人事檔案管理制度實用

　　在現實社會中，需要使用制度的場合越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編整理的人事檔案管理制度實用，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

人事檔案管理制度實用1

　　第一章、總則

　　第一條：為規范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規范化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。

　　第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。

　　第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。

　　第二章、管理職責

　　第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責——

　　a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規范；

　　b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；

　　c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；

　　d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

　　e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。

　　第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規范的檔案管理程序、規范檔案管理行為。

　　第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規范的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。

　　第三章、人事檔案內容

　　第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

　　a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、獎勵及處分材料；

　　d、培訓記錄及外訓協議等材料；

　　e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；

　　f、其他可供企業用人參考的資料。

　　第四章、檔案編號管理

　　第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。

　　由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。

　　第五章、人事檔案的收集與整理

　　第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。

　　各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

　　第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

　　1、新員工報到時

　　新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；

　　2、員工辦理正式入職手續時

　　員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

　　（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

　　⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件

　　3、員工辦理轉正手續時

　　員工轉正手續完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的`檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；4、員工辦理調動手續時

　　各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；⑵、《工作交接表》；

　　⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

　　5、員工辦理離職手續時

　　各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；

　　⑷、《員工離職工作移交表》；

　　⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。

　　第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。

　　第十二條：在整理過程中，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

　　第六章、人事檔案的借閱與移交

　　第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經企業管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

　　借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。

　　第十四條：人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

　　第七章、其他規定

　　第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。

　　第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。

　　第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。

　　第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。

　　第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團企業管理部，批準后方可執行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。

　　第二十條：獎懲投訴

　　員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。

　　受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚后再予以處置。

　　1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。

　　2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。

　　第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業管理部。

　　第二十二條：本制度從下發之起實施。

　　人事檔案借閱申請表

　　日期：20年月日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內容被查閱

　　單位部門被查閱人查閱檔案編號查閱部門經理意見被查閱部門經理意見人事部領導意見企業管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號

　　人事檔案移交表需調動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續會簽檔案調出單位檔案管理員檔案調出檔案人力資源部門負責人簽字檔案調入單位檔案管理員檔案調入檔案人力資源部門負責人簽字集團人事部領導意見企業管理部部長意見

人事檔案管理制度實用2

　　一、人事檔案管理范圍：專業技術干部、管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。

　　二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。

　　三、檔案的管理

　　（1）根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

　　（2）對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

　　（3）每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查找。

　　（4）任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。

　　（5）要不斷研究和改進檔案的.管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。

　　四、人事檔案是全面反應干部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。

　　（1）履歷表及其他簡歷材料等。

　　（2）自傳材料；報告個人有關事項的材料。

　　（3）各種鑒定；審計工作中形成的材料；

　　（4）各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。

　　（5）政治歷史審查材料及甄別復查材料，更改或姓名認定材料等。

　　（6）黨、團組織建設工作中形成的材料。

　　（7）表彰獎勵材料

　　（8）執紀執法部門形成的涉及個人的材料。

　　（9）任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

　　（10）健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。

　　五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：

　　（1）不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。

　　（2）必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。

　　（3）任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

　　（4）查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。

　　（5）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。

　　（6）查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許后方可抄錄，抄錄的材料應盡快送回檔案室處理。

　　（7）外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

　　（8）檔案在特殊情況下，經批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

　　六、轉遞檔案應遵守下列規定：

　　（1）檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。

　　（2）檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。

　　（3）收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執上簽名蓋章后退回回執。

　　七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好"入口關"；需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。

　　八、凡歸入檔案的材料，均應按照中央組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔；

　　九、保管檔案工作人員守則如下：

　　（1）嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。

　　（2）嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。

　　（3）不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。

　　（4）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，努力提高業務水平和工作能力。

　　（5）堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事

人事檔案管理制度實用3

　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

　　3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

　　3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的.員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。

　　4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

　　查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

人事檔案管理制度實用4

　　一、檔案保管制度：

　　1、檔案實行專人管理，管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

　　3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。

　　4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。

　　5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

　　6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

　　二、檔案保密制度：

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

　　2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

　　5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

　　三、檔案借閱制度

　　1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。

　　2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。

　　3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

　　4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

　　5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限十天內歸還，并辦理借閱登記手續。

　　6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。

　　四、檔案鑒定制度：

　　1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。

　　2、鑒定工作要在分管領導下的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑒定小組，逐卷進行鑒定，鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。

　　3、對鑒定后繼續保存的檔案要調整保管期限，并在備考表中注明鑒定時間、意見，由小組負責人簽字。

　　4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續，寫出書面報告，編制銷毀清冊，報有關領導批準。

　　5、銷毀檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章，填上日期。

　　五、檔案移交制度：

　　1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。

　　2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的'具有永久、長期保存價值的全部檔案。

　　3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

　　4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽字蓋章。

　　5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，并經分管領導繁體字認證后方可離開崗位。

　　六、檔案立卷歸檔制度：

　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度——機構——問題”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

　　5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。

　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

　　七、檔案統計制度：

　　1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

　　3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。

　　5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。

　　八、檔案的開發利用：

　　1、充分利用檔案為教育教學服務。

　　2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。

　　3、對檔案的利用要及時登記。

　　九、檢查與考核：

　　1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，并列入有關人員的職責范圍及工作標準。

　　2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查，并作為考核有關部門、有關人員的依據。

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