鄉文件管理過程中出現的問題

　　文件處置的實踐中，近年來。發現文件操持、傳送、管理等環節均存在一些問題。根據《中國共產黨機關公文處置條例》省黨的機關公文處置細則》等文件處置要求，針對文件操持、傳送、管理過程中存在這些問題，結合工作實際，進行了有益探索。

　　一、文件辦理、傳遞、管理中存在的問題及原因

　　（一）調整領導小組成員一類文件查閱不便和下發過多。為減少“調整領導小組成員”文件的發文數量，我們曾參照上級的作法，將文件中“領導小組成員”均以具體職務替代姓名，或在行文的正文最后一自然段寫明：“今后，領導小組成員如有工作異動，由相應人員自然遞補……”實施一段時間以后，基層單位經常反映，因為有的文件跨度有幾年，查找某一領導小組成員名單時很不方便。同時，因職位變化頻繁，相應領導小組成員則需作相應調整，辦文單位每呈報一個都須按要求予以行文，既增加了辦文數量，也增加了文件發送成本。

　　（二）文件發放渠道不暢通。區縣一級文件發送一般都是依靠會議發放，通過參會人員將文件下發到受文單位，而很少通過郵寄或專送的形式。主要原因是，基層郵送郵件的時間長、成本高，一年需要文件郵遞費用3.6萬元左右；專送雖然時間短，但成本更高。采用會議發放的方式，大大節約了文件發放的成本，但容易出現文件丟失或發送不到位的現象，影響公文效應。

　　（三）機要文件傳閱管理難。區縣一級辦公室一般人手不多，每個科組室只有2人，機要文件的傳閱只是秘書組的工作職責之一。以前機要文件的傳閱，尤其是密級文件的傳閱，為避免失泄密事件的發生，工作人員一般會有意識地縮小傳閱范圍，或者一人直送區級領導，來回幾十趟，工作效率很低。

　　二、創新文件處理的思考與建議

　　針對文件辦理、傳遞、管理中存在的具體問題，我們按照既符合《中國共產黨機關公文處理條例》、《省黨的機關公文處理細則》精神，又結合工作實際的要求，積極思考和嘗試了文件處理的新辦法。

　　（一）集中辦理調整各類領導小組成員的文件。集中辦理調整各類領導小組成員的文件主要是為今后方便文件查閱，減少發文數量，節約工作成本，提高辦文效率。我們主要從三個方面著手，第一、凡需以區一級名義對全區各類領導小組成員進行調整的文件，我們規定每年三次集中辦理，統一行文，其它時段一般不予受理。第二、因工作需要，確需調整相關領導小組成員，辦文單位要及時擬稿，提供相關背景資料，并按程序送本單位領導審閱，然后按照集中辦理的時間要求交區委辦公室統一辦理。第三、因特殊情況，需在集中辦理的時間之外辦理這類文件的，其部門單位主要負責人須事前向區委辦公室分管辦文工作的副主任報告，經區委辦公室主任同意后，方可辦理。這樣一來，我們辦文數量銳減，除集中辦理的3個調整各類領導小組成員的文件外，特殊需要辦理的文件最多不超過5個。同時，也滿足了基層方便查閱的要求。

　　（二）進一步規范文件發送渠道。文件發送是否到位，關系到區縣市委工作部署是否順利傳達貫徹落實的關鍵一步，如何既節約發送成本，又保證發送到位，我們結合區情實際，創造性地開展了工作，進一步規范了文件發送渠道。一是對區委機關大院內各單位下發的一般時效性非涉密文件，仍然投放到區機關事務管理局收發室，院內各單位及時查收。二是在區委機關大院收發室專制了兩個文件發放柜，為院外的幾十個單位（包括鄉鎮、街道，龍嶺工業園，區直及中央、省、市駐區各單位）各設一個專門抽屜，配備專門鑰匙，對下發的一般時效非涉密文件都發放到文件柜中，各單位每周至少領取一次（目前，鄉鎮、街道的黨政辦主任一般都住在城區）。三是對各單位下發的緊急文件采用“發電”文頭形式，通過傳真下發到區委機關院外的受文單位。對各單位下發的密級文件，將通過其它途徑發放。四是進一步明確受文單位收文管理工作由單位辦公室承擔，辦公室主任為第一責任人。各收文單位辦公室指定一名機要秘書，具體負責上級文件的接收、傳閱和管理。收文管理過程中，因單位自身原因，未按照規定時間及時收取文件致使工作貽誤的，將根據有關規定追究相關責任人的責任。

　　（三）嚴格機要文件的傳閱管理。針對辦公室人手不夠的問題，我們改變過去單靠秘書組人員的做法，通過兩種途徑呈送，一種途徑為分送區委辦、區人大辦、區政府辦、區政協辦（以下簡稱“四辦”）專門收文工作人員，分別呈送處級領導傳閱；另一種途徑為通過“四辦”每季度召開處級離退休老同志會議，由“四辦”組織傳達學習機要文件精神。同時，從兩個方面嚴格加強對密級文件的傳閱管理，確保密級文件不失泄密，按要求傳閱到位。一方面由區委保密局確定“四辦”和區委部辦委為保密要害部門，明確保密要害部門工作人員，保密要害部門及其工作人員分別與保密局簽訂保密承諾書，切實加強監督管理；另一方面，“四辦”及區委部辦委收文人員到區委辦領取呈送處級領導傳閱的密級文件，必須填寫密件簽收單，以此強化收文人員責任，防止失泄密事故發生。對于具體傳閱過程中的問題，我們制定了《區級領導閱讀文件辦理工作規程》，嚴格按規程操作。如在密級文件上方加蓋“嚴禁復印”字樣，送閱文件不橫傳，絕密文件到區委閱文室閱讀等。

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