[合集]文件管理制度

　　在現在社會，制度起到的作用越來越大，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。大家知道制度的格式嗎？以下是小編精心整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件管理制度1

　　一、目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　三、定義

　　1、文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　2、受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3、非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4、外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　四、職責

　　1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　2、各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3、文件編制、審批、發布的權責

　�。�1）各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　（2）管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　�。�3）人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　五、文件分級分類

　　文件分級

　　1、一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　2、二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　3、三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　4、四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　六、文件編號、標識與控制

　　（一）文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　�。ǘ�）文件的標識與控制

　　1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　2、長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　3、一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　七、文件編制、審核、批準和發布

　�。ㄒ唬�、行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　（二）、文件歸檔、發放、保管

　　1、文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　2、文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　3、文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　八、文件的.更改與回收作廢

　�。ㄒ唬�、文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　�。ǘ�）、文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　�。ㄈ�）、外來文件管理

　　外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　�。ㄋ模�、保密文件的管理

　　1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　2、保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　（1）文件密級發放、傳閱范圍

　�。�2）絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　�。�3）機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　（4）秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　附件：

　　《公司內部業務便簽》

　　《文件審閱簽發單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發放登記表》

　　《文件更改/評審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內部業務便簽

　　□通報□指示□通知□批復

　　□協調□請示□報告□接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請回復(REPLY)□請歸檔(FILE)

　　標題(SUBJECT)：

　　內容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)

　　_____(部門)

　　_____年_____月_____日

　　起草人：各部門負責人審簽：

　　分管領導審簽：

　　總經理審簽：

　　文件發放記錄表

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發放/回收日期發放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評審單

　　編號：

　　文件編號

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內容：

　　評審結論：

　　評審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號：

　　序號記錄名稱記錄編號發放

　　日期回收

　　日期數量原因

　　編制:年月日

　　外來文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱備注

　　1

　　2

　　3

　　4

　　5

　　6

　　7

　　8

　　9

　　10

　　11

　　12

　　13

　　14

　　15

　　16

　　17

　　18

　　19

　　20

　　21

　　22

　　23

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號版/次備注

　　編制:年月日

　　文件審閱簽發單

　　編號：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號

　　文件內容摘要

　　文件發放范圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□總經理□

　　抄送：行政人事部□財務部□營銷部□項目部□

　　擬文部門負責人意見：

　　擬發簽字：

　　法務部意見：

　　審簽：

　　分管副總意見：

　　審簽：

　　公司

　　總經理意見：

　　審簽：

　　簽發

　　日期

文件管理制度2

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2)開發設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的`服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度3

　　1、目的：

　　為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司所有文件的管理。

　　3、定義：

　　公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

　　4、文件處理程序：

　　公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

　　4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的.檢查與監督。

　　5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

　　5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；

　　5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

　　5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

　　5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

　　5.6對外發函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

　　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

　　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

　　5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。

　　5.10批復：答復請示事項用“批復”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

　　6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；

　　6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

　　6.5.1公司級發文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文瑞普人字【xx】號

　　6.5.3總裁辦發文瑞普辦字【xx】號

　　6.5.4財務部發文瑞普財字【xx】號

　　6.5.5研發部發文瑞普研字【xx】號

　　6.5.6質管部發文瑞普質字【xx】號

　　6.5.7營銷中心發文瑞普銷字【xx】號

　　6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距�！皥笏汀睘樾枰�了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　　6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；

　　6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

　　6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；

　　6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；

　　6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范；

　　6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。

　　7.3文書處理工作：

　　7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

　　7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；

　　8、發文：

　　8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下：公司內部發文：

　　擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監）審核→公司主管領導（總監、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案對外發文：

