當前位置：聚優網>聚優經驗>管理>企業如何有效控制采購成本

企業如何有效控制采購成本

時間：2024-11-01 10:48:38 美云管理我要投稿

相關推薦

企業如何有效控制采購成本

　　隨著企業之間競爭的日益激烈，企業對影響自身發展的環節越來越重視。而成本控制的環節是重中之重，采購成本得到了控制，企業經營的總成本就得到了控制，企業的利潤就得到了保證。下面是小編為大家整理的企業如何有效控制采購成本，歡迎閱讀與收藏。

　　企業如何有效控制采購成本

　　一、有效控制企業采購成本的策略

　　控制采購成本對一個企業的經營業績至關重要。采購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在產品成本的下降、利潤的增加，以及企業競爭力的增強。由于材料成本占生產成本的比例往往達到50%以上，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。但在企業現實采購過程中，由于管理制度不完善，采購人員素質差，使采購成本一直居高不下，加強采購成本的管理和控制.完善采購管理制度，合理運用戰略采購手段是降低采購成本的關鍵。

　　(一)準確編制采購計劃.降低采購風險

　　“好的開始是成功的一半”.采購計劃與預算作為采購管理進行運作的第一步，是啟動整個采購管理進行動作的第一步，是啟動整個采購管理的開關，采購計劃制定得是否合理，是否完善，預算是否準確，是否可靠，直接關系到整個采購動作的成敗。

　　采購計劃是根據市場要求，企業的生產能力和采購環境容量等確定采購的時間、采購的數量以及如何采購的作業。采購計劃和預算的制訂過程本身充滿挑戰，懂得如何制訂一份好的采購計劃和預算是成為優秀采購的第一步。

　　1.認真核實采購數量

　　采購要適量，采購量多.價格就便宜，但不是采購越多越好，資金的周轉率，倉庫儲存的成本都直接影響采購成本。采購部門應首先對每一份請購單審查其請購數量是否在控制限額的范圍內。其次，是檢查使用物品和獲得勞務的部門主管是否在在請購單上簽字同意。

　　對于需大量采購的原材料。零配件等，必須做各種采購數量對成本影響的成本分析。內部控制制度必須對這些成本分析作出強制性的規定.并指定專人成本分析是否實施進行監督。成本分析主要內容是：將各種請購項目進行有效地歸類，然后利用經濟指法測算成本;對請購數量不大或者零星采購的物品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執行。

　　2.準確定位供應商

　　采購部門在正式二進制購貨訂單前，必須向不同的供應商發出購貨單。首先，采購部門在正式二進制購貨訂單前，必須向不同的供應商，索取供應物品的價格，質量指標。折扣和付款條件以及交貨時間等。然后，根據這些資料，選擇最有利于企業生產和成本最低的供應商。同時，采購中還有一個原則就是“適地”原則，即供應商離自己公司越近，運輸費就越低，機動性就越高，協調溝通就越方便，成本自然就低了。

　　3.合理制定采購時間

　　何時發出購貨訂單的控制，主要防止正常的生產線待料停工，嚴重影響產銷的順利進行，采購時間應根據不同的采購方式來決定。在現用現購物料的情況下，須從物料需用日期起，倒算出合理的購備時間，以決定適當的采購時間;

　　在以最佳成本為原則的前題下。采購時聞的長短，須用公式計算出來。在存貨控制的情況下，則按照存量控制的方法來決定采購時間，在定量訂購制下，當某項物料到達訂購點時，即為適當采購時間;在定期訂購制下，每隔一定時期，即進行采購。

　　(二)合理運用戰略采購，指導采購成本控制

　　戰備采購是以最低總成本建立業務供給渠道的過程.是指按照規范的工作程序，通過各部門的相互協作與合作，在保證質量、服務的同時，降低采購的整體成本。它的核心問題就是“整體成本”，另有相關問題是“供應商”和“數據信息”。

　　1.基本出發點——整體成本

　　成本作為單項科目存在時.它的額度越低.企業收益越高，但是企業成本、項目成本，以至專項成本，往往都是多個單項成本科目的總。當單項成本達到最低，單項成本科目的綜合未必也是最低的。在進行采購時必須有總體成本考慮的遠見.必須對整個采購流程中涉及的關鍵成本環節和其他相關的長期潛在成本時行評估，建立“總體擁有成本=價格+使用成本+管理成本”的概念。

