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公司檔案管理制度

時(shí)間：2024-10-31 10:26:46 制度我要投稿

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公司檔案管理制度

　　隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，制度起到的作用越來越大，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1

客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的'日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

公司檔案管理制度2

　　1、文件檔案的管理:

　　1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

　　1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

　　1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

　　1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長(zhǎng)審批。

　　1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、電子文檔的管理:

　　2.1收集、積累要求:

　　■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

　　■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

　　■在'無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

　　■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

　　■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　　■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　　■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮

　　方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

　　■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

　　■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

　　■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

　　2.2收集、積累方法:

　　■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

　　2.3歸檔要求:

　　■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

　　■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

　　■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

　　■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長(zhǎng)期保存的'電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。

　　3、聲像檔案的管理:

　　3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

　　3.2文字說明的編寫要求:

　　■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。

　　■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。

　　3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。

　　3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。

　　3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。

公司檔案管理制度3

　　為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。

　　一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法

　　1、會(huì)計(jì)憑證：每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè)，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào)，再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。

　　2、會(huì)計(jì)報(bào)表：每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：?jiǎn)挝幻Q、單位地址，財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　3、會(huì)計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的.會(huì)計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊(cè)，標(biāo)明帳戶名稱、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽，將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。

　　4、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時(shí)間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào)，便于查閱。

　　二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法

　　借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處；審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù)；外調(diào)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時(shí)催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。

　　三、會(huì)計(jì)檔案保管期限

　　1、會(huì)計(jì)憑證：

　　①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年；

　　②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年；

　　2、會(huì)計(jì)帳簿：

　　①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；

　　②明細(xì)帳保管期限為15年；

　　③總帳保管期限為15年；

　　④輔助帳簿保管期限為15年；

　　⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。

　　3、會(huì)計(jì)報(bào)表：

　　①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年；

　　②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。

　　4、其他：

　　①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年

　　②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久

　　③會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期為永久

　　④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年

　　四、會(huì)計(jì)檔案銷毀

　　根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限，銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。

公司檔案管理制度4

　　為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎(jiǎng)勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎(jiǎng)懲制度:

　　一、獎(jiǎng)勵(lì)

　　(一)獎(jiǎng)勵(lì)種類

　　1、頒發(fā)獎(jiǎng)狀;

　　2、通報(bào)表揚(yáng):

　　3、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);

　　4、晉升工資或晉級(jí);

　　5、發(fā)放獎(jiǎng)金。

　　(二)獎(jiǎng)勵(lì)條件

　　1、對(duì)改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;

　　2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表揚(yáng)者;

　　3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;

　　4、在各類報(bào)紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會(huì)發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;

　　5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時(shí)采取措施,防止重大事故發(fā)生者;

　　6、控制開支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績(jī)者;

　　7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;

　　8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;

　　9、拾金(物)不昧,主動(dòng)上交者;

　　10、敬業(yè)愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。

　　(三)獎(jiǎng)勵(lì)程序

　　凡符合獎(jiǎng)勵(lì)條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報(bào)告并填寫?yīng)剟?lì)建議書呈報(bào)人力資源部,由人力資源部核實(shí)無誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

　　二、處分

　　(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:

　　1、不按公司規(guī)定著裝;

　　2、儀表、儀容不整;

　　3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;

　　4、不使用本崗位禮貌用語;

　　5、不認(rèn)真填寫交接班記錄;

　　6、當(dāng)班時(shí)間吃東西、收聽廣播、看報(bào)紙;

　　7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;

　　8、在當(dāng)值崗位上吸煙;

　　9、丟失公司財(cái)物;

　　10、私自使用公司打長(zhǎng)途電話;

　　11、無特殊原因不按時(shí)完成上級(jí)交辦任務(wù);

　　12、工作時(shí)間接待私人來訪;

　　13、工作散漫,粗心大意;

　　14、無幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動(dòng);

　　15、一月內(nèi)無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。

　　(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:

　　1、委托他人或代他人打鐘卡;

　　2、當(dāng)班時(shí)間睡覺;

　　3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);

　　4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時(shí),與用戶爭(zhēng)辨、吵鬧;

　　5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動(dòng);

　　6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;

　　7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報(bào)假學(xué)歷;

　　8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;

　　9、故意損壞公司或業(yè)主財(cái)物;

　　10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場(chǎng)合頂撞領(lǐng)導(dǎo);

　　11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;

　　12、工作時(shí)間消極怠工;

　　13、曠工一天。

　　(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:

　　1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;

　　2、組織及煽動(dòng)罷工、聚眾鬧事;

　　3、工作時(shí)間酗酒、賭博、打架;