　　擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案

　　9、附則：

　　9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；

　　9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發；

　　9.3本制度自下發之日起生效。

　　9.4附相關支持性文件。

　　9.4.1文件頁面格式

　　9.4.2文件閱辦單

　　9.4.3公文擬稿紙

　　9.4.4標題格式

文件管理制度4

　　1、目的

　　為了規范公司各部門和各管理體系文件的編號及文件的日常管理工作，使文件在使用過程中不發生內容重復、遺留，便于文件的檢索和存檔，特制定本辦法。

　　2、適用范圍

　　適用于公司所有文件和制度的編號。

　　3、術語

　　根據文件性質分為質量體系文件、技術文件、合同文件、文書文件四類。

　　3.1體系文件指質量手冊、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、質量記錄等與質量體系有關的文件。

　　3.2技術文件指產品技術文件、工藝技術文件、檢驗技術文件、外來技術文件和其它技術文件五大類。

　　3.3合同文件指除技術、質量合同以外的配套協議、準時供貨協議、各種供方行為規范承諾書、價格協議等配套合同和營銷合同等。

　　3.4文書文件指公司行政文件、行政規章、各種請示、一次性的通知等其它與質量體系無直接關聯的'文件，但以公司級文件頒布的列入公司行政文件類。

　　4、職責

　　4.1辦公室負責行政文書、各種文件的編號和歸口管理。

　　4.2財務部、供銷部負責合同文件的編號和歸口管理。

　　4.3生技部、研發部負責技術、工藝以及質量體系文件的編號和歸口管理。

　　5、正文

　　5.1文件編號規則

　　5.1.1外來文件執行原編號。

　　5.1.2體系文件編號管理

　　5.1.2.1文件類別

　　5.1.2.2部門簡稱

　　5.1.2.3質量手冊編號（Q/SXKXR-QM9001-××××）

　　發布年號

　　質量手冊代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.4程序文件編號（Q/SXKXR-QP-××××-××××）

　　Q/SXKXR –-

　　發布年號

　　順序號

　　程序文件代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.5管理文件編號（SXKXR-GW-××-×××-××××）

　　- -

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理文件代號

　　公司代號

　　5.1.2.6作業文件編號（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　作業文件代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.7管理通知編號（SXKXR-T-××-×××-××××）

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理通知代號

　　公司標準代號

　　5.1.2.8質量記錄（SXKXR-JL-××-×××）

　　-

　　順序號

　　記錄文件順序號

　　質量記錄代號

　　5.1.2.9表單編號（SXKXR-BD-××-×××-××××）

　　××-×××- ××××

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　管理通知代號

　　公司標準代號

　　5.1.3文件分類：一階文件（質量手冊）二階文件：（程序文件）三階文件：（體系支持文件、作業文件、技術文件、制度管理文件等）四階文件：（表單、

　　記錄等）；一階、二階文件以及公司級通用文件無需注明部門代號，三階文件及各部門發布的內部文件需注明部門代號。

　　5.1.4文書文件編號

　　5.1.4.1一般文書類別簡稱表（如有文件類別未在此限定內，可納入綜合類）

　　5.1.4.2紅頭文件編號（辦公室【××××】×××號）

　　順序號

　　發布年號

　　部門代號

　　5.1.4.3一般文書編號（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示辦公室20xx年6月發出的第一份會議紀要

