檔案管理辦法細則

檔案管理辦法細則1

　　為完善公司的管理體系，規范公司的經營行為，促進全公司的持續健康發展，根據企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經濟效益服務，依據有關法律、法規及政策規定，結合實際，制定本辦法。

　　一、總則

　　1、目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本辦法。

　　2、適用范圍：本辦法適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。

　　二、檔案整理及分類標準

　　公司的檔案是公司在各項活動中形成的'全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設備檔案、財務人事檔案、函等類型：

　　1、公司設立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規程及辦事細則等方面的文件材料；

　　2、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

　　3、行政類文件：政府機關核準文件，本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。

　　4、黨團工青婦方面的文件；

　　5、財務、會計及其管理方面的文件材料；

　　6、勞動工資、人事、技術職稱審批、獎懲、法律事務管理方面的文件材料；

　　7、經營管理方面的文件材料；

　　8、儀器、設備方面的文件材料；

　　9、基本建設、工程設計、施工方面的文件材料；

　　10、聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。

　　11、電子文件：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。

　　12、其它具有利用和保存價值的文件材料。

　　三、檔案管理歸檔工作

　　1、設立檔案管理員，隸屬總經理辦公室，對公司內的檔案資料實行統一管理。

　　2、各部門設立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

　　3、總經理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。

　　4、人事檔案、財務檔案分別由人力資源部、財務部設專人配合總經理辦公室檔案管理員進行管理。

　　5、歸檔各部門應于次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。

　　6、歸檔范圍及管理：

　　（1）各類資質文件、規章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由總經理辦公室負責歸檔。

　　（2）涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關的資料由匯新環保科技有限公司負責整理及歸檔，并按規定及時向檔案室移交。

　　（3）各類證件：如營業執照正、副本；組織機構代碼證正、副本由總經理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國稅、地稅稅務登記證副本；開戶許可證等及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務部負責歸檔。

　　(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨群辦公室負責歸檔。

　　（5）凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規定進行整理、保管。

　　四、文書檔案歸檔基本要求

　　1、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現象。即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　2、在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，文電應合一歸檔。

　　3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　4、下發文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復印。

　　6、工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經理辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　五、檔案保管制度

　　1、各門類檔案由公司檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6、 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2、凡到公司檔案室查閱檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室。

　　3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料。

　　4、對于違反保密規定，泄露公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2、凡借閱檔案，復印、抄寫檔案資料者，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經董事長或總經理同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借或復印檔案資料給他人。

　　4、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　5、借閱檔案時，不得刪改、涂寫、拆損案卷，閱后要及時歸還。

　　八、檔案銷毀制度

　　1、檔案是企業的寶貴財富，是企業的真實歷史記錄，檔案的銷毀，必須嚴格執行國家有關規定。

　　2、對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，相關利害關系部門需對上報銷毀的檔案進行全面，認真的鑒定，并寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領導審定。

檔案管理辦法細則2

　　第一章 總則

　　第一條 為進一步提高中醫藥科學技術事業單位(以下簡稱中醫藥科技事業單位)檔案管理水平，根據國家檔案局、國家科委、建設部頒布的《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的規定，結合中醫藥工作的實際情況，制定本實施細則。

　　第二條 本細則適用于縣團級以上(含縣團級)獨立的中醫藥科技事業單位。

　　第二章 申報、考核與審批

　　第三條 中醫藥科技事業單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫藥管理局局級(以下簡稱“局級”)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業單位檔案管理國家標準及考核內容》進行考評，局級按《中醫藥科技事業單位檔案管理局級標準及考核內容》進行考評。

　　第四條 中醫藥科技事業單位檔案目標管理申報工作，采取自愿申報、分級考評、審批的'辦法。

　　第五條 各申報單位在按照不同級別的科技事業檔案管理標準及考核內容進行自檢后，按其隸屬關系向主管部門提出申請報告。

　　第六條 考評工作程序：

　　(1)聽取申報單位自檢情況的匯報;

　　(2)對照申報等級標準，結合實際情況逐項考核評分;

　　(3)根據考核結果進行綜合評議，提出考評意見作出考評結論;

　　(4)向申報單位公布考評情況，并宣布考評結果。

　　第七條 中醫藥科技事業單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關系進行，局直屬單位報國家中醫藥管理局審批;地方所屬中醫藥科技事業單位報省、自治區、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫藥管理局審批。

　　第三章 考評組的組織

　　第八條 根據中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的需要設立考評組。國家中醫藥管理局負責直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫藥科技事業單位的檔案目標管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫藥管理部門組織考核評審。

　　考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標管理單位時，至少應有3名局級以上評審員參加。

　　第九條 局級評審員的條件：

　　(1)能正確理解并執行國家關于檔案工作和科技事業單位檔案管理工作的方針、政策、法規和標準：

　　(2)能夠熟練掌握中醫藥科技事業單位檔案目標管理標準，工作認真負責，秉公辦事;

　　(3)具有初級以上專業技術職務或大專以上學歷并有三年以上檔案業務指導或中醫藥科技管理工作經驗。

　　第十條 評審員的職責：

　　(1)接受對中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的業務咨詢;

　　(2)參加目標評審工作;

　　(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標管理工作的情況和問題。

　　第十一條 國家級評審員由國家中醫藥管理局推薦，國家檔案局審核后聘任。局級評審員由中醫藥科技事業單位推薦，國家中醫藥管理局審核后聘任。

　　第十二條 局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續聘，不再從事檔案目標管理工作的應解聘。

　　第四章 獎勵、監督與檢查

　　第十三條 檔案管理等級證書是驗證中醫藥科技事業單位檔案管理水平的標志。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規定執行。

　　國家中醫藥管理局負責印制“局級檔案管理證書”，不定期公布局級檔案管理達標單位名單。

　　第十四條 對檔案目標管理工作做出重要成績，表現突出的檔案管理人員，其事跡可作為評選先進工作者或晉升的考核依據。

　　第十五條 國家中醫藥管理局會同有關檔案部門，定期或不定期地對已達到檔案目標管理的中醫藥科技事業單位進行復查。發現單位的檔案管理水平低于證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發證機關予以降級并收回其證書。對檔案目標管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，并取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。

　　第五章 附則

　　第十六條 本實施細則由國家中醫藥管理局負責解釋。

　　第十七條 本實施細則自公布之日起實行。

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