴案件監督機制，對涉及多個部門的投訴案件進行跟蹤和協調，確保問題得到妥善解決。

　　第十九條 物業公司應向投訴客戶表示誠摯的道歉，并提供合理的賠償或補償措施，恢復投訴客戶的合法權益。

　　第四章 投訴處理評估

　　第二十條 物業公司應定期對投訴處理工作進行評估，包括處理效率、處理結果、投訴客戶滿意度等指標的評估。

　　第二十一條 物業公司應使用科學的評估方法和工具，分析評估數據，及時調整投訴處理工作的流程和方式。

　　第二十二條 物業公司應根據評估結果，對投訴處理工作進行改進和優化，提高服務質量和客戶滿意度。

　　第五章 附則

　　第二十三條 本制度自發布之日起生效。

　　第二十四條 物業公司應將本制度向相關人員進行培訓，并確保其知曉并遵守。

　　第二十五條 對故意隱瞞或虛構事實的惡意投訴人，物業公司有權采取相應的處理措施，包括但不限于拒絕受理投訴、限制服務范圍等。

　　第二十六條 對本制度未做明確規定的事項，物業公司可根據需要制定相應的實施細則。

　　第二十七條 本制度解釋權歸物業公司所有。

　　客戶投訴處理管理制度 17

　　一、為方便患者投訴，在候診大廳及院內設立意見箱，設立投訴舉報專線電話，定期向患者發放“醫療服務征求意見表”。

　　二、由院總值班人員接待投訴人員及投訴事項，能當場處理的現場辦公，不能當場處理的移交相關科室進行處理和反饋，確保投訴以最快捷的方式進行處理。

　　三、由各職能科負責人具體負責，對患者的.投訴進行調查、核實，向患者及家屬解釋并同患者及家屬協商作出處理，并將處理情況上報院領導。

　　四、將每次投宿均作為各科室次文明服務教育內容，由相關科室將投訴和處理情況上報院領導。

　　五、投訴將納入目標考核體系，如經調查，核實確系醫院或醫務人員責任的，將處理結果與當事人的目標考核、晉升、晉級、評優、獎懲掛鉤（處理原則按醫院規定辦）。

　　六、對每一件投訴都進行討論，總結經驗教訓，不足之處立即整改，因條件或其他原因無法及時整改的，要提出整改措施和整改方案，抓緊時間落實，全面提高服務水平，為患者提供更優質的服務。

　　客戶投訴處理管理制度 18

　　一、受理內容

　　消費者對我店銷售假冒偽劣商品、“三無”商品、過期食品、腐爛變質食品、12315轉辦、工商等職能部門轉來的投訴和服務質量、辦事效率、業務能力等方面問題的`投訴。

　　二、受理方法

　　以口頭、書面、電話等多種形式受理消費者的投訴。

　　三、投訴處理工作要求

　　1、投訴處理，應堅持實事求是、有錯必究，維護投訴人和被投訴人正當權益的原則。

　　2、受理人員受理投訴時，應禮貌、熱情、細致、誠懇，并詳細記錄投訴內容、被投訴人姓名、投訴人姓名、聯系電話，并填寫《消費者投訴處理記錄》。

　　3、受理人員對受理的投訴，能當場答復的當場答復；不能馬上答復的，應向投訴人做好解釋工作，經調查處理后，在受理之日起五個工作日內向投訴人作出答復；因特殊原則，在規定時間內無法處理完畢的，應及時向投訴人說明情況，并負責追究處理，直至完畢。

　　4、受理投訴后，相關人員應密切配合，進行調查處理。

　　5、投訴答復采取以下方式：口頭投訴以口頭答復為主，書面投訴必須書面答復。

　　6、投訴事項處理結束后，要及時整理、歸檔有關資料。

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