物業公司采購管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。到底應如何擬定制度呢？以下是小編為大家收集的物業公司采購管理制度，希望對大家有所幫助。

物業公司采購管理制度1

　　1.0目的

　　保證供方提供的物資和服務符合組織要求達到的規定標準,對產品服務的最終實現提供優質保障;

　　2.0適用范圍

　　適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務的管理;

　　3.0職責

　　3.1管理部根據實際情況,選擇物資供應商和供方,并進行供方評審確定物資供應商和供方名單;

　　3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的采購,管理部負責其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;

　　3.3各相關責任部門負責物業管理過程供方提供服務的控制;

　　3.4各倉庫由各部門(管理處)負責管理,倉管員負責各類已采購物資的質量、數量、驗收及采購物資的保存;

　　3.5總經理負責審批《物資采購計劃單》;

　　4.0程序

　　4.1供方評審

　　4.1.1相關專業人員配合管理部選擇物資供應商或服務供方,選擇依據包括但不限于:

　　a)公司現狀及發展目標;

　　b)供方基本情況,例如服務態度、營業執照及地理位置等,服務供方還應考察人員基本素質及服務水平是否能達到公司要求;

　　4.1.2管理部組織人員進行供方評審,評審內容包括但不限于:

　　a)營業執照和產品經營資格證書或執業資質證書;

　　b)顧客滿意率及行業中的聲譽和口碑;

　　c)有人員和設備能保證及時提供配件和售后服務,從業人員的持證上崗率合格;

　　d)評審時的.物資樣品質量達到100%,現場操作人員服務質量達到100%的合格;

　　e)在保證質量的前提下考慮價格;

　　f)評審完畢,管理部填寫《供方評審報告》;

　　4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記,合格服務供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經理審批;

　　4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進行復評,填寫《物資供應商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續提供合格產品的能力,復評不合格者,應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。

　　4.2各部門、小區與合格的服務供方簽訂服務分包合同時在合同中應明確:

　　a)提供服務的范圍、期限、質量要求;

　　b)公司對供方所提供服務的監督方法和供方的保證措施;

　　c)雙方的權利和義務;

　　d)違約責任,賠償等事項;

　　4.3當合格物資供應商和供方在提供產品或服務中出現問題時,各責任部門應會同采購人員采取以下措施,以保證產品、服務符合要求:

　　a)與供應商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現不合格產品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。

　　b)嚴密采購的驗證或檢驗過程,嚴格監控供方提供服務的過程。

　　c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務,并從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產品實現。

　　4.4采購

　　4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;

　　4.4.2綜合辦根據各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,

　　《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應包括:采購物資的名稱、型號、規格、數量及所購物資的質量等級和要求;

　　4.4.3采購人員根據《物資采購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應商中選購時,采購人員應上報綜合辦經理,由綜合辦經理組織人員重新選擇物資供應商進行臨時評審,臨時評審準則根據實際情況而定,至少應包括供方評審內容中的a、d'項;

　　4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領取本月所需物資,如遇突發事件需另外購買時,部門(管理處)負責人可決定臨時購買,但應向綜合辦經理說明,各小區管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;

　　4.4.5服務供方項目應由相關部門根據顧客要求進行評審,并填寫《服務分包申請計劃》、《服務分包申請計劃單》包括:服務項目范圍、質量要求、期限等,經授權人審批后報管理部。

　　4.4.6綜合辦根據《服務分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。

　　4.5物資的驗證與接收。

　　4.5.1所有采購的物資,由有關采購部門或申購部門根據具體產品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產品進行驗證,并記錄驗證結果,及時通知倉管員進行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規程》進行驗收。

　　4.5.2如果有必要在供方現場檢驗時,應檢驗合格后進行記錄才給予放行。

　　4.5.3對于服務分包項目應由分管部門在服務過程中對其服務質量進行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務項目如:外墻清洗,管理處必須加強過程的連續監控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關規定和合同的要求。

物業公司采購管理制度2

　　1.引言

　　本采購管理制度的目的是確保物業公司在采購過程中遵守法律法規，保證公平、透明的采購環境，提高采購效率，降低采購成本。本制度適用于物業公司內所有采購活動，包括物資采購、設備采購、工程采購等。