　　2.堅實的基礎——數據信息

　　談判中的價格協商并不是單純一味的壓價，而是基于對市場和自身的充分了解和長遠預期的協商。市場信息從何來?長遠與其如何做?就要靠日常成本信息和數據的收集、以往項目的成本分析積累、價格曲線趨勢的判斷，這樣才能掌握談判的主動權，控制整個談判的進程和大局。

　　3.最大資源——供應商

　　(1)擴大供應商選擇范圍，引人更多的競爭者。對同一種材料，應多找幾個供應商.通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使企業在談判中處于有利的地位。

　　(2)通過對供應商所處的行業，供應商的業務戰略、動作、競爭優勢、能力等的充分認識，幫助企業發現機會發送其目前的權力制衡地位，增加自己的議價優勢。

　　從采購本身來講.優化采購流程和方式也非常重要。通過招投標方式引入競爭.科學公正的選擇最符合自身成本和利益需求供應商;通過電子化采購方式降低采購處理費用;通過科學的經濟指計算合理安排采購頻率，批量降低采購費用和倉儲直接，間接成本;以及對供應商提供的服務和原料進行細分，有選擇地購買，以降低整體采購成本。

　　(三)利用采購成本價值分析方法。有效降低材料采購成本

　　降低采購價格是采購工作最具體、最重要的一環，而降低價格來源于生產廠家降低成本。準確把握市場信息。掌握產品價值因素，分析外部環境，是降低采購成本成功的關鍵。

　　1.價值分析

　　價值分析內容包括下列五個方面。

　　(1)效用。不同物資有不同的效用，但也有不少物資在某些方面有同樣的效用。應該追根到要，從經濟效益，可行性等方面進行比較，作為決策的依據。

　　(2)成本。就是對每一種或每一項作業的成本進行分析，目的是確切掌握該種材料或作業成本的變動規律。

　　(3)產品。就是對產品構成的各要素，如產品形狀，用料、尺寸、公差、零件數等進行分析。目的是從中找出降低成本的具體途徑。

　　(4)功能。以零件為對象，以產品功效為目標，對零件進行分析，對每個零件都研究一下可否取消、可否代替、可否合并、可否改變設計、可否采用代用品，以尋找最佳設計。

　　(5)市場。產品沒有銷路、價值就得不到實現，更不能期望獲得利潤。因此，對本廠產品在市場中的地位、本廠產品和其他廠同樣產品的差異及各自的經濟效益、市場變化對該廠產品的影響、供求變化的趨勢、供應廠商的分布、一般物價變動趨勢等，都應加以詳細研究。

　　2.價值工程

　　價值工程是降低成本的最有效的方法的一種。價值工程是在價值分析的基礎上發展起來的。它是以提高產品功能，降低成本為目的的科學管理方面。

　　(1)選定進行價值分析的系列或產品構成。

　　(2)分析產品應達到的性能，并確定其具體要求。

　　(3)搜集產品的成本、質量、可靠性條件以及研制的歷史等資料。

　　(4)制定改進的方案。

　　(5)對新方案進行成本分析，然后選優。

　　(6)正式提出合理的替代方案。

　　3.標準化降低成本

　　實行標準化能簡化產品品種、規格、加快產品設計和生產準備的過程。提高產品質量，擴大產品零件，部件的互換性，降低產品成本。大量使用標準化產品還可以節省采購費用，減少物資庫存，加速資金周轉。

　　4.知己知彼

　　了解供貨背景。如果知道供應商的成本，就能在談判中壓低其商品和服務的價格。可以通過參觀供應商的設施，觀察并適當提問獲得許多有用的數據，以估計供應商的成本。規劃一個使自己在價格上獲得的談判。爭取與供應商雙贏的局面。

　　5.以競爭性談判，公開招標的方式來牽制供應商

　　對于大批物資采購，一個有效的方法是實行競爭性談判或公開招標，通過對供應商的詢價比價，最終能得到性價比最好的供應商。此外。對同一種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使企業在談判中處于有利的地位。

　　6.選擇信譽好的供應商并與其簽訂長期供貨合同

　　與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期。還可得到其付款及價格的關照.特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。

