文件、檔案資料管理制度

　　在現在社會，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編精心整理的文件、檔案資料管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

文件、檔案資料管理制度1

　　一、物業部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。

　　二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　三、屬機密文件的`要妥善保管,不準散播內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

　　四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。

　　六、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經物業部領導批準可做銷毀處理。

文件、檔案資料管理制度2

　　辦公室管理制度

　　為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

　　文件收發規定

　　一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發。

　　業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。

　　屬于商業秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

　　二、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

　　三、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　四、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

　　五、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的'文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

　　檔案管理制度

　　一、所有檔案文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

　　二、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，然后打印。如發傳真均需逐項登記，以備查驗。

　　三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。

　　四、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。

　　五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。

　六、公司文件原件，照冊登記存檔。

　　七、檔案管理員未經辦公室批準，文件原稿不能向他人復印外借。

　　八、如公司辦理其它事宜領用文件時，經辦公室批準，承辦人辦理借還手續方可。

　　辦公用品購置領用規定

　　一、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。

　　二、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發票、清單，到辦理出入庫手續。未辦理出入庫手續的，財務部不予報銷。

　　三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報總經理審批后，由辦公室統一印制。

　　四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

　　五、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

　　公章管理規定

　　一、公司文件、申請、協議、合同等，須加蓋印章時，要對文字、用語進行校對無誤方可加蓋公章。

　　二、外單位或個人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時，要經總經理批準方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會或董事長批準方可加蓋印章。

　　三、如因某種業務須要帶公章前往辦理，辦公室須派專人前往，或經總經理批準辦理帶章外出手續方可。

　　四、未經批準私自帶章外出給公司帶來重大損失和極壞影響時，公司將對相關人員進行依法追究。

文件、檔案資料管理制度3

　　一、文件管理

　　1、文書人員在起草文件之前，應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關素材，做好前期的準備工作。

　　2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內容詳實、準確并根據文件的性質及運用場合的不同而選用不同的'書寫和表達方式，做到適時、貼切。

　　3、各種文件在下發之前要經總經理審閱，文件下發時要迅速、及時，并做好下發記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。

　　4、文件下發后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。

　　5、有限定發放范圍的文件，要注意做好相關的保密工作。

　　二、檔案資料管理

　　1、檔案資料在收發借閱存檔銷毀各環節中，應嚴格登記。

　　2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執行，同時辦理檔案資料借閱手續。

　　3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內歸還，若發現丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監督下進行核對，必須做到物單相符。

　　4、借閱的文檔資料未經領導>;批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。

　　5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經總經理批示。

　　6、收發傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。

　　7、對各類文檔資料應指定其存檔期限，以便及時清理。

　　8、在部門主管安排、監督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確�，F有文檔資料與目錄清單一致。

　　9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。

　　10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節輕重予以責任人相應的處罰。

　　11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。

　　12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現存文檔核對，如果出現物單不符，給公司造成損失的，視情節輕重予以責任人相應處罰。

　　13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。

　　14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。

文件、檔案資料管理制度4

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

　　2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的'公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

文件、檔案資料管理制度5

　　1目的

　　為進一步規范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性，根據《中華人民共和國安全生產法》、《安徽省安全生產條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合我公司職業健康安全的實際狀況，特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3術語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的，對企業、國家及社會安全生產具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責

　　4.1凡是各單位在日常職業健康安全管理、生產管理、設備管理、技術管理及業務聯系工作中，形成的有保存價值的與職業健康安全有關的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規定收集齊全，整理歸檔。

　　4.2生產安環部負責公司安全檔案管理檢查督促工作，負責對公司的安全檔案分級管理做出規定。

　　4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導，明確一位負責人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。

　　4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜，落實安全管理檔案管理人員，集中統一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發的有關安全管理方面的各類材料；負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作，是維護公司安全生產、經濟利益、合法權益的重要依據，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產管理人員應忠于職守，認真執行有關法律法規、制度和標準，協助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　5工作內容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內容：

　　5.1.1企業基本情況的內容：企業名稱、地址、法定代表、聯系電話、經濟類型、人數、生產規模、主要原材料及產品、工藝流程、安全管理機構與安全員等。

　　5.1.2企業生產經營場所平面布置圖，并標注清楚以下內容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產、經營、儲存設施、設備的位置、型號、規格等；

　　重大危險源的位置、數量等；

　　主要應急救援設施、設備、器材的位置、數量、型號。

　　5.1.3公司安全生產重點監控部位一覽表（重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質儲存地點及相關危險危害因素分析）。

　　5.1.4公司應急救援體系建設情況。內容包括：事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯系方式、各類應急救援設施、設備器材的數量以及應急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內容