　　4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;

　　5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計(jì)被用戶有效投訴達(dá)3次以上;

　　6、偷竊公司或用戶財(cái)物;

　　7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;

　　8、惡意破壞公物或他人財(cái)物,造成公司或他人重大損失;

　　9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;

　　10、不服從正常工作調(diào)動(dòng);

　　11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;

　　12、受到國(guó)家法律及治安條例處罰;

　　13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國(guó)家法律行為。

　　三、處罰種類及執(zhí)行方式

　　1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發(fā)并報(bào)人事資源部審核備案;

　　2、書面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;

　　3、最后書面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;

　　4、降級(jí)、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書面警告外,還可以給予降級(jí)、撤職、罰款處分;

　　5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權(quán)給予辭退或開除處理,公司也有權(quán)對(duì)重復(fù)觸犯乙類過失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個(gè)月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);

　　6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對(duì)違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書'

　　四、處罰程序

　　1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門填寫《員工違紀(jì)警告書》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見,經(jīng)見證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;

　　2、普通員工的`違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報(bào)部門;

　　3、領(lǐng)班級(jí)以下的員工違紀(jì)處罰,由部門主任、經(jīng)理審批;

　　4、主管級(jí)以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

　　五、處罰的取消

　　員工從收到:'警告通知書'后,如能認(rèn)真改過,積極工作,連續(xù)兩次考評(píng)為'優(yōu)',或因工作成績(jī)突出受到公司的通報(bào)表揚(yáng),經(jīng)所在部門主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。

　　六、申訴

　　員工若對(duì)所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會(huì)申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對(duì)員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。

公司檔案管理制度5

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

　　7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機(jī)關(guān)檔案室移交。

　　三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

　　四、凡本單位參加外出學(xué)習(xí)、考察、參加各種會(huì)議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進(jìn)行歸檔文件整理。

　　五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

　　六、機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機(jī)關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

　　七、機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門應(yīng)把會(huì)議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機(jī)關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。

　　國(guó)土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

　　為了做好國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

　　1、凡是在國(guó)土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

　　2、要保證歸檔材料齊全完整，堅(jiān)持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。

　　3、國(guó)土資源專業(yè)檔案的立卷，以國(guó)土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項(xiàng)目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

　　4、卷內(nèi)材料要準(zhǔn)確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

　　6、編頁號(hào)。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號(hào)，不能有誤和遺漏。

　　7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　8、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

　　9、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的.各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進(jìn)行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問題、保管期限

　　6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項(xiàng),填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

　　會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度

　　會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的組成部分，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　1、機(jī)關(guān)會(huì)議檔案的整理原則是：財(cái)務(wù)部門每年形成的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊(cè)，整理立卷。

　　2、機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)內(nèi)其職能活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)帳單、工資表等有關(guān)會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

　　3、整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)鑒于過去沒有在報(bào)表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計(jì)檔號(hào)的，在整理時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上，檔號(hào)主要包括機(jī)關(guān)名、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、盒號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。

　　4、對(duì)于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)修補(bǔ)和裝訂，使其達(dá)到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

　　5、會(huì)計(jì)檔案案卷的編號(hào)，應(yīng)以每一本報(bào)表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號(hào)。

　　6、會(huì)計(jì)檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中的報(bào)表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。

　　7、擬制案卷標(biāo)題，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案每卷的具體內(nèi)容進(jìn)行批制,使其能完整、準(zhǔn)確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

　　8、編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間是當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后,可在財(cái)務(wù)科保管二年期滿后，由會(huì)計(jì)部門編制案卷目錄及清冊(cè)，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

　　聲像檔案立卷歸檔制度

　　聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時(shí)間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)后方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、如查閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的須經(jīng)主管jU長(zhǎng)批準(zhǔn)。

　　6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

　　7、查人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫利用效果，并簽名確認(rèn)。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應(yīng)及時(shí)整理。

公司檔案管理制度6

　　一、目的

　　加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

　　2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責(zé)

　　1、行政部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的`日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

　　2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　5、各公司總監(jiān)/副總

　　1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　　⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　　⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

　　⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

　　⒁各種實(shí)物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

　　⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　　⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

　　c)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結(jié)論在前，依據(jù)在后。

　　d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號(hào)

　　a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

公司檔案管理制度7

　　聲像資料是國(guó)家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機(jī)關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì)議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號(hào)碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴(yán)格履行查（借）閱登記手續(xù)，注明查（借）閱目的，用后及時(shí)反響利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對(duì)前方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、如查（借）閱秘密、機(jī)密的檔案，須請(qǐng)示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準(zhǔn)；查閱黨委會(huì)議記錄、班子會(huì)議記錄的'須經(jīng)主管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。