　　(四)建立完善企業采購內控制度，做好成本控制基礎工作

　　1.強化采購人員培訓，提高采購人員素質。加強采購業務人員的業務技術培訓和思想品德教育，不斷提高采購人員的業務技術水平，準確利用采購成本的價值分析，有效控制采購成本。合理利用有效市場資源，準確選擇供應商，減少采購風險。增加采購人員法律觀念，培育企業團隊精神，重視職業道德建設，做到依法辦事，從根本上杜絕采購作弊。

　　2.建立供應商準人制度

　　對企業的正式供應商要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經企管、質檢、物采、財務、價格等部門聯合考核后才能進入。如有可能要實地到供應商生產地考核。企業要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能進入。

　　3.建立嚴格的采購制度

　　建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業的采購活動、提高效率、杜絕部門之間產生糾紛，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物資采購的申請、授權人的批準權限、物資采購的流程、相關部門(特別是財務部門)的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。

　　比如，可在采購制度中規定。采購的物資首先要由使用(生產)部門事先選擇幾家性能可靠的產品.列出可選擇的供應商.價格主管部門要向供應商索取價格，最終確定幾家供貨商競爭投標。

　　4.建立價格檔案和價格評價體系

　　企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細的說明。對于重點材料的價格。要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。如果市場價格波動不大的情況下，這種評議視情況可一季度或半年進行一次。

　　5.加強對采購招標管理與監督

　　(1)檢查物資采購招標是否按照規范的程序進行，是否存在違反規定的行為發，采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查，選擇合格供應商，每年對供應商進行一次復審評定。

　　(2)嚴格簽約監督。檢查全同條款是否有悖于政策、法律、避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營范圍而無效;

　　通過資信調查，切實掌握對方的履約能力;對那些不講效益、舍近求遠、講人情等非正常情況嚴格審定;審查合同條款是否齊全、當事人權利義務是否明確、是否以單代約、手續是否具備、簽章是否齊全。

　　6.加強對物資采購全過程、全方位的監督

　　全過程是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點對計劃制定、簽訂合同、質量驗收和付款四個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。全方位的監督是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。科學規范采購機制，不僅可以降低企業的物資采購價格，提高物資采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。

　　隨著市場經濟的發展、技術進步、競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣發展成為一種職能，也是在供應鏈企業之間原材料和半成品生產合作交流方面架起一座橋梁。溝通生產需求與物資供應的聯系，是企業經營管理的核心內容，更是企業獲取經營利潤的一個重大源泉。

　　采購部降低采購成本的幾點經驗

　　采購是企業活動中最主要的功能之一，其支出占產銷額的60%左右。現代修正灶在采購成本占企業總成本比重逐漸增加的趨勢下，企業在面臨日益激烈的市場競爭，產品生產周期逐漸地縮短，市場需求多樣化，以及產品技術層次不斷提升的壓低下，同時企業正由技術的領先、市場的壟斷，逐步向以采購來降低成本、提高利潤，從而幫助其占據新的優勢。如何讓采購部門的工作為企業發展提供關鍵性的貢獻？如何使之在供應鏈作業中發揮更大的績效？這都有賴于企業實際而有效的采購活動！作為采購部長對于所需原料或設備的購置原則是保證質量可靠，安全性強、交貨準時、服務到位同時做到降低采購成本，則是采購部門完成企給予使命的核心工作。

　　企業采購成本管理的過程包含了四個環節的管理，分別是成本計劃、成本控制、成本分析和成本核算考核；計劃階段可有針對性地將采購各崗位目標責任確定下來，再通過強調崗位目標責任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環節的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。

　　一個優秀的采購部長在采購過程中應從多方面著手，大的方面是系統建設方面創建采購的環境氛圍和從技術層面提高采購業務的執行能力，并不斷從這兩個關鍵方面持續改進，系統建設方面規范采購行為，在技術層面上提升采購部門業務綜合能力，達到采購總成本最低的結果。采購部長多方面采購成本管控主要從以下五個方面著手于采購成本的降低工作。

　　一、通過戰略采購管理達到采購成本最低化

　　戰略采購管理要充分平衡企業內部和外部的優勢，以雙贏采購為宗旨，注重發展與供應商長期戰略合作關系，是適應新經濟形勢發展的采購管理范式。

　　1、采購不僅是原材料的采購問題，還包含了質量管理、和生產管理和產品設計問題。客戶的需求和偏好的滿足必須通過供應鏈各環節主體的參與才可能實現客戶需求轉換為產品設計。客戶的偏好的實現是戰略實施的前提，因此，改變傳統的采購概念有利于戰略的有效實施。

