(熱門)檔案管理制度15篇

　　在當下社會，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是指在特定社會范圍內統(tǒng)一的、調節(jié)人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構成。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編為大家收集的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

檔案管理制度1

　　公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業(yè)務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經營產品的采購、銷售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷售部指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務使用的合同章發(fā)放到銷售部。

　　2、業(yè)務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務部門、業(yè)務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的`文本原件或復印件，交由銷售部經理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統(tǒng)計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業(yè)務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過之日起實施。

　　2、本制度由銷售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

檔案管理制度2

　　檔案保管

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的'檔案要及時進行修補或復制。

　　檔案室管理實施細則

　　一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

　　二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

　　四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

　　五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規(guī)定要求。

　　六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

　　七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

　　八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

　　檔案借（查）閱管理實施細則

　　為維護檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務，特制訂本細則。

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

　　二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。

　　六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

　　八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

　　九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

　　對歸檔文件的基本要求

　　第一條歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備。

　　第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規(guī)范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

　　第三條歸檔文件應為原件。

　　第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統(tǒng)的不能通過鑒定、驗收。

　　第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續(xù)

檔案管理制度3

　一、為加強本公司資料、檔案工作，特制定本制度。

　　二、公司辦公室統(tǒng)一負責管理公司的資料、檔案工作。

　　三、公司各部門應指定專（兼）職人員負責管理，收集本部門的文件、資料，并保持相對穩(wěn)定，專（兼）職人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　四、資料歸檔范圍

　　1、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　2、本公司正式發(fā)文及與有關部門來往的.文書。

　　3、本公司的請示與上級部門的批復。

　　4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。

　　5、本公司與外單位簽訂的各種合同，協(xié)議等文件資料。

　　6、本公司所完成的工程任務的招投標文件、中標通知書、合同書、責任狀、工程設計、工程量清單、變更請示及批復、質檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等，以及工程有關剪報、照片、錄音、錄像等。

　　7、本公司所購機械設備、財產清單、說明書、履歷等。

　　8、本公司關于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。

　　9、本公司員工勞務合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。

　　10、本公司股東會、董事會有關決議及會議紀要、會議記錄。

　　五、各部門都要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批復的文件材料，統(tǒng)一交由專（兼）職經辦人員集中保管。

　　六、各部門除應平時及時將文件、資料交公司辦公室外，最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。

　　七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應辦理有關手續(xù)，明確責任。

　　八、公司檔案室應按有關統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求，按年、部門、內容分類進行整理歸檔，保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。

　　九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密，未經公司董事長領導批準，不準翻看、抄錄、復印、帶走，確因工作需要，經過批準的要有詳細登記，并辦理有關手續(xù)。

　　十、多余重復過時和無保存價值的文件、材料，檔案室要定期（按年）清理造冊，并經總經理審核批準后，在公司經營部最少二人的監(jiān)督下進行銷毀。

檔案管理制度4

　　第一章 總則

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，加強文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用管理，特制定本制度。

　　第二章 范圍

　　本制度適用于公司內所有文件、資料、檔案的管理。

　　第三章 目的

　　本制度的目的是為了保證公司檔案的完整、準確、及時、方便地提供給有關方面使用，維護公司的法定權益和利益。

　　第四章 內容

　　4.1 文件、資料的歸檔

　　公司接收、發(fā)出、自編、抄寫的各種文件、資料，應按照一定的排序方法，按時、按件、按類別分別檢索、標注檔案號、整理編目，經單位負責人簽署后存入檔案庫，并及時登記入檔案簿和目錄。

　　4.2 文件、資料的保管

　　檔案庫保管檔案應有專人負責，起止日期明確、分類齊全、檔案號可辨別。同時，將電子檔案同步保存并做好安全備份工作。

　　4.3 文件、資料的查詢和利用

　　為了更好地利用檔案，發(fā)揮檔案的`價值，減輕檔案管理人員的工作負擔，檔案庫應配有完整的檔案目錄，并對外開放目錄查詢、借閱和利用檔案的服務。

　　4.4 落實責任

　　各部門應有專人負責文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用，建立檔案管理職責制度和日常工作考核制度，確保工作任務完成情況的公開、透明、有記錄、有證據。

