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公司文檔管理流程
在公司的管理中，檔案管理也是一項非常重要的一部分，那么公司文檔管理流程是怎么樣的呢？那就繼續(xù)往下看看吧。
公司文檔管理流程
第一條 管理部門
1.公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。
2.文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。
第二條 文件點收
文件結案移送歸檔時，依如下原則點收:
1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
2.文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。
3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
4.與本案無關的.文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
第三條 文件整理
點收文件后，應依下列方式整理:
1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類
1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。
4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。
5.檔號之表示方式如下 A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2
為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號
1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定
1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂
者則填寫于右上角。
第七條 歸檔與檔案清理
1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。
2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條 保存期限
文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。
2.10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。
3.5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。
4.1年保存:結案后無長期保存必要者。
5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條 檔卷清理
1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。
2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯
上注明部分銷毀之日期。
第十條 調卷程序
1.各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管核準后持向管檔人員調閱。
2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。
3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。
4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條 調卷管理
1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。
2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。
3.調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。
4.調閱案件限與經辦業(yè)務有關者，如調閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
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