　　5.2文件編寫規范

　　5.2.1文件分為標題→編號→目的→適用范圍→術語→職責→正文→接口文件→記錄→附則等十部分（嚴格執行以上編寫順序），可依據文件性質進行適當刪減。

　　5.2.2體系文件編寫規范（見附件一）

　　5.2.3技術文件根據技術文件編寫規范進行編寫，技術文件簡稱JW，文件編號格式：

　　年號

　　順序號

　　部門代號

　　技術文件代號

　　公司標準代號

　　5.2.4合同文件根據合同文件編寫規范進行編寫，合同文件簡稱HW。文件編號格式：

　　--

　　發布年號

　　順序號

　　部門代號

　　合同文件代號

　　公司標準代號

　　5.2.5文書文件編寫規范

　　5.2.5.1紅頭文件編寫規范（見附件二）

　　5.2.5.2報告/請示編寫規范（見附件三）

　　5.2.5.3會議紀要編寫規范（見附件四）

　　5.2.5.4一般性通知編寫規范（見附件五）

　　5.2.5.5通報編寫規范（見附件六）

　　6、附則

　　6.1本辦法從20xx年6月1日開始執行。

　　6.2本辦法的解釋權歸公司辦公室。

文件管理制度5

　　1、目的

　　為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定《文件和檔案管理制度》。

　　2、工作職責

　　2.1 副總經理負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。

　　2.2 綜合辦公室負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。

　　2.3 安環部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。

　　2.4 職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。

　　3、管理要求

　　3.1 文件的分類

　　方針、目標、管理方案；

　　管理手冊；

　　程序文件、管理制度；

　　操作規程、作業指導書：

　　記錄；

　　應急預案；

　　其他，包括法律、法規、國家標準或行業標準規范、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等。

　　3.2 文件的編號和標識

　　管理手冊、程序文件、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的`編號由部公室負責，按管理體系要求統一進行編號控制。

　　文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控 ”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。

　　國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。

　　3.3文件的編制、審核和批準

　　安全體系文件由安環部組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。

　　3.4文件的發放

　　安環部負責安全體系文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。

　　相關文件的發放范圍由相關職能部門提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由職能部門發放。

　　文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化部公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。

　　政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。

　　3.5文件的評審、修訂

　　企業規章制度、操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對規章制度、操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。

　　對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。

　　文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。

　　所有文件的修訂方式由相關職能部門在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

　　3.6文件的領用、借閱和復制

　　文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經職能部門負責人審批同意后方可補發。

　　內外部人員借閱與管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由職能部門負責人批準；內外部人員需復制管理體系文件時，由分管領導批準。

　　3.7記錄的格式設計和填寫

　　各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后實施。

　　記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足程序及支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。

　　記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。

　　3.8文件保管、作廢與銷毀

　　文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。

　　文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。

　　對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。

　　3.9檔案的分類

　　歸檔材料應是在生產過程中形成的與生產經營有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：

　　——主要安全生產文件、事故、事件記錄；

　　——風險評價信息；

　　——培訓記錄；

　　——標準化系統評價報告；

　　——事故調查報告；

　　——檢查、整改記錄；

　　——職業衛生檢查與監護記錄；

　　——安全生產會議記錄；

　　——安全活動記錄；

　　——法定檢測記錄；

　　——關鍵設備設施檔案；

　　——應急演習信息；

　　——承包商和供應商信息；

　　——維護和校驗記錄；

　　——技術圖紙等。

　　3.10檔案收集與移交的基本要求

　　歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業生產經營各項活動的真實內容和歷史過程。

　　歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。

　　具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

　　3.11歸檔時間

　　各部門在生產經營活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。

　　3.12檔案保存期限

　　安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。

　　檔案管理人員調動工作時，需完成安全生產檔案移交手續后方可離崗。

　　3.13檔案的利用

　　借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規部理。

　　檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　4、相關記錄

　　《文件清單》JL-JS-AH-0101-20xx

　　《文件發放記錄》JL-JS-AH-0107-20xx

　　《文件銷毀記錄》JL-JS-AH-0109-20xx

　　《文件評審記錄》JL-JS-AH-0106-20xx

　　《文件修訂記錄》JL-JS-AH-0409

文件管理制度6

　　第一章總則

　　第一條為提高行文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發的各種文件、資料。

　　第三條全公司各類文件由辦公室統一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四條公文的簽收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收發員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　(2)對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管。

　　(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續。

　　(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。

　　第六條公文的閱批與分轉。

　　(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

　　(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。

　　(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。

　　(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

　　第三章發文的管理

　　第八條發文的規定。

　　(1)全公司上報、下發正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文,應分別向公司辦公室提出發文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文,則由辦公室分別按機構設置與業務分工統一歸口發文。