　　第五章 責任主體

　　5.1 公司總經理負責檔案管理的最高領導工作。

　　5.2 檔案管理員：負責公司檔案庫的日常管理工作。

　　5.3 各部門主管人員：負責本部門文件、資料的歸檔、保管、查詢和利用工作。

　　第六章 執(zhí)行程序

　　6.1 檔案管理工作應按照《勞動法》、《勞動合同法》和公司相關規(guī)定執(zhí)行，嚴格按照檔案管理制度工作要求進行。

　　6.2 每年需進行一次檔案清理和鑒定工作，將已經失效或不合規(guī)的檔案嚴格按照有關規(guī)定予以銷毀或轉到檔案管理中心進行長期保管。

　　第七章 責任追究

　　7.1 檔案管理員未認真履行職責，導致檔案遺失、毀損或泄漏等不良后果的，按照責任人管理制度進行處理。

　　7.2 檔案保管者不認真履行職責，導致檔案受損、丟失及泄密等后果的，按法律法規(guī)、公司規(guī)定進行相應處理及賠償。

　　7.3 責任者涉嫌工作失職、瀆職或違紀違規(guī)的，將被依法追究相關法律責任。

　　第八章 附則

　　8.1 本制度解釋權歸本公司所有。

　　8.2 本制度自頒布之日起執(zhí)行，如有補充、修改或廢除，經有關部門批準后執(zhí)行。

檔案管理制度5

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-20xx〕、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關法規(guī)、國家標準、行政規(guī)章，結合重慶市實際制訂本制度。

　　第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術標準執(zhí)行。

　　第三條 本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

　　第四條 基本術語解釋

　　（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

　　（二）電子檔案是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經存儲的電子文件。

　　第二章 電子檔案的存儲

　　第五條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：

　　（一）字處理文件

　　1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML或TXT格式，則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

　　（二）圖像文件

　　1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說明。

　　4、對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

　　5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

　　6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

　　（三）圖形文件

　　1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

　　2、存儲時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數據信息應一并存儲。

　　（四）影像文件

　　1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

　　（五）聲音文件

　　1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

　　（六）多媒體文件

　　1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數應一并存儲。

　　（七）數據庫文件

　　1、數據庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

　　2、對于無法轉換格式的數據庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

　　（八）超文本文件

　　1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數據的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存儲。

　　（九）計算機程序

　　1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并存儲。

　　（十）數據文件

　　1、數據文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

　　2、數據文件應對數據來源進行說明并一同存儲。

　　第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

　　第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

　　第八條 電子檔案中涉及的口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并存儲。

　　第九條 保存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。

　　第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并存儲。

　　第十一條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設計的各類參數、管理數據等應與電子檔案一同存儲。

　　第十二條 電子檔案應該拷貝到耐久性的.載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。

　　第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應優(yōu)先考慮可靠性和先進性。本標準推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

　　第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網絡環(huán)境的單位具體要求：

　　1、電子檔案應存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機容錯等備份措施。

　　2、內部局域網要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設備更新時必須制定嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。

　　第十五條 電子檔案的保管要求除應具備紙質檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

　　1、存儲載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

　　2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

　　3、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

　　第十六條 電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

　　第十七條 存儲電子檔案的光盤應放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應分開保管。

　　第十八條 電子檔案的有效性保證：

　　（一） 隨著計算機技術和設備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數據會出現(xiàn)兼容性問題。