　　6、對(duì)借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴(yán)格保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，對(duì)將檔案喪失者視情節(jié)輕重給予處分。

　　7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)展利用效果的收集工作，對(duì)不能當(dāng)場(chǎng)表達(dá)的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請(qǐng)利用者當(dāng)場(chǎng)填寫利用效果，并簽名確認(rèn)。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)。

公司檔案管理制度8

　　一、總則

　　（一）為了規(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控，維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性，根據(jù)國(guó)家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度，結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。

　　（二）本制度適用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。

　　二、檔案管理人員工作職責(zé)

　　（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；

　　（二）集團(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé)：

　　1 .嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》和保密制度，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容，做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；

　　2 .根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況，完善各項(xiàng)必要的規(guī)章制度，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事;

　　3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱等的變動(dòng)情況，為有關(guān)部門提供人事檔案信息；

　　4 .積極主動(dòng)地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的'新情況、新問題，并定5期向部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示報(bào)告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　（三）未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。

　　三、紙質(zhì)資料管理

　　（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對(duì)資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。

　　（二）整理

　　1 .人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎(chǔ)檔案資料、

　　輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎(chǔ)檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。

　　（1）基礎(chǔ)檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；

　　員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎(jiǎng)證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、試用期員工轉(zhuǎn)正定級(jí)考核表、每年度工作總結(jié)等；

　　（2）輔助檔案資料

　　①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會(huì)根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。

　　②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）

　　③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓(xùn)學(xué)習(xí)）總結(jié)資料、任免類文件、調(diào)動(dòng)交接資料共四類；

　　④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動(dòng)合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類。

　　（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時(shí)需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

　　四、檔案組卷、存放規(guī)定

　　1.設(shè)立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統(tǒng)，重要檔案要專柜存放。

　　2 .以部門為單位，分類設(shè)置基礎(chǔ)檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對(duì)應(yīng)存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時(shí)可統(tǒng)一使用（長(zhǎng)（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲(chǔ)檔案。

　　3 .檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號(hào)。

　　4 .檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。

　　5.歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫。

　　五、電子檔案管理

　　電子檔案管理對(duì)應(yīng)于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設(shè)立人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續(xù)的查閱與調(diào)取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；

　　1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員）當(dāng)天及時(shí)對(duì)其所有相關(guān)個(gè)人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內(nèi)全部錄入公司人事管理系統(tǒng)。

　　2 .電子信息更新：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需及時(shí)對(duì)其電子信息進(jìn)行更新。

　　六、監(jiān)督與處罰

　　對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的，由綜合辦公室會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理：

　　1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；

　　2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；

　　3、利用職務(wù)便利調(diào)取檔案資料謀取私利的。對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)的輕重，給予批評(píng)教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責(zé)任。

　　本制度自頒發(fā)之日起生效。

公司檔案管理制度9

　　第一條范圍及職責(zé)

　　1、公司的各類規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、員工工資資料、經(jīng)營(yíng)狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價(jià)值的文件,均列入檔案管理范圍。

　　2、各部門需存檔的資料:

　　2.1 財(cái)務(wù)部:各類財(cái)務(wù)報(bào)表、記帳憑證、帳冊(cè)、部門崗位職責(zé)等;

　　2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

　　2.3 策劃部:各類營(yíng)銷活動(dòng)方案、策劃思路、平面設(shè)計(jì)廣告、相關(guān)媒體資料;

　　2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計(jì)方案等;

　　2.5 商場(chǎng)

　　2.6 招商部:

　　2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。

　　3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。

　　4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時(shí)抽查。

　　5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報(bào)人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報(bào)表上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),對(duì)于公司各部門重要機(jī)密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。

　　第二條借閱

　　1、公司各部門主管級(jí)以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。

　　2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級(jí)員工需借閱公司檔案、資料,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。

　　3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4、檔案借閱人須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。

　　第三條銷毀

　　1、任何部門、個(gè)人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

　　2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級(jí)的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的'檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對(duì)所銷文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

　　第四條其它

　　1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。

公司檔案管理制度10

　　河套水務(wù)集團(tuán)公司檔案管理制度(暫行)機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。為了對(duì)集團(tuán)公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進(jìn)行科學(xué)保存和管理，以便于在工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用和記查作用，根據(jù)目前集團(tuán)公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作。

　　一、公司檔案管理的基本原則

　　集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時(shí)利用，維護(hù)檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　二、公司檔案的歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)談紀(jì)要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目申報(bào)資料、工程技術(shù)資料等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司檔案管理責(zé)任

　　集團(tuán)公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(兼)職管理員,要明確具體責(zé)任人。管理員職責(zé)：