　　2.采購政策與目標

　　2.1 物業公司的采購政策是公開、公平、公正的原則。

　　2.2 采購目標是通過有效的供應商管理和采購流程管理，實現采購的高質量、高效率和低成本。

　　3.采購組織與職責

　　3.1 確立采購領導小組，負責制定和監督采購政策、制度和流程。

　　3.2 設立采購部門，負責具體采購活動的執行、管理和監督。

　　3.3 確定采購員的職責，包括采購計劃、采購準備、供應商篩選、采購合同簽訂等。

　　4.采購流程

　　4.1 采購需求發布：根據業務部門需求，編制采購需求計劃，并發布采購需求公告。

　　4.2 供應商篩選：采用公開招標、邀請招標或詢價等方式進行供應商篩選，并組織供應商評審。

　　4.3 投標評審：對符合要求的供應商進行投標評審，根據評審結果確定中標供應商。

　　4.4 合同簽訂：與中標供應商簽訂合同，明確采購的內容、價格、交付周期等相關條款。

　　4.5 供應商管理：建立供應商評價制度，定期對供應商進行評價，根據評價結果決定是否繼續合作。

　　4.6 采購執行：監督采購過程中的交付、支付等環節，確保采購過程的完整性和合規性。

　　4.7 采購結算：根據合同約定，及時結算采購款項，并保留相關憑證和文件。

　　5.采購合同管理

　　5.1 建立采購合同檔案，包括合同備案、合同變更、合同履行、合同結算等各個環節的文件和憑證。

　　5.2 對采購合同進行審查，確保合同的合法性和有效性。

　　5.3 監督合同履行情況，及時處理合同履行中的問題。

　　5.4 完成合同結算工作，確保采購款項的及時支付和憑證的妥善保管。

　　6.供應商管理

　　供應商管理是物業公司采購管理中的一個重要環節，其目的是建立和維護長期合作的供應商關系，以確保物業公司獲得高質量、可靠且具有競爭力的供應商資源。

　　6.1供應商評選和篩選

　　6.1.1制定供應商評價指標體系，包括供應商的信譽度、產品質量、交貨準時性、客戶反饋等方面。

　　6.1.2 建立供應商數據庫，實時更新和搜集供應商的相關信息。

　　6.1.3 根據需求，發布供應商招標公告或發出邀請函。

　　6.1.4 對報名的供應商進行評審，確定符合要求的供應商候選名單。

　　6.2供應商評估和選擇

　　6.2.1 進行供應商現場考察，了解其生產能力、品質控制、設備水平等情況。

　　6.2.2 對供應商進行評估，根據評估結果確定中選供應商。

　　6.2.3 與中選供應商進行談判，確定合作細節和合同條款。

　　6.2.4 簽訂供應商協議或合同，明確雙方權責和合作方式。

　　6.3供應商績效評估與管理

　　6.3.1 建立供應商績效評估體系，包括對供應商交貨準時性、產品質量、售后服務等方面進行評估。

　　6.3.2 定期對供應商進行績效評估，與供應商進行溝通和反饋。

　　6.3.3 根據評估結果，對績效不合格的供應商采取相應的處理措施，包括警告、限制采購、解除合作等。

　　6.4供應商合作與發展

　　6.4.1 建立供應商信息管理系統，全面了解供應商的'變動情況和發展動態。

　　6.4.2 與供應商建立積極的合作關系，加強溝通與協作。

　　6.4.3 定期舉辦供應商會議，分享公司需求和采購計劃，共同探討解決方案。

　　6.4.4 鼓勵供應商不斷創新和提升，支持其技術改進和產品升級。

　　6.5供應商退出管理

　　6.5.1 對于長期合作的供應商，應提前進行退出溝通和準備工作。

　　6.5.2 建立退出管理制度，確保供應商退出過程的順利進行。

　　6.5.3 在供應商退出后，及時尋找替代供應商，保障采購的連續性。

　　7.質量的把控

　　質量把控是物業公司采購管理中的重要環節，確保所采購的物品和服務符合公司的要求和標準。

　　7.1設定明確的采購標準和要求

　　確定所采購物品或服務的技術規格、性能要求、質量標準等，包括產品的外觀、功能、性能、可靠性、耐久性等方面的要求。

　　7.2與供應商建立質量控制機制

　　與供應商合作時，應明確雙方義務和責任，建立質量控制機制，確保供應商能夠滿足公司的質量要求。例如，可以要求供應商提供質量保證書、產品質量檢驗報告等。

　　7.3 內部驗收和抽樣檢驗

　　在收到所采購的物品或服務之后，進行內部驗收和抽樣檢驗，檢查是否符合采購標準和要求。可以制定相應的驗收標準和檢驗方法，確保物品和服務的質量達到預期。

　　7.4建立供應商績效評估體系

　　對供應商的質量績效進行評估，包括交貨準時性、產品質量、售后服務等方面，依據評估結果對供應商進行排名和分類，從而能夠及時發現和處理供應商質量問題。

　　7.5建立質量投訴處理機制

　　建立質量投訴處理流程和機制，對于接收到的質量投訴及時進行處理和調查，并采取相應的糾正措施，以減少類似問題的發生，并提高采購質量。

　　7.6建立反饋機制和持續改進

　　建立與供應商的持續溝通和反饋機制，及時向供應商反饋質量問題，要求供應商采取糾正措施。同時，也要及時總結和分析采購過程中出現的質量問題，并制定相應的改進措施，提高采購質量的穩定性和可靠性。

　　8.采購績效評估

　　8.1 建立采購績效評估指標體系，包括供應商績效、采購效率和采購成本等方面。

　　8.2 定期對采購績效進行評估，并向相關部門和領導小組報告評估結果。

　　8.3 根據評估結果，及時調整采購策略和管理措施，提高采購績效。

　　9.違規處理與監督

　　9.1 建立采購違規處理機制，對采購活動中的違規行為進行嚴肅處理。

　　9.2 加強采購活動的監督和檢查，發現并糾正采購中存在的問題。

　　9.3 設立投訴舉報渠道，接受員工和供應商的舉報，并及時處理。

　　10.培訓與溝通

　　10.1 對采購人員進行培訓，提高其采購知識和技能。

　　10.2 定期召開采購工作會議，交流經驗、解決問題，提升采購效能。

　　10.3 向員工和供應商廣泛宣傳公司的采購政策和制度，增強采購的透明度和可操作性。

　　11.附則

　　11.1 本制度由物業公司領導小組負責解釋和修訂。

　　11.2 本制度自發布之日起生效，廢止之前的任何采購管理制度。

　　11.3 本制度的解釋權歸物業公司所有。

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