　　1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應更換先進、可靠的存儲載體進行復制。

　　2、電子檔案數據出現(xiàn)兼容性問題時應對電子檔案進行升級轉換并進行復制。

　　3、復制后舊版存儲載體應至少保留四年。

　　（二）刻錄光盤時采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

　　（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

　　（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應倒帶一次，五年轉存一次。

　　（五）檢查、拷貝、轉換等情況要做好登記。

檔案管理制度6

　　1、退休人員檔案正式移交社區(qū),社區(qū)要認真進行整理、登記，認真填寫檔案移交登記卡，同時要配備專用檔案柜。

　　2、社區(qū)協(xié)理員要將退休人員檔案，按電腦編號歸檔，以便借閱查找。

　　3、妥善保管檔案，做到不丟失，無破損，無霉變。

　　4、嚴格執(zhí)行檔案借閱歸還制度。不許無關人員無故查閱、翻看退休人員檔案。

　　5、借閱檔案時要嚴格招待封簽制度，不許開口借閱。

檔案管理制度7

　　一、心理健康檔案管理人員必須嚴格遵守學生心理檔案管理規(guī)范，認真做好學生心理檔案的保管工作。

　　二、心理檔案中使用的心理測試必須具有科學性，符合學生的年齡特點，且要在專業(yè)人員的'指導下進行測試，不得對學生濫用測試。

　　三、心理檔案中對于測試結果的解釋要綜合考慮多方面的資料，實事求是，由專業(yè)人員做出科學的的專業(yè)解釋，不得隨意對學生鑒定。

　　四、心理檔案建立后，后續(xù)的反饋機制和干預機制要相應實施，以確保心理檔案在學校心理健康教育中發(fā)揮實質性的作用。

　　五、按照檔案工作程序，高效率、高質量地做好檔案資料的鑒定、歸檔、整理、管理、移交、銷毀等工作。

　　六、對各種歸檔材料及時做好入庫登記，并認真編制案卷目錄、索引、資料匯編等檢索工具，充分發(fā)揮其使用價值，切實為學校心理健康教育服務。

　　七、做好檔案資料的安全、保密工作，確保學生心理檔案的完整與安全。

　　八、做好各種資料的定期檢查和整理工作。

　　九、加強檔案的建設和管理，做好防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物和防污染等項工作，確保檔案材料的安全。

　　十、心理檔案日常必須存放在學校心理咨詢室，由專業(yè)人員保管和管理。如遇到特殊情況需要查閱學生的心理檔案，必須辦好相應的查閱手續(xù)。

檔案管理制度8

　　1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。

　　技術檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;

　　設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;

　　設備新技術信息及資料;

　　職工技術考核標準及資料。

　　1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。

　　1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。

　　1.3未經批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。

　　1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。

　　1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。

　　除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。

　　重要資料只限在資料室內閱讀。

　　1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。

　　借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。

　　圖書不得在個人手中長期持有。

　　1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

　　2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據,每一臺設備都應設立一張登記卡。

　　為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊。

　　現(xiàn)代化設備管理的一條重要經驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的綜合效率。

　　設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據,也是設備技術改造、報廢的'主要依據。

　　設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。

　　3用戶設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。

　　這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。

　　4質量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》

檔案管理制度9

　　第一章 總 則

　　第一條 畢業(yè)生檔案工作是畢業(yè)生就業(yè)工作的重要組成部分，為了進一步加強畢業(yè)生檔案管理，提高檔案管理水平，根據有關規(guī)定，結合學校實際，制定本辦法。

　　第二條 畢業(yè)生檔案實行學院集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，以便有效地開發(fā)利用。

　　第三條 各單位對畢業(yè)生檔案管理工作要高度重視，嚴格程序，明確人員，落實責任。

　　第二章 畢業(yè)生檔案材料的整理歸檔

　　第四條 各系在做好檔案日常管理的`基礎上，于每年6月下旬組織專人認真清理本系應屆畢業(yè)生檔案，嚴格按照材料清單整理歸檔，仔細核對檔案材料，避免錯漏現(xiàn)象發(fā)生。

　　第五條 歸檔范圍：入學檔案材料（高中、高考或專升本材料）；組織材料（黨、團組織材料）；就業(yè)報到證通知書、學習成績單、畢業(yè)生登記表、獎懲材料、體檢材料等。