　　1. 主要負責人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業健康安全管理網絡。

　　4. 其他與安全組織方面有關的內容。

　　5.1.6企業安全管理制度及相關文件、計劃、總結方面的內容

　　安全目標管理

　　安全生產責任制

　　法律法規標準規范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風險評估和控制管理

　　安全教育培訓管理

　　特種作業人員管理

　　設備設施安全管理

　　建設項目安全“三同時”管理

　　生產設備設施驗收管理

　　生產設備設施報廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　�；�品及重大危險源管理

　　作業安全管理（動火、高空、受限空間、動力介質等）

　　相關方及外用工（單位）管理。

　　職業健康管理

　　勞動防護用品（具）管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機構設置與人員配置管理

　　安全操作規程

　　安全通則

　　安全生產管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設備安全管理（機電類、承壓類）

　　上報的各種安全生產方面的計劃、總結、報告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關安全生產方面的文件、通知及執行情況匯報、記錄。

　　其他與安全相關的管理制度

　　5.1.7安全監督執法檢查方面的內容

　　各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全監察指令書等各類執法文書。

　　落實執行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。

　　安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項檢查的總結匯報材料。

　　其他與安全檢查相關的材料。

　　5.1.9安全教育培訓方面的內容

　　安全培訓計劃。

　　公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業人員和特種設備作業人員資格證書及教育培訓記錄。

　　換崗教育培訓記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結。

　　應急救援培訓、演練記錄及總結。

　　5.1.10安全投入方面的內容

　　全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。

　　安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的投入記錄。

　　防護用品方面的投入記錄。

　　安全防護設備、設施方面的投入記錄。

　　安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關的投入。

　　5.1.11工傷保險方面的內容

　　參加工傷保險員工的名單。

　　為員工繳納保險費的憑證或單據。

　　發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據。

　　其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。

　　5.1.12職業衛生健康管理方面的內容

　　具有職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類。

　　具有職業病危害的崗位的預防措施情況。

　　具有職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告。

　　接觸職業病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業病防治相關的文件、材料。

　　勞動防護用品管理制度及其落實執行情況的記錄。

　　各類勞動防護用品發放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。

　　其他與勞動防護用品有關的文件、材料。

　　5.1.13“三同時”管理方面的內容

　　有關安全設施和職業衛生方面“三同時”項目的文件、材料。

　　“三同時”項目的設計圖紙及相關資料。

　　“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料。

　　其他與“三同時”項目相關的文件、資料。

　　5.1.14安全防護設備（含職業健康衛生設備，下同）方面的'內容

　　各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。

　　各類安全防護設備運行維護保養情況記錄。

　　應急救援設備的種類、數量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內容

　　企業用電管理制度及落實情況記錄。

　　配電室運行狀況記錄。

　　臨時用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設施運行狀況記錄。

　　5.1.16特種設備方面的內容

　　特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料。

　　特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄，特種設備使用證。

　　特種設備的日常使用狀況記錄。

　　特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄。

　　特種設備運行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調查處理方面的內容。

　　發生事故情況經過介紹。

　　事故調查組成人員名單及事故調查的相關會議記錄。

　　事故調查收集各類證據。

　　事故分析會記錄。

　　關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。

　　企業月度事故報表。

　　其他與事故相關的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產相關的內容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產過程中形成的與職業健康安全管理有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映公司安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。

　　5.3歸檔時間

　　5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與職業健康安全相關聯材料，在項目結束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續。接收電子檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然后辦理交接手續。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據自身實際情況按各自管理職責分類保存，便于科學管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經過鑒定后已失去保存價值的相關檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報主管負責人審批。銷毀相關檔案時必須嚴格執行相關的檔案管理規定，銷毀清冊應長期保存。

　　5.6.4應建立安全管理檔案統計工作制度，并按規定向上級有關部門報送安全生產檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關系，既要保護總廠的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮安全生產檔案的指導、借鑒作用。

　　5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產監督管理部門對公司安全檔案管理工作的監督指導，開展企業安全生產檔案信息服務工作。

文件、檔案資料管理制度6

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內容

　　3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

　　3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時間：

　　（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。

　�。�2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　�。�3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　�。�4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

　�。�6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　�。�7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　�。�9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

　�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　�。�11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　�。�12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　�。�13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　�。�1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　�。�2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　�。�3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。

　　（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　　（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。

　�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　�。�7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　3.16行政部管理制度

　�。�1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　（2）行政部管理：

　　1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　�。�1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　�。�2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的`內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　�。�4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　�。�5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責

　　（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　�。�2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　�。�3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　�。�6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

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