　　2、基于核心能力要素組合的思想要求供應商和客戶之間進行要素優化組合。建立一種長期的戰略聯盟合作關系而非買賣交易關系。而要建立這種關系就要求供需雙方達到戰略匹配。進行供應商評估和管理不再是以交易為第一要則，而應該首先考慮是否戰略匹配。在企業家精神、企業文化、企業戰略和能力要素對比等方面加大權重。

　　3、采購不單一是貨比三家，應該進行供應市場分析，這種分析不僅包括產品價格、質量等，還應該包括產品的行業分析，甚至應該對宏觀經濟形勢做出預判。此外，我們應該對供應商的戰略作出判斷，因為供應商的戰略管理能力無疑會最終影響采購關系是否可靠。所有這些問題都屬于戰略分析的范疇。它超越了傳統的采購分析框架（價格、質量等）。

　　二、通過一些標準化降低采購成本

　　標準化工作是現代企業管理的基本要求，它是企業正常運行的基本保證，它促使企業的生產經營活動和各項管理工作達到合理化、規范化、高效化，是成本控制成功的基本前提。在成本控制過程中，下面四項標準化工作極為重要。

　　1、采購計量標準化。是指用科學方法和手段，對采購活動中的量和質的數值進行測定，為采購活動，尤其是采購成本控制提供準確數據。如果沒有統一計量標準，基礎數據不準確，資料不統一標準那就無法獲取準確采購成本信息，更無從談控制。

　　2、采購對照價格標準化。采購成本控制過程中要制定兩個對照標準價格，一是采購標準價格，即原材料市場的行情價格或歷史價格，各核算單位與企業之間模擬市場進行；二是內部采購預算價格，即在企業設計過程通過企業利潤率要求與銷售價格結合計算出原材料額定價格。采購標準和采購預算價格是采購成本控制運行的基本要求。

　　3、采購物料質量標準化。質量是產品的靈魂，沒有質量，再低的成本也是浪費。采購成本控制是質量合格下的成本控制，沒有采購原料的質量標準文件，就無法高效的滿足采購活動的要求，就更談不到采購成本的高與低。

　　4、采購成本數據標準化。制定采購成本數據的采集過程，明晰成本數據報送人和入賬人的責任，做到成本數據按時報送，及時入賬，數據便于傳輸，實現信息共享；規范采購成本核算方式，明確采購成本的計算方法；形成統一的成本計算圖表格式，做到采購成本核算結果準確無誤。

　　三、采購購制度層面降低采購成本

　　1、完善采購基礎管理，包括采購物資的分類、分等與數據庫建立；合格供應商評價標準的確定與供應商等級的劃分及數據庫建立；各類物資采購最低批量、采購周期、標準包裝數量確認；各種采購物料的樣品及技術資料。

　　2、大宗采購要建立招標制度，公司明確制定流程規范招標流程，使其招標采購起到采購成本降低的目的，特別避免走形勢主義，招標做了，成本反而上了。

　　3、零散采購實行采購信息注冊備查制度，有關采購品名、數量、商標、價格、廠家名稱、采購地點、聯系電話等信息要詳細向公司稽查部門進行登記備查，公司可隨時派人以第三方身份進行抽查。

　　4、采購流程分權運作，相互制約，由采購部門負責初選供應商，質量與技術等部門評價供應商的供貨能力，對其資格進行認定，價格由財務部門負責監督與控制，付款由公司主要領導審批。

　　5、通過采購人員整合實現采購渠道整合，明確各采購人員所負責的采購物資，同一類物資須由同一人員、經同一渠道采購，除非是有計劃的進行供應商的變量。

　　6、規范采購合同，采購合同明確規定供應商不得為銷售其產品以不正當競爭的方式賄賂公司人員，否則按比例扣除其貨款；合同還要明確有關采購返利的約定。

　　7、采購詢價制度，建立采購詢價制度，明確從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完成原材料采購計劃中的供應任務，確定供應商的范圍，該過程的專業術語也叫供方資格確認。做好采購詢價管理，現在需要充分利用計算機管理系統，借助網絡優勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價管理、得到詢價結果的高效率。