　　(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發。

　　第九條發文的范圍。

　　(1)凡是以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文的范圍。

　　(2)公司下發文件主要用于以下事項。

　�、侔l上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。

　　②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。

　　(3)公司上行文、外發文主要用于以下事項。

　�、賹ι霞墮C關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　�、谠诠�司日常生產、技術、經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批準后,由主管業務部室書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。

　�、鄯哺鳂I務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以用部室名義發會議紀要。

　�、芨鳂I務部室與外單位發生一般業務聯系,可用各部室的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。

　　第四章發文程序與要求

　　第十條發文程序規定。

　　(1)各單位需要發文,應事先向辦公室提出申請。

　　(2)辦公室同意發文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。

　　(3)草擬文稿必須從公司角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

　　(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。

　　(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。

　　(6)經辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。

　　(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。

　　(8)需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。

　　(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規定呈送公司領導簽發。經領導簽發后的文稿交辦公室秘書,統一編號后送打印室打印。

　　(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發。

　　第五章文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發現文件丟失、必須及時

　　查明原因和責任者,并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

　　第六章文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍。

　　(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的'批復統一由辦公室負責歸檔。

　　(2)公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等。

　　(3)公司總經理辦公會以及各種專業例會記錄。

　　(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發言材料等。

　　(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

　　(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。

　　(7)公司日志和大事記。

　　(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　(9)業務部室日常工作中形成的活動資料,由各業務部室負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求。

　　(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

　　(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　第七章文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。

　　1、凡上級和外單位發來的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經理審閱后,再送公司領導批閱。

　　2、經公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。

　　3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯合承辦的,主辦部門要主動做好協同工作,協辦部門要積極配合。

　　4、綜合部對發送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。

　　5、各部門在文件承辦后,要將辦理結果寫在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

　　6、上級下達的業務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經理簽批后可以復印留用。

　　7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。

文件管理制度7

　　為規范集團監事會文件、檔案管理工作，充分發揮其作用，更好地為監事會各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《x集團有限公司檔案管理暫行規定》，特制定本辦法。

　　一、集團監事會文件檔案范圍定義

　　1、集團監事會文件檔案指集團監事會在運作過程中產生的具有再次查詢和使用價值的結果性和結果支持性文件。

　　2、由集團監事會運作過程中產生但上報集團公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發經集團公司辦理的文件，上升為集團公司文件，集團公司文件納入集團檔案管理范圍進行管理，監事會保留復印件，復印件的管理遵循本辦法。

　　二、流轉

　　監事會文件指定專人負責流轉，按權限逐級遞交各級人員審批。審批結束后收歸監事會檔案管理人員進行整理歸檔。

　　三、整理存檔

　　(一)監事會檔案管理人員負責監事會文件收集和整理歸檔。

　　(二)監事會檔案歸檔遵循“應歸盡歸”的原則，在集團監事會文件檔案范圍定義內的文件均應歸檔成為監事會檔案。

　　(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的'《歸檔文件整理規則》。

　　四、檔案的借閱利用

　　(一)凡監事會成員，均可查詢在自己職責范圍內的檔案。

　　(二)查閱機要檔案、重要會議記錄必須經監事會主席批準。

　　(三)檔案原則上只能在檔案保管室內閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續。

　　(四)非監事會成員查閱、借閱監事會檔案，需經監事會主席批準。

　　(五)檔案資料不準轉借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。

　　(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經監事會主席批準方可查閱。

　　(七)檔案管理工作人員應結合監事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監事會文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。

　　五、獎懲

　　(一)對違反本辦法的監事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監事會內部考核分。

　　(二)對于違反本規定，給集團或監事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。

　　六、本辦法自發布之日起執行。

文件管理制度8

　　（一）總則

　　第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2、黨委、廠部下發文件主要用於：

　�。�1）公布全廠規章制度；

　�。�2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　�。�3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　�。�4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　�。�5）發布有關獎懲決定和通報；