　　1、要維護(hù)好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;

　　2、要負(fù)責(zé)及時(shí)整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊(cè)，要有明確對(duì)應(yīng)的目錄，以便于工作需要時(shí)索引查找;

　　3、檔案管理員要有良好的保密習(xí)慣，借閱資料要有翔實(shí)記錄手冊(cè)并負(fù)責(zé)收回;

　　4、要樹立高度的法制意識(shí)和觀念。

　　四、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實(shí)行“平時(shí)歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時(shí)收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的.原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。

　　3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

　　4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。

　　五、檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人辦理檔案借閱申請(qǐng)，并送分管副總經(jīng)理核批。

　　3、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　六、檔案管理工作檢查與考核

　　集團(tuán)公司在半年和年底對(duì)各部門和所屬單位檔案工作進(jìn)行考核，具體要求如下：

　　1、沒有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;

　　2、沒有按月、按年并分類整理成冊(cè)的檔案資料，扣0.5分;

　　3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項(xiàng)扣0.5分;

　　4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;

　　5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴(yán)重，扣0.5分

　　七、檔案的銷毀

　　1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、檔案保存到期時(shí)，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請(qǐng)，交部門負(fù)責(zé)人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀申請(qǐng)和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

公司檔案管理制度11

　　公司檔案管理制度

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

　　2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

　　3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

　　4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　歸檔制度

　　1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。

　　6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。

　　7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

　　8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

　　檔案保管制度

　　1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的.專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

公司檔案管理制度12

　　近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制

　　加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的'訂購、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。

　　二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范

　　完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。

　　工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的保障。

　　檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對(duì)檔案技術(shù)問題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。

　　四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序

　　公司在工程建設(shè)過程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)。竣工資料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見，財(cái)務(wù)部門看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。

　　由此可見，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來咨詢、來學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

公司檔案管理制度13

　　為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的準(zhǔn)確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

　　1、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）：是指各部門、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲(chǔ)存的信息。

　　3、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合管理工作，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號(hào)和備案工作。

　　4、各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。

　　5、各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類記錄。

　　6、各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。

　　7、安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動(dòng)記錄。

　　8、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

　　9、安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。

　　10、與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

　　11、上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等。

　　12、安全管理人員花名冊(cè)、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊(cè)安全工程師等相關(guān)資格證書）。

　　13、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

　　14、安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。

　　15、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺(tái)賬包括以下方面內(nèi)容：

　　16、安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí)、活動(dòng)資料；

　　17、危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、資格證書；

　　18、根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時(shí)組織的各類會(huì)議，包括傳達(dá)貫徹上級(jí)文件，收看收聽電視電話會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要等；

　　19、重大危險(xiǎn)源的檢測(cè)、評(píng)估、監(jiān)控報(bào)告或記錄；

　　20、針對(duì)重大危險(xiǎn)源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；

　　21、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；

　　22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；

　　23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件；

　　24、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案，個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；

　　25、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

　　26、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

　　27、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；

　　28、外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄；

　　29、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　30、專項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表；

　　33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點(diǎn)、影響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí)、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥⿲?duì)重大事故隱患治理情況的'評(píng)估報(bào)告；

　　34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。

　　35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

　　36、按事故處理“四不放過”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。

　　37、安全工作費(fèi)用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

　　38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》規(guī)定的其它臺(tái)賬。

　　39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺(tái)賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

　　40、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完備；

　　41、各項(xiàng)目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、收集和整理；

　　42、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）應(yīng)分類存檔，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）裝訂成冊(cè)；

　　43、檔案（臺(tái)賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（20xx年修正）的相關(guān)要求。

　　44、各部門、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　45、記錄的填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)說明理由，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；

　　46、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　47、記錄填寫應(yīng)與運(yùn)行活動(dòng)同步進(jìn)行，不得后補(bǔ)或編造。

　　48、各部門負(fù)責(zé)本部門的運(yùn)行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。

　　49、記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。

　　50、各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。

　　51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請(qǐng)單》，交部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門標(biāo)記過期或執(zhí)行銷毀。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項(xiàng)目、方式、數(shù)量等信息。

　　52、對(duì)于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn)。

　　53、各部門、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標(biāo)識(shí)，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng)。

　　54、記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　55、文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　56、公司安委辦對(duì)各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢查時(shí)間為每年度至少一次。

　　57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺(tái)賬、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。

公司檔案管理制度14

公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的.會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。

公司檔案管理制度15

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。

　　4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。

　　（2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　　（6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。

　　四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的.文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、題名日期、頁號(hào)等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。

　　2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。

　　4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作的檢查。

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