　　第六條 缺、損檔案要及時向系領導匯報，查明原因，盡快處理，并報大學生就業(yè)指導中心備案。

　　第三章 畢業(yè)生檔案的交接和轉遞

　　第七條 各系應按照學校大學生就業(yè)指導中心的總體部署，將整理好的畢業(yè)生檔案封口后于7月初送交大學生就業(yè)指導中心，并附《檔案交接表》（一式兩份），有特殊情況的檔案應另附說明材料。

　　第八條 大學生就業(yè)指導中心檔案管理人員接收各學院畢業(yè)生檔案時，應對所送檔案認真核查，經確認無誤后，交接雙方在《檔案交接表》上簽字，并將《檔案交接表》存檔造冊備查。

　　第九條 大學生就業(yè)指導中心檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理，在規(guī)定時間內將畢業(yè)生檔案轉遞至畢業(yè)生派遣單位；特殊情況如畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門專人索取、畢業(yè)生升學等，在查驗單位調檔信函及來人證件后，方可辦理檔案轉遞手續(xù)。

　　第十條 畢業(yè)生檔案轉遞情況，大學生就業(yè)指導中心檔案管理人員應填寫《畢業(yè)生檔案調出登記表》，要將存根和有收件人簽字的《畢業(yè)生檔案調出登記表》分類存檔，以備核查。

　　第四章 畢業(yè)生檔案的管理

　　第十一條 暫時保存在學校的畢業(yè)生檔案由大學生就業(yè)指導中心指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業(yè)生檔案室，配備專用的檔案柜。

　　第十二條 檔案室及檔案柜要整潔衛(wèi)生，并具有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

　　第十三條 檔案室嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。

　　第十四條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向處領導匯報，查明原因，及時處理。

　　第五章 畢業(yè)生檔案的利用

　　第十五條 畢業(yè)生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。

　　第十六條 如用人單位需調閱畢業(yè)生檔案，須持單位介紹信，經大學生就業(yè)指導中心負責人同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調閱。

　　第十七條 畢業(yè)生檔案集中轉遞結束后，大學生就業(yè)指導中心應將轉遞信息及時上網。每年8月15日以后，畢業(yè)生可登錄學校就業(yè)信息網或電話查詢檔案去向及轉遞時間等信息。年底前，畢業(yè)生務必到檔案接收單位查詢接收情況，如有問題及時與學校聯(lián)系。

　　第六章 附 則

　　第十八條 本辦法由大學生就業(yè)指導中心負責解釋。

　　第十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。

檔案管理制度10

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。

　　三、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、企業(yè)管理、經營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務活動中收到的.文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　6、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監(jiān)督下統(tǒng)一在檔案室進行電子檔案備份。

　　四、檔案保管制度

　　1、公司綜合部設檔案室，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質檔案相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

　　五、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　六、其他

　　1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。

　　2、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　檔案管理制度第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案管理制度11

　　為提高本校的教學，促進教學質量的不斷提高，特制定以教學為主要內容的《教學檔案》管理工作規(guī)章制度。

　　《教學檔案》材料歸檔范圍及職責。

　　1、校領導每年寫的開學工作計劃和期中期末工作總結報告。

　　2、教研組每年的教學計劃和教學總結。

　　3、班主任每學期的工作計劃和教學總結。

　　4、各教師每學期的工作計劃和教學總結。

　　5、試題、試卷分析包括各年級期中、期末試卷，試卷分析及市統(tǒng)考試題。

　　6、教師聽課記錄、公開課、觀摩課、優(yōu)秀課教案。

　　7、全校各班級學生期中期末成績裝訂成冊。

　　8、校領導、各教師任課班級、任教情況。

　　9、其它有保存參考價值的教學文獻資料。

　　《教學檔案》管理人員工作職責。

　　1、以高度的.革命責任感、真實地客觀地積累整理，保管好教學檔案。

　　2、加強業(yè)務學習，搞好檔案工作，努力提高管理檔案的水平，認真編制檔案、立卷、分類整理歸檔。

　　3、嚴格執(zhí)行《教學檔案》保管查閱制度。即有借閱人員寫借條并詳細填寫姓名或借閱日期，并由主管主任簽字。嚴格執(zhí)行有關保密制度，不外傳的絕不外傳。

　　4、嚴格保管好《教學檔案》的安全。分長期、中期、短期做好保存。

檔案管理制度12

　　一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

　　二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

　　三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

　　四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經批準的，嚴禁提供利用。

　　五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

　　六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的'檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。

