如何精細化管理檔案

　　導語：精細化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業的競爭力，推動企業向縱深發展。基于對目前企業檔案管理工作存在的問題，加強新時期檔案管理工作，不妨從“五精四細”入手，切實解決發展瓶頸，推動檔案管理水平穩步提升。

　　如何精細化管理檔案一：

　　一、鞏固并完善檔案資源體系。

　　進一步增強民生意識，根據區域內的實際情況和廣大人民群眾的需要，及時合理地調整各類檔案進館范圍、現行文件報送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內容，并對民生檔案優先實行數字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產、生活、工作密切相關的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務民生提供充足的資源保障。今年起，區檔案局將面向全社會提供電話查檔咨詢服務，春節前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復印證明7份，有力保障了村民的合法權益。

　　二、鞏固并完善檔案利用體系。

　　進一步樹立民生優先的意識，優先解決影響和制約民生檔案健康發展的實際問題，充分發揮各類民生檔案的資源優勢，為化解社會矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實的檔案資料;把關注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發點和落腳點，進一步拓展服務領域，提高服務水平;加強對民生檔案資源的挖掘、加工和開發利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點檔案、已公開的現行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對館內存放滿30年的'檔案進行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

　　三、鞏固并完善檔案安全體系。

　　日前，區檔案局對館藏檔案進行了一次安全清查，重點核實查對了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細化要求每一卷檔案檔號與案卷號務必一一對應、準確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準確、高效，并確保各類民生檔案實體的安全。今后，要進一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點的社會建設各領域，著重加強與人民群眾利益密切相關領域檔案的監管指導，通過狠抓有關規范性文件的貫徹落實，做到各類新形式的與民生有關的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進民生領域檔案工作的規范化、法治化和信息化建設，加強民生檔案的現代化管理，有效實現民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會建設服務，努力譜寫全區檔案事業發展的新篇章。

　　如何精細化管理檔案二：

　　(一)進一步提高機構編制檔案管理標準。

　　機構編制檔案材料要做到“內容全面、資料真實、分類合理、數據準確、保管規范”。在檔案整理中應做好以下幾點：一是合理分類。為便于查閱，對涉及行政審批制度改革、政府機構改革、事業單位分類改革、機構編制評估等業務工作及行政審批制度改革等各項重點工作要詳細分類，分別整理歸檔;二是全面搜集檔案材料。在做好紙質材料歸檔的同時，對實物檔案，聲像檔案和新介質檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構編制檔案材料整理歸檔。三是做好檔案資料的保密工作。進一步完善檔案借閱制度，嚴格制定機構編制數據查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護軟件并定期更新升級，配備涉密移動存儲介質設備管理系統并確保正常運行，提升保密防護水平。

　　(二)提高檔案管理人員的管理能力。

　　檔案管理人員能力的高低是制約機構編制檔案管理水平的重要因素。加強檔案管理知識的學習培訓，定期組織機構編制檔案管理人員參加各種檔案業務培訓，或邀請檔案管理專業技術人員作業務指導;不斷加強檔案管理人員的'業務知識學習，系統學習各項機構編制業務，把檔案管理知識與機構編制工作緊密結合，不斷提高機構編制檔案管理水平。

　　(三)推進檔案電子化建設。

　　一是建立完善機構編制電子檔案可以節省查閱時間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲、查詢功能，保證檔案資料的質量，減少查閱對檔案的損壞。二是加強檔案室智能化建設，檔案室建設要符合安全保密、布局合理、科學適用的原則。檔案室應納入辦公用房使用計劃，按標準購置鐵質文件柜、密碼柜等基本設施，實現對溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質量。

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