　　8、與供應商建立穩定的合作關系，穩定的供應商有較強的供貨能力，價格透明，長期合作其對公司供應有一定的優先安排，能確保其供貨的質量、數量、交貨期、價格等。采購管理要十分重視提高整體供應鏈的競爭優勢，要盡可能與優秀的供應商建立長期、穩定的合作關系，鼓勵供應的產品與技術改進，支持供應商的發展，必須時可與其簽訂戰略聯盟合作協議等等。

　　四、采購作業層面降低采購成本的方法和手段

　　1、通過付款條件的選擇降低采購成本。如果公司資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現款現貨的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣，但對整個公司的營運資金運做會有一定影響。

　　2、把握價格變動的時機。價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規律，把握好采購時機。

　　3、以競爭招標的方式來牽制供應商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

　　4、向制造商直接采購。向制造商直接訂購，可以減少中間環節，降低采購成本，同時制造商的技術服務、售后服務會更好。

　　5、選擇信譽好的供應商并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的優惠。

　　6、充分進行采購市場的調查和資訊收集，開發供應商資源、多渠道擴大公司供應鏈。一個企業的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。

　　五、遏制采購腐敗影響企業的降低采購成本

　　有一些企業管理人員坦言：采購腐敗是防不勝防的，許多企業都繞不過這道坎，這就是現實采購人員從供應商手中得到一元，無疑會使采購成本損失十元。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去采取措施：崗位職責建設、人員選擇和培訓、采購紀律、員工績效考核制度建設等等。

　　采購崗位建設，針對采購環節，需要設置不同的崗位，是為了解決采購權力不要過分集中，需要互相制約和監督支持，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。

　　人員選擇，采購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質：具備一定的專業能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等，還要盡量避免采購部門管理者的親屬擔當采購業務。專業能力不僅包括對所負責的原材料屬性有一定的認識，還要對原材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉的素質，對經常與花錢打交道的采購人員來說尤其重要，雖然在內部管理各個環節上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的素養和法律意識等等。

　　建立完善的采購部工作紀律，明確采購活動的決策和執行程序應當明確、透明，并相互監督、相互制約；嚴格遵循事前周密計劃、事中嚴格控制、事后認真分析總結”的工作原則，確保采購供應物美價廉、符合要求的物資材料；實行全員、全過程、全方位”的采購監管，堅決杜絕采購供應過程中營私舞弊、收受、索要回扣、損害公司利益的違紀、違法、犯罪行為，對無法回絕的供貨方禮品、禮金，應立即上繳公司進行備案；培養采購人員愛崗敬業，盡職盡責，忠誠于公司，對公司負責，維護公司利益，保守公司秘密，保護知識產權。

　　采購績效考核和薪酬分配制度建設對各崗，采購部門對各采購崗位成績進行考評，引進和制定科學的管理方法即績效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進采購管理的各環節的持續改進，對有效的工作給予肯定和鼓勵，客觀的做到以績效促進成本降低的工作環境。

　　作為一個采購部長不但要做好以上的五個方面采購管理工作，更重要的在采購過程中樹立個人和部門良好的形像，忠誠于公司，誠心待人，嚴于下級，必將使采購成本保持最優化有宜于企業的市場競爭。

　　采購模式

　　采購模式是指用哪種方式進行采購，主要有以下6種：

　　1.集中采購：公司組建采購部門，統一采購各部門所需物品。這種模式一般采購流程趨于統一和標準化。

　　2.分散采購：公司各部門為滿足各自不同需要而獨立采購各自所需物品。

　　3.詢價采購：根據報價選定供應商，一般可以同時向3個以上的供應商發出報價，后對報價進行比較來選擇合適的供應商。

　　詢價采購適合貨物規格、標準統一或采購合同價值較低、價格彈性不大的采購。

　　4.即時采購：在恰當時間采購恰當物品。

　　5.招標采購：指采購方公開采購需求，按照一定的標準，在投標的多個供應方中做出最終選擇的采購模式。

　　招標采購包括公開招標（發布招標公告進行招標）、邀請招標（選擇一定數目企業參加投標）和議價招標（直接要求某一供應商單獨協商）。

　　6.電子商務采購：利用互聯網進行的采購活動。