　　七、發(fā)現(xiàn)有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

　　八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

　　九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

　　十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。

檔案管理制度13

　　第一章總 則

　　第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

　　第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。

　　第三條貫徹執(zhí)行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負責組織、監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。

　　第四條嚴格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴格執(zhí)行保密制度，同時確保檔案的安全。

　　第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條歸檔范圍

　　(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。

　　(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

　　(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。

　　(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

　　(五)評聘專業(yè)技術職稱工作中形成的有關材料：專業(yè)技術職稱任職資格申報表、聘任專業(yè)技術職務審批表及考核材料等。

　　(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　　(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。

　　(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：

　　1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。

　　2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。

　　3、加入民主黨派的有關材料。

　　(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：

　　勞動模范、先進工作者、優(yōu)秀黨務工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　(十)紀律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的.意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。

　　(十一)任免、調動、軍隊干部轉業(yè)安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。

　　(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

　　(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。

　　(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。

　　(十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

　　(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。

　　(十七)其它起重要依據作用的材料。

　　第六條收集方法

　　(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。

　　(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。

　　(四)人力資源部要嚴格執(zhí)行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規(guī)定，主動和有關部門協(xié)調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

檔案管理制度14

　　為了使教師業(yè)務檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：

　　１、由教務科指定專人進行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。

　　２、各科室進行編號登記，每學期核對一次，發(fā)現(xiàn)問題應及時糾正，對增員缺檔的教師即時建檔。

　　３、教師業(yè)務檔案的封皮、目錄、規(guī)格、樣式力求統(tǒng)一。

　　４、查閱教師業(yè)務檔案應事先辦理審批手續(xù)，經業(yè)務校長同意，方可查閱。

　　５、根據查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。

　　６、教師業(yè)務檔案一般不外借，在特殊情況下，經業(yè)務校長批準方可借用，但必須嚴格履行登記手續(xù)，并按時歸還。

　　７、查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違者視情節(jié)輕重，嚴肅處理。

　　８、教師業(yè)務檔案管理工作，在學校黨委、校長的.直接領導下進行，由業(yè)務校長負責并指定專人管理，同時，與人保科搞好協(xié)調工作。

檔案管理制度15

　　一、工作人員管理制度

　　1、本室工作人員實行值班簽到制，值班當天必須本人在簽到記錄上注明到崗時間。

　　2、工作期間應在工作日志上填寫自己當天在崗工作情況及完成情況。

　　3、工作人員的年度考核和校工作考核同步進行。簽到記錄和工作日志將作為考核的重要依據。

　　4、工作人員或學生應認真填寫實驗情況登記表。

　　二、設備管理制度

　　1、值班人員應密切注意設備運行情況。若發(fā)現(xiàn)設備有故障，如果是軟故障，值班人員應自己解決，并把解決情況填入工作日志；如果是硬故障，應在維修記錄上填寫設備的設備名稱、設備號、所在位置、故障現(xiàn)象、故障日期等欄目。如發(fā)生重大故障，應立即報實驗室主任進行處理。

　　2、維修人員在維修設備時，應在維修記錄上填寫維修日期、故障原因、故障排除情況及所需元器件等詳細情況。

　　3、維修所需元件采取以舊換新制度，維修人員需用損壞的舊元件到儀器室管理員處領取新元件。超過百元以上的.器件，還必須經實驗辦公室室主任批準。

　　4、設備管理員平時要認真對設備帳進行整理記錄。并負責機房低值易耗及低值耐用品的管理登記工作。

　　5、值班人員應認真填寫安全檢查記錄。

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