　�。�6）其他有關全廠的重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發文主要用於：

　�。�1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　�。�2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。

　　（四）發文程式與要求

　　第十條發文程式規定：

　　1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　10、經領導批準簽發後的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的。立卷與歸檔

　　第十五條文件的'歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

　　（2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

　�。�4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　　（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

　�。�9）工廠日志和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷毀

　　第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

文件管理制度9

　　一、總則

　　1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的技術文件的管理。

　　二、技術文件的編制

　　1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括：

　　文件管理制度

　　1）開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2）開發設計階段：原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

　　3）產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

　　4）產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術文件的提交

　　1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范文件管理制度

　　認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，并保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的'目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

　　四、技術文件的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度

　　中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經確認無誤并且簽署完畢后，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批準，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

　　文件管理制度

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、責任追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

文件管理制度10

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發文通知單對照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數量相同，如有不符，應及時向發文機關查詢。

　　二、發文處理

　　(一)發文范圍。文件的發放，要嚴格按文件特定的發放范圍和份數發放。主干線文件的.發放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級文件的發放范圍，主要是市人大、市政府、市政協、市紀檢委。

　　(二)發文程序。凡經市委辦公室下發的文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發、傳閱后，要實行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內，以備查用；領導閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時要下發文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結束后，對需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認真登記。

　　(二)絕密級文件，僅在閱文室借閱。未經主管領導批準，不準將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內要追回。

文件管理制度11

　　第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。

　　外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統一登記管理。

　　第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。

　　第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。

　　第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續,閱文和傳達文件要嚴格按規定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。

　　第五條文件的復制。嚴格執行上級部門復制國家秘密載體的管理規定。復制機要文件要履行審批手續。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經分管領導批準。復制的`文件視同原件管理。

　　第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫*中央、省委文件清退情況統計表,上報發文單位。

　　第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規章制度及學校檔案工作的規定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續。

　　第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統一辦理銷毀手續,禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監銷。

　　第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發現有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。

文件管理制度12

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、文件、資料的來源和范圍

　　文件、資料的來源有兩種：接收和發放。

　　1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

　　2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。

　　文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。

　　二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:

　　本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。

　　2、經營業務類:

　　公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:

　　勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、政府類：政府下發至公司的各類文件。

　　5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　三、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:

　　1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。

　　4、公司文件、資料的`歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級�！癆”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。

　　例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。

　　四、檔案的保管、調閱與歸還

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。

　　5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。

　　五、歸檔保存期限

　　1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　六、檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　七、附表的管理

　　本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。

　　八、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

　　另附：附表1《文件接收登記表》

　　附表2《文件移交登記表》

文件管理制度13

　　1.目的

　　對管轄區域內的危險作業進行監控,確保人身財產安全,杜絕事故發生。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責

　　3.1公司總經理或相關授權人負責所轄區域內的危險作業的審批。

　　3.2相關主管(主辦)具體負責危險作業的指揮監督和落實。

　　3.3現場安全員進行監護。

　　4.方法和過程控制

　　4.1本文件所稱的危險作業是指在小區范圍內進行的'高空作業、物品吊裝、大件物品(超長、超寬、超高等)搬運、濕滑場地作業、非水平場地作業以及重物搬運等操作。

　　4.2所有在管轄區域內公共場所進行的危險作業必須事先報公司總經理或相關授權人審批,批準后指定專人負責作業指揮、監護后方可進行。

　　4.3需要隔夜施工、對顧客出行造成不便或對小區有較大影響的危險作業必須至少提前一天發布有關通知,以便顧客提前準備。

　　4.4安全員在對危險作業進行指揮、監控時應首先注意自身安全。

　　4.5在危險作業進行前,安全員應對施工人員交代'安全第一、預防為主'的方針。

　　4.6危險作業的施工現場必須用警戒帶圈出警戒區,并在明顯位置放置如'高空作業,請勿靠近'等字樣的標識。

　　4.7安全員必須維護好現場秩序,阻止無關人員進入施工區域。

　　4.8對于3米以上的高空作業,應至少設一名安全監護員進行監控。

　　4.9對車輛、人行通道上方的高空作業,必須在通道兩端放置警示標識,盡可能將通道臨時封閉,指揮車輛行人繞行。

　　4.10在危險作業現場附近停放有車輛或其他重要設施時,應盡可能移走,確實無法移走時,應采取保護措施,避免造成不必要損失。

　　4.11安全員應監督高空作業人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

　　4.12安全員應監督作業人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

　　4.13高空作業、吊裝以及需四人以上的搬運重物,須設專人指揮。

　　4.14對過重的物品搬運應使用機械設備,防止對員工造成潛在的傷害。

　　4.15危險作業完畢后,負責監護的安全員應督促施工人員及時對現場進行清理,撤回警戒帶和標識,并向審批人匯報工作結果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突發性緊急事件現場處理辦法》

　　6.質量記錄和表格

　　《安全員巡查記錄表》

　　《緊急事件處理記錄表》

文件管理制度14

　　一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的.文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

文件管理制度15

　　第一章總則

　　第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關法律法規和總公司相關規定，特制定本制度。

　　第二條公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。

　　第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務。

　　第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。

　　第二章保密范圍和密級確定

　　第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：

　　1、公司重大決策中需保密的事項；

　　2、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；

　　3、公司所掌握的尚未公開的各類信息；

　　4、公司內部掌握的合同、協議及重要會議記錄；

　　5、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；

　　6、公司職員人事檔案、工資性勞務性收入及資料；

　　7、工藝技術中涉及重要工藝技術環節的內部資料；

　　8、生產運行過程中產生的需內部掌握的資料；

　　9、銷售活動中涉及用戶的內部信息資料；

　　10、經公司黨政聯席會和經理辦公會確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

　　第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

　　絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。

　　第八條保密級別的確定

　　1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；

　　2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；

　　3、公司人事檔案、各類合同及協議、職員工資性勞務性收入、工藝技術中涉及主要工藝技術環節的資料、生產運行中產生的需內部掌握的資料、尚未公開的各類信息為秘密級。

　　第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門，由相關歸口管理部門負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

　　第十條公司絕密文件的`歸口管理部門為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門進行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷毀等相關工作均由文件所在部門負責。

　　第三章保密措施

　　第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，根據文件的密級程度由相關歸口部門負責。

　　第十二條對于秘密文件、資料，相關歸口管理部門必須采取以下保密措施：

　　1、非經總經理批準，不得借閱、復制和摘抄；

　　2、經總經理批準收發、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關歸口管理部門指定專人負責，并采取必要的安全措施。

　　第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關歸口管理部門對情況進行核實，報總經理批準后方可提供。

　　第十四條召開和舉辦屬于公司保密內容的會議和其他活動，根據密級程度確定主辦部門，并應采取下列保密措施：

　　1、選擇具備保密條件的會議場所；

　　2、根據需要限定參加會議人員的范圍，或根據會議密級程度指定參會人員；

　　3、依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；

　　4、確定會議內容的傳達范圍。

　　第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。

　　第十六條公司員工發現公司秘密可能泄露或已經泄露時，應當及時告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關情況后應第一時間報告總經理，并及時采取相應措施進行處理。

　　第四章責任與懲罰

　　第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協議，并根據協議要求嚴格遵守相關規定。

　　第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：

　　1、違反保密協議相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；

　　2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經濟損失的。

　　第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經濟損失：

　　1、違反保密協議相關規定，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　2、故意或過失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　3、故意或過失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經濟損失的；

　　4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違規提供公司秘密的；

　　5、利用職權強制他人違反保密規定的。

　　第五章附則

　　第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第二十一條本制度自下發之